BAB IV. GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
A.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan salah satu dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi serta wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap anggota organisasi pada setiap pekerjaan. sehingga struktur Organisasi dibuat secara sederhana, efektif untuk dapat bekerja secara efisien. Selain itu struktur organisasi sering disebut bagan atau skema organisasi dengan ini gambaran skematis tentang hubungan pekerjaan antara orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi Jakarta Lloyd (Persero) Tbk Cabang Makassar merupakan suatu organisasi yang perlu dikelola seara efektif dan efisien untuk mencapai laba semaksimal mungkin, di samping untuk memenuhi permintaan konsumen, sehingga tujuan daripada perusahaan dapat tercapai.
Dalam menjalankan suatu organisasi diperlukan adanya pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab segenap bagian dari organisasi yang ada, khususnya bagi setiap individu yang berada dalam setiap bagian tersebut dapat mengetahui peranan mereka dalam organisasi dengan sebaik-baiknya.Untuk menunjang hal di atas, maka diperlukan suatu struktur organisasi di mana struktur
organisasi ini yang memperlihatkan dari setiap karyawan yang ada pada bagian- bagian yang telah ditetapkan, kemudian Setiap pimpinan satuan organisasi dan ketua kelompok jabatan fungsional bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing, memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk dalam pelaksanaan tugas.Setiap Laporan yang diterima oleh pimpinan organisasi dari bawahan diolah dan dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penyusunan kebijakan lebih lanjut.
Setelah membuat struktur organisasi selanjutnya perlu ditetapkan suatu karyawan diharapkan mempunyai pengetahuan yang sejelas-jelasnya menegenai tugas mereka masing-masing agar tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, yang pada akhirnya dapat menjadi dasar dari suatu kerjasama yang baik antar sesama karyawan maupun antar karyawan dan pimpinan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Jakarta Lloyd (Persero) Tbk Cabang Makassar dalam menjalankan usaha nya selalu berdasarkan pada struktur organisasi yang telah ditetapkan untuk masing- masing bagian menyangkut tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian yang telah direncanakan.
Untuk lebih jelasnya bagan struktur organisasi Jakarta Lloyd (Persero) Tbk Cabang Makassar, sebagai berikut:
PT. JAKARTA LLOYD
`
MANAGER MANAGER MANAGER KEUANGAN PEMASARAN PERSONALIA
`
SEKSI SEKSI SEKSI SEKSI
PENJUALAN PEELIAN KEUANGAN PERSONALIA
PT.EMKL / PBM
Sumber : Jakarta Lloyd (Persero) Tbk Cabang Makassar
Berdasarkan bagan struktur organisasi di atas, akan diuraikan peranan dan setiap bagian yang ada dalam struktur organisasi meliputi tugas dan wewenang dan tanggungjawab masing-masing bagian, sebagai berikut :
1. Direktur
Direktur bertanggung jawab atas pelaksanaan segala kegiatan sehari-hari yang terjadi dalam perusahaan serta mengawasi jalannya aktivitas dalam perusahaan.
Dalam melaksanakan tugas Direktur perusahaan di bantu oleh beberapa manager DIREKTUR
SEKSI PERSONALIA SEKSI
KEUANGAN SEKSI
PEMBELIAN SEKSI
PENJUALAN
sebagaimana yang ditunjukkan dalam struktur organisasi yang dibagi atas beberapa bagian yaitu manager pemasaran, manajer keuangan, dan manajer personalia yang semuanya akan dibantu oleh masing-masing seksi-seksi. Dari seksi-seksi tersebut di bantu oleh beberapa tenaga lainnya dalam rangka mempercepat operasi perusahaan.
2. Manajer Pemasaran
Manajer ini berfungsi sebagai mengatur dan mengawasi pemasaran serta sekaligus menerima core Business Export Molasses (teles) dan Liquid Cargo (barang Cair) khususnya CPO dan PKO dan kemudian melaporkan segala hasil ke bagian administrasi dan keuanagan.
3. Manajer Keuangan
Kepala Bagian Manajer keuangan ini berfungsi dalam mengatur mengenai masalah keuangan dan administrasi dalam perusahaan untuk menunjang jalannya
kegiatan-kegiatan operasional perusahaan.
4. Manajer Personalia
Bagian Manajer Personalia berfungsi sebagai pelaksanaan administrasi kepagawaian terhadap seleksi penerimaan dan mutasi serta pensiun karyawan, begitupula pengelolaan kenaikan pangkat yang akan dibentuk oleh perusahaan selama perusahaan beroperasi.
5. Seksi Keuangan
Seksi keuangan mempunyai tanggung jawab mengenai uang yang masuk melalui kasir. Akan dibutuhkan ketelitian dalam pencacatan, sehingga dapat terhindar dari kekeliruan dalam pembukuan pada PT. Jakarta Lloyd. Pada setiap bulan bagian
keuangan diharuskan membuat laporan keuangan sebagai laporan pertanggung jawaban mengenai uang masuk, kemudian dicocokkan dengan saldo buku besar.
6. Seksi Pembelian
Pada Seksi pembelian ini bertanggung jawab terhadap kelancaran transaksi pembelian dari timbulnya surat perintah pembelian sampai dengan barang-barang yang dibeli.
Adapun tugas-tugasnya antara lain :
a. Memesan barang-barang sesuai dengan jadwal kebutuhan.
b. Membuat dan mengirim surat permintaan dan penawaran harga kepada suplier pembelian.
c. berusaha mencari sumber barang baru dan meneliti secara ekonomis suplier yang ada sekarang.
7. Seksi Personalia
Dalam hal ini Seksi Personalia berfungsi sebagai penata usaha administrarif perusahaan dalam tugasnya sehar-hari menjalankan administrasi umum berdasarkan instruksi yang diberikan oleh Direktur sesuai dengan ketentuan.
Adapun tugasnya, sebagai berikut :
a. Koordinasi yaitu mengatur dan menerima seluruh administrasi dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran rutin perusahaan.
b. Pelayanan yaitu memberikan pelayanan teknis dan administrasi bagi organisasi dalam lingkungan perusahaan.
c. Perencanaan yaitu mempersiapkan rencana, menyusun program dan menilai pelaksanaan rencana.
d. Membina administrasi yaitu membina dalam mengelola dan membina kepegawaian.
e. Memberikan usulan kepada Direktur umum yang menyangkut masalah perubahan kebijaksanaan serta prosedur pelaksanaan yang timbul antara pelanggan dan perusahaan.
8. Seksi Penjualan
Bagian penjualan bertanggung jawab terhadap kelancaran transaksi penjualan dari suatu order sampai penyerahan uang hasil penjualan kepada seksi keuangan perusahaan termasuk dalam hal ini, sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan administrasi keuangan yang baik.
b. Mengawasi kelancaran distributor barang - barang yang diperlukan langganan.
c. Menyiapkan administrasi dan fisik dari stock barang- barang yang akan dipasarkan.
d. Menyiapkan planning penjualan secara harian maupun jangka panjang.
Aspek pemasaran dari hasil produk perusahaan ini merupakan masalah yang sangat penting bagi perusahaan karena aspek pemasaran dapat berfungsi dalam menentukan secara langsung jumlah penjualan yang diinginkan atau direncanakan oleh perusahaan pada tingkat biaya yang dikeluarkan dalam memasarkan hasil produk perusahaan apakah berupa barang dan jasa
Untuk mencapai sasaran di atas, diperlukan orientasi pemasaran, yaitu :
1. 1. Titik tolak dari pemasaran adalah konsumen, pandangan dimana konsumen disini sebagai raja yang berarti segala kebutuhan daya beli, tingkah laku dan sekra konsumen harus betul-betul dikenal
2. Berusaha untuk menetapkan harga jual yang sewajar-wajar sesuai dengan kebutuhan yang ada, sehingga konsumen tetap melaksanakan transaksi dengan perusahaan.
3. Berusaha untuk meningkatkan kerja sama yang baik dengan instansi terkait baik instansi pemerintah maupun instansi swasta agar perusahaan lebih populer dalam bidangnya.
Untuk lebih profesionalnya karyawan yang baru diterima perusahaan perlu mengadakan pelatihan, kursus atau semacam nya agar lebih handal dalam menangani berbagai masalah yang harus diselesaikan dan tidak bisa ditangguhkan atau ditunda penyelesaian. Di samping lebih menunjang aktivitas sehari-hari yang dilaksanakan oleh PT. Jakarta Llyod (persero) mengadakan program pelatihan guna membantu pelaksanaan kegiatan karyawan agar lebih efektif dan efisien.
Dengan demikian, sumber daya terpenting pada suatu perusahaan adalah sumber daya manusia dimana orang-orang memberikan tenaga, bakat dan kreativitas. Beberapa tugas Manajer Personalia yang sungguh sangat penting yaitu mencakup penarikan untuk penyelesaian pengembangan dan penggunaan sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan perusahaan. Tanpa orang-orang yang cakap perusahaan dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya Bagaimanapun Manajer melaksanakan fungsi penyusunan persona lia secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai Manajer.
Penyesuaian personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi perusahaan. Dalam bab ini di bahas bagaimana organisasi perusahaan
menentukan kebutuhan sumber daya manusia sekarang akan di waktu yang akan datang, bagaimana Manajer menarik dan menyeleksi para pelamar dengan kemampuan potensial paling baik untuk setiap bagaimana Manajer memberikan latihan agar mereka melaksanakan pekerjaan yang efektif dan aktifnya semua mengarahkan kepada pengembangan bagi organisasi perusahaan pada masa datang.
Kegiatan dalam penyusunan personalia sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempat sebagai bagian sebagai fungsi pengarahan. Tetapi fungsi berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian perusahaan, dimana pengorganisasian perusahaan mempersiapkan "kendaraannya" dan penyusunan personalia mengisi "pengemudinya" yang sesuai dengan posisi yang ada.
Fungsi pengorganisasian berkaitan erat dengan fungsi perencanaan,karena pengoganisasianpun harus direncanakan.Pengertian pengorganisasian dan organisasi berbeda.Pengoganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis.pengoganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiapkaryawan, penetapan departemen-departemen sertapenentuan habungan- hubungan.
Hal ini bukan menjadi suatu persoalan atau pendekatan karena semua fungsi manajemen saling kait mengait dan mempengaruhi satu dengan yang lainnya.
Pada akhirnya fungsi penysunan personalia harus dilaksanakan semua Manajer
baik sebagai pengolahan perusahaan besar ataupun menjadi pemilik perusahaan kecil.
Proses penyusunan personalia (Staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi perusahaan dengan orang-orang yang tepat dalam posisi yang terjadi dan pada waktu yang tepat.
Fungsi ini dilaksanakan dalam tipe lingkungan yang berbeda seperti lingkungan eksternal yang meliputi seluruh diluar seluruh faktor diluar organisasi perusahaan yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya, lalu dengan lingkungan internal yang terdiri dari unsur-unsur didalam organisasi perusahaan.
Proses kegiatan mencakup langkah-langkah, sebagai berikut :
1. Perencanaan sumber daya manusia yang dirancang untuk menjamin keajengan dan pemenuhan kebutuhan persnalia pada perusahaan.
2. Penarikan yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon karyawan segaris dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi mencakup penilaian dan pemilihan diantara calon-calon pelamar perusahaan.
4. Pengenalan dan rencana yang dirancang unruk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan dengan lancar dalam organisasi perusahaan.
5. Latihan dan pengembangan program ini bertujuan untuk meningkatkan kepemimpinan perserorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas kerja.
6. Penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membanding kan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar- standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi perusahaan diwaktu yang akan datang.
8. Perencanaan dari perencanaan karier, yang mencakup transfer (promosi, demosi atau lateral) penugasan kembali pemecahan tidak dapat menunggu untuk mendapatkan karyawan yang cakap seperti yang diinginkan atau yang dibutuhkan