BAB V PEMBAHASAN
C. Struktur Pengendalian Intern Atas Piutang
Breafing merupakan rapat yang di ikuti oleh semua karyawan yang dipimpin oleh kepala cabang, namun jika kepala cabang berhalangan hadir, misalnya sedang menghadiri review nasional yang dilaksankan setiap bulan, maka breafing dipimpin oleh operation head.
Dalam kegiatan tersebut, setiap kepala departemen memberikan laporan akhir mengenai hasil pencapaian, sehingga akan diketahui kinerja perbagian atau divisi, di samping itu setiap personil berhak memberikan tanggapan, saran,, atau masukan ke arah perbaikan, sedangkan kepala cabang dan operator head bertugas untuk mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan untuk tiap-tiap bagian untuk terus meningkatkan performance. Misalnya dalam hal banyaknya customer yang menunggak, maka kepala cabang memerintahkan agar penagihan dilakukan ke pasar atau supermarket customer jika memungkinkan hingga pukul sembilan malam.
Dalam membantu karyawan melaksanakan tugas-tugasnya, maka pihak manajemen telah menyediakan program computer yang mempermudah manajemen melakukan pengendalian intern piutang. Tiap karyawan di berikan password atau kata kunci untuk memasuki program tersebut. Tiap departemen mempunyai program yang berbeda dengan yang lainnya tetapi program-program tersebut saling berhubungan dan terintegrasi. Misalnya data-data customer yang dimasukkan oleh data entry, akan secara otomatis masuk ke program bagian piutang dan data pembayaran piutang yang dilakukan oleh bagian finance akan masuk ke master data bagian piutang. Untuk setiap perubahan data atau perbaikan data
yang telah di otorisasi hanya boleh dilakukan oleh kepala departemen dan harus ada laporan kepada kepala cabang.
Selain itu dengan adanya audit internal secara berkala yang dilaksanakan oleh komite audit menjadikan pengawasan terhadap pengendalian intern piutang menjadi lebih efektif. Secara stuktur, komite audit berada di bawah naungan dewan komisaris yang berada di kantor pusat PT. Sentral 88 LMT sehingga independesinya bisa dijaga sebab tidak masuk di dalam struktur organisasi PT. Sentral 88 LMT Makassar. Audit operasional berjalan dengan baik dan setiap kuartalan kegiatan audit dilaksanakan di seluruh kantor cabang se-sul-sel.
Audit internal ini bertujuan untuk menilai apakah setiap personil di masing masing cabang telah melaksanakan prosedur pekerjaan sesuai dengan standar perusahaan, serta mengukur apakah prosedur pekerjaan tersebut mampu untuk meningkatkan pengendalian intern perusahaan. Jika standar prosedur tersebut belum cukup mampu untuk menciptakan pengendalian intern, maka auditor intenal akan memberikan rekomendasi kepada dewan komisaris dalam hal meningkatkan pengendalian intern guna mencapai tujuan perusahaan serta tujuan pengendalian intern seluruhnya.
a. Penentuan resiko
Penentuan resiko merupakan hal yang penting bagi manajemen.
Ketika di akhir tahun 2012 lalu terjadi krisis ekonomi global yang menyebabkan perusahaan pembiayaan lain menerapkan strategi stop selling karena kekurangan dana, manajemen PT. Sentral 88 LMT berupaya untuk
menggunakan kesempatan ini. Kegiatan pembiayaan perusahaan tetap berjalan karena penuh oleh para pemegang saham, dengan adanya aliran dana yang cukup dan terus di binanya hubungan baik dengan para pelanggan, sehingga hampir 80% penjualan barang dagangan.
Akibatnya tidak sedikit juga customer yang kurang memenuhi kriteria untuk dibiayai diproses oleh sales, yang pada akhirnya menyebabkan customer tersebut menunggak. Apalagi dengan adanya kebijakan override, yaitu memberikan kewenangan kepada sales dengan otorisasi kepala cabang untuk tetap memberikan kredit pembiayaan barang dagangan ke customer meskipun pengajuannya sudah ditolak oleh komite kredit.
Manajemen perusahaan selalu berusaha untuk meminimalkan risiko kredit, yang akan berpengaruh terhadap piutang usaha perusahaan.
Manajemen juga mengingatkan dan mengawasi prosedur sales yang merupakan ujung tombak kelangsungan hidup perusahaan, di samping itu perusahaan juga memberlakukan peraturan yang mewajibkan sales bertanggungjawab.
b. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian terhadap piutang dagang PT. Sentral 88 LMT Makassar di bagi ke dalam beberapa aktivitas :
1. Aktivitas persetujuan kredit dilakukan oleh credit analyst, sedangkan otorisasi persetujuan kredit dilakukan oleh kepala cabang, bahkan dalam situasi tertentu.
2. Aktivitas tanggungjawab dan kewenangan mutasi piutang dagang dilakukan oleh setiap personil yang berhubungan dengan piutang usaha, diantaranya tanggungjawab sales dalam menambah piutang usaha.
3. Aktivitas pemisah tugas oleh masing-masing bagian dan fungsi yang berhubungan dengan piutang dagang. Antara lain: (a). Bagian penerimaan terpisah dengan bagian pencatatan (b) bagian penagihan piutang dagang terpisah dengan bagian pencatatan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi terjadinya penyimpangan, baik penyimpangan berupa kesalahan maupun penyimpangan berbentuk kecurangan atau penggelapan uang cash perusahaan.
4. Aktivitas pendokumentasian terhadap piutang dagang, yakni berupa (a) bukti penerimaan yang di keluarkan oleh perusahaan menunjukkan berkurangnya piutang dagang (b) kuitansi penerimaan yang dikeluarkan oleh teller menunjukkan berkurangnya piutang dagang (c) kuitansi penerimaan yang dikeluarkan oleh admin menunjukkan berkurangnya piutang dagang (d) laporan kas harian yang dibuat oleh teller merupakan dokumen pembantu penerimaan kas dari piutang dagang, (e) form persetujuan kredit yang telah di otorisasi merupakan dokumen sumber bertambahnya piutang dagang.
c. Informasi dan komunikasi
Informasi mengenai piutang dagang pada PT. Sentral 88 Makassar adalah berupa informasi dari setiap bagian yang membidangi piutang dagang, diantaranya :
1. Informasi mengenai kondisi calon pelanggan saat ini. Informasi ini bertujuan apakah calon pelanggan tersebut layak di berikan kredit atau tidak.
2. Informasi dari sales mengenai kondisi penjualan barang dagang saat ini. Informasi ini bertujuan untuk mengetahui pangsa pasar dan seberapa besar keinginan pelanggan untuk memilih produk-produk barang dagang PT. Sentral 88 LMT Makassar.
3. Data tentang pembayaran calon pelanggang kepada pembiayaan lain.
Informasi ini bertujuan untuk memastikan apakah calon pelanggan belum pernah melakukan penuggakan pada pembiayaan lain selama periode pembayaran.
Informasi-informasi tersebut diolah dan dijadikan sebagai alat pengambil keputusan oleh setiap kepala cabang dan dikomunikasikan kepada personil baik secara formal maupun informal. Informasi diatas merupakan contoh informasi eksternal perusahaan, sedangkan informasi internal perusahaan misalnya laporan temuan audit intern menyatakan adanya ketidakberesan yang dilakukan oleh sales berupa merekayasa penghasilan calon pelanggang menjadi lebih besar,
selanjutnya dari informasi ini manajemen langsung mengambil tindakan berupa peringatan, teguran atau pemecatan.
d. Pengawasan atau pemantauan
Manajemen PT. Sentral 88 LMT Makassar telah menggariskan tanggungjawab kepada masing-masing personil secara jelas. Kelancaran piutang dagang menjadi tanggung jawab bagi tiap-tiap personil yang membidangi piutang dagang. Karena memang antara bagian yang satu dengan bagian lainnya saling berkaitan.
D. Penerapan Struktur Pengendalian Intern pada PT. Sentral 88 Makassar