BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
C. Survei Pendahuluan
Tahap pertama dalam melaksanakan audit manajemen adalah dengan melakukan survei pendahuluan. Yang bertujuan untuk mendapatkan informasi umum dari perusahaan, seperti latar belakang perusahaan, kegiatan, program dan
Penyediaan Bahan Baku (X, Y, Z)
Kegiatan Produksi
Pengemasan Produk
Pelaporan dan Penyimpanan Produk
42
sistem yang akan diperiksa agar peneliti dapat memperoleh pemahaman yang menyeluruh atau gambaran yang memadai mengenai perusahaan dan semua aspek penting dari perusahaan yang berkaitan dengan audit manajemen yang akan dilakukan.
Ruang lingkup audit manajemen atas fungsi produksi pada CV. Citra Mandiri Makassar meliputi perencanaan fungsi produksi, proses fungsi produksi, dan pengevaluasian organisasi pada fungsi produksi serta penilaian pengendalian perusahaan yang diterapkan pada fungsi produksi. Pelaksanaan survey pendahuluan yang telah dilakukan peneliti pada CV. Citra Mandiri Makassar berkaitan dengan fungsi produksi, yaitu:
a. Melakukan pembicaraan awal dengan Wakil Manajemen untuk mendapatkan informasi umum mengenai perusahaan seperti tujuan umum, profil perusahaan dan menjelaskan secara garis besar penelitian yang akan dilaksanakan.
b. Melakukan pembicaraan awal dengan bagian produksi yang diwakili dari section head bagian produksi, diharapkan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan peneliti dan menjelaskan cara pelaksanaan pemeriksaan.
c. Mengumpulkan data dan informasi meliputi:
1. Sejarah perusahaan 2. Struktur organisasi 3. Visi dan misi perusahaan 4. Proses Produksi
5. Data lain yang berkaitan langsung dengan fungsi produksi.
43
d. Melakukan kegiatan observasi untuk memahami mengenai aktivitas produksi, prosedur kerja bagian produksi dan mengetahui kondisi perusahaan.
e. Melakukan wawancara lisan kepada kepala seksi bagian produksi.
f. Mempersiapakn pertanyaan yang sesuai dengan penelitian dan yang dibutuhkan dalam penelitian.
g.
Mengevaluasi hasil wawancara, dan observasi yang telah dilakukan.
Adapun hasil dari survei pendahuluan yang telah dilakukan berupa rekapitulasi wawancara yang disajikan berdasarkan 12 responden, sebagai berikut:
44
Rekapitulasi Kuisioner Proses Produksi PT. CITRA MANDIRI MAKASSAR
Pertanyaan Tanggapan
Ya Tidak Komentar Nama Program yang diaudit : Rencana Induk Produksi dan Operasi
A. Jadwal Induk atau Skedul Produksi 1. Apakah dalam melaksanakan
produksi telah sesuai dengan standar yang telah ditentukan perusahaan
11 1
2. Apakah kegiatan produksi memerlukan penyusunan anggaran dan pelaporan produksi
9 3
3. Apakah perencanaan kebutuhan bahan baku telah sesuai dengan realisasi penggunaan bahan baku
8 4
B. Penilaian atas Tingkat Persediaan 1. Apakah perusahaan memiliki
prosedur pengendalian bahan baku dan produksi
10 2
2. Apakah perusahaan melakukan sosialisasi prosedur pengendalian bahan baku dan produksi yang terpahami oleh bagian produksi
8 4
3. Apakah penentuan prosedur pengendalian bahan baku dan produksi mengahalangi kegiatan
produksi serta pasokan bahan baku 5 7
45 C. Jadwal Maintenence
1. Apakah perusahaan memiliki pedoman tertulis tentang pemeliharaan fasilitas produksi
9 3
2. Apakah jadwal pemeliharaan fasilitas produksi terintegrasi dengan kegiatan produksi
7 5
3. Apakah pengoprasian fasilitas produksi ditunjang dengan operator yang ahli dan memadai
10 2
Tabel 5.1 Rekapitulasi Program Rencana Induk Produksi dan Operasi
Nama Program yang diaudit : Produktivitas dan Nilai Tambah 1. Apakah kegiatan produksi menggunakan
acuan standar produktifitas perusahaan 12 2. Apakah standar pencapaian hasil
produksi perusahaan diukur berdasarkan penggunaan bahan baku
8 4
3. Apakah perusahaan melakukan evaluasi
produksi 10 2
Tabel 5.2 Rekapitulasi Produktivitas dan Nilai Tambah
46
Nama Program yang diaudit : Peralatan dan Fasilitas Produksi 1. Apakah peralatan produksi sesuai
dengan standar perusahaan serta standar keselamatan kerja
11 1
2. Apakah peralatan produksi yang digunakan menunjang kualitas produk yang dihasilkan
9 3
3. Apakah peralatan yang digunakan memiliki panduan penggunaan dan pemeliharaan
9 3
Tabel 5.3 Rekapitulasi Program Peralatan dan Fasilitas Produksi
Nama Program yang diaudit : Pengendalian Kualitas 1. Apakah perusahaan memiliki standar
kualitas hasil produksi 8 4
2. Apakah perusahaan memberi pelatihan
dalam kegiatan produksi 5 7
3. Apakah hasil produksi melalui tahap
ujicoba atau evaluasi terlebih dahulu 11 1 Tabel 5.4 Rekapitulasi Program Pengendalian Kualitas
47 a. Jadwal induk (Skedul produksi)
Untuk jadwal induk (skedul produksi) tanggapan responden yang diberikan berupa 3 pertanyaan, yaitu pertanyaan pertaman meliputi
“kegiatan produksi yang sesuai dengan standar perusahaan”, dimana mayoritas responden menjawab dengan jawaban “ya”. Ini menunjukan bahwa perusahaan memiliki standar produksi yang dipatuhi oleh karyawan bagian produksi. Hal berarti kegiatan produksi selaras dengan kondisi eksternal yang telah lebih dulu dianalisa oleh perusahan.
Dalam pertanyaan kedua mengenai “kegiatan produksi memerlukan penyusunan anggaran dan pelaporan produksi”, responden menjawab “ya”.
Artinya bahwa setiap kegiatan produksi didahului oleh penyususan anggaran dan setelah kegiatan produksi terdapat laporan produksi. Hal ini menunjukan perusahaan telah melakukan langkah yang baik untuk merencanakan kegiatan produksi selanjutnya. Rencana kegiatan produksi salanjutnya didasari oleh analisa kegiatan produksi sebelumnya, sehingga dapat meminimalisir kelebihan produksi yang berlebihan untuk menekan anggaran produksi.
Untuk pertanyaan selanjutnya mengenai “kesesuaian penyusunan rencana bahan baku dengan realisasi penggunaan dalam kegiatan produksi”, responden menjawab “ya”. Perusahaan telah melakukan pengefisienan bahan baku yang dibutuhkan sehingga biaya produksi dapat tertekan dengan tidak adanya bahan baku yang tidak terpakai dalam satu kali kegiatan produksi.
48
Penyusunan bahan baku produksi sesuai dengan laporan produksi untuk meminimalisir tingkat kerugian perusahaan.
b. Penilaian atas tingkat persediaan
Pada penilaian atas tingkat persediaan, responden memberikan tanggapan sesuai dengan muatan pertanyaan yang disajikan meliputi
“prosedur pengendalian bahan baku dan produksi, dimiliki perusahaan”, responden menjawab “ya”. Prosedur pengendalian bahan baku dibuat perusahaan agar perncanaan perusahaan dapat sesuai dengan pelaksanaan kegiatan. Hal ini menjadi dasar asumsi bahwa perusahaan telah melakukan kegiatan produksi semaksimal mungkin dalam penekanan bahan baku yang digunakan. Sosialisasi prosedur pengendalian bahan baku juga telah dilaksanakan oleh perusahaan. hal ini terbuktu dari tanggapan responden mengenai pertanyaan “Apakah perusahaan melakukan sosialisasi prosedur pengendalian bahan baku dan produksi yang terpahami oleh bagian produksi?”. Artinya telah terjadi sepahaman keinginan perusahaan dengan teknis aktifitas kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh bagian produksi.
Pasokan bahan baku dan kegiatan produksi juga tidak terkendala dengan adanya prosedur pengendalian bahan baku yang ditetapkan oleh perusahaan. Perusahaan telah melakukan perencanaan dengan baik dengan mengantisipasi bahan baku sehingga kendala tentang persedian bahan baku dapat segera diselesaikan. Hal terungkap dengan tanggapan responden mengenai pertanyaan “penentuan prosedur pengendalian bahan baku dan
49
produksi mengahalangi kegiatan produksi serta pasokan bahan baku?”, yang dimana rsponden menjawab “tidak”.
c. Jadwal Maintenance
Pada jadwal maintenance perusahaan juga memiliki pedoman tertulis mengenai pemeliharaan fasilitas produksi. Pemeliharaan fasilitas produksi sangat dibutuhkan agar kegiatan produksi dapat berjalan sebagaimana mestinya yang tidak terkendala oleh kerusakan fasilitas produksi. Pedoman ini menjadi acuan kegiatan maintenance yang dilakukan karyawan sehingga dapat mengurasi resiko kesalahan operasi dalam menggunakan fasilitas produksi. Tanggapan responden mengenai pertanyaan “perusahaan memiliki pedoman tertulis tentang pemeliharaan fasilitas produksi?” menjadi dalil dari asumsi ini yang menjawab “ya”.
Kegiatan maintance terintegrasi dengan dengan kegiatan produksi pada perusahaan. Searah dengan tanggapan responden mengenai pertanyaan “jadwal pemeliharaan fasilitas produksi terintegrasi dengan kegiatan produksi?”, dimana responden menjawab “ya”. Karyawan yang menjadi operator atau yang mengoprasikan fasilitas produksi juga memiliki keahlian yang dapat dipercaya. Hal ini karena dalam pengrekrutan karyawan dilakukan dengan sebaik mungkin berdasarkan keterampilan yang dibutuhkan perusahaan. Karyawan yang memiliki keahlian tersebut sangat dibutuhkan prusahaan agar dapat meminimalisir kesalah produksi yang disebabkan oleh kesalahan operasi fasilitas produksi. Hal ini terungkap oleh
50
tanggapan responden mengenai pertanyaan “pengoprasian fasilitas produksi ditunjang dengan operator yang ahli dan memadai?”, yang dimana responden menjawab “ya”.
Dari hasil wawancara mengenai proses produksi, disimpulkan bahwa terdapat beberapa kelemahan yaitu perencanaan bahan baku yang masih kurang efisien dan tidak adanya jadwal pemeliharaan dan perawatan fasilitas produksi.
Dalam penelitian ini, mencoba untuk menilai produktifitas dan nilai tambah produksi yang tersaji berdasarkan hasil jawaban responden mengenai pertanyaan “kegiatan produksi menggunakan acuan standar produktifitas perusahaan?”, dimana responden menjawab “ya”. Hal ini bertujuan agar hasil produksi yang dihasilkan sesuai dengan produk yang digambarkan perusahaan.
Nilai tawar produk prusahaan dapat diukur dengan hasil produksi yang dihasilkan dengan gambaran produk yang ditawarkan perusahaan. Pada pertanyaan mengenai
“standar pencapaian hasil produksi perusahaan diukur berdasarkan penggunaan bahan baku?”, responden menjawab “ya”. Hal ini dapat digunakan sebagai alat ukur tingkat efektifitas dan efesien kegiatan produksi terhadap bahan baku yang digunakan. Untuk mengetahui sejauh mana perkembangan atau penurunan kinerja karyawan dalam kegiatan produksi, perusahaan melakukan evaluasi produksi.
Bentuk evaluasi yang dilakukan perusahaan salah satunya dengan melakukan uji coba produksi sebelum hasil produksi dipasarkan perusahaan. Sesuai dengan tanggapan responden mengenai pertanyaan yang disajikan mengenai “perusahaan melakukan evaluasi produksi”, dengan tanggapan “ya” dari responden.
51
Dari hasil wawancara mengenai produktifitas dan nialai tambah produksi, disimpulkan bahwa terdapat mekanisme yang menyangkut produktifitas dan nilai tambah sudah memadai. Hal ini dapat dilihat dengan pemenuhan standar produktifitas dan pencapaiannya serta evaluasi yang rutin sebagai bahan analisis perusahaan dalam peningkatan hasil produksi.
Penilaian mengenai peralatan dan fasilitas produksi tergambarkan dari hasil jawaban koesioner mengenai pertanyaan “peralatan produksi sesuai dengan standar perusahaan serta standar keselamatan kerja?”, dengan tanggapan responden “ya”. Perusahaan telah menyiapkan peralatan produksi sesuai dengan mutu dan keselamat kerja yang cukup baik. Peralatan produksi harus dapat meminimalisir kecelakaan kerja pada karyawan. Peralatan produksi memiliki kelemahan karena belum dapat menunjang secara total kualitas produk yang dihasilkan. Ini disebabkan karena peralatan produksi masih bersistem semi manual, atau masih memerlukan camput tangan karyawan dalam kegiatan produksi. Hal ini tergambarkan oleh tanggapan “tidak” responden mengenai
“peralatan produksi yang digunakan menunjang kualitas produk yang dihasilkan?”. Walau demikian peralatan produksi masih memiliki panduan penggunaan dan pemeliharaan sehingga masih layak digunakan untuk menunjang kegiatan produksi pada perusahaan. Hal ini tergambarkan oleh tanggapan “ya”
responden pada pertanyaan mengenai “peralatan yang digunakan memiliki panduan penggunaan dan pemeliharaan?”.
Dari hasil wawancara mengenai peralatan dan fasilitas produksi, disimpulkan bahwa terdapat kelemahan mengenai kualitas hasil produksi yang
52
tidak ditunjang oleh peralatan produksi. Akan tetapi peralatan produksi telah memenuhi standar keselamatan kerja dan memiliki panduan penggunaan sehingga meminimalisir kerusakan yang terjadi akibat kesalahan prosedur.
1. Penilain mengenai pengendalian kualitas hasil produksi dapat dilihat dari jawaban koesioner yang tertuang dalam muatan pertanyaan mengenai
“perusahaan memiliki standar kualitas hasil produksi?”, dimana tanggapan responden “ya”. Perusahaan harus memiliki standar kualitas hasil produksi karena hal inilah yang menjadi jualan perusahaan dalam persaingan usaha.
Karyawan tidak dibekali dengan pelatihan dalam kegiatan produksi. Hal ini dikarenakan rekrutmen karyawan oleh perusahaan berdasarkan keterampilan dan pengalaman kerja calon karyawan. Ini terlihat pada tanggapan “tidak” responden mengenai pertanyaan “apakah perusahaan memberi pelatihan dalam kegiatan produksi?”. Hasil produksi sebelum dipasarkan telah melaui tahap uji coba dan evaluasi oleh perusahan sehingga kualitas produk yang dihasilkan dapat terjamin. Hal ini tergambarkan oleh tanggapan “ya” responden mengenai pertanyaan
“Apakah hasil produksi melalui tahap ujicoba atau evaluasi terlebih dahulu?”.
Dari hasil wawancara mengenai pengendalian kualitas hasil produksi, disimpulkan bahwa terdapat kelemahan mengenai tidak dilakukannnya pelatihan terlebih dahulu oleh tenaga produksi, sehingga dapat terjadi kesalahan dalam kegiatan produksi dan tidak efektifnya waktu kerja dalam menghasilkan produk.
Hal ini dapat tertutupi dengan kegiatan evaluasi kualitas produk yang dilakukan
53
oleh bagian lain yaitu quality control yang dapat menyesuaikan kualitas produk dengan standar prusahaan.
D. Review Dan Pengujian Audit Manajemen Terhadap Fungsi Produksi