BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.8 Unsur-Unsur Manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap usaha – usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan (Wijayanto, 2012). Menurut Gaspersz (2007) masalah yang terjadi selalu bersumber dari elemen – elemen proses 7M terdiri dari Man, Methods, Material, Machine, Money, Media, dan Motivation. Faktor – faktor yang menyebabkan lama waktu tunggu pendaftaran rawat jalan dikaitkan dengan unsur manajemen 7M adalah sebagai berikut:
a. Man (tenaga Kerja) adalah segala hal yang berkaitan dengan kekurangan pengetahuan (tidak terlatih, tidak berpengalaman), kekurangan dalam ketrampilan dasar yang berkaitan dengan mental dan fisik, kelelahan, stress, ketidapedulian (Gaspersz, 2007). Sub variabel Man dalam penelitian ini antara lain adalah pendidikan, pelatihan, jumlah petugas serta pengetahuan petugas mengenai waktu tunggu di rumah sakit.
1) Pendidikan
Menurut Notoatmojo (2012) Kata Eductum terdiri dari dua kata yaitu E yang bermakna perkembangan dari dalam ke luar atau dari sedikit ke banyak dan Duco yang bermakna sedang berkembang sehingga secara etimologi pendidikan adalah proses pengembangan dalam diri individu.
Sedangkan menurut kamus besar bahasa Indonesia pendidikan adalah proses pengubahan sikap dan tata laku seseorang atau kelompok orang dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan pelatihan. Pendidikan dalam proses waktu tunggu pendaftaran pasien rawat jalan adalah latar belakang pendidikan terakhir yang tempuh petugas filling, TPPRJ dan perawat di Rumah Sakit Tingkat III Baladhika Husada Jember.
tentunya berpengaruh dan penting dalam tingkat pengetahuan seorang petugas rekam medis. Hal ini sejalan dengan hasil penelitian Rahmawati et al., (2020) bahwa tingkat pendidikan petugas, berpengaruh besar dalam tingkat pengetahuan tentang proses penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Petugas rekam medis yang baik harus memiliki kompetensi yang baik pula yaitu dengan lulusan perekam medis. Kompetensi lulusan perekam medis tertuang dalam Kemenkes RI (2007) yang terdiri dari kualifikasi pendidikan sebagai berikut:
a) Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 6 (enam) semester, dengan gelar Ahli madya.
b) Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK.
c) Strata 1 (S1) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan.
d) Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4 (empat) semester, dengan gelar Magister Manajemen Informasi Kesehatan.
2) Pengetahuan
Menurut Oxford Dictionaries definisi pengetahuan adalah informasi, fakta dan keterampilan yang diperoleh melalui pengalaman atau pendidikan serta pemahaman teoritis atau praktis dari suatu subjek.
Pengetahuan adalah hasil pengindraan manusia, atau hasil tahu seseorang terhadap objek melalui indra yang dimilikinya (mata, hidung, telinga, dan sebagainya) (Notoatmodjo, 2014). Pengetahuan yang harus dimiliki petugas rekam medis dalam proses waktu tunggu pendaftaran pasien rawat jalan adalah informasi yang dikuasai petugas filling, pendaftaran, dan perawat dalam proses penyediaan rekam medis terakit batas waktu dalam mendaftarkan pasien rawat jalan saat pasien datang sampai ditemukan dokumen rekam medis pasien yaitu ≤ 10 menit. Kurangnya pengetahuan dapat mempengaruhi lama waktu tunggu pendaftaran pasien rawat jalan.
Hal ini sejalan dengan penelitian Arrietta (2012) bahwa kurangnya pengetahuan pasien akan prosedur pendaftaran di RSPAD Gatot Soebroto akan menyebabkan lamanya waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien.
3) Pelatihan
Pelatihan adalah serangkaian aktivitas yang rancang untuk meningkatkan keahlian – keahlian, pengetahuan, pengalaman ataupun perubahan sikap seorang individu. Perlatihan berkenaan dengan perolehan keahlian – keahlian atau pengetahuan tertentu Santoso (2010). Pelatihan
merupakan upaya untuk mengembangkan sumber daya manusia terutama untuk mengembangkan kemampuan intelektual dan kepribadian manusia (Notoatmojo, 2012). Sedangkan menurut Notoatmodjo (2003) pendidikan dan pelatihan adalah proses yang menghasilkan suatu perubahan perilaku sasaran diklat secara konkrit yang berbentuk peningkatan kemampuan yang mencakup kognitif, afektif dan psikomotor. Pelatihan dalam proses lama waktu tunggu pendaftaran pasien rawat jalan adalah meningkatkan keahlian dan mengembangkan kemampuan petugas filling, petugas pendaftaran rawat jalan dalam proses penyediaan dokumen rekam medis ke TPPRJ untuk menunjang terlaksananya waktu tunggu pendaftaran pasien sesuai standar pelayanan minimal yaitu tepat waktu yaitu ≤ 10 menit yang meliputi pelatihan dan seminar terkait pengelolaan rekam medis.
4) Jumlah Petugas
. Tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat (Kemenperin, 2003).
Jumlah petugas yang dimaksud disini adalah banyaknya petugas filling, TPPRJ, dan perawat yang melakukan kegiatan penyediaan rekam medis dalam proses pendaftaran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Tingkat III Baladhika Husada Jember. Jumlah petugas rekam medis dalam proses waktu tunggu pendaftaran pasien rawat jalan mulai dari pasien mendaftar sampai dokumen rekam medis disediakan di TPPRJ harus mencukupi agar pelayanan menjadi cepat dan pekerjaan tidak menumpuk. Hal ini didukung oleh hasil penelitian Lestari et al., (2018) jumlah SDM menjadi penyebab lama waktu tunggu pasien rawat jalan. Hal ini dikarenakan petugas tidak hanya melakukan satu tugas namun juga melakukan tugas lainnya sehingga menyebabkan petugas melakukan tugas ganda.
b. Methods (metode kerja) adalah segala hal yang berkaitan dengan prosedur dan metode kerja yang tidak benar, tidak jelas, tidak diketahui, tidak terstandarisasi, dan tidak cocok (Gaspersz, 2007). Peneliti ingin menganalisis pada unsur method dengan dilihat dari SOP serta evaluasi. Indikator SOP penyebab
masalah lama waktu tunggu pendaftaran pasien di Rumah Sakit Tingkat III Baladhika Husada Jember yaitu tidak adanya SOP, serta kesesuaian isi mengenai penyedian rekam medis di unit rekam medis. Indikator evaluasi meliputi penilaian petugas terhadap proses pendaftaran pasien dalam menyediakan dokumen rekam medis.
1) SOP
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu, dimana standar prosedur operasional memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi (Hakam, 2018). SOP dalam proses pendaftaran pasien rawat jalan dan penyediaan rekam medis adalah prosedur yang ditetapkan dan digunakan sebagai pedoman dalam proses penyediaan rekam medis dalam pendaftaran pasien rawat jalan. Menurut Hakam (2018) tujuan SOP yaitu:
a) Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
b) Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi dari tiap – tiap posisi dalam organisasi.
c) Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas terkait.
d) Melindungi organisasi kerja dan petugas dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
e) Untuk menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
2) Evaluasi
Secara etimologi, evaluasi berasal dari bahasa Inggris yakni evaluation. Akar katanya value yang berarti ‘nilai’ atau ‘harga’. Dalam bahasa Arab evaluasi disebut al-qimah atau al-taqdir yang artinya nilai.
Istilah nilai (value/al-qimah) pada mulanya dipopulerkan oleh seorang filosof yang bernama Plato. Kegiatan evaluasi merupakan suatu proses
penilaian yang sengaja direncanakan untuk memperoleh informasi atau data, kemudian berdasarkan data tersebut dibuat suatu keputusan (Fitrianti, 2018). Kegiatan evaluasi dalam proses waktu tunggu pendaftaran rawat jalan adalah proses untuk menilai kegiatan pelayanan waktu tunggu pendaftaran pasien rawat yang dilakukan oleh Kepala Rumah Sakit dengan melihat hasil pelaksanaan pekerjaan petugas filling dan TPPRJ sesuai standar pencapaian yang telah ditetapkan, pengawasan proses setiap triwulan, serta menunjukkan hasil penilaian proses penyediaan rekam medis kepada petugas filling, petugas pendaftaran dan petugas distribusi untuk perbaikan diri. Evaluasi bertujuan untuk mendapatkan output yang optimal sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan tersebut (Mawadda, 2018).
c. Material (bahan baku) yaitu dapat diartikan sebagai bahan yang diperlukan dalam suatu perusahaan atau organisasi untuk mencapai suatu tujuan. Terdiri dari bahan baku, bahan setengah jadi, atau barang jadi. Analisis ini akan melihat dan menganalisis rekam medis pada proses pendaftaran pasien rawat jalan dalam penyediaan rekam medis.
1) Rekam Medis
Menurut Kemenkes RI (2022) tentang Rekam Medis Bab 1 Pasal 1, Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien yang meliputi bahan map rekam medis, kode warna, serta hilangnya rekam medis (missfile) dalam proses pendaftaran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Tingkat III Baladhika Husada Jember.
Faktor yang dapat menyebabkan terjadinya waktu tunggu lama pelayanan rekam medis pasien rawat jalan merupakan faktor material yang ditinjau dari map berkas rekam medis pasien (Mawadda, 2018). Bahan map rekam medis yang tipis dan mudah sobek akan mengakibatkan lembaran – lembaran formulir rekam medis akan berisiko tidak tersedia atau hilang. Hal tersebut sejalan dengan penelitian Mawadda (2018) apabila salah satu dari
fungsi dari desain map tidak dapat terpenuhi, maka dapat menyebabkan kehilangan beberapa bahkan sebagian informasi pasien.
d. Machine (mesin dan peralatan) segala hal yang berkaitan dengan tidak adanya sistem perawatan preventif terhadap mesin – mesin produksi, termasuk fasilitas dan peralatan lain, ketidaksesuaian mesin dengan spesifikasi tugas, mesin tidak dikalibrasi, terlalu complicated, dan terlalu panas (Gaspersz, 2007). Alat yang digunakan untuk melakukan sesuatu pekerjaan agar lebih cepat selesai dan sebagai penunjang pelaksanaan pendaftaran pasien rawat jalan dan penyediaan rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III Baladhika Husada Jember meliputi komputer, SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit), dan Rak Filling.
1) Komputer
Menurut Hamacher komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan program yang tersimpan di memorinya, dan menghasilkan output berupa informasi. Blissmer mengatakan bahwa, komputer adalah suatu alat elektonik yang mampu melakukan beberapa tugas sebagai berikut: menerima input, memproses input tadi sesuai dengan programnya, menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan, menyediakan output dalam bentuk informasi. Sedangan Fuori berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia (Sudjiman, 2018).
2) SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit)
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan (Kemenkes RI, 2013). Menurut Sudjiman (2018) tujuan dari sistem informasi manajemen yaitu menyediakan
informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen, menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan, menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. SIMRS dangat penting untuk digunakan karena karena untuk mempercepat proses pelayanan pendaftaran rawat jalan (Lestari et al., 2018).
3) Rak Filling
Rak rekam medis merupakan tempat penyimpanan arsip atau dokumen rekam medis yang bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis diruang penyimpanan serta menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis (Salsabila, 2020). Apabila rak penyimpanan melebihi daya tampung maka diperlukan perencanaan atau pengadaan rak penyimpanan kembali (Ritonga dan Ritonga, 2019). Rak filling yang kurang mencukupi dapat menjadi faktor yang menyebabkan bertambahnya lama waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan (Mawadda, 2018).
e. Money (Uang) adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan ketiadaan dukungan finansial (keuangan) yang mantap guna memperlancar proyek peningkatan kualitas yang diterapkan (Gaspersz, 2007). Money pada penelitian ini yaitu anggaran yang diberikan rumah sakit untuk menunjang proses pendaftaran pasien rawat jalan dalam penyediaan rekam medis pasien.
1) Anggaran
Menurut Korompot dan Poputra (2015) menyatakan anggaran adalah estimasi yang akan dicapai selama periode tertentu yang dinyatakan dalam ukuran finansial. Anggaran dalam penelitan ini yaitu biaya yang dibutuhkan oleh unit rekam medis dan TPPRJ selama periode tertentu dalam pelaksanaan proses pendaftaran pasien rawat jalan dan penyediaan rekam medis berupa ketersediaan dana yang dinilai dari ada dan tidaknya untuk mempermudah proses tersebut. berapa fungsi anggaran dalam managemen organisasi sektor publik sebagai berikut:
i. Anggaran sebagai alat perencanaan ii. Anggaran sebagai alat pengendalian iii. Anggaran sebagai alat kebijakan iv. Anggaran sebagai alat politik
v. Anggaran sebagai alat koordinasi dan komunikasi vi. Anggaran sebagai alat penilaian kerja
vii. Anggaran sebagai alat motivasi.
f. Media (Tempat) berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang tidak memperhatikan aspek – aspek kebersihan, kesehatan, dan keselamatan kerja, dan lingkungan kerja yang kondusif, kekurangan dalam lampu penerangan, ventilasi yang buruk, kebisingan yang berlebihan, dll (Gaspersz, 2007). Media yang dimaksud pada penelitian ini adalah tempat dan waktu kerja kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan dalam penyediaan rekam medis meliputi ruang filling dan TPPRJ.
1) Ruang Filling
Proses kegiatan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien dirumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data dilanjutkan dengan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan (filling) untuk melayani permintaan/peminjaman karena pasien datang berobat, dirawat, atau untuk keperluan lainnya (Depkes RI, 2006). Filling (ruang penyimpanan) adalah tempat menyimpan, penataan atau penyimpanan berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali (Jepisah, 2020). Apabila jarak ruang filling dengan tempat pendaftaran pasien rawat jalan sangat jauh akan menyebabkan keterlambatan dalam penyediaan rekam medis (Sari, 2018). Ruang filling pada kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan dalam penyediaan rekam medis yaitu tempat penyimpanan rekam medis rawat jalan untuk mempermudah proses pendaftaran pasien rawat jalan yang meliputi kondisi ruangan, letak yang strategis serta prasarana yang dibutuhkan untuk
pendistribusian rekam medis dengan tempat pendaftaran pasien. Menurut Depkes (2006) tentang persyaratan ruang penyimpanan berkas rekam medis yaitu :
a) Ruangan letaknya harus strategis, sehingga mudah dan cepat dalam pengambilan, penyimpanan dan distribusi.
b) Harus ada pemisahan ruangan rekam medis aktif dan in aktif.
c) Hanya petugas penyimpanan yang boleh berada di ruang penyimpanan.
2) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang menangani penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan maupun yang akan dirawat di rumah sakit (Simanjuntak, 2015). Pemberian pelayanan di instalasi rawat jalan pertama kali dilakukan TPP (tempat pendaftaran pasien), yang dikelola oleh bagian Rekam Medis Rawat Jalan.
TPPRJ dalam proses pendaftaran rawat jalan ini yaitu unit fungsional yang menangani penerimaan pasien rawat jalan di Rumah Sakit Tingkat III Baladhika Husada Jember yang meliputi ketersediaan loket dan kecukupan jumlah loket pendaftaran.
g. Motivation (motivasi) berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja yang benar dan professional (tidak kreatif, bersikap reaktif, tidak mampu bekerjasama dalam tim, dll), yang dalam hal ini disebabkan oleh sistem balas jasa dan penghargaan yang tidak adil kepada tenaga kerja (Gaspersz, 2007). Motivasi adalah suatu dorongan dari dalam diri seseorang yang menyebabkan orang tersebut melakukan kegiatan – kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan. Motif tidak dapat diamati. Yang dapat diamati adalah kegiatan atau mungkin alasan – alasan dari tindakan tersebut (Notoatmodjo, 2014). Motivation yang akan dianalisis dalam penelitian ini meliputi reward (penghargaan) dan sanksi (punishment).
penghargaan (reward) dan hukuman atau sanksi (punishment)merupakan unsur penting dalam penciptaan tinggi ataupun rendahnya kinerja karyawan (Astuti et al., 2018).
1) Reward (Penghargaan)
Penghargaan (reward) merupakan salah satu metode yang digunakan dalam memotivasi seseorang untuk melakukan kebaikan dan meningkatkan prestasi kerja atau kinerja. Penghargaan (reward) dapat diartikan sebagai bentuk apresiasi terhadap suatu prestasi tertentu yang diperlihatkan/dimunculkan, baik oleh dan dari perorangan ataupun suatu lembaga yang biasanya diberikan dalam bentuk materi atau ucapan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa reward adalah suatu cara yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk memberikan apresiasi kepada individu atau organisasi yang telahberhasil melakukan pekerjaan dengan baik dan berprestasi, sehingga akan dapat memberikan motivasi positif buat individu atau organisasi untuk kembali mengerjakan pekerjaan tersebut dengan (Fitri et al., 2013). Reward dalam penelitian ini adalah bentuk apresiasi yang diberikan oleh kepala rumah sakit kepada petugas filling, petugas pendaftaran, petugas distribusi, serta perawat yang melakukan proses kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan seperti memberikan ucapan terimakasih karena melakukan pekerjaan tepat waktu, dan pemberian materi berupa bonus dari gaji yang didapatkan petugas.
2) Punishment (Sanksi)
Punishment adalah ancaman hukuman yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja karyawan pelanggar, memelihara peraturan yang berlaku dan memberikan pelajaran kepada pelanggar (Astuti et al., 2018).
Pemberian sanksi atau hukuman dibedakan menjadi dua bagian yaitu:
a) Punishment (sanksi/ hukuman) preventif merupakan tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah karyawan agar tidak melakukan pelanggaran meliputi tata tertib, anjuran dan perintah, larangan, paksaan, dan disiplin.
b) Punishment (sanksi/ hukuman) represif merupakan tindakan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran, meliputi teguran, pemberhentian tunjangan, pemberhentian bonus, pembatasan penggunaan sarana dan prasarana perusahaan, dan pemutusan hubungan kerja.
Punishment (sanksi) dalam penelitian ini yaitu pemberian ancacaman hukuman dari kepala rumah sakit kepada petugas rekam medis dan perawat yang tidak melakukan kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan dalam penyediaan rekam medis tidak tepat waktu dan tidak sesuai dengan prodedur berupa teguran secara lisan, surat peringatan, dan dipindahtugaskan kerja.