0 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa - FTI UAJY

(1)

0 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa

(2)

FLOW CART

Prosedur Pendaftaran Ujian Kerja Praktek/Magang

(3)

2 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa Prosedur Pendaftaran Ujian Pendadaran

(4)

*) Keterangan:

- Beri nama Folder dalam one drive sesuai dengan Nomor Mahasiswa/NPM masing- masing, contoh: 150606565_Skripsi/TA. Dalam folder tersebut, buat 3 folder lain:

Folder Dokumen TA, Folder Dokumen Administrasi, dan Folder Dokumen Revisi.

- Dokumen yang diunggah:

1. Folder Dokumen TA: dokumen Skripsi/TA, hasil cek Turnitin (TI), program code (INF)

2. Folder Dokumen Administrasi: Kartu Mahasiswa, foto terbaru (warna hitam putih menggunakan jas dan dasi), KTP, akte kelahiran, ijasah SMA/SMK yang telah dilegalisir.

3. Folder Dokumen Revisi (diisi setelah ujian pendadaran)

Dalam prosedur ini terdapat tambahan proses verifikasi bebas lab dan bebas SPAMA &

LPJ yang dilakukan oleh laboran/Kepala Lab dan Wadek 3 melalui fti.uajy.ac.id/sipeta.

Proses verifikasi dan konfirmasi oleh dosen pembimbing, dosen penguji, dan Prodi dapat dilakukan melalui fti.uajy.ac.id/sipeta atau aplikasi SIPETA Mobile.

(5)

4 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa Prosedur Pelaksanaan Ujian Pendadaran

(6)

Prosedur Revisi dan Pengesahan Dokumen Skripsi/TA

(7)

6 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa Prosedur Yudisium

(8)

PENDAHULUAN

SIPETA (Sistem Informasi Pendaftaran Tugas Akhir) merupakan Sistem Pendaftaran Ujian Kerja Praktek/Magang dan Ujian Pendadaran secara online di Fakultas Teknologi Industri Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Sistem ini terdiri atas versi website dan versi mobile.

Pengguna level mahasiswa merupakan mahasiswa aktif yang tengah mengambil kerja praktek/magang dan tugas akhir pada semester berjalan. Pengguna ini terdiri atas dua role yaitu mahasiswa kerja praktek/magang dan mahasiswa tugas akhir. Fungsi yang dapat dilakukan oleh pengguna level mahasiswa di antaranya:

1. Mendaftar Ujian, meliputi pendaftaran ujian kerja praktek/magang dan ujian pendadaran.

2. Pengelolaan Akun, meliputi mengubah data diri, profil, dan password.

3. Pengumuman Yudisium untuk mahasiswa tugas akhir.

(9)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... 8

Pedoman Web Apps ... 10

Halaman Login ... 10

Pengelolaan Akun ... 11

1. Pengelolaan Profil ... 11

2. Pengelolaan Password ... 11

Pendaftaran Ujian ... 12

1. Ujian KP/Magang ... 12

1.1 List Pendaftaran ... 12

1.2 Daftar Ujian ... 13

1.3 Ubah Ujian ... 14

1.4 Detail Ujian ... 15

2. Ujian Pendadaran ... 16

2.1 List pendaftaran Ujian ... 16

2.2 Daftar Ujian Pendadaran ... 16

2.3 Ubah Ujian Pendadaran ... 18

2.4 Detail Pendadaran ... 19

2.5 Submit Pembaruan Berkas ... 20

2.6 Download Lembar Pengesahan ... 21

2.7 Submit Revisi ... 21

Pengumuman Yudisium ... 22

Pedoman Mobile Apps ... 23

Halaman Login ... 23

Halaman Beranda ... 24

1. Pengelolaan Profil ... 25

1.1 Ubah Profil ... 25

1.2 Ubah Password ... 25

Pendaftaran Ujian ... 27

1. Ujian KP/Magang ... 27

1.1 List Pendaftaran ... 27

1.2 Daftar Ujian ... 27

1.3 Detail Ujian ... 28

(10)

1.4 Ubah Ujian ... 30

2. Ujian Pendadaran ... 31

2.1 List Pendaftaran Ujian ... 31

2.2 Daftar Ujian Pendadaran ... 31

2.3 Detail Pendadaran ... 32

2.4 Ubah Ujian Pendadaran ... 34

2.5 Submit Pembaruan Berkas ... 34

2.6 Submit Revisi ... 35

Pengumuman Yudisium ... 36

(11)

Pedoman Web Apps

Halaman Login

Ketika sistem pertama kali diakses akan ditampilkan halaman login sebagai berikut.

Pengguna harus login ke dalam aplikasi untuk dapat menggunakannya.

Pengguna yang memiliki role sebagai mahasiswa dapat memasukkan username, password, dan role (Mahasiswa KP/Magang atau Mahasiswa Tugas Akhir).

(12)

Pengelolaan Akun

1. Pengelolaan Profil

Pengelolaan profil digunakan untuk mengelola/mengubah profil data diri pengguna. Untuk melihat profil data diri, pengguna dapat memilih icon Profil di pojok kanan atas atau pojok kiri bawah, lalu pilih tab Data Diri. Maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut.

Sebelum melakukan perubahan data, mahasiswa dapat memilh tombol Edit Profil. Perubahan dapat dilakukan berupa nama lengkap, angkatan masuk, NIK, Tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, program studi, alamat, email, nomor telepon, dan foto profil. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan profil.

2. Pengelolaan Password

Pengelolaan password digunakan untuk mengelola/mengubah password dari akun pengguna. Untuk melihat profil data diri, pengguna dapat memilih icon Profil di pojok kanan atas atau pojok kiri bawah, kemudian pilih tab Ubah Password. Maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut.

(13)

Silahkan masukkan password lama, password, baru, dan konfirmasi password baru. Tekan tombol Perbarui untuk mengubah password atau tombol Batal untuk membatalkan perintah.

Pendaftaran Ujian

1. Ujian KP/Magang

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk melakukan pendaftaran ujian kp/magang secara online dan melihat riwayat proses pengajuannnya mulai dari pendaftaran sampai pelaksanaan ujian.

1.1 List Pendaftaran

Fungsi ini memungkin mahasiswa untuk melihat data pendaftaran ujian. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih menu Ujian KP/Magang. Maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut.

(14)

13 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa 1.2 Daftar Ujian

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa melakukan pendaftaran ujian. Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih menu Aksi di pojok kanan atas halaman list pendaftaran ujian, kemudian pilih tombol Daftar Ujian.

Mahasiswa melengkapi data yang diminta, di antaranya dosen pembimbing, tempat kp/magang, penugasan, dan link lampiran. Link lampiran dapat diupload di onedrive dengan akun email students. Syarat untuk dapat melakukan pandaftaran ujian, mahasiswa harus melengkapi data diri mahasiswa. Data pendaftaran akan tersimpan sebagai ‘Draf”.

(15)

14 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa 1.3 Ubah Ujian

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk mengubah berkas pengajuan ujian.

Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih tombol di kolom Aksi pada list ujian yang ingin diubah, kemudian pilih tombol Ubah.

Mahasiswa mengubah data, di antaranya dosen pembimbing, tempat kp/magang, penugasan, dan link lampiran. Untuk mengubah atau menambahkan

(16)

lampiran, mahasiswa dapat langsung menambahkan di alamat onedrive yang telah diinputkan. Pilih tombol Perbarui untuk menyimpan perubahan.

1.4 Detail Ujian

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk melihat detail ujian. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih tombol di kolom Aksi pada daftar ujian pendadaran yang ingin dilihat detailnya, kemudian pilih tombol Detail.

Maka halaman detail yang ditampilkan adalah sebagai berikut.

Di halaman detail, mahasiswa bisa melihat riwayat pengajuan atau tracking proses pendaftarannya.

(17)

Untuk proses pendaftaran ujian kerja praktek/magang oleh mahasiswa cukup sampai di sini. Proses selanjutnya, mahasiswa dapat memantau proses pengajuan mulai dari verifikasi dosen pembimbing, verifikasi prodi, dan verifikasi ujian.

2. Ujian Pendadaran

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa tugas akhir untuk melakukan pendaftaran ujian pendadaran secara online dan melihat riwayat proses pengajuannnya mulai dari pendaftaran sampai yudisium.

2.1 List pendaftaran Ujian

Fungsi ini memungkin mahasiswa untuk melihat data pendaftaran ujian pendaftaran. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih menu Ujian Pendadaran. Maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut.

2.2 Daftar Ujian Pendadaran

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa melakukan pendaftaran ujian pendadaran. Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih menu Aksi di

(18)

pojok kanan atas halaman list pendaftaran ujian, kemudian pilih tombol Daftar Pendadaran.

Mahasiswa melengkapi data yang diminta, di antaranya dosen pembimbing 1 dan dosen pembimbing 2, judul skripsi, jenis ujian, BOK (khusus prodi Teknik Industri), link lampiran, dan pembatalan mata kuliah pilihan. Link lampiran dapat diupload di onedrive dengan akun email students. Syarat untuk dapat melakukan pandaftaran ujian pendadaran, mahasiswa harus melengkapi data diri mahasiswa. Data pendaftaran akan tersimpan sebagai ‘Draf”.

(19)

18 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa 2.3 Ubah Ujian Pendadaran

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk mengubah pendafaran ujian sebelum disubmit oleh dosen pembimbing ke prodi. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih tombol Ubah di kolom Aksi.

Mahasiswa mengubah data, di antaranya dosen pembimbing 1 dan dosen pembimbing 2, judul skripsi, jenis ujian, BOK (khusus prodi Teknik Industri), link lampiran, dan pembatalan mata kuliah pilihan. Untuk perubahan atau penambahan lampiran, pengguna dapat mengubah langsung pada onedrive di mana lampiran

(20)

tersimpan tanpa menghapus folder utamanya. Pilih tombol Perbarui untuk menyimpan perubahan.

2.4 Detail Pendadaran

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk melihat detail pendadaran. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih tombol Detail di kolom Aksi.

Maka halaman detail yang ditampilkan adalah sebagai berikut.

(21)

Di halaman detail, mahasiswa bisa melihat riwayat pengajuan atau tracking proses pendaftarannya.

2.5 Submit Pembaruan Berkas

Fungsi ini digunakan mahasiswa untuk memberitahukan ke bagian ujian bahwa berkas yang ditolak oleh bagian ujian telah dilengkapi. Mahasiswa dapat memberikan pesan yang dapat dilihat oleh bagian ujian. Nanti mahasiswa akan diminta untuk memasukkan pesan yang ingin disampaikan ke bagian ujian. Fungsi ini dapat dijalankan bila ada penolakan berkas oleh bagian ujian karena kurang lengkap atau adanya ketiaksesuaian berkas. Kemudian mahasiswa dapat menunggu proses selanjutnya sampai bagian ujian memverifikasi pendaftaran ujian pendadaran

(22)

21 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa 2.6 Download Lembar Pengesahan

Fungsi ini digunakan mahasiswa untuk mengunduh lembar pengesahan tugas akhir yang telah diverifikasi oleh dosen pembimbing dan penguji. Lembar pengesahan merupakan erkas pendukung agar mahasiswa dapat mengikuti yudisium. Fungsi ini dapat dilakukan jika semua dosen pembimbing dan penguji telah menyetujui revisi.

Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih tombol Download Lembar Pengesahan pada tab Revisi dan Pengesahan di halaman detail. Lembar pengesahan yang diunduh adalah sebagai berikut.

2.7 Submit Revisi

Fungsi ini digunakan oleh mahasiswa untuk submit revisi ke bagian ujian. Fungsi ini dapat dilakukan jika semua dosen pembimbing dan penguji telah menyetujui revisi.

Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih tombol Submit Revisi pada tab Revisi dan Pengesahan di halaman detail.

Setelah revisi dan pengesahan disubmit oleh mahasiswa, maka bagian ujian akan memeriksa kelengkapan berkas untuk diikutkan dalam proses yudisium.

Mahasiswa dapat memantau prosesnya dan menunggu pengumuman yudisium.

(23)

Pengumuman Yudisium

Fungsi ini digunakan mahasiswa tugas akhir untuk melihat pengumuman dan daftar peserta yudisium. Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih menu Pengumuman Yudisium.

(24)

Pedoman Mobile Apps Halaman Login

Pengguna harus login ke dalam aplikasi untuk dapat menggunakannya.

Pengguna yang memiliki role sebagai mahasiswa dapat memasukkan username, password, dan role (Mahasiswa KP/Magang atau Mahasiswa Tugas Akhir).

(25)

Halaman Beranda

Ketika pengguna berhasil memasuki sistem akan ditampilkan halaman profil sebagai berikut.

Pada halaman ini, pengguna dapat melihat notifikasi, profil dan mengubah profil.

(26)

25 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa 1. Pengelolaan Profil

Melalui pengelolaan ini, pengguna dapat mengubah profil dan password akun.

1.1 Ubah Profil

Untuk mengubah profil, pengguna dapat memilih tombol Ubah di pojok kanan bawah pada halaman profil. Kemudian pilih Ubah Profil. Maka akan tampil halaman ubah profil.

Perubahan dapat dilakukan berupa nama lengkap, angkatan masuk, NIK, Tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, program studi, alamat, email, nomor telepon, dan foto profil. Untuk menyimpan perubahan, tekan tombol Perbarui.

1.2 Ubah Password

Untuk mengubah password, pengguna dapat memilih tombol Ubah di pojok kanan bawah pada halaman profil. Kemudian pilih Ubah Password. Maka akan tampil halaman ubah password.

(27)

Silahkan masukkan password lama, password, baru, dan konfirmasi password baru. Tekan tombol Perbarui untuk mengubah password.

(28)

Pendaftaran Ujian

1. Ujian KP/Magang

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk melakukan pendaftaran ujian kp/magang secara online dan melihat riwayat proses pengajuannnya mulai dari pendaftaran sampai pelaksanaan ujian.

1.1 List Pendaftaran

Fungsi ini memungkin mahasiswa untuk melihat data pendaftaran ujian. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih menu di pojok kiri atas lalu pilih Ujian KP/Magang. Maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut.

1.2 Daftar Ujian

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa melakukan pendaftaran ujian. Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih ikon Tambah di pojok kanan bawah halaman list pendaftaran ujian.

(29)

Mahasiswa melengkapi data yang diminta, di antaranya dosen pembimbing, tempat kp/magang, penugasan, dan link lampiran. Link lampiran dapat diupload di onedrive dengan akun email students. Syarat untuk dapat melakukan pandaftaran ujian, mahasiswa harus melengkapi data diri mahasiswa. Data pendaftaran akan tersimpan sebagai ‘Draf”.

1.3 Detail Ujian

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk melihat detail ujian. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat menekan/tap pada list ujian kp/magang pada langkah 1.1, maka halaman detail yang ditampilkan adalah sebagai berikut.

(30)

(31)

30 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa 1.4 Ubah Ujian

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk mengubah kelengkapan pendaftaran ujian. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih ikon Ubah pada halaman detail pendadaran.

Mahasiswa mengubah data, di antaranya dosen pembimbing, tempat kp/magang, penugasan, dan link lampiran. Untuk mengubah atau menambahkan lampiran, mahasiswa dapat langsung menambahkan di alamat onedrive yang telah diinputkan. Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.

Untuk proses pendaftaran ujian kerja praktek/magang oleh mahasiswa cukup sampai di sini. Proses selanjutnya, mahasiswa dapat memantau proses pengajuan mulai dari verifikasi dosen pembimbing, verifikasi prodi, dan verifikasi ujian.

(32)

31 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa 2. Ujian Pendadaran

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa tugas akhir untuk melakukan pendaftaran ujian pendadaran secara online dan melihat proses pengajuannnya apakah disetujui atau tidak.

2.1 List Pendaftaran Ujian

Fungsi ini memungkin mahasiswa untuk melihat data pendaftaran ujian pendaftaran yang disubmitnya. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih icon menu di pojok kiri atas, lalu pilih Ujian Pendadaran. Maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut.

2.2 Daftar Ujian Pendadaran

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa melakukan pendaftaran ujian pendadaran. Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih icon menu Add di pojok kanan bawah pada halaman list ujian.

(33)

Mahasiswa melengkapi data yang diminta, di antaranya dosen pembimbing 1 dan dosen pembimbing 2, judul skripsi, jenis ujian, BOK (khusus prodi Teknik Industri), link lampiran, dan pembatalan mata kuliah pilihan. Link lampiran dapat diupload di onedrive dengan akun email students. Syarat untuk dapat melakukan pandaftaran ujian pendadaran, mahasiswa harus melengkapi data diri mahasiswa. Data pendaftaran akan tersimpan sebagai ‘Draf”.

2.3 Detail Pendadaran

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk melihat detail pendadaran. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat menekan/tap list pendaftaran ujian seperti yang telah ditunjukkan langkah 2.1, maka halaman detail yang ditampilkan adalah sebagai berikut.

(34)

(35)

34 | Manual Guide SIPETA – Mahasiswa 2.4 Ubah Ujian Pendadaran

Fungsi ini memungkinkan mahasiswa untuk mengubah pendafaran ujian sebelum disubmit oleh dosen pembimbing ke prodi. Untuk menjalankan fungsi ini, pengguna dapat memilih ikon Ubah di pada halaman detail pendadaran.

Mahasiswa mengubah data, di antaranya dosen pembimbing 1 dan dosen pembimbing 2, judul skripsi, jenis ujian, BOK (khusus prodi Teknik Industri), link lampiran, dan pembatalan mata kuliah pilihan. Untuk perubahan atau penambahan lampiran, pengguna dapat mengubah langsung pada onedrive di mana lampiran tersimpan tanpa menghapus folder utamanya. Pilih tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.

2.5 Submit Pembaruan Berkas

Fungsi ini digunakan mahasiswa untuk memberitahukan ke bagian ujian bahwa berkas yang ditolak oleh bagian ujian telah dilengkapi. Mahasiswa dapat memberikan pesan yang dapat dilihat oleh bagian ujian. Untuk menjalankan ini, mahasiswa dapat memilih tombol Aksi di pojok kanan atas halaman detail, lalu pilih Perbarui Lampiran.

(36)

Nanti mahasiswa akan diminta untuk memasukkan pesan yang ingin disampaikan ke bagian ujian. Fungsi ini dapat dijalankan bila ada penolakan berkas oleh bagian ujian karena kurang lengkap atau adanya ketiaksesuaian berkas. Kemudian mahasiswa dapat menunggu proses selanjutnya sampai bagian ujian memverifikasi pendaftaran ujian pendadaran.

2.6 Submit Revisi

Fungsi ini digunakan oleh mahasiswa untuk submit revisi ke bagian ujian. Fungsi ini dapat dilakukan jika semua dosen pembimbing dan penguji telah menyetujui revisi. Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih ikon Aksi pada pojok kanan atas halaman detail pendadaran, lalu pilih Submit Revisi.

Setelah revisi dan pengesahan disubmit oleh mahasiswa, maka bagian ujian akan memeriksa kelengkapan berkas untuk diikutkan dalam proses yudisium. Mahasiswa dapat memantau prosesnya dan menunggu pengumuman yudisium.

(37)

Pengumuman Yudisium

Fungsi ini digunakan mahasiswa tugas akhir untuk melihat pengumuman dan daftar peserta yudisium. Untuk menjalankan fungsi ini, mahasiswa dapat memilih ikon menu pilih Pengumuman Yudisium.