DOKUMEN TENTANG PROSES BISNIS

1

II. PROSES BISNIS

A. TREND DALAM INFORMASI DAN SISTEM INFORMASI 1. Fokus dalam strategi informasi

2. Teknologi informasi

3. Pelayanan dan pemasupan informasi

4. Orientasi pelayanan terhadap industri dan organisasi 5. Globalisasi organisasi dan pelayanan

6. Keterlibatan user

7. Informasi yang berorientasi profesional

B. Peran Sistem Teknologi Informasi di Dalam Organisasi

1. Efisiensi: Pengolahan Transaksi (TPS) dan Process Control System (PCS)

2. Efektivitas: SIM, DSS, GIS, EIS (menyediakan informasi bagi para manager di organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan dengan lebih efektif).

CUSTOMER VALUE STRATEGY

CONTINUOUS IMPROVEMENT ORGANIZATION SYSTEM

 Cross-Functional Team Approach

 Employee Empowerment

ORGANIZATION SURVIVAL AND PROSPERITY

2

3. Komunikasi: Menerapkan OAS (Office Automation Systems) yang mengintegrasikan pengguna sistem teknologi informasi termasuk para manager secara elektronik, e-mail dan chat.

4. Kolaborasi: video conference, teleconference.

5. Kompetitif: Meningkatkan daya kompetisi, menggunakan SIS (Strategic Information Systems)

Menurut Rockart (1988), perkembangan peran organisasi STI dikelompokkan dalam 5 era, yaitu:

1. Era Akuntansi (1950 – 1960an): focus aplikasinya adalah untuk aplikasi akuntansi seperti aplikasi penggajian, piutang dagang, kas dll. Metode pemasukkan datanya system batch.

2. Era Operasional (pertengahan 1960 - 1970an): aplikasi sistem teknologi informasi tidak hanya untuk akuntansi, tetapi untuk aplikasi operasi lainnya, pengendalian persediaan, dan penjadwalan produksi. Metode sudah mengarah ke on-line, yaitu data ditangkap langsung dimasukkan ke sistem teknologi informasi, peran staff informasi masih sama, lebih banyak mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi akuntansi dan operasionalnya.

3. Era Informasi (akhir tahun 1970 – awal 1980): aplikasi sudah digunakan sebagai informasi pengambilan keputusan oleh manajemen. Metode: system On-line. Basis data relational sudah digunakan. Menggunakan Paket DBMS (Data Base Management Systems). Perannya: Selain mengembangkan, mengimple- mentasikan dan mengoperasikan aplikasi-aplikasi STI, juga mendukung dan membantu pengembangan system oleh pemakai system (End user Computing).

3

4. Era Jaringan/Wired Society Era (pertengahan tahun 1980-an):

perusahan sudah dihubungkan dengan jaringan STI untuk keperluan keuntungan strategic. Misal: perusahan dijaring dengan pemasok dan pelanggannya dengan teknologi telekomunikasi.

5. Era Jaringan Global/Global Wired Society Era (pertengahan 1990an), perusahaan sudah dihubungkan dengan jaringan STI secara global dengan teknologi telekomunikasi melalui internet.

Beberapa teknologi berinteraksi agar sistem tanggap cepat menjadi flexsible yaitu :

1. Just In Time (JIT)

Sistem penjualan eceran tanggap cepat mirip dengan sistem persediaan just-in-time (JIT) yang digunakan manufaktur. Dalam sistem ini, pesanan pembelian untuk barang-barang persediaan dibuat berdasarkan konsep “permintaan-tarik” dan bukannya berdasarkan suatu interval tetap (bulanan atau mingguan) secara

“dorong” untuk memenuhi tingkat persediaan tertentu.

Cirinya :

• Lingkungan JIT merupakan suatu lingkungan arus yang berkelanjutan dan bukannya lingkungan batch.

• Mensyaratkan operasi pemrosesan secara kontinu, untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara keseluruhan.

• Mengeliminasi kesia-siaan dalam proses manufaktur dan menekankan adanya pengembangan secara terus-menerus dalam operasi.

• Merupakan konsep yang mirip dengan TQM, dan dalam banyak hal sebagai aspek penting dalam TQM.

4

• Kegiatan pemrosesan muncul dengan konsep “tarikan”.

Kegiatan (seperti pemesanan produk baru) terjadi hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Permintaan pelanggan, yang ditandai oleh order penjualan saat ini, “menarik” (menyebabkan pemicu) pesanan mulai dari pemrosesan permintaan ulang. Akibatnya dilakukanlah pesanan kepada pemasok. Pesanan kepada pemasok didasarkan pada penjualan yang aktual untuk mengisi kembali persedian yang telah terjual. Permintaan penjualan saat ini “menarik” (secara otomatis memicu) terjadinya pesanan untuk mengisi persediaan.

Sehingga pedagang eceran dapat memesan dengan dasar kecenderungan pembelian yang terjadi saat ini.

2. Web Commerce

Disebut juga perdagangan dengan jaringan internet. Penjualan melalui jaring internet (World Wide Web) merupakan bagian integral dari perekonomian. Penjualan tersebut menyediakan banyak keuntungan baik bagi konsumen maupun penyedia barang.

Keuntungan bagi konsumen :

• Tidak perlu antri untuk dilayani oleh pramuniaga atau mendapatkan informasi produk.

• Melalui software berbasis jaringan internet yang canggih, seorang pelanggan dapat memperoleh jawaban yang cepat atas pertanyaan yang kompleks mengenai produk yang bersangkutan.

• Transaksi berbasis web biasanya dilindungi dengan fasilitas enkripsi untuk alasan keamanan.

5

Keuntungan bagi penyedia barang :

• Penghematan biaya karena adanya pemesanan secara otomatis.

• Pengkodean elektronis secara otomatis atas data transaksi.

• Rendahnya biaya overhead. Seluruh toko internet dapat ditampung dalam satu komputer desktop.

• Barang dapat dipasarkan ke segenap penjuru dunia.

• Pemutakhiran, pengenalan produk baru dan perubahan harga dapat dilakukan secara cepat.

Yang banyak menjadi perhatian masyarakat dalam pembelian melalui Web adalah aspek keamanan dan perlindungan data pribadi. Berdasarkan alasan tersebut, American Institute of Public Accountant mensponsori adanya “label persetujuan” Web Trust yang dapat diterbitkan oleh para akuntan publik yang telah secara khusus terlatih, untuk diberikan kepada situs Web yang memenuhi.

3. Electronic Data Interchange (EDI)

Merupakan pertukaran dokumen bisnis dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Berbeda dengan E-mail di mana pengiriman pesan dibuat dan diinterpretasikan oleh manusia (orang ke orang), sedangkan pesan-pesan EDI dibuat dan diinterpretasikan oleh komputer. Standar EDI untuk publik, khususnya ANSI X.12, telah memberikan dampak besar terhadap pengembangan sistem tanggap cepat yaitu :

• Untuk publik menyediakan rancangan umum untuk pertukaran data, dan dengan demikian mengurangi biaya dan kesalahan referensi silang kode oleh pihak-pihak dalam transaksi EDI.

• Menghubungkan sistem komputer perusahaan pengecer dengan sistem komputer pemasok akan menghilangkan pemrosesan

6

kertas dan memungkinkan untuk menempatkan dan memproses pesanan pembelian secara cepat, sehingga mendukung pengiriman tanggap cepat.

• Pemasok dapat membuat tagihan untuk pengecer. Dalam beberapa kasus, pembayaran Transfer Dana Secara Elektronik (Electronic Funds Transfer-EFT) dapat dilakukan oleh pengecer ke rekening pemasok.

Semua kejadian ini, termasuk pengambilan pesanan dari persediaan pemasok, dapat dilakukan tanpa keterlibatan manusia.

4. Computer Integrated Manufacturing (CIM)

Merupakan pendekatan terpadu untuk pemanfaatan teknologi informasi pada perusahaan manufaktur. Komponen-komponen sistem CIM biasanya :

• Mencakup stasiun-stasiun kerja perancangan bantuan komputer (Computer Aided Design-CAD).

• Sistem pengendalian dan monitoring produksi secara realtime.

• Sistem pemesanan dan pengendalian persediaan.

Kelebihan CIM yaitu :

• Dirancang untuk mendukung operasi yang terdistribusi.

Komponen-komponen CIM di atas dihubungkan melalui jaringan komputer dan dilengkapi dengan sistem software.

• Mengurangi biaya informasi. Melalui EDI, memungkinkan hubungan yang lebih dekat antara produsen, pemasok, dan pelanggan.

• Otomasi data sumber mengenai kegiatan produksi adalah hal yang penting bagi CIM, karenanya, kode bar yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanning merupakan komponen- komponen sistem yang penting.

7

5. Electronic Funds Transfer (EFT)

Merupakan sistem pembayaran dimana proses dan komunikasi sepenuhnya atau sebagian besar dilakukan secara elektronik.

Cirinya :

• Sistem EFT menyediakan fasilitas perpindahan dana secara elektronik antar organisasi yang didasarkan pada instruksi pelanggan.

• Bank dapat berhubungan dengan aplikasi-aplikasi EDI organisasi.

• Industri perbankan dan keuangan menggunakan :

a. FedWire, merupakan sistem pembayaran dan komunikasi elektronik. Berbagai bank yang memiliki rekening pada bank sentral Amerika untuk mentransfer dana antar mereka.

b. Clearing House Interbank Payment System (CHIPS), merupakan sistem Wiring otomatis yang digunakan untuk mengkliringkan pembayaran Euro-dollar antara lembaga- lembaga keuangan AS dengan non-AS.

c. Clearing House Automated Payment System (CHAPS), merupakan fasilitas yang menyediakan transfer dana Pound Sterling yang selesai dalam satu hari (same day settlement) yang digunakan oleh bank-bank kliring besar di Inggris.

C. FUNGSI UTAMA SIA

1. Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas serta transaksi bisnis secara efisien dan efektif dengan cara:

a. Mencatat data transaksi ke dalam dokumen sumber.

 Data yang direkam meliputi: kapan transaksi terjadi, sumberdaya yang terpengaruh, siapa yang terlibat.

 Jenis-jenis dokumen sumber dan fungsinya

8

DOCUMENT FUNCTION REVENUE CYCLE

SOURCE DOCUMENT FUNCTION

 Sales order  Take customer order

 Delivery ticket  Deliver or ship order

 Remittance advice  Receive cash

 Deposit slip  Deposit cash receipts

 Credit memo  Adjust customer accounts EXPENDITURE CYCLE

 Purchase requisition  Request items

 Purchase order  Order items

 Receiving report  Receive items

 Check  Pay for items

HUMAN RESOURCES CYCLE

 W4 forms  Collect employee withholding data

 Time cards  Record time worked by employees

 Job time tickets  Record time spent on specific jobs GENERAL LEDGER AND REPORTING SYSTEM

 Journal voucher  Record entry posted to general ledger

b. Merekam data transaksi ke dalam jurnal secara kronologis sesuai keadaan.

 Jurnal terdiri dari jurnal umum dan jurnal khusus

 Jurnal dibuat untuk setiap transaksi dan menunjukkan jumlah yang didebit/dikredit

c. Merekap data dari jurnal ke buku besar urut berdasarkan kode rekening (akun).

 Buku besar berfungsi untuk meringkas transaksi beserta saldo untuk setiap akun.

 Buku besar berisi ringkasan perubahan jumlah aset, kewajiban, modal, pendapatan, dan beban dalam sebuah organisasi

2. Menyediakan informasi yang bermanfaat bagi manajemen untuk membuat keputusan dalam bentuk:

a. financial statements b. managerial reports

9

3. Menyajikan pengendalian internal yang memadai, dengan tujuan:

a. Memberikan jaminan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem bersifat reliabel.

b. Memberikan jaminan bahwa aktivitas bisnis dilakukan secara efisien sesuai dengan tujuan manajemen.

c. Menjaga kekayaan organisasi.

D. SIKLUS AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi bagi suatu perusahaan/industri tersusun atas berbagai siklus yang terdiri dari beberapa sistem atau sub-sistem dan prosedur-prosedur yang terkait yaitu: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus penyusunan laporan keuangan.

Adapun siklus, sistem atau sub-sistem, dan prosedur-prosedur tersebut adalah:

1. Siklus akuntansi utama/pokok:

 Visi-misi organisasi

 Struktur organisasi/bagian yang terlibat dan job diskripsi

 Klasifikasi rekening, riel dan nominal, kode rekening

 Bukti transaksi

 Jurnal khusus dan jurnal umum

 Buku besar umum dan pembantu

 Laporan-laporan internal dan eksternal

2. Siklus Pendapatan:

a. Sistem penjualan

• Prosedur perimaan order penjualan, perintah pengiriman, pembuatan faktur/penagihan

• Prosedur distribusi penjualan

• Prosedur piutang

10

b. Sistem penerimaan kas

• Prosedur penagihan piutang

• Prosedur penjualan lain-lain 3. Siklus Pengeluaran:

a. Sistem Pembelian

 Prosedur order pembelian dan laporan penerimaan barang

 Prosedur distribusi pembelian dan biaya

 Prosedur utang(voucher)

b. Sistem pengeluaran uang dan kas kecil

 Prosedur pembentukan DKK

 Prosedur permintaan DKK

 Prosedur pertanggunjawaban DKK

 Prosedur pengisian kembali DKK 4. Siklus Konversi

a. Sistem Penggajian:

 Prosedur personalia

 Prosedur pencatatan waktu

 Prosedur penggajian/pengupahan

 Prosedur distribusi gaji dan upah b. Sistem Produksi

 Prosedur order produksi

 Prosedur pengawasan produksi

 Prosedur persediaan

 Prosedur akuntansi biaya c. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

 Prosedur investasi/pembelian aktiva tetap

 Prosedur reparasi aktiva tetap

 Prosedur penyusutan aktiva tetap

11

 Prosedur penghentian aktiva tetap

 Prosedur transfer/penjualan aktiva tetap 5. Siklus Penyusunan Laporan Keuangan

 Prosedur cut off untuk menentukan kapan posting ke dalam BB

 Prosedur penyesuaian untuk menghitung neraca saldo

Hubungan antara sistem akuntansi utama dengan berbagai sistem informasi akuntansi lainnya adalah sebagai berikut:

E. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Untuk menjamin kebenaran, keakuratan dan kecepatan data dan informasi lainnya yang disajikan (output), sistem informasi akuntansi harus di kendalikan berdasarkan karakteristik dari pembuatan sistem informasi akuntansi tersebut, sehingga karakteristik suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Sistem

12

1. Penyusun Karakteristik Sistem Informasi a. Komponen-komponen (Components) b. Batas Sistem (Boundary)

c. Lingkungan Luar Sistem(environment) d. Penghubung (Interface)

e. Masukan ( Input ) f. Keluaran (Output) g. Pengolah (Process)

h. Sasaran (Objective) Atau Tujuan (Goal)

2. Karakteristik SIA yang membedakannya dengan sub-sistem lainnya:

a. SIA melaksanakan tugas yang diperlukan b. Berpegang pada prosedur yang relatif standar c. Menangani data rinci

d. Berfokus data historis

e. Menyediakan informasi pemecahan minimal

13

3. Manfaat IT dalam Akuntansi untuk berbagai organisasi adalah:

a. Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier).

b. Bermanfaat (usefull) untuk mengolah data transaksi ekonomi perusahan yang telah diimput oleh pemakai (user) dari otomatisasi pemrosesan komputer menjadi laporan keuangan perusahan.

c. Menambah produktifitas (Increase productivity).

d. Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness).