1
III. DOKUMENTASI DALAM SIA
A. PENDAHULUAN
1. Akuntan akan selalu terlibat dalam SIA baik sebagai pengembang, auditor, maupun pengguna laporan yang dihasilkan. Dalam menjalankan pekerjaan yang berhubungan dengan SIA, akuntan harus memahami, berkomunikasi, dan memusyawarahkan dengan pihak lain tentang bagaimana sistem informasi akuntansi suatu organisasi/perusahaan beroperasi.
2. Bagaimana mereka berkomunikasi?
Mereka dapat berkomunikasi dengan menggunakan alat komunikasi (bahasa) untuk sistem yang dikenal sebagai bahasa sistem.
Sebagaimana bahasa lainnya, bahasa sistempun menggunakan simbol-simbol atau model-model yang dapat dipahami bersama.
Bahasa tersebut menggunakan simbol-simbol sebagaimana simbol yang ada dalam bahasa pada umumnya, seperti: Flowchart (Sistem, Program, Prosedur), Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Network Diagram, dll.
3. Semua bahasa sistem ini dituangkan dalam lembaran kertas atau media elektronik yang disebut dokumentasi (Repository) dan digunakan sebagai alat komunikasi bukan hanya oleh pihak yang sedang bekerja membangun sistem tapi juga oleh pihak lain seperti auditor yang ingin memahami sistem sebuah perusahaan.
B. PENGERTIAN
1. Dokumentasi (repository) adalah kumpulan dari dokumen-dokumen.
Dokumen-dokumen dalam dokumentasi SIA berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja.
2
2. Informasi yang terkandung dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang:
apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana data dimasukan, diproses, disimpan,
bagaimana data diproses dan informasi dihasilkan serta didistribusikan,
bagaimana sistem dikendalikan.
3. Secara umum, dokumentasi (project repository) akan berisi:
a. Daftar data akuntansi yang diperlukan untuk disimpan dalam database (dimuat dalam model data).
b. Berbagai jenis formulir (tempat memasukan data di kertas) dan form input (tempat memasukan data di komputer) dalam SIA (dimuat dalam model input/formulir).
c. Berbagai jenis output atau informasi yang harus dihasilkan oleh SIA (dimuat dalam model output).
d. Berbagai jenis proses dan prosedur yang digunakan SIA (dimuat dalam model proses).
e. Berbagai lokasi/bagian yang harus ditunjang oleh jaringan SIA (dimuat dalam model jaringan)
C. TEKNIK DOKUMENTASI 1. Flowchart
Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukkan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem. Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan.
Pemakaian flowchart sudah meluas, sehingga diadakan keseragaman simbol dan konvergensi yang digunakan untuk berbagai instansi pemerintahan maupun swasta dengan adanya publikasi “American National Standart Flowchart Symbols and Their Usage in Information Processing”.
3
Standar yang sekarang berlaku adalah ANSI X 3.5. - 1970. ANSI mendefenisikan bentuk setiap simbol tersebut dan mengilustrasikan penggunaan simbol-simbol tersebut.
4
Contoh Flowchart Penjualan Tunai
#4 4
Kasir
Mulai
Menerima barang
& pembayaran dari pelanggan
Keterangan:
SOPenj = Surat Order Penjualan
BKM = Bukti Kas Masuk
RPH = Rekap Penjualan Harian Cetak
SOPenj File
Persediaan
3 2 1 SOPenj
Input data barang
File Penjualan
Cap Lunas
#3
#2
#1 SOPenj
T Menunggu Proses Rekap Harian
Bersama Barang
Ke pelanggan untuk ambil
barang
Pengambilan Barang
A
#3 SOPenj
#2
#1 SOPenj Dari
pelanggan A
Bersama Barang
Mencocokkan
&
menyerahkan barang
#3
#2
#1 SOPenj
Bersama Barang
Pelanggan
T Menunggu Proses Rekap Harian
1
2 N
5
Bagian Admin
#1 SOPenj
2 1
#4 SOPenj
Bersama Uang
Periksa Penerimaan
Kas Harian
Cocok?
Yes
Konfirmasi Kasir No
#4 Cetak & Otorisasi
RPH
SOPenj #1
#2
#1 RPH
T
3
Bersama Uang
View Info Penerimaan
Kas Harian File
Penjualan
6
Cap Lunas &
Membuat Receiver Voucher
Bagian
Keuangan/Pimpinan
3
4 Periksa Penerimaan
Kas Harian
Cocok?
Yes
Konfirmasi Bagian
Admin No
Receiver Voucher Register SOPenj #1
#1 RPH
Bersama Uang
SOPenj ##1 RPH ##1 Receiver Voucher
Setor Bank Hari Berikutnya
SOPenj ##1 RPH ##1 Receiver Voucher
Bukti Setor
7
Bagian Akuntansi
SOPenj #1 4
RPH #1 Receiver Voucher
Bukti Setor
Input Data Penerimaan Kas
Proses Penerimaan Kas
SOPenj #1 RPH #1 Receiver Voucher
Bukti Setor
T
Selesai
File Penerimaan
Kas File
Persediaan
File Penjualan
8
2. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram – DFD)
Diagram ini menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan sumber data, proses, arus data, dan entitas dalam sebuah sistem. DAD digunakan untuk menyajikan sistem pada tingkat rincian berbeda, dari yang bersifat umum ke khusus. Tujuan penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses desain sistem secara fisik.
a. Konsep Dasar
Diagram Arus Data - DAD (Data Flow Diagram - DFD) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/ komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
b. Simbol-simbol yang digunakan
Terminator (External Entity)
Simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data.
Merupakan lingkungan sistem, berupa departemen, organisasi, atau sekelompok orang yang terlibat dalam sistem (di luar/di dalam). Berikan label/nama di dalam entity tersebut.
Proses (Process)
Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data.
Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi (perusahaan), kelompok orang, mesin/komputer dan hasil suatu arus data.
Arus Data (Data Flow)
Untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir di antara proses, data store dan external entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem.
Simpanan Data/Arsip (Data Store)
Untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan/
diarsipkan.
9
c. Aturan Main
Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity secara langsung.
Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung.
Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan Data Store secara langsung (atau sebaliknya).
Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.
d. Cara Membuat
Top-Down Analysis, mulai dari umum sampai dengan detail.
Jabarkan proses sampai dengan sedetail mungkin.
Pelihara konsistensi Entity, Proses, Data Flow dan Data Store yang terjadi dalam Data Flow Diagram.
Berikan Label yang bermakna untuk tiap-tiap simbol.
e. Tahapan Pembuatan DFD dalam Perancangan SIA
Buat Diagram Konteks
Untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
Buat Diagram Nol
Untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada di dalam Diagram Konteks (penjabaran secara rinci).
Buat Diagram Detail (Rinci)
Untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
10
11
3. Kamus Data (Data Dictionary)
Konsep dasar kamus data merupakan Katalog Fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap.
a. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup proses, data flow dan data store.
b. Hal yang harus dimuat dalam kamus data: nama arus data, alias, tipe data, arus data, penjelasan, periode, volume struktur data, dan notasi.
c. Notasi merupakan suatu bentuk untuk mempersingkat arti/makna dari simbol yang dijelaskan. Notasi untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data seperti di bawah ini.
12
4. Normalisasi
Sebelum membuat pemograman SIA, terlebih dahulu membuat normalisasi data. Ada dua hal yang menjadi perhatian dalam penyusunan normalisasi yaitu: konsep dasar normalisasi dan kunci (key) normalisasi kemudian dilanjutkan ke tahap pengkodean.
a. Konsep dasar normalisasi adalah proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya.
b. Key (Kunci), Field key yang digunakan :
Candidate Key: yaitu satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
Primary Key: yaitu satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
Alternate Key: yaitu Candidate Key yang tidak terpilih sebagai Primary Key.
Foreign Key: yaitu satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang menunjukkan ke induknya.
c. Pengkodean
Digunakan untuk mengklasifikasikan data, yang dimasukkan ke dalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi.
Kode dapat terbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya. Ada beberapa macam tipe kode antara lain: kode mnemonik (mnemonic code), kode urut (sequential code), kode blok (block code), kode grup (group code), kode batang (bar code), kode desimal (decimal code).
13
5. Diagram IPO dan HIPO
Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembang sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam flowchart.
a. IPO (Input proses output) menggambarkan input yang diperlukan untuk memproduksi output tertentu. Biasanya tidak memberikan informasi detail mengenai bagaimana cara memproses input tersebut sehingga dilengkapi diagram HIPO.
b. HIPO (Hierarchy plus Input Proses Output) adalah sekumpulan diagram IPO yang terorganisasi. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, di mana tingkat kedetailan tersebut tergantung pada tingkat pemakaian pemakai biasanya melalui skema penomoran.
Contoh HIPO Sistem Informasi Penjualan:
14
Contoh IPO Penerimaan Order Penjualan:
