analisis pengelolaan rekam medis rawat inap

(1)

ANALISIS PENGELOLAAN REKAM MEDIS RAWAT INAP INAKTIF DI RSUD DR. SOEKARDJO TASIKMALAYA

KARYA TULIS ILMIAH (KTI)

NURUL KAMILLAH NOVIANTY P2.06.37.0.19.021

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA

JURUSAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN PRODI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

TASIKMALAYA

2022

(2)

HALAMAN JUDUL

ANALISIS PENGELOLAAN REKAM MEDIS RAWAT INAP INAKTIF DI RSUD DR. SOEKARDJO TASIKMALAYA

KARYA TULIS ILMIAH (KTI)

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

NURUL KAMILLAH NOVIANTY P2.06.37.0.19.021

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA

JURUSAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN PRODI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

TASIKMALAYA

2022

(3)

HALAMAN PERSETUJUAN

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Karya Tulis Ilmiah (KTI) yang berjudul “Analisis Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Inaktif di RSUD dr. Soekardjo Tasikmalaya” ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

Penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tentunya tidak terlepas dari bantuan dan bimbingan berbagai pihak. Oleh karena itu, peneliti mengucapkan terima kasih kepada:

1. dr. Budi Tirmadi selaku Direktur RSUD dr. Soekardjo Tasikmalaya yang telah memberikan fasilitas untuk melaksanakan penelitian;

2. Ani Radiati, S.Pd., M.Kes selaku Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya yang telah memberikan fasilitas selama melaksanakan perkuliahan;

3. Dedi Setiadi, SKM., M.Kes selaku Ketua Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang telah memberikan fasilitas selama melaksanakan perkuliahan serta memberikan motivasi kepada mahasiswa;

4. Dedi Kusnadi, S.Sos selaku Kepala Seksi Rekam Medis RSUD dr. Soekardjo Tasikmalaya yang telah membantu peneliti dalam proses penelitian terutama dalam memperoleh data yang diperlukan;

5. Andi Suhenda, SKM., MPH selaku Dosen Pembimbing Penelitian yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan arahan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini;

6. Dosen dan Instruktur Prodi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Tasikmalaya Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya yang telah memberikan ilmu-ilmu yang bermanfaat selama melaksanakan perkuliahan;

7. Seluruh karyawan dan karyawati RSUD dr. Soekardjo Tasikmalaya yang telah bersedia menjadi informan serta bersedia membantu peneliti dalam dalam memperoleh data yang diperlukan;

8. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan penuh;

9. Teman dekat SMP dan SMA yang telah memberikan energi positif serta tempat curhat terbaik yang tidak dapat disebutkan peneliti satu persatu;

(5)

10. Milo dan Miko yang telah menjadi moodbooster disaat peneliti membutuhkan motivasi dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah;

11. Teman-teman seperjuangan Prodi DIII RMIK Tasikmalaya Angkatan 2019 a.k.a Genx yang telah memberikan semangat hingga selesainya penulisan Karya Tulis Ilmiah ini.

Peneliti menyadari dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini jauh dari sempurna karena mengingat adanya keterbatasan referensi dan pengetahuan yang peneliti miliki. Dengan demikian, peneliti mengharapkan saran dan kritik yang membangun guna perbaikan penulisan selanjutnya. Peneliti berharap Karya Tulis Ilmiah ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca. Aamiin.

Tasikmalaya, Mei 2022 Peneliti

(6)

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Program Studi Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 2022 NURUL KAMILLAH NOVIANTY ANALISIS PENGELOLAAN REKAM MEDIS RAWAT INAP INAKTIF DI RSUD DR. SOEKARDJO TASIKMALAYA

73 Halaman, V Bab, 4 Gambar, 15 Tabel, 14 Lampiran ABSTRAK

Latar Belakang: Upaya pengelolaan rekam medis inaktif dapat dilihat pada pelaksanaan penamaan, penomoran, penjajaran, penyimpanan, penyusutan, serta pemusnahan rekam medis inaktif. Berdasarkan studi pendahuluan pengelolaan rekam medis rawat inap inaktif belum dapat dikatakan baik. Dilihat dari penyimpanan rekam medis rawat inap inaktif yang belum terpelihara, penyusutan yang tidak dilakukan secara rutin berdasarkan jadwal retensi, serta pemusnahan belum dilaksanakan dikarenakan terkendala sarana prasarana yang belum memadai. Tujuan penelitian ini menganalisis pengelolaan rekam medis rawat inap inaktif di RSUD dr. Soekardjo Tasikmalaya.

Metode Penelitian: Menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan fenomenologi. Instrumen yang digunakan pedoman observasi, pedoman wawancara, , audio recorder dan hygrometer.

Pengumpulan data dengan observasi serta wawancara mendalam kepada 3 informan.

Hasil Penelitian: Sistem penamaan berdasarkan nama langsung sesuai identitas pasien.

Penomoran menggunakan Unit Numbering System dengan sistem penjajaran Straight Numerical Filing. Belum ada pemeliharaan khusus pada ruang penyimpanan rekam medis inaktif. Penyusutan tidak berpacu pada jadwal retensi arsip melainkan dilakukan jika kondisi rak penyimpanan rawat inap aktif sudah tidak dapat menampung rekam medis baru. Adapun faktor belum dilaksanakan pemusnahan yaitu kurangnya SDM, anggaran, serta kesiapan tim pemusnah. Kegiatan pengelolaan rekam medis rawat inap inaktif sebagian sudah sesuai dan sebagian belum sesuai dengan SPO sehingga perlu adanya perbaikan SPO.

Kata Kunci : Rekam Medis Inaktif, Penyimpanan, Penyusutan, Pemusnahan.

Daftar Pustaka : 28 (1995-2021)

(7)

Ministry of Health of the Republic of Indonesia Health Polytechnic of Tasikmalaya Study Program of Medical Record and Health Information 2022 NURUL KAMILLAH NOVIANTY ABSTRACT

ANALYSIS OF INPATIENT INACTIVE MEDICAL RECORDS MANAGEMENT IN DR. SOEKARDJO HOSPITAL TASIKMALAYA

73 Pages, V Chapters, 4 Pictures, 15 Tables, 14 Attachments

Background: Efforts to manage inactive medical records can be seen in the implementation of identification, numbering, alignment, filing, retention, and destruction system of inactive medical records. Based on a preliminary survey the management of inpatient inactive medical records was not passable. View of the filing that have not been maintained, the implementation of retention is not carried out routinely based on the retention schedule, same as the destruction due to constraints on inadequate infrastructure. The purpose of this study was to analyze the management of inpatient inactive medical records in dr. Soekardjo Hospital Tasikmalaya.

Methods: This research is qualitative with a phenomenological. Instruments used observation and interview guides, audio recorders and hygrometers. Collecting data through observation and indeept interview.

Results: The identification system is directly according to the patient's identity. Used Unit Numbering System with a Straight Numerical Filing alignment. There has not been special maintenance on the filing inactive medical records. Retention was not based on the retention schedule but is carried out if the condition of the active storage rack is no longer able to accommodate new medical records. The factors that have not been destroyed are the lack of human resources, budget, and the readiness of the team. Some of the inpatient inactive medical record management activities were within and different from the SOP, so there was need for improvement.

Keywords: Inactive Medical Records, Filing, Retention, Destruction Bibliography : 28 (1995-2021)

(8)

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... ii

PERNYATAAN ORISINALITAS ... Error! Bookmark not defined. HALAMAN PERSETUJUAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined. HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI. Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.

A. Latar Belakang ... Error! Bookmark not defined.

B. Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined.

C. Tujuan Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

D. Manfaat Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

E. Keaslian Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.

A. Telaah Pustaka ... Error! Bookmark not defined.

B. Kerangka Teori ... Error! Bookmark not defined.

C. Kerangka Konsep ... Error! Bookmark not defined.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... Error! Bookmark not defined.

A. Jenis dan Desain Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

B. Tempat dan Waktu Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

C. Subjek Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

D. Objek Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

E. Variabel Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

(9)

F. Definisi Operasional ... Error! Bookmark not defined.

G. Keabsahan Data ... Error! Bookmark not defined.

H. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data ... Error! Bookmark not defined.

I. Triangulasi Data ... Error! Bookmark not defined.

J. Pengolahan Data ... Error! Bookmark not defined.

K. Analisis Data ... Error! Bookmark not defined.

L. Etika Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

M. Jalannya Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

N. Jadwal Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... Error! Bookmark not defined.

A. Gambaran Umum RSUD dr. Soekardjo Tasikmalaya . Error! Bookmark not defined.

B. Hasil Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

C. Pembahasan ... Error! Bookmark not defined.

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... Error! Bookmark not defined.

A. Simpulan ... Error! Bookmark not defined.

B. Saran ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(10)

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Keaslian Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 2. 1 Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 2. 2 Contoh Daftar Pertelaan Rekam Medis Error! Bookmark not defined.

Tabel 3. 1 Definisi Operasional ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3. 2 Jadwal Penelitian... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4. 1 Hasil Observasi Terhadap Pelaksanaan Penomoran Rekam

Medis Rawat Inap di RSUD dr. Soekardjo TasikmalayaError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 2 Hasil Observasi Terhadap Pelaksanaan Penomoran Rekam

Medis Rawat Inap Di RSUD dr. Soekardjo TasikmalayaError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 3 Hasil Observasi Terhadap Pelaksanaan Penjajaran Rekam

Medis Rawat Inap Inaktif di RSUD dr. Soekardjo TasikmalayaError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 4 Hasil Observasi Terhadap Pelaksanaan Penyimpanan Rekam

Tabel 4. 5 Hasil Observasi Terhadap Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Rawat Inap Inaktif di RSUD dr. Soekardjo TasikmalayaError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 6 Hasil Observasi Terhadap Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Rawat Inap Inaktif di RSUD dr. Soekardjo TasikmalayaError! Bookmark not defined.

Tabel 4. 7 Hasil Observasi Terhadap Pelaksanaan Penyusutan Rekam

Tabel 4. 10 Hasil Observasi Terhadap Pelaksanaan Pemusnahan Rekam

(11)

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2. 1 Alur Penilaian Rekam Medis dalam Pemusnahan . Error! Bookmark not defined.

Gambar 2. 2 Prosedur Penilaian Rekam Medis dalam Pemusnahan ... Error!

Bookmark not defined.

Gambar 2. 3 Kerangka Teori ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 2. 4 Kerangka Konsep ... Error! Bookmark not defined.

(12)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Pengantar Pengambilan Data Penelitian KTI Lampiran 2 Surat Izin Penelitian dari Lembaga dan Rumah Sakit

Lampiran 3 Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Jilid I Dan Jilid II Lampiran 4 Pedoman Observasi

Lampiran 5 Formulir Penjelasan Sebelum Persetujuan (PSP) Lampiran 6 Informed Consent

Lampiran 7 Pedoman Wawancara Lampiran 8 Hasil Observasi

Lampiran 9 Dokumentasi Observasi Lampiran 10 Matriks Wawancara

Lampiran 11 Lembar Bimbingan Proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI) Lampiran 12 Lembar Bimbingan Karya Tulis Ilmiah (KTI)

Lampiran 13 Surat Rekomendasi Sidang Proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI) Lampiran 14 Surat Rekomendasi Sidang Hasil Karya Tulis Ilmiah (KTI)