PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT Indolakto (pabrik es krim) memiliki 3 gudang pendukung yaitu gudang bahan baku dan bahan pengemas, gudang produk jadi dan gudang suku cadang. Setelah melakukan kerja praktek di gudang suku cadang di PT Indolakto (Pabrik Es Krim), terlihat adanya ketidaksesuaian antara jumlah stok suku cadang yang sebenarnya dengan data stok di sistem pada saat kegiatan inventarisasi. Pada grafik 1.1 ditampilkan data selisih persediaan suku cadang aktual dengan data pada sistem untuk suku cadang dengan jenis consumable part karena jenis suku cadang ini merupakan suku cadang yang rutin digunakan seperti o-ring, roda disc cutter dan latihan nachi.
Berdasarkan uraian di atas maka judul Tugas Akhir ini adalah “Analisis Proses Kerja Penyimpanan Spare Part Dan Biaya Di PT Indolakto (Pabrik Es)”.
Batasan Masalah / Ruang Lingkup Kerja Praktik
Rumusan Masalah
Tujuan Tugas Akhir
Memberikan rekomendasi perbaikan untuk menangani perbedaan persediaan fisik suku cadang aktual dengan data suku cadang pada sistem di gudang suku cadang PT Indolakto (Pabrik Es Krim).
Manfaat Tugas Akhir
TINJAUAN PUSTAKA
- Gudang
- Jenis Gudang
- Sistem Operasional Gudang
- Aktivitas Gudang
- Standard Operating Procedure (SOP)
- Tujuan Standard Operating Procedure
- Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
- Prinsip Penyusunan SOP
- Tahapan Penyusunan SOP
- Stock Opname
- Diagram fishbone
- Faktor – faktor dalam Fishbone
- Langkah – langkah diagram fishbone
- Kuesioner (Angket)
- Skala Likert
- Metode 5W + 1H
Pada umumnya inventarisasi dilakukan dalam jangka waktu tertentu (bisa dilakukan setiap bulan, setiap semester atau setiap tahun), namun tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Inventarisasi wajib berlangsung sesuai dengan waktu yang ditetapkan manajemen (sesuai instruksi). Perbandingan Form Pelaporan Inventaris Stok Base (Formulir A) dan Form Pengisian Inventaris (Formulir B).
Jika ternyata angka antara formulir penerimaan stok dan formulir hasil stok tidak sama, maka tim pembanding akan memberi tanda (x) dengan tanda centang.
KERANGKA KERJA PRAKTIK
Lokasi dan Waktu Kerja Praktik
Lingkup Kerja Praktik
Setelah loading, barang diperiksa terhadap jumlah dalam dokumen pesanan pembelian (PO). Proses selanjutnya adalah membuat dokumen Good Receipt di sistem SAP berdasarkan barang yang diterima.
Teknik Pemecahan Masalah
- Metode Pengumpulan Data
- Metode Analisis
Analisis proses penyimpanan dan pengeluaran suku cadang di gudang suku cadang di PT Indolakto (Pabrik Es Krim). Analisis perbandingan kondisi aktual dengan SOP produksi dan penyimpanan suku cadang di PT Indolakto (Pabrik Es Krim). Kerja praktek yang dilaksanakan di PT Indolakto (Pabrik Es) ditempatkan di bagian gudang suku cadang.
Berikut adalah gambaran proses pengerjaan stok di gudang suku cadang PT Indolakto (Pabrik Es Krim). PT Indolakto (Pabrik Es Krim) sudah memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk proses kerja pembuatan suku cadang.
PEMBAHASAN
Uraian Pekerjaan
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek di bagian gudang suku cadang bertugas melakukan proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran suku cadang, pembuatan dokumen Good Receipt & Good Issue pada sistem SAP dan mengikuti proses stock opname. Periksa dokumen Purchase Order (PO) atau dokumen perjalanan untuk memastikan bahwa barang tersebut adalah untuk PT Indolakto (Pabrik Es Krim). Jika jumlahnya sesuai, maka dokumen Good Receipt akan dibuat di sistem SAP dengan memasukkan nomornya di dokumen Purchase Order (PO).
Proses penyimpanan dilakukan apabila spare part yang diterima sesuai dengan dokumen Good Receipt, dokumen tersebut diserahkan kepada pengawas gudang spare part dan dibuatkan label identitas, kemudian ditempelkan label identitas pada setiap spare part yang tersimpan. Pada saat proses pengecekan kuantitas disesuaikan dengan dokumen, terdapat kuantitas yang diterima tidak sesuai dengan dokumen, sehingga proses penyimpanan tertunda terlebih dahulu dan spare partnya. Proses pengeluaran barang dilakukan pada saat pengguna melakukan permintaan barang dengan mengambil contoh suku cadang yang dibutuhkan dan kode suku cadang serta membawa dokumen permintaan barang yaitu dokumen Technical Job Order (TJO), kemudian memeriksa ketersediaan stok dengan melihat data di database atau microsoft excel dengan memasukkan deskripsi dan kode spare part.
Jika database stok tersedia, akan dilakukan pemeriksaan fisik aktual dan suku cadang akan diberikan kepada pengguna dan akan mencatat pengeluaran suku cadang menggunakan formulir permintaan sertifikat barang yang ditulis secara manual. Formulir Bukti Permintaan Barang akan diproses selama 2-3 hari oleh pengguna dan kemudian dibuatkan dokumen Good Issue. Jika suku cadang yang dibutuhkan tidak tersedia di gudang, pengguna akan membuat permintaan untuk membuat dokumen permintaan pembelian secara manual dengan memberikan informasi tentang deskripsi dan kode suku cadang yang diperlukan dengan mencantumkan jumlah yang dibutuhkan pengguna dan daftar permintaan pembelian dokumen akan dibuat melalui sistem SAP, yaitu di gudang suku cadang.
Inventory adalah kegiatan pengecekan fisik spare part dengan data di sistem SAP, yang dilakukan oleh gudang spare part setiap bulan, dan untuk stok internal 6 bulan sekali. Pada kegiatan ini tugasnya adalah mengecek fisik sparepart yang ada di gudang dengan data yang diberikan oleh pengelola gudang berdasarkan data yang ada di sistem.
Pemecahan Masalah
- Analisis proses kerja pada penyimpanan spare part
- Analisis proses kerja pada pengeluaran spare part
- Perbandingan kondisi aktual dengan SOP pada proses penyimpanan dan
- Perbandingan Kondisi Aktual dengan Hasil Wawancara pada proses
- Perbandingan Kondisi Aktual dengan SOP pada proses pengeluaran spare
- Identifikasi Masalah
Admin gudang akan memberikan informasi kepada bagian pembelian bahwa part yang diterima tidak sesuai dengan dokumen Good Receipt. Jika bagian tersebut tidak memiliki kode, admin gudang akan membuat kode terlebih dahulu. Pada Gambar 4.4 adalah bagian-bagian yang sudah dibersihkan dan diberi label identitas sesuai dengan kode dan keterangan masing-masing bagian.
Sistem acak di gudang suku cadang adalah dengan menyimpan suku cadang yang tidak berdasarkan jenis suku cadang. Berikut langkah-langkah pembuatan Good Issue di gudang suku cadang PT Indolakto (Pabrik Es Krim) dengan menggunakan sistem SAP. Jika nomor TJO dimasukkan, akan muncul keterangan dan jumlah suku cadang yang dikeluarkan.
Berikut adalah perbandingan antara keadaan sebenarnya dengan hasil wawancara mengenai proses kerja gudang suku cadang di gudang suku cadang PT Indolakto (Pabrik Es Krim). Berikut perbandingan antara keadaan aktual dengan SOP yang ada yaitu mengenai proses pengeluaran suku cadang di gudang suku cadang PT Indolakto (Pabrik Es Krim). Tetapi beberapa suku cadang pengganti dikeluarkan dan penjaga gudang atau agen komisi tidak menerbitkan Formulir Bukti Permintaan Barang 4.
Dalam SOP proses ini, petugas gudang menyerahkan suku cadang kepada pengguna dan melakukan Good Issue. Dampak yang terjadi adalah ada beberapa bagian yang dikeluarkan dan tidak masuk ke dalam sistem SAP oleh admin gudang. 2 Tidak memiliki SOP, menyebabkan picker tidak menyimpan part sesuai lokasi penyimpanan. Edisi 3 Part tidak menggunakan formulir Voucher.
X2 Tidak memiliki SOP sehingga menyebabkan picker tidak menyimpan part sesuai lokasi penyimpanan X3 Pengeluaran part tidak menggunakan form Voucher.
Usulan Perbaikan
Pada Tabel 4.5 adalah formulir daftar periksa yang diusulkan untuk memastikan bahwa suku cadang benar-benar disimpan sesuai dengan lokasi penyimpanannya. Kolom selanjutnya adalah kode spare part yang akan disimpan dengan tipe spare part, pada kolom checklist masing-masing ada 3 tipe spare part. Pada kolom Storage Rack Location isikan lokasi penyimpanan yang ditentukan oleh admin gudang dan dicocokkan dengan identitas spare part.
Perbaikan selanjutnya yang disarankan adalah pada bagian penyimpanan suku cadang tidak terdapat identitas pada setiap container sesuai dengan suku cadang yang disimpan dan saran yang diberikan adalah membuat identitas pada setiap container. Informasi yang terdapat pada identitas adalah jenis spare part, kode spare part, keterangan nama spare part, unit spare part dan lokasi penyimpanan spare part. Karena setiap peti/box yang digunakan untuk menyimpan spare part tidak memiliki identitas yang jelas seperti kode dan nama spare part yang disimpan.
Untuk draft SOP akan diusulkan untuk bagian gudang suku cadang, khususnya untuk prosedur penyimpanan suku cadang. Untuk memberikan identitas pada bin/box tempat penyimpanan spare part dilakukan di rak penyimpanan spare part PT Indolakto (Pabrik Es Krim). Prosedur kerja penyimpanan suku cadang dilakukan dengan menetapkan Standard Operating Procedure (SOP) terkait penyimpanan suku cadang.
Melakukan sosialisasi dengan cara melampirkan prosedur kerja pada area gudang suku cadang agar pekerja gudang lebih memahami kegiatan yang akan dilakukan. Usulan perbaikan pada tugas akhir ini adalah mengurangi selisih jumlah stock aktual dengan sistem di gudang spare part PT Indolakto (Ice Cream Factory) dengan memberikan usulan berupa draft SOP untuk.
KESIMPULAN
Kesimpulan
Pada proses penyimpanan spare part terdapat ketidaksesuaian antara keadaan sebenarnya dengan proses kerja berdasarkan hasil wawancara yaitu pada proses penyimpanan spare part yang tidak disimpan sesuai dengan rak dan wadah yang telah ditentukan dan pada proses untuk melepas suku cadang. Anda tidak menggunakannya atau tidak mencatatnya dalam formulir Permintaan Bukti Barang (BPB), sehingga selama periode pengambilan stok atau verifikasi jumlah aktual stok suku cadang tidak tersedia. Manajemen harus mengingatkan staf gudang tentang prosedur kerja yang dilakukan secara berkala sehingga tidak ada ketidaksesuaian antara aktivitas aktual dan SOP. Dapat mempertimbangkan saran yang diberikan untuk mengatasi permasalahan yang ada, terutama untuk perbedaan jumlah stok aktual dengan sistem.
Analisis proses kerja pengiriman barang di bagian gudang produk jadi di PT Indolakto C1 Cicurug-Sukabumi. PT Indomeiji Dairy Food berdiri pada Februari 1998 dan resmi dibuka pada 23 November 2000. PT Indomeiji Dairy Food merupakan joint venture yang merupakan hasil kerjasama 3 perusahaan antara lain PT Tanam Lahar Subur (75%), Meiji Dairies Corp ( 20%) dan Mitsubishi Corp, Jepang (5%).
Produk dari PT Indomeiji Dairy Food ini pertama kali diperkenalkan dengan merek Indoeskrim Meiji. Pada tanggal 1 Januari 2007, PT Indomeiji Dairy Food resmi berganti nama menjadi PT Indoeskrim Dairy Food. Kepentingan ekuitas Jepang dikembalikan sepenuhnya ke PT Tanam Lahar Subur, sehingga PT Indoeskrim Dairy Food dimiliki sepenuhnya oleh PT Tanam Subur.
Pada tanggal 1 April 2008, PT Indoeskrim Dairy Food berganti nama menjadi PT Indolakto (Pabrik Es Krim). Saat ini PT Indolakto telah memiliki sertifikat ISO 9001 versi 2000 (sistem manajemen mutu) dan sertifikat HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points), yang artinya perusahaan sangat memperhatikan kualitas produk yang dihasilkannya. Aspek kebersihan dan sanitasi juga menjadi perhatian besar PT Indolakta (Pabrik Es Krim).
Misi PT Indolakto (Ice Cream Manufacturing) adalah menghasilkan es krim yang lezat, higienis, aman dikonsumsi, halal, bernilai gizi tinggi dan dipasarkan dengan harga terjangkau.
