1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi khususnya teknologi informasi berbasis komputer dewasa ini, dirasa sangat pesat dan hal ini berpengaruh terhadap aspek pekerjaan. Kebutuhan berbagai informasi sangatlah penting bagi suatu perusahaan, yaitu bagaimana memproduksi suatu barang dan memasarkan hasil produksinya, penyediaan informasi yang tepat waktu, akurat, cepat dan lengkap dalam pengolahan data penjualan akan dapat mendukung proses dalam pengambilan sebuah keputusan terutama dam pembuatan sebuah laporan yang bila suatu waktu dibutuhkan.
Bagi suatu perusahaan yang sedang berkembang seperti pada PT. ELHIFA INTIGUNA yang bergerak dalam bidang lifting, rigging dan kontruksi mempunyai banyak barang di gudang dan semuanya memerlukan penanganan serta pengolahan yang baik. Akan tetapi sistem yang ada pada perusahaan ini masih manual dimana ketika barang masuk kegudang dan barang keluar dari gudang, karyawan hanya mencatat pada form buku barang yang tersedia dan sering terdapat kesalahan pencatatan dan tercampurnya data barang satu dengan yang lain sehingga ditakutkan terdapat perbedaan jumlah kuantitas barang yang ada dibuku pencatatan dengan stok fisik yang ada digudang, dan dalam pencatatan pembukuan barang sering kali pada pengecekan barang terlalu banyak membuang waktu dan laporan-laporan yang
1
diberikan ke pemimpin sering terlambat sehingga menghambat dalam penyusunan stok barang.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan teknologi komputer yang mempunyai dampak begitu besar maka harus dipikirkan permasalahannya yaitu persediaan barang dengan memanfaatkan sistem komputerisasi agar tidak berdampak terhadap keterlambatan didalam penyampaian suatu data informasi baik kepada manajer sebagai identitas eksternal dan bagian yang lain sebagai identitas internal.
Menurut Hari dan Mia ( 2015 : 04 ) Dalam sebuah perusahaan peranan sistem informasi persedian barang akan menentukan kelangsungan hidup perusahaan dan penjualan produk barang dagangan. Dampak positif atas adanya suatu sistem informasi persediaan barang yang terkendali dengan baik adalah pihak perusahaan dapat mengetahui dengan tepat setiap saat tentang kuantitas barang, kualifikasi barang yang masih tersedia, dan keadaan barang sesuai dengan catatan yang ada.
Mengingat dalam menghitung dan mencari persediaan barang jumlah data yang diolah sangat besar, maka dalam tugas akhir ini penulis membantu membuat rancangan sistem komputer program persediaan barang dengan berjudul
“Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Barang Pada PT.
ELHIFA INTIGUNA” yang akan membantu pekerjaan lebih cepat dan efisien selain itu proses pembuatan laporan lebih cepat sesuai dengan yang diharapkan dan diinginkan oleh pemakai dan user.
1.2 Indentifikasi Masalah
Pada umumnya disetiap perusahaan tidak akan terlepas dari masalah dalam aktifitasnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Permasalahan yang penulis ajukan ini dapat di identifikasikan permasalahannya sebagai berikut :
1. Sering terjadinya perbedaan jumlah stok antara sistem pusat dengan stok fisik yang ada digudang.
2. Pendataan barang pada gudang PT. Elhifa Intiguna masih menggunakan form buku barang sehingga rentan akan akah kesalahan dalam perhitungan barang dan juga lama dalm pembuatan laporanya.
3. Tidak adanya laporan data penjualan dari customer, laporan data pembelian dari supplier sehinga laporan tidak jelas tidap bulannya.
1.3 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah dan identifikasi masalah yang telah diajukan, maka permasalahan yang akan dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem menyajikan sistem informasi penjualan dan pembelian serta pencarian barang dengan cepat.
2. Bagaimana sistem dapat menyajikan sebuah laporan yang cepat dan sesuai dengan kebutuhan manajemen perusahaan.
3. Setiap terjadi penjualan diacatat pada nota dan Microsoft Office Excel, tetapi hal ini sering terlupakan dan transaksi penjualan sering tidak tercatat.
4. Bagaimana merancang sistem aplikasi penjualan dan pembelian barang pada PT.
Elhifa Intiguna terutama pada bagian gudang.
1.4. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan laporan Skripsi ini adalah :
1. Merancang desain aplikasi sistem informasi penjualan dan pembelian barang PT.
Elhifa Intiguna.
2. Memperbaiki sistem informasi penjualan dan pembelian barang menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memaksimalkan tingkat produksi.
3. Memudahkkan dalam mengontrol data masukan dan keluaran dalam penyajian informasi tentang barang dalam gudang sehingga laporan dapat dilakukan secara cepat dan akurat.
Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan S1 pada jurusan Sistem Informasi di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer NUSA MANDIRI.
1.5 Metode Penelitian
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun penulisan Skripsi ini penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan diantaranya adalah :
1. Metode Observasi
Untuk melengkapi data-data, maka penulis melakukan pengamatan secara langsung, yang disebut Observasi, keuntungan dari Observasi adalah penulis
lebih mengenal lingkungan fisik, seperti letak ruang peralatan dan formulir yang digunakan, serta membantu untuk melihat proses kegiatan secara langsung beserta kendalanya.
2. Metode Wawancara
Penulis melakukan tanya jawab, dengan pimpinan atau karyawan perusahaan menanyakan langsung kepada beliau Manajer Marketing Bp. Novyan Johan divisi penjualan, Bp. Widodo Manajer Operational, Ibu Tari Suhardjo divisi Procurement, Bp Wahyu Joko Koordinasi Gudang dan Ibu Yetty Manajer Accounting, dimana objek penelitian dilakukan. Untuk mendapatkan data yang
akurat, maka pesan ini tidak dapat dilakukan hanya satu kali, akan tetapi disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Metode Studi Pustaka
Selain melakukan observasi, penulis juga melakukan pengumpulan data dengan cara studi pustaka. Didalam metode ini penulis berusaha melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan data-data yang relevan dan tentu saja ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan penulisan Skripsi ini.
1.5.2 Model Pengembangan Sistem
Menurut Rizky (2011:169), “Prototyping adalah sebuah proses yang melakukan simulasi terhadap sebuah sistem dan dapat dibuat dengan cepat.
Prototyping juga merupakan sebuah teknik analisis iteratif dimana user terlibat secara aktif dalam proses desain layar dan laporan”.
Metode pengembangan sistem yang dipakai penulis adalah dengan menggunakan metode Prototype. Metode prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk suatu program dengan cepat dan bertahap. Metode Prototype juga membuat suatu proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih baik cepat dan lebih mudah.
Tahapan-tahapan dalam Prototyping adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan kebutuhan
Dalam perancangan sistem disini penulis membuat perencanaan interface yang diperlukan perusahaan dengan mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat seperti bagaimana seorang karyawan bisa menginput barang penjualan dan pembelian, bagaimana seorang karyawan bisa mengonntrol barang masuk atau keluar dan sampai dengan pada pembuatan laporan bulanannya.
2. Membangun prototyping
Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada perusahaan. Untuk menunjang pengembangan aplikasi terkait rancangan database maka digunakan UML, case diagram, Activity diagram, component diagram deployment diagram dan ERD dan dibangun tampilan user interface aplikasi menggunakan Borland Delphi 0.7
3. Evaluasi protoptyping
Agar dalam pembuatan aplikasi penjualan dan pembelian barang berjalan dengan efektif, maka penulis mengevaluasi dengan perusahan terutama bagian gudang apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann
perusahaan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu langkah 1, 2 , dan 3.
4. Mengkodekan sistem
Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai. Disini penulis akan menuangkan kedalam bahasa pemograman menggunakan software Borland Delphi 0.7.
5. Menguji sistem
Proses pengujian yang dilakukan dengan menggunakan blackbox testing dimana pada pengujian ini hanya dapat diketahui input dan outpunya saja tanpa pengetahuan detail struktur internal dari sistem atau komponen yang dites.
6. Evaluasi Sistem
Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Jika ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.
7. Menggunakan sistem
Untuk mensuport sistem aplikasi ini dibutuhkan Hardware dan Software, untuk Hardware disuport dengan processor Pentium Empat, sedangan untuk Software disuport dengan menggunakan sistem operasi Windows 7 atau Windows XP.
1.6 Ruang Lingkup
Supaya penulisan skripsi ini tetap terarah pada sasaran, maka dibuat suatu batasan-batasan yang akan dijadikan sebagai patokan dalam pembahasan, terutama
dalam penulisan laporan Skripsi yang nantinya akan dilakukan pertanggung jawaban laporan tersebut.
Dalam penulisan Skripsi ini, penulis membatasi pembahasan program yang dibuat, yang mana pada penulisan ini permasalahan hanya pada user bagian gudang PT. Elhifa Intiguna yaitu meliputi input barang masuk,input barang keluar, pengloahan data pengiriman, pengolahan data barang, pengolahan data supplier, pengolahan data vendor, input data total produksi, pengolahan data retur barang penjualan. Input barang masuk user mencatat data barang masuk yang dibeli dari supplier untuk di data apakah sebagai stok gudang atau sebagai Asset. Pada
pengolahan data barang keluar user mencatat barang yang sudah diproduksi untuk dikirim ke customer sesuai permintaan dan cetak surat jalan. Pada gudang user mengecek stok barang dan proses pembuatan laporan barang, laporan data pelanggan, laporan data vendor, laporan barang keluar, dan laporan barang masuk.
