1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pesatnya perkembangan bisnis yang mengadaptasi teknologi informasi, mendorong terjadinya persaingan bisnis. Setiap pelaku bisnis bersaing untuk merebut pangsa pasar dan meraih pelanggan agar menggunakan produk atau jasa dari perusahaan lainnya. Kota Jakarta adalah termasuk kota terpadat di Indonesia dan salah satu kota yang berkembang pesat di Indonesia, hal itu dikarenakan perkembangan perekonomian, pendidikan dan kemajuan teknologi serta pembangunan yang berkembang pesat di kota ini. Hal ini dilihat dan ditandai dengan padatnya jalan serta aktivitas kehidupan sehari-hari untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia yang sekian hari bertambah banyak. Berbagai macam barang diperdagangkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat akan suatu barang, maka suatu perusahaan akan menjalankan usaha untuk memperdagangkan barang-barang tersebut, salah satunya bidang alat elektronik. Hal ini terlihat dari semakin banyaknya peminat akan alat-alat elektronik yang disebabkan oleh dampak kebutuhan manusia.
Perusahaan yang didirikan ada dua macam, yaitu di bidang jasa dan manufaktur. Tentu saja kelangsungan usaha ini dapat terwujud jika barang atau jasa yang ditawarkan dapat diterima di pasaran, dan dapat menarik pangsa pasar. Oleh karena itu, penting untuk perusahaan mempelajari sistem penjualan, karena
penjualan merupakan sumber penghasilan bagi perusahaan. Penjualan yang sukses adalah penjualan yang dapat menguasai pangsa pasar. Dengan peningkatan penjualan maka laba yang akan diperoleh perusahaan akan meningkat serta perusahaan akan dapat melanjutkan kelangsungan hidupnya.
Begitu juga terhadap bidang pelayanan jasa yang bergerak di bidang pelayanan jasa service AC (Air Conditioner). Mengingat produk elektronik semakin banyak digunakan oleh para pelanggan sebagai alat pendingin dan pengatur sirkulasi udara disuatu tempat tertentu. Harus diakui dalam melakukan jasa pelayanan service ini sangat berat dan butuh keahlian, dalam arti setiap jasa pelayanan service harus bisa bersaing dalam melayani setiap keluhan pelanggan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab dalam menanganinya. Sebab penilaian pelanggan sangat bergantung terhadap pelayanan yang baik dan memuaskan. Jika pelayanan yang diberikan kurang memuaskan, maka pelanggan pun akan berpaling. Menjadi yang terbaik dalam memberikan pelayanan service AC kepada pelanggan merupakan hal yang perlu diutamakan di setiap penyedia jasa pelayanan perbaikan / service Air Conditioner (AC).
Tabel 1.1
Data Pendapatan dalam 3 tahun terakhir pada PT Lajumas Multiarta Tahun Penjualan AC Pelayanan Jasa Service
2015 Rp. 505.000.000 Rp. 85.400.000
2016 Rp. 649.000.000 Rp. 110.000.000
2017 Rp. 756.000.000 Rp. 185.400.000
PT Lajumas Multiarta merupakan salah satu perusahaan di Jakarta yang melayani dalam bidang pelayanan jasa service AC (Air Conditioner) penjualan, dan penjualan suku cadang, PT Lajumas Multiarta juga menyediakan berbagai jenis tipe AC (Air Conditioner) maupun suku cadangnya. Sistem informasi yang saat ini berjalan pada PT Lajumas Multiarta masih dalam sistem pencatatan manual dan belum menggunakan sistem komputer. Dalam mengelola transaksi, PT Lajumas Multiarta juga masih menggunakan sistem manual seperti pencatatan laporan, proses pembuatan surat-surat seperti surat perintah kerja masih kurang terintegrasi secara baik dan benar, stok data suku cadang masih disimpan pada beberapa buku sehingga sering terjadi keterlambatan stok persediaan suku cadang atau kehilangan suku cadang dan di dalam transaksipun masih pencatatan dalam nota transaksi.
Sehingga seringkali pihak pengelola kebingungan dalam mengarsip hasil laporan tersebut. Berdasarkan latar belakang diatas dan permasalahan yang terdapat di PT Lajumas Multiarta maka penulis berkeinginan membahas dan merancang suatu sistem informasi khususnya mengenai sistem pelayanan jasa service dengan judul :
“ Sistem Informasi Manajemen Service AC Pada PT Lajumas Multiarta Berbasis Web ”
1.2. Identifikasi Masalah
Dari latar belakang yang dijelaskan diatas terdapat beberapa didapatkan identifikasi masalah sebagai berikut :
1. Pencatatan transaksi penjualan produk AC baru dan layanan jasa service masih menggunakan media berbentuk dokumen sehingga data – datanya belum dapat diintegrasikan.
2. Data stok barang masih disimpan pada beberapa buku sehingga sering terjadi keterlambatan stok persediaan barang atau kehilangan barang.
3. Seringkali pemilik perusahaan merasa kebingungan dalam arsip laporan yang diakibatkan ketidaksesuaian data seperti, laporan service AC, penjualan produk dan pembelian AC baru, dimana terjadi kehilangan data- data laporan karena penyimpanannya masih dalam bentuk arsip.
4. Transaksi pemesanan masih menggunakan sistem manual yang dimna customer masih datang ke kantor atau melakukan secara by phone.
5. Penanggapan tiap keluhan-keluhan dari konsumen dalam pemasangan dan keadaaan AC yang tidak stabil masih dalam proses by phone atau telpon.
1.3. Perumusan Masalah
Dari identifikasi masalah yang telah jelaskan diatas, maka rumusan masalah adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang sistem informasi penjualan, penjualan produk dan layanan jasa service agar berjalan dengan baik, efektif dan dapat mengurangi tingkat sulitnya pencarian data hasil transaksi.
2. Bagaimana menguji sistem informasi pembelian dan layanan jasa service di PT Lajumas Multiarta.
3. Bagaimana mengimplementasikan sistem informasi penjualan dan layanan jasa service agar berjalan dengan baik.
4. Bagaimana penanggapan setiap keluhan-keluhan konsumen dapat terolisasikan.
1.4. Maksud dan Tujuan
Sesuai dengan identifikasi masalah diatas maka maksud dari kegiatan penelitian adalah untuk merancang suatu sistem informasi pelayanan jasa service AC, dan penjualan produk, yang mana dengan adanya rancangan sistem yang dibangun, nantinya akan membantu mempermudah mengolah data dalam waktu yang relatif lebih singkat.
1. Maksud Penelitian
Adapun maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi pelayanan pada PT Lajumas Multiarta, guna untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, membantu pihak perusahaan dalam mengelola data pelayanan jasa service dan penjualan suku cadang serta mengurangi proses pencatatan dan arsip menumpuk pada PT Lajumas Multiarta.
2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui sistem informasi yang mengelola data kegiatan transaksi yang sedang berjalan di PT Lajumas Multiarta.
b. Untuk merancang sistem informasi pengolahan data pelayanan seperti, service AC, penjualan AC, penjualan suku cadang di PT Lajumas Multiarta, memudahkan pencarian data oleh pengelola untuk pencapaian tujuan yang akurat dan tepat dan penanggapan tiap keluhan konsumen.
c. Untuk menguji perancangan dan pembangunan sistem yang ada PT Lajumas Multiarta.
d. Untuk mengimplementasikan sistem informasi pengolahan data pelayanan seperti, service AC, penjualan, dan penjualan suku cadang di PT Lajumas Multiarta.
Dan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Sastra Satu (S1) Jurusan Sistem Informasi di Bina Sarana Informatika (BSI).
1.5. Metode Penelitian
Dalam hal ini penulis menggunakan 2 (dua) metode yang meliputi metode teknik pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. Adapun penjelasan lebih rinci mengenai metode yang digunakan penulis dalam menyusun laporan skripsi ini sebagai berikut yaitu:
1.5.1. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dalam melakukan pengumpulan data dan menjadikan informasi yang akan digunakan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi adalah:
a. Observasi
Datang langsung pada PT Lajumas Multiarta yang beralamat Gang Ani Condet Jakarta Timur, untuk mengamati system berjalan saat ini guna mendapatkan data secara langsung pada objek yang diteliti sebagai bahan untuk menulis laporan.
b. Wawancara
Setelah penulis melakukan metode observasi dengan stakeholder yang bernama Bu Ririn sebagai pemilik pada PT Lajumas Multiarta, selanjutnya penulis berbicara dan memberikan beberapa pertanyaan secara langsung, yakni dari narasumber PT Lajumas Multiarta dimana penulis mencari kelengkapan dan kebenaran data.
c. Studi Pustaka
Sesudah melaksanakan kedua metode, maka penulis menyusun laporan penelitian, dengan mencari informasi dari beberapa sumber-sumber seperti buku, jurnal, paper dan sebagainya. Sumber-sumber ini digunakan untuk melengkapi data-data dan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan tugas akhir.
1.5.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model water fall yang terbagi menjadi tiga tahapan, yaitu:
a. Analisa Kebutuhan Sistem
Analisa kebutuhan dilakukan berdasarkan dari dokumen yang telah diberikan pihak bersangkutan, dan masalah-masalah yang terjadi pada PT Lajumas Multiarta saat ini.
b. Desain
Pada tahap ini penulis sudah mendapatkan data-data yang dibutuhkan, sehingga penulis sudah mulai membuat perancangan sistem yang baru, perancangan ini meliputi: Deskripsi Analisa Kebutuhan, Entity Relationship Diagram, Data Flow Diagram.
c. Code Generation
Pada tahap ini penulis mendesain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
d. Testing
Pada tahap ini penulis mulai mengerjakan perangkat lunak dengan menggunakan script program dan desain untuk perangkat lunak, setelah merancangnya. Dan pengujiannya melalui black box.
e. Support
Pada tahap ini penulis harus membuat pendukung atau pemeliharaan untuk dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.
1.6. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam skripsi berupa pemesanan produk, pemesanan jasa service, data laporan pemesanan dan membuat wadah keluhan atau layanan pengaduan. Sedangkan keluaran dari sistem informasi ini berupa invoice pemesanan, laporan pemesanan dan laporan keluhan.
