1 BAB II
DATA DAN SEL PADA SPREADSHEET
A. Data pada Spreadsheet 1. Pengertian Data
Data dapat didefinisikan sebagai hasil dari suatu objek yang menggambarkan suatu objek atau nilai tertentu, sedangkan informasi merupakan hasil dari pengolahan data sehingga menghasilkan sesuatu yang bisa yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
2. Jenis dan Karakter Sumber Data
Klasifikasi data pada program pengolah angka (spreadsheet) yang dalam hal ini dicontohkan menggunakan program Microsoft Excel adalah sebagai berikut:
a. Data Teks/Label
Data teks diawali dengan alfabet (a-z/A-Z) selain itu dapat pula terdiri dari gabungan dengan data angka dan alphanumeric (gabungan angka dan teks), misal a16cms, ds532ka, dll. Dalam penulisan pada sel, data teks akan tercetak merapat ke sebelah kiri sel. Karakter lain dari data teks ini yaitu data tipe ini tidak dapat dihitung atau dioperasikan secara matematika seperti ditambah, dikurangi, dibagi atau lainnya.
b. Data Angka (numeric)
Secara umum data angka digunakan untuk operasi perhitungan. Data ini dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9, dapat pula diawali atau diakhiri dengan beberapa simbol seperti +, -, =, $, % dan (...). Pada Ms. Excel, tanda koma (,) secara otomatis terdeteksi sebagai pemisah angka. Misalnya untuk menulis angka 531000 maka harus diketik 531,000 untuk memperjelas posisi ribuan, jutaan dan seterusnya. Jika ditulis 531.000 maka nilai tersebut dianggap bernilai 531. Jika angka diawali minus (-) atau terletak pada tanda kurung akan menghasilkan nilai negatif, dan sebaliknya, jika angka diawali plus (+) atau sama dengan (=) maka nilai yang dihasilkan adalah positif. Jika data angka diawali dengan tanda $, maka akan menghasilkan data angka yang terformat Currency (nilai mata uang) dengan disisipi tanda koma.
c. Data Tanggal (date)
Data berikutnya adalah data tanggal. Data ini biasanya dapat ditulis dengan bantuan garis miring (/) atau tanda minus (-) dalam penulisannya, seperti contoh 31/12/2020 atau ditulis dengan tanda minus menjadi 31-12-2020 atau dapat pula ditulis langsung 31 Desember 2020. Penulisan ini dapat berbeda-beda, bergantung dari format excel yang terterapkan secara default pada komputer.
d. Data Waktu (time)
Data waktu dalam komputer biasanya mengikuti format waktu yang ada pada waktu komputer anda. Ada setting waktu yang terterapkan menggunakan format 12 jam dengan keterangan tambahan diakhir tertulis AM untuk keterangan pukul 00 – 12 siang atau PM untuk keterangan 12 siang hingga – 00 . Untuk format data ini, pada penulisan data cukup dengan menambahkan 1 karakter huruf a untuk AM atau p untuk PM. Contoh penulisan menggunakan format ini yaitu 08.00 PM untuk menunjukkan waktu pukul 8 malam. Selain itu ada pula yang menerapkan format waktu 24 jam, dimana pada format ini penulisan setelah pukul 12 siang akan melanjutkan ke angka 13 hingga 24 untuk
2
keterangan waktunya. Contoh, untuk menunjukkan pukul 8 malam, maka akan tertulis pukul 20.00.
e. Rumus (formulas) dan Fungsi (fx)
Bentuk data berikutnya yaitu data rumus dan fungsi. Sebuah rumus harus diawali dengan tanda sama dengan (=), minus (-), atau plus (+). Data rumus dapat berisi data label, numeric, maupun fungsi. Sedangkan suatu fungsi dapat menghemat informasi dalam menyelesaikan perhitungan yang sama dan terjadi secara berulang-ulang.
3. Mengentry Data
Berikut ini terdapat beberapa cara untuk memasukkan / mengoperasikan data pada spreadsheet.
a. Memasukkan data ke lembar kerja
Dari berbagai data di atas dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja dengan cara sebagai berikut:
1) Pilih atau klik sel tempat akan memasukkan data 2) Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3) Akhiri dengan menekan tombol Enter/tombol arah panah atau tombol PgUp (Page Up), PgDn (page down).
b. Menggunakan dan menulis rumus
Cara memasukkan data rumus pada sebuah sel dapat dilakukan dengan beberapa metode sebagai berikut:
1) Metode Angka Tetap
a) Posisikan penunjuk sel pada area yang diinginkan
b) Ketik rumus yang diinginkan, contoh :“=18*12” (tanpa menggunakan tanda kutip) pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap penulisan rumus harus diawali dengan tanda sama dengan (=).
2) Metode Referensi Sel
a) Letakkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan
b) Ketik rumus yang diinginkan, contoh: “=H4*I4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Hal yang diperhatikan adalah dengan menggunakan cara ini yaitu apabila data pada sel H4 atau I4 diubah, maka hasil yang diperoleh pada sel tempat rumus ini dibuat akan berubah pula.
3) Metode Alat Input (keyboard atau Mouse)
a) Sebagai contoh kita akan membuat rumus “E8+F8”
b) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan c) Ketik “=” pada kolom baris rumus
d) Pilih atau klik sel E8 lalu ketik tanda “+”
e) Pilih atau klik sel F8 lalu tekan enter
c. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas Autofill
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam memasukkan rangkaian data dengan menggunakan fasilitas autofill.
1) Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin dibuat, misalnya B1.
Selanjutnya ketik data awal yang kita inginkan yaitu Januari.
2) Selanjutnya, klik/sorot pada sel B1 dan arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B1 sehingga tanda plus putih berubah menjadi plus tipis berwarna
3
hitam. Diakhir dengan menekan tombol kiri mouse dan geserlah (drag) posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya sel B5.
d. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Kesalahan penulisan pada sebuah sel dapat diperbaiki dengan 2 cara yaitu :
1) Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, kemudian tekan F2 pada keyboard anda, dan perbaiki tulisan yang ada pada sel tersebut.
2) Klik kiri 2 kali sel yang datanya ingin diperbaiki, kemudian perbaiki tulisan yang ada pada sel tersebut.
B. Sel pada Spreadsheet 1. Pengertian Sel (Cell)
Sel merupakan perpotongan antara baris dan kolom menjadi sebuah blok bangun dasar dari lembar kerja dalam bentuk persegi panjang. Sel ini juga merupakan lokasi pengolahan data yang telah kita masukkan (input) ke dalam excel yang ditandai dengan alamat sel data tersebut berada. Contohnya, sel G5 adalah perpotongan antara baris ke 5 dengan kolom G pada lembar kerja. Sebuah sel dapat berisi berbagai macam data seperti teks, atribut format, formula, dan fungsi. Setiap sel akan memiliki namanya masing-masing, nama sel ini tertera pada kota nama (name box) pada pojok kiri atas dibawah bar menu. Kumpulan dari beberapa sel akan membentuk sebuah “Range”. Range ini akan menunjukkan daerah/wilayah tertentu pada sebuah lembar kerja. Contoh range B2:C4, berarti kumpulan sel yang dimulai dari sel B2, B3, B4, C2, C3, dan C4.
a. Memilih Sel
Langkah-langkah dalam memilih sel adalah sebagai berikut:
1) Klik pada sel untuk memilihnya. Ketika sel dipilih akan terlihat bahwa perbatasan sel akan muncul kursor pada kolom judul dan baris judul sel yang disorot.
2) Tekan klik mouse dilepas hingga sel akan tetap terpilih sampai klik pada sel yang berbeda. Selain menggunakan mouse, dapat juga memanfaatkan tombol panah pada keyboard komputer untuk melakukan navigasi workbook.
b. Memilih Banyak Sel (Multiple cell)
Langkah-langkah dalam memilih multiple cell dilakukan dengan cara klik dan tarik mouse ke arah yang diinginkan, sampai semua sel yang dipilih disorot. Selanjutnya mouse dilepaskan hingga sel-sel akan tetap terpilih sampai diklik pada sel lain dalam workbook.
c. Menambah/menyisipkan Sel
Langkah-langkah dalam menambah/menyisipkan sel adalah sebagai berikut 1) Klik menu Home > Cells
2) Klik tanda panah pilihan Insert > Insert Cells
3) Pilih salah satu opsi pilihan yang tampil, lalu akhiri dengan klik OK
d. Cara Menambah Baris
Langkah-langkah dalam menambah baris baru di dalam workbook adalah sebagai berikut 1) Klik menu Home > Cells
2) Klik tanda panah pilihan Insert > Insert Sheet Rows. Secara otomatis akan menambah baris pada layar.
4 e. Cara Menambah Kolom
Langkah-langkah dalam menambah kolom baru di dalam workbook dilakukan dengan klik menu Home > Cells. Selanjutnya klik tanda panah pilihan Insert > Insert Sheet Columns.
Secara otomatis akan menambah kolom pada layar.
2. Menulis Data dalam Sel
Seleksi sel merupakan langkah awal dalam menuliskan data dalam sebuah sel, dilanjutkan dengan mengisi teks/rumus dan ketikkan isinya. Jenis-jenis input data adalah sebagai berikut.
a. Formula
Data jenis ini digunakan sebagai bentuk ekspresi untuk menghitung hasil perhitungan angka (numeric) maupun teks berdasarkan rumus-rumus tertentu. Menuliskan formula dalam excel dilakukan dengan cara mengawali isi sel dengan karakter sama dengan (=) diikuti dengan rumus yang diinginkan, misalnya menjumlahkan sel A10 dan B10 maka akan ditulis dengan : =A10+B10
b. Labels
Data jenis ini berisi keterangan seperti nama,alamat, tempat lahir, dan lain-lain. Langkah- langkah dalam menuliskan tipe data jenis ini dilakukan dengan klik sel yang akan diisi data, kemudian ketikkan teks yang akan ditampilkan.
c. Numbers
Data jenis ini berisi angka dari 0-9, bernilai positif atau negatif, dan lain-lain. Langkah- langkah dalam menuliskan tipe data jenis ini dilakukan dengan klik sel yang akan diisi data, kemudian ketikkan angka yang akan ditampilkan. Hal yang perlu diperhatikan adalah penulisan karakter menggunakan koma (jika dalam format Indonesia) atau titik (dalam format Inggris) untuk mendefinisikan angka desimal/pecahan.
d. Tanggal dan Waktu
Data jenis ini berisi penulisan tanggal dan waktu yang sesuai dengan format yang dikenali.
Pada excel terdapat beberapa format tanggal dan format jam. Beberapa bentuk string format tanggal dan jam yang dapat kita masukkan pada menu “customize” antara lain sebagai berikut.
1) mm/dd/yy : akan menampilkan format tanggal sebagai berikut : 12/31/20 2) mm/dd/yyyy : akan menampilkan format tanggal sebagai berikut : 12/31/2020 3) dd/mm/yyyy : akan menampilkan format tanggal sebagai berikut : 31/12/2020 4) dd-mmm-yy : akan menampilkan format tanggal sebagai berikut : 31-Des-20 5) hh:mm:ss : akan menampilkan format jam sebagai berikut : 12:50:45 6) hh:mm : akan menampilkan format jam sebagai berikut : 12:50
7) dd-mmm-yy hh:mm : akan menampilkan format tanggal dan jam sebagai berikut : 31-Des-20 12:50
3. Membuat Range
Langkah-langkah dalam membuat range adalah sebagai berikut : a. Menggunakan tombol shift
b. Menggunakan Mouse
c. Mengetikkan langsung pada sel nama sel yang akan menjadi range. Nama sel yang diketikkan adalah nama sel yang menjadi awal range dan akhir dari range.
5 4. Pengaturan sel (Format Cell)
Langkah-langkah dalam mengatur tampilan dan format sel dilakukan dengan cara :
a. Untuk masuk pada menu Format Cells anda dapat melakukan beberapa cara berikut ini : 1) Klik menu Home > Cells > Format > Format Cells
2) kombinasi tombol CTRL + 1.
3) Klik kanan pada sel yang akan di format, lalu pilih “Format Cells”
b. Beberapa hal yang dapat diatur dalam menu format sel adalah sebagai berikut ini:
1) Number. Pada menu ini anda dapat mengatur format angka dari sel. Terdapat beberapa pilihan kategori jenis Number, diantaranya General, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, Text, Special dan Custom.
2) Alignment. Pada menu ini anda dapat mengatur perataan dari sel. Beberapa bagian dari pengaturan alignment terdiri dari Text Alignment, Text control, Right to Left, dan Orientation
3) Font. Menu ini digunakan untuk mengatur karakter huruf dari sel. Beberapa bagian dari pengaturan font terdiri atas Font, Font Style, Size, Underline, Color dan Effects.
4) Border. Border digunakan untuk mengatur bingkai/garisluar dari sel sesuai arah yang diinginkan. Beberapa bagian dari pengaturan Border yaitu Line digunakan untuk mengatur jenis garis, Color digunakan untuk mengatur warna garis, dan presets yang terdiri atas None (tanpa bingkai), Outline (memberi garis luar cell/range), Inside (memberi garis dalam cell/range).
5) Fill. Fill digunakan untuk memberi warna sel. Terdapat 3 buah pengaturan yaitu Background Color untuk memilih warna latar belakang sel, tombol pilihan Fill Effect untuk memberi warna dengan efek tertentu, Pattern Color untuk memilih warna arsiran dari sel, dan Pattern Style untuk memilih jenis arsiran.
6) Protection. Digunakan untuk melindungi isi cell dengan mengunci dan/atau menyembunyikan rumus di dalam sel.
5. Mengatur Lebar Kolom
Berikut ini beberapa cara yang dapat anda lakukan dalam mengatur lebar kolom.
a. Mengatur lebar kolom sesuai data terpanjang
Untuk mengatur lebar kolom sesuai isi data terpanjang yaitu arahkan kursor pada batas paling kanan dari kolom pada kepala kolom yang akan di geser, lalu klik (kiri) dua kali batas kolom tersebut dan secara otomatis lebar kolom akan mengikuti lebar data yang ada di dalam sel tersebut.
b. Mengatur lebar kolom dengan menggeser tepi-tepi kolom
Anda dapat pula mengatur lebar kolom dengan mendrag sisi kanan/kiri dari kolom. Untuk mendrag sisi kolom, arahkan kursor pada sisi kanan kolom pada kepala kolom hingga kursor berubah menjadi panah mengarah kiri dan kanan, kemudian drag sisi kolom tersebut sesuai kebutuhan.
6. Mengatur Tinggi Kolom dan Baris
Berikut ini beberapa cara yang dapat anda lakukan dalam mengatur lebar baris.
a. Mengatur lebar baris sesuai data terpanjang
1) Atur sel dengan agar dapat memanjang ke bawah/ ke baris berikutnya yang ada di bawah dengan menggunakan menu “Wrap Text” pada kelompok menu “Alignment”
di menu bar “Home”.
2) Untuk mengatur lebar baris sesuai isi data terpanjang yaitu arahkan kursor pada batas paling atas atau bawah dari baris pada kepala baris yang akan di geser, lalu klik (kiri)
6
dua kali batas baris tersebut dan secara otomatis lebar baris akan mengikuti lebar data yang ada di dalam sel tersebut.
b. Mengatur lebar kolom dengan menggeser tepi-tepi baris
Anda dapat pula mengatur lebar baris dengan mendrag sisi atas/bawah dari baris. Untuk mendrag sisi baris, arahkan kursor pada kepala baris hingga kursor berubah menjadi panah mengarah atas dan bawah, kemudian drag sisi kolom tersebut sesuai kebutuhan.
7. Menambah Garis Pembatas dan Bingkai
Langkah-langkah dalam menambahkan garis pembatas dan bingkai adalah sebagai berikut.
a. Sorotlah sel/range sebagai tempat yang akan diberi bingkai.
b. Klik menu Home > Cells > Format > Klik panah ke bawah pada menu border dan pilih model Border yang sesuai
8. Menghapus Sel, Baris, atau Kolom
Langkah-langkah dalam menghapus sel, baris, atau kolom adalah sebagai berikut a. Klik sel, baris, atau kolom yang akan di delete sehingga terblok
b. Klik menu Home > kelompok menu Cell > Pilih sub menu Delete > pilih menu delete sesuai dengan objek yang akan di delete apakah sel, baris atau kolom. Berikut ini beberapa penjelasan terkait sub menu Delete yang tersedia.
1) Delete Rows. Untuk menghapus seluruh baris pada sel/range yang disorot/diblok 2) Delete Columns. Untuk menghapus seluruh kolom pada sel/range yang disorot/diblok 3) Delete cells & Shift Left. Untuk menghapus isi sel/range yang disorot dan
menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.
4) Delete cells & Shift Up. Untuk menghapus isi sel/range yang kita sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah bawahnya.
5) Delete Sheet. Untuk menghapus sheet yang dipilih.
