1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai formulir, catatan dan laporan yang telah disusun dan menghasilkan suatu informasi keuangan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Tujuan dari sistem informasi akuntansi (SIA) adalah untuk memproses data keuangan dan akuntansi serta menghasilkan laporan keuangan yang dapat digunakan oleh manajer atau pihak lain yang berkepentingan untuk membuat keputusan bisnis.
3. Berikut ini adalah contoh jenis file dalam komputer berdasarkan format filenya:
1. File System
Beberapa ekstensi dalam file sistem diantaranya adalah sys, com, bak, bat, tmp, dan exe. File sistem ini berfungsi untuk menjalankan program di dalam komputer sesuai dengan peruntukkannya, dan juga menjalankan berbagai aplikasi yang diinstal ke dalam komputer.
2. File Video
Beberapa ekstensi pada file video adalah mpg, wmv, mp4, 3gp, avi, flv, KV. Masing-masing ekstensi ini menunjukkan bahwa masing-masing video memiliki jenis pemutar yang berbeda.
Tidak semua jenis video dapat diputar dengan software yang biasanya terinstal di dalam komputer. Ada beberapa jenis video yang hanya bisa diputar dengan software tertentu.
3. File Dokumen
Beberapa ekstensi pada file dokumen diantaranya adalah doc, odt, doc, xls, ods, pdf, ppt, txt.
Masing-masing ekstensi tersebut menunjukkan jenis file dokumennya, dan hanya bisa dibuka jika di dalam komputer terinstal software atau aplikasi yang sesuai.
4. File Gambar
Beberapa ekstensi file gambar diantaranya adalah jpg, jpeg, png, gif, tif, dan lain-lain. Pada umumnya gambar yang dihasilkan oleh kamera digital ataupun kamera manual akan berekstensi jpg atau jpeg.
Gambar berekstensi tif, png, dan lainnya biasanya hasil penyimpanan dari software tertentu, misalnya Photoshop, CorelDraw, AutoCad, dan lain-lain.
5. File Suara
Beberapa ekstensi file suara diantaranya adalah wav, mp3, midi, dan rm. Sama halnya dengan file komputer lainnya, tidak semua file suara dapat dibukan dengan satu aplikasi.
Perbedaan Sistem Batch dan Sistem Real Time
4. Setelah membahas kedua pengertian sistem ini maka berikutnya kita akan membahas apa perbedaan dari kedua sistem ini, perbedaan ini didasari dari output atau efek yang kita rasakan antara lain ;
1. Time Lag
Pada sistem batch, berbagai data dari sebuah aktifitas/transaksi akan dikelompokan terlebih dahulu dalam file transaksi sebelum data tersebut masuk kedalam sistem utama untuk diproses. Akibatnya jelas, ada jeda waktu antara titik/saat terjadinya transaksi dgn titik/saat penginputan transaksi tersebut ke dalam record yang terkait. Lama tidaknya jeda waktu ini juga tergantung dari frekuensi pemrosesan batch, bisa selesai dalam hitungan menit, bahkan mingguan.
Sementara pada sistem real time, hampir tidak ada jeda waktu. Data dari sebuah transaksi akan diproses seketika pada saat transaksi itu muncul, sehingga record akan selalu dimutakhirkan secara otomatis atau up to date.
2. Sumber daya
Pada batch system, memiliki kebutuhan sumberdaya yang relatif lebih sedikit dibanding dengan sistem real time. Misalnya saat pengembangan sistem,aktivitas pemrograman ini relatif lebih sederhana dan hanya memakan waktu lebih singkat dibanding aktivitas pemrograman pada sistem real time yang memiliki alur lebih rumit.
Kerumitan pada sistem real time bisa terjadi karena sistem ini terhubung langsung dengan user, sehingga mau tidak mau tampilan harus dimengerti oleh kita selaku user (user friendly) seperti, menggunakan menu pou-up, fasilitas panduan penggunaan online, tab bantuan ,dan sebagainya.
Sehingga dari sisi infrastruktur, sistem ini membutuhkan komputer dgn kemampuan processing yang tinggi
Hal ini akan berefek pada dana yang harus dipersiapkan oleh perusahaan yang menerapkannya, dana ini akan diinvestasikan untuk membeli komputer dengan kapasitas kerja yang tinggi yang memiiki harga tidak murah. Sementara sistem batch, bisa menggunakan low spech komputer karena hanya digunakan saat program dijalankan (tidak selalu stand by).
3. Faktor Efisiensi dan Efektifitas
Jika kita lihat dari segi efisiensi, maka sistem batch lebih diunggul. Alasannya sstem ini bisa memproses data dalam jumlah yg cukup besar dalam satu kali processing. Sehingga biaya tiap processing akan lebih ekonomis.
Tapi dari segi efektifitas, sistem real time jadi pilihannya. Ini dikarenakan transaksi pada sistem real time akan segera diolah dengan cepat dan seketika, juga recordnya bersifat up to date. Sehingga kita juga harus mempertimbangkan karakter model pemrosesan data sesuai dengan kebutuhan user.
Misalnya, jika kondisi pada pemrosesan ini tidak memiliki efek buruk terhadap jeda waktu serta ingin meningkatkan faktor ekonomis maka pilihannya ada pada sistem batch.
Tapi jika kondisinya urgent, atau informasi harus diolah dengan segera dan jika ada delay maka akan berefek buruk maka pilihan ada pada sistem real time.
5. Tiga unsur tersebut adalah unit operasional (manajemen) yang menerapkan pengendalian intern sepanjang waktu, Unit Kepatuhan Internal (UKI) yang bertugas membantu manajemen pada setiap level organisasi, dan Inspektorat Jenderal (internal audit) yang memberikan asuransi dan konsultasi penerapan pengendalian intern. Pengendalian internal dilakukan untuk meminimalkan risiko-risiko kesalahan yang mungkin terjadi pada setiap pelaksanaan tugas dan fungsi, sehingga hasil dari pengendalian internal yang efektif adalah kualitas kinerja yang lebih baik.
6. Kerangka Pengendalian Internal SAS 78/COSO
Kerangka SAS 78/COSO terdiri dari lima komponen: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, pemantauan, dan kegiatan pengendalian.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk empat komponen pengendalian lainnya.
Lingkungan pengendalian menetapkan nada untuk organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian manajemen dan karyawan. Elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah:
Integritas dan nilai etika manajemen.
Struktur organisasi.
Partisipasi dewan organisasi direksi dan komite audit, ifone ada.
Filsafat dan gaya operasi manajemen.
Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang.
Metode manajemen untuk menilai kinerja.
Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan oleh badan pengatur.
Kebijakan dan praktek organisasi untuk mengelola sumber daya manusianya.
SAS 78 mengharuskan auditor memperoleh pengetahuan yang cukup untuk menilai sikap dan kesadaran manajemen organisasi, dewan direksi, dan pemilik mengenai pengendalian internal.
Penilaian Risiko
Organisasi harus melakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait dengan pelaporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah dari keadaan seperti:
Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksakan tekanan persaingan baru atau berubah pada perusahaan.
Personil baru yang memiliki pemahaman yang berbeda atau tidak memadai pengendalian internal.
Sistem informasi baru atau direkayasa ulang yang mempengaruhi proses transaksi.
Pertumbuhan yang signifikan dan cepat yang strain pengendalian internal yang ada.
Penerapan teknologi baru ke dalam proses produksi atau sistem informasi yang pemrosesan transaksi dampak.
Pengenalan lini produk baru atau kegiatan dengan mana organisasi memiliki sedikit pengalaman.
Restrukturisasi organisasi mengakibatkan pengurangan dan / atau realokasi tenaga sehingga operasi bisnis dan proses transaksi yang terpengaruh.
Memasuki pasar luar negeri yang dapat mempengaruhi operasi (yaitu, risiko yang terkait dengan transaksi mata uang asing).
Adopsi prinsip akuntansi baru yang berdampak pada penyusunan laporan keuangan.
SAS 78 mengharuskan auditor memperoleh pengetahuan yang cukup tentang prosedur penilaian risiko organisasi untuk memahami bagaimana manajemen mengidentifikasi,
memprioritaskan, dan mengelola risiko yang terkait dengan pelaporan keuangan.
Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi akuntansi (SIA) terdiri dari catatan dan metode yang digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi, dan mencatat transaksi organisasi dan untuk memperhitungkan aset dan kewajiban terkait. Kualitas informasi SIA menghasilkan
kemampuan dampak manajemen untuk mengambil tindakan dan membuat keputusan sehubungan dengan operasi organisasi dan untuk mempersiapkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Sistem informasi akuntansi yang efektif akan:
Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang valid.
Memberikan informasi yang tepat waktu tentang transaksi secara cukup rinci untuk memungkinkan klasifikasi yang tepat dan pelaporan keuangan.
Akurat mengukur nilai keuangan transaksi sehingga efek mereka dapat dicatat dalam laporan keuangan.
Akurat mencatat transaksi pada periode waktu di mana mereka terjadi.
SAS 78 mengharuskan auditor memperoleh pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi organisasi untuk memahami:
Kelas transaksi yang material terhadap laporan keuangan dan bagaimana transaksi tersebut dimulai.
Catatan akuntansi dan rekening yang digunakan dalam pengolahan transaksi material.
Langkah-langkah pengolahan transaksi yang terlibat dari inisiasi transaksi untuk dimasukkan dalam laporan keuangan.
Proses pelaporan keuangan yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan, pengungkapan, dan estimasi akuntansi.
Pemantauan
Manajemen harus menentukan bahwa pengendalian internal berfungsi sebagaimana
dimaksud. Pemantauan adalah proses dimana kualitas desain pengendalian internal dan operasi dapat dinilai. Hal ini dapat dicapai dengan prosedur yang terpisah atau dengan kegiatan yang sedang berlangsung.
Auditor internal organisasi dapat memantau aktivitas entitas dalam prosedur yang terpisah.
Mereka mengumpulkan bukti dari kecukupan pengendalian dengan menguji pengendalian dan kemudian berkomunikasi kekuatan pengendalian dan kelemahan manajemen. Sebagai bagian dari proses ini, auditor internal membuat rekomendasi spesifik untuk perbaikan pengendalian.
Pemantauan dapat dicapai dengan mengintegrasikan modul komputer khusus ke dalam sistem informasi data tombol ambil dan / atau tes izin pengendalian yang akan dilakukan sebagai bagian dari operasi rutin. Modul tertanam sehingga memungkinkan manajemen dan auditor untuk
mempertahankan pengawasan konstan selama fungsi pengendalian internal.
Teknik lain untuk mencapai pemantauan adalah bijaksana penggunaan laporan manajemen.
Laporan tepat waktu memungkinkan manajer dalam bidang fungsional seperti penjualan, pembelian, produksi, dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka. Dengan meringkas kegiatan, menyoroti tren, dan mengidentifikasi pengecualian dari kinerja normal, laporan manajemen yang dirancang dengan baik memberikan bukti fungsi pengendalian internal atau kerusakan.
Kegiatan Pengendalian
Kegiatan pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat diambil untuk menangani risiko yang teridentifikasi organisasi. Kegiatan pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori yang berbeda: pengendalian IT dan pengendalian fisik.
Pengendalian IT
Pengendalian IT berhubungan secara khusus untuk lingkungan komputer. Mereka jatuh ke dalam dua kelompok besar: pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum berkaitan dengan entitas-lebar seperti pengendalian atas pusat data, database organisasi, pengembangan sistem, dan pemeliharaan Program. Pengendalian aplikasi memastikan integritas sistem tertentu seperti pemrosesan order penjualan, hutang, dan aplikasi penggajian.
Pengendalian Fiaik
Pengendalian kelas ini terutama berkaitan dengan aktivitas manusia yang digunakan dalam sistem akuntansi. Kegiatan ini mungkin murni manual, seperti hak asuh fisik aset, atau mereka mungkin melibatkan penggunaan fisik komputer untuk merekam transaksi atau rekening pembaruan. Pengendalian fisik tidak berhubungan dengan logika komputer yang benar-benar melakukan tugas-tugas akuntansi. Sebaliknya, mereka berhubungan dengan aktivitas manusia yang memicu dan memanfaatkan hasil tugas-tugas. Dengan kata lain, pengendalian fisik fokus pada orang, tetapi tidak terbatas pada suatu lingkungan di mana Juru ketik rekening kertas pembaruan dengan pena dan tinta. Hampir semua sistem, terlepas dari kecanggihan mereka, menggunakan aktivitas manusia yang perlu dikontrol.
7.
8.
Keunggulan dari real time processing ini adalah membuat proses
lebih cepat. Selain itu, data yang diinginkan pun akan muncul
secara langsung. Jadi, pengguna tak perlu harus menunggu lama
lagi. Tentu hal tersebut sangat bermanfaat. Misalnya, di sebuah
perusahaan, divisi penjualan bisa menentukan berapa jumlah
barang yang tersedia di gudang secara langsung dan melihat
apakah stok yang ada cukup aman atau belum.
9.
