BISMILLAH SIA CEK DULU (1)

(1)

LAPORAN AKHIR

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“PERSEDIAAN/GUDANG”

Oleh:

Nabila Kazzayara Putri Azaka 202310170311024

Sheren Gisca Failla 202310170311044

Mawarda 202310170311111

Anatasya Bunga Kejora 202310170311126

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG

2023/2024

(2)

1. Profil perusahaan

HS UD Bersama merupakan perusahaan industri yang bergerak di bidang produksi dan penjualan makanan ringan. Makanan ringan yang di produksi berupa cemilan tradisional berkualitas terbaik, yaitu kuping gajah. Perusahaan ini didirikan oleh Sulaiman pada tahun 2012. Perusahaan ini di produksi di Jalan Raya Codo RT 01 RW 01 Kecamatan Wajak, Kabupaten Malang. Dengan menggunakan resep turun-temurun dan bahan-bahan pilihan, HS UD Bersama menghadirkan produk yang memiliki cita rasa otentik namun dengan tampilan yang lebih modern. HS UD Bersama telah berkembang pesat menjadi perusahaan makanan ringan yang dipercaya oleh berbagai industri. Sejak awal berdiri, perusahaan berfokus pada pengembangan produk kuping gajah yang berkualitas tinggi.

Upaya ini berhasil menarik minat konsumen untuk menjadi pemain utama di industri makanan ini.

Perusahaan ini memprioritaskan warga sekitar dalam proses rekrut karyawan guna meningkatkan taraf hidup dan perekonomian daerah. Sehingga, HS UD Bersama tidak hanya mendapatkan tenaga kerja yang kompeten tetapi juga membangun hubungan yang erat dengan lingkungan sekitar perusahaan tersebut beroperasi. Total karyawan HS UD Bersama berjumlah 70 karyawan, sehingga berhasil memproduksi 300 kemasan per hari. Proses produksi berlangsung selama 6 hari dalam seminggu dengan rentan waktu 11 jam per hari. Namun, kondisi pasar dapat mempengaruhi jam kerja, sehingga adanya tambahan jam kerja. HS UD Bersama menyediakan berbagai fasilitas untuk karyawan seperti mushola dan tempat beristirahat.

Keunikan rasa dan kualitas camilan kuping gajah yang sulit ditemukan di tempat lain telah menarik konsumen dari berbagai daerah mencakup wilayah Malang Raya, Kota Batu, Bangil, Trenggalek, Ponorogo, Madura, Solo, Cirebon, Bali, Mataram hingga Kalimantan. Permintaan yang semakin meningkat, bahkan hingga keluar pulau menunjukkan bahwa produk kuping gajah memiliki daya tarik yang universal dan mampu bersaing di pasar yang lebih kompetitif.

Persediaan merupakan salah satu sebutan yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki atau stok barang yang telah di simpan di gudang yang bertujuan dijual pada waktu yang akan datang. Setiap barang yang datang dari bagian produksi akan di hitung oleh fungsi penghitung dan akan di cek kembali ketelitian perhitungan tersebut oleh fungsi pengecek untuk memastikan stok produk yang ada di gudang. HS UD Bersama selalu mencatat dan memantau pasokan persediaan barang pada gudangnya setiap sore hari dan rekap laporan akan dilaporkan ke owner setiap dua minggu.

Perhitungan fisik persediaan merupakan kegiatan penting dalam akuntansi yang memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan mencerminkan kondisi nyata dari stok persediaan yang dimiliki. Dengan melakukan penghitungan yang teliti dan pencatatan yang akurat, perusahaan dapat mengelola persediaan dengan lebih efektif dan efisien.

2. Deskripsi kegiatan pokok

Persediaan adalah bagian utama dalam neraca dan sering kali merupakan perkiraan yang nilainya cukup besar dan memberikan modal kerja yang besar. Tanpa adanya persediaan, perusahaan akan menghadapi suatu risiko di mana pada suatu saat tidak dapat memenuhi keinginan para konsumen. Perhitungan fisik persediaan merupakan proses menghitung persediaan barang secara fisik yang di simpan di gudang atau tempat penyimpanan lainnya. Perhitungan ini dilakukan dengan menjumlahkan, menimbang, dan mengukur persediaan yang ada.

Pada perhitungan fisik persediaan, terdapat dua metode pencatatan, yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode periodik (periodic inventory method). Dalam perusahaan HS UD Bersama, metode pencatatan yang digunakan adalah metode periodik. Metode periodik merupakan sistem pencatatan yang digunakan dalam akuntansi. Metode ini melibatkan perhitungan fisik persediaan secara berkala, pada akhir periode akuntansi.

Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung jumlah persediaan yang disimpan di gudang. Hasil dari perhitungan ini akan digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari bagian pengecekan terkait pelaksanaan fungsi penyimpanan.

(3)

Selain itu, hasil tersebut juga berfungsi untuk meminta pertanggungjawaban dari bagian perhitungan dan pengecekan mengenai keandalan catatan persediaan yang mereka kelola, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan tersebut.

3. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:

1. Penghitung, sebagai penghitung persediaan barang di gudang.

2. Pengecek, penghitung yang memastikan kembali ketelitian dari penghitungan sebelumnya.

4. Informasi yang diperlukan

Informasi yang diperlukan dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah:

1. Nilai persediaan barang di gudang.

5. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah:

1. Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary sheet), Dokumen ini digunakan untuk meringkas data persediaan gudang selama dua minggu. Data yang diperlukan dalam daftar hasil perhitungan fisik mencakup nama persediaan, kuantitas, dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga jual per unit yang dikalikan dengan kuantitas persediaan barang di gudang. Setelah proses perhitungan fisik selesai, daftar tersebut diserahkan kepada pemilik. Selanjutnya, daftar ini digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari bagian pengecekan mengenai keandalan penyelenggaraan catatan akuntansi persediaan.

6. Catatan yang digunakan

Catatan yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah:

1. Catatan perhitungan fisik persediaan, catatan ini digunakan oleh fungsi perhitungan dan fungsi pengecekan untuk menghitung dan mencatat persediaan di gudang. Data yang diperlukan dalam perhitungan fisik persediaan mencakup ukuran kuping gajah, warna kuping gajah, merek, dan total persediaan kuping gajah di gudang. Catatan ini diisi dengan jumlah persediaan barang berdasarkan spesifikasinya. Setelah proses pencatatan selesai, dilakukan perbandingan antara catatan fungsi perhitungan dan fungsi pengecekan. Jika hasilnya sesuai, maka fungsi pengecekan akan menyimpan catatan tersebut.

Daftar Hasil Perhitungan Fisik

(4)

2. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Prosedur Perhitungan Fisik

Dalam prosedur ini setiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh bagian penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam catatan perhitungan fisik.

Prosedur Kompilasi

Dalam prosedur ini bagian pengecekan melakukan perbandingan data hasil perhitungan yang dilakukan oleh bagian penghitungan dan bagian pengecekan itu sendiri. Setelah itu, bagian pengecekan mengarsipkan kedua catatan perhitungan fisik tersebut secara permanen.

Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan

Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok persatuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengkalikan dengan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. Pada HS UD Bersama, tidak ada penentuan harga pokok persediaan tetapi terdapat harga jual, di mana total persediaan untuk setiap jenis kuping gajah dihitung dengan mengalikan jumlah persediaan dengan harga satuan masing-masing.

Prosedur Penyesuaian

Prosedur penyesuaian yang dilakukan di HS UD Bersama tidak dilakukan oleh fungsi yang berbeda, melainkan dilakukan oleh Fungsi Pengecekan. Sehingga dalam proses ini menghasilkan data yang sama dengan proses kompilasi (perbandingan) hasil perhitungan fisik persediaan gudang.

Hanya ada harga jual.

3. Unsur sistem pengendalian internal Organisasi

Pengendalian fungsi internal secara organisasi dari HS UD Bersama ini terdiri dari dua fungsi terpenuhi, yaitu fungsi penghitung sebagai penghitung persediaan barang digudang, lalu fungsi pengecek sebagai penghitung yang memastikan kembali ketelitian dari perhitungan sebelumnya.

Sistem Otorisasi

Otorisasi pada catatan hasil perhitungan fisik persediaan tidak ada. Sehingga untuk hasil perhitungan fisik hanya dicatat dan disesuaikan, lalu disimpan.

Daftar hasil perhitungan fisik persediaan 2 minggu tidak di otorisasi oleh owner, setelah owner menerima daftar hasil perhitungan fisik dari bagian pengecekan, lalu owner mengarsipkan permanen.

Catatan Perhitungan Fisik fungsi perhitungan Catatan Perhitungan Fisik fungsi pengecekan

(5)

Prosedur Pencatatan

1. Catatan hasil perhitungan fisik persediaan didasarkan atas perbandingan antara catatan perhitungan fisik bagian perhitungan dan bagian pengecekan. Apabila dalam proses perbandingan ditemukan adanya kesalahan pencatatan, maka fungsi pengecekan akan melakukan penyesuaian dan penghitungan ulang.

2. Harga satuan yang dicantumkan berasal dari catatan persediaan yang bersangkutan. Pihak yang bersangkutan merupakan bagian pengecekan.

3. Tidak ada catatan yang mencantumkan harga pokok total, perusahaan hanya mencantumkan harga jual unit yang dikonversi ke rupiah. Penyesuaian yang dilakukan berdasarkan hasil perbandingan catatan perhitungan fisik bagian perhitungan dan bagian pengecekan.

Praktik yang sehat

1. Perhitungan fisik setiap jenis persediaan HS UD Bersama dilakukan dua kali secara manual dengan sistem pencatatan di buku, tidak ada nomor urut tercetak. Selain itu, yang bertanggungjawab atas catatan perhitungan fisik adalah fungsi pengecek.

2. Pencatatan pertama kali dihitung dan dicatat oleh fungsi penghitung dan kedua oleh fungsi pengecek untuk memastikan dan menjamin ketelitian dari perhitungan sebelumnya.

Pencatatan perhitungan fisik persediaan dua minggu hanya dilakukan oleh fungsi pengecekan.

3. Tidak adanya daftar hasil perhitungan fisik setelah perbandingan pada perusahaan ini sehingga pencatatan yang dilakukan hanya berdasar pada catatan perhitungan fisik satu dan dua yang langsung disimpan.

4. Penyesuaian perhitungan fisik setelah perbandingan catatan dilakukan oleh fungsi pengecek.

5. Metode perhitungan yang dilakukan masih manual, dengan sistem pencatatan di buku.

4. Bagan alir dokumen

Flowchart Sistem Persediaan

(6)

Bag. Penghitungan Bag. Pengecekan Flowchart Perhitungan Fisik Persediaan (Produk Jadi)

Mulai

Memeriksa produk sesuai

kriteria

Menerima dari Bag.

Produksi

Sesuai?

Tidak Ya

Perhitungan Fisik

Melakukan perhitungan

fisik kedua

1

Membandingkan Kedua catatan

Sesuai?

Tidak Penyerahan

barang ke Bag.

Produksi

Catatan hasil perhitungan Bag.

Perhitungan

Pengecekan

Perhitungan

1

Perhitungan

Pengecekan

Selesai

Melakukan Perhitungan kembali dan Penyesuaian pada Catatan

Perhitungan kedua dilakukan setelah penyerahan barang

Owner Flowchart Perhitungan Fisik Persediaan (2 minggu) Bag. Pengecekan

Menghitung dan Menilai Persediaan

Gudang

Mulai

DHPF

T Selesai

Data Flow Diagram

(7)

Data Flow Diagram Perhitungan Fisik Persediaan (Barang Jadi)

Bagian

Pengecakan Bag. Perhitungan

menghitung produk sesuai kriteria

1.0 Catatan Bag. Perhitungan D1

ID Produk Jumlah Produk

Bag. Pengecekan Melakukan Penghitungan

fisik kedua 1.1

Verifikasi Kesesuaian Kedua Hitungan

1.2 Menyimpan Catatan

1.3

Catatan Bag. Pengecekan D2

Catatan Bag. Perhitungan D1

Keterangan :

DHPF : Daftar Hasil Perhitungan Fisik

Data Flow Diagram Perhitungan Fisik Persediaan (2 Minggu)

Bag. Pengecekan melakukan perhitungan dan penilaian persediaan

gudang 1.0

Owner

D1 DHPF

Mengirim DHPF Ke Owner

1.2 ID Produk

Jumlah Produk

(8)

Evaluasi : Organisasi

Adapun fungsi pemegang kartu perhitungan fisik tidak dilakukan oleh orang yang berbeda dari fungsi penghitung dan fungsi pengecek, melainkan fungsi ini dilakukan oleh fungsi pengecek.

Dalam otorisasi pada catatan hasil perhitungan fisik tidak dilakukan, setelah membandingkan kedua catatan tersebut langsung disimpan tanpa adanya otorisasi dari bagian yang bersangkutan.

Dalam otorisasi pencatatan daftar hasil perhitungan fisik tidak dilakukan, setelah bagian pengecekan melakukan perhitungan dan penilaian persediaan gudang dan membuat dokumen daftar hasil perhitungan fisik, mereka langsung mengirimkannya ke owner dan owner langsung mengarsipkan permanen tanpa otorisasi.

1. Tidak adanya kartu perhitungan fisik persediaan yang tercetak. Perbandingan dilakukan oleh fungsi pengecekan yang berdasarkan catatan perhitungan fisik satu dan dua yang manual.

2. Dalam daftar hasil perhitungan fisik hanya mencantumkan harga jual unit yang dikonversi ke rupiah.

Praktik yang Sehat

1. Pada perusahaan ini, hasil perhitungan fisik dihitung secara manual dengan metode mencatat dan disimpan di dalam buku.

2. Perusahaan dikatakan tidak sehat karena fungsi yang melakukan perhitungan persediaan gudang setiap dua minggu hanya dilakukan oleh satu fungsi saja.

3. Tidak adanya catatan penyesuaian yang dihasilkan setelah perbandingan catatan yang dilakukan oleh fungsi pengecek.

Rekomendasi:

Organisasi

Pada fungsi organisasi sebaiknya memisahkan fungsi pengecekan dan fungsi pemegang kartu perhitungan fisik dengan menambah sumber daya manusia. Dengan pemisahan ini, masing-masing fungsi dapat lebih fokus pada tugasnya.

Perusahaan sebaiknya mengadakan otorisasi untuk hasil catatan perhitungan fisik dan daftar hasil perhitungan fisik persediaan untuk meminimaslisir kesalahan data yang dihasilkan, serta diakui resmi untuk dipertanggung jawabkan.

Pada fungsi prosedur pencatatan sebaiknya menambahkan kartu perhitungan fisik yang tercetak untuk mempermudah fungsi perhitungan dan pengecekan dalam melakukan pencatatan perhitungan fisik. Selain itu, agar tidak terjadi kesalahan pencatatan.

Praktik yang sehat

1. Sebaiknya perusahaan menambahkan kartu perhitungan fisik yang tercetak dan mencantumkan nomor unit untuk memastikan akurasi data yang telah diperhitungkan dan tidak ada yang terlewatkan. Serta untuk mendukung pengambilan keputusan yang baik.

Selain itu, penambahan fungsi pemegang kartu perhitungan fisik diperlukan sebagai penanggung jawab untuk menghindari tidak dicatatnya hasil perhitungan fisik persediaan.

(9)

2. Sebaiknya perhitungan persediaan setiap dua minggu tetap dilakukan oleh dua fungsi yang berbeda, bukan hanya fungsi pengecek saja.

3. Sebaiknya yang melakukan perbandingan atas hasil catatan perhitungan persediaan adalah fungsi yang tidak terlibat dalam perhitungan persediaan itu sendiri dan harus menghasilkan hasil akhir penyesuaian.