Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi (User Manual Book) Sistem MyAPJII
Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia
2022
Daftar Isi
Landing Page Portal APJII ………... 1
Dashboard Keanggotaan pada MyAPJII ……….……… 6
1. Pendaftaran Keanggotaan APJII ……….……… 7
2. Request IP Baru ………..……… 11
3. Perubahan Status Keanggotaan ………..……… 17
4. Penambahan Informasi Kantor Cabang Perusahaan ……… 22
5. Login Multi Akun Perusahaan ……….. 24
1
Landing Page Portal APJII
(
https://apjii.or.id/)
(foto terlampir adalah tampilan dengan menggunakan data dummy)
2
Terdapat 8 Menu pada Halaman Utama (Landing Page) Portal MyAPJII terbaru. Diantaranya Menu Tentang, Anggota APJII, Layanan, Event, Media, Insight, Hubungi, FAQ.
Pada bagian teratas tampilan web APJII yang baru, akan menampilkan update dari event APJII yang akan dimulai dalam waktu dekat.
Terdapat juga total dari seluruh Anggota APJII berdasarkan tipe keanggotaannya.
Pada bagian Lokasi Kantor Wilayah APJII menampilkan data alamat Kantor APJII Pusat & APJII Wilayah sebanyak persebaran APJII Wilayah yang sudah ada.
1. Menu ‘Tentang’
Menu yang berisi informasi umum seputar apa itu APJII dan struktur organisasi dari APJII.
Terdapat 7 sub-menu yang berisikan informasi lengkap terkait: Sekretariat APJII, APJII Wilayah, Dewan Pengawas, Dewan Pengurus, Badan Pelaksana Harian, Latar Belakang, dan Program Kerja APJII.
2. Menu ‘Anggota APJII’
Menu yang berisi informasi seputar Anggota APJII. Terdapat 5 sub-menu, 3 diantaranya
menampilkan informasi lengkap dari list Anggota APJII berdasarkan tipe keanggotaannya. Menu
3 Info Grafis Wilayah berisi persebaran anggota APJII berdasarkan wilayahnya. Menu Daftar Anggota Baru merupakan menu yang akan mengarahkan ke form registrasi keanggotaan APJII untuk User yang ingin mendaftarkan perusahaannya menjadi Anggota APJII.
3. Menu ‘Layanan’
Menu yang berisi informasi terkait layanan yang ada di APJII. Menu ini terdiri dari 5 sub-menu.
4. Menu ‘Event’
Menu yang berisi informasi seputar kegiatan / acara yang akan diselenggarakan oleh APJII maupun kegiatan / acara yang sudah terlaksana. Menu ini terdiri dari 2 sub-menu.
5. Menu ‘Media’
4 Menu yang berisi informasi terkait liputan media dari kegiatan / acara yang berhubungan
dengan APJII. Menu ini terdiri dari 3-sub menu. Menu Album akan mengarahkan ke galeri yang berisi dokumentasi kegiatan / acara APJII yang sudah diselenggarakan. Menu Bulletin
menampilkan list dari Bulletin APJII yang dapat di download oleh Anggota APJII & masyarakat umum. Menu Berita menampilkan kumpulan dari berita terkait APJII yang sudah diliput oleh berbagai media terkait.
6. Menu ‘Insight’
Menu yang berisi kumpulan informasi terkait Standar dan Ketentuan APJII, Regulasi APJII, Hasil Survei & Hasil OPM APJII yang dapat diakses oleh Anggota APJII maupun masyarakat umum.
5 7. Menu ‘Hubungi’
Merupakan fitur yang disediakan oleh APJII untuk masyarakat umum yang ingin bertanya mengenai informasi seputar APJII. Menu ini akan menampilkan form untuk mengisi data diri beserta pesan yang ingin ditanyakan, yang kemudian akan diterima oleh helpdesk APJII untuk menjawab pesan tersebut.
8. Menu ‘FAQ’
6 Menu yang menampilkan kumpulan dari FAQ (Frequently Ask Questions), yaitu pertanyaan umum yang sering ditanyakan oleh masyarakat terkait informasi mengenai APJII.
Dashboard Keanggotaan pada MyAPJII
7
1. Pendaftaran Keanggotaan APJII
1.1. Klik ‘Register’ pada halaman Login.
8 1.2. Isi semua data perusahaan yang harus diisi. Terdiri dari 3 bagian, yaitu: Data Perusahaan, Data
Pejabat, dan Data Legalitas Perusahaan.
1.3. Klik button ‘Submit Data’ jika semua data yang diperlukan sudah selesai diisi.
1.4. Jika berhasil akan muncul pop up notifikasi berhasil seperti gambar diatas.
9 1.5. Harap cek email utama perusahaan yang telah didaftarkan. Notifikasi terkait status pendaftaran
keanggotaan APJII akan dikirim melalui email seperti pada gambar diatas.
1.6. Proses verifikasi keanggotaan dilakukan selambat-lambatnya selama 3 hari kerja dari sejak submit data pendaftaran. Email notifikasi terkait status pendaftaran akan dikirimkan kembali melalui email
utama perusahaan yang didaftarkan saat sudah dilakukan verifikasi oleh bagian sekretariat APJII.
1.7. Gambar diatas merupakan contoh email notifikasi ketika pendaftaran belum berhasil (reject). Calon anggota dapat memperbaiki kesalahan data dengan mengisi kembali form yang harus diperbaiki melalui
link pendaftaran yang terlampir.
10 1.8. Gambar diatas merupakan contoh email notifikasi ketika pendaftaran berhasil (approved). Akan
terlampir juga akses Username & Password untuk login ke dashboard MyAPJII.
1.9. Selain email notifikasi terkait status pendaftaran, akan dikirimkan juga email berisi proforma invoice biaya registrasi yang harus dibayarkan.
11 1.10. Selama pembayaran belum dilakukan dan belum dikonfirmasi oleh pihak finance, maka dashboard
keanggotaan belum akan bisa diakses sampai status pembayaran dinyatakan lunas (paid).
2. Request IP Baru
2.1. Sebelum login, pastikan invoice pembayaran biaya registrasi keanggotaan sudah dibayarkan dan dikonfirmasi pembayaran oleh pihak finance APJII. Login menggunakan akses login (Username &
Password) yang telah dikirimkan pada email notifikasi pendaftaran.
12 2.2. Ketika sudah berhasil login, maka akan tampil halaman seperti gambar diatas. Klik pada logo
MyAPJII untuk masuk ke dashboard keanggotaan.
2.3. Sistem akan menampilkan form request IP baru secara otomatis jika belum pernah melakukan request IP. Isi semua field yang harus diisi menggunakan data yang valid sesuai dengan format template
yang tertera pada lampiran. Klik button ‘Langganan’ untuk submit data yang telah diisi.
13 2.4. Proses verifikasi request IP dilakukan maksimal selama 7 hari kerja oleh pihak hostmaster. Email
notifikasi terkait status request IP akan dikirimkan ke email utama perusahaan yang didaftarkan.
2.5. Gambar diatas merupakan contoh email notifikasi ketika request IP belum berhasil (reject). Anggota dapat memperbaiki kesalahan data dengan mengisi kembali form yang harus diperbaiki melalui login
kembali ke dashboard MyAPJII.
14 2.6. Jika request IP telah disetujui oleh pihak hostmaster, Anggota akan menerima email berisi proforma
invoice terkait pembayaran IP yang harus dibayarkan.
2.7. Pada dashboard keanggotaan MyAPJII juga akan terlihat notifikasi terkait pending invoice yang belum dibayar.
2.8. Jika sudah melakukan pembayaran, harap lakukan konfirmasi pembayaran ke pihak finance APJII agar request IP dapat segera diproses oleh hostmaster.
15 2.9. Jika pembayaran sudah dikonfirmasi oleh pihak finance, akan terkirim notifikasi terkait status
pembayaran ke email utama perusahaan.
2.10. Proses alokasi IP akan dilakukan oleh tim hostmaster paling lama 3 hari kerja setelah konfirmasi pembayaran oleh pihak finance.
16 2.11. Jika proses alokasi IP sudah selesai dilakukan, maka akan terkirim email notifikasi terkait IP baru ke
email utama perusahaan seperti gambar diatas.
2.12. Informasi terkait IP & ASN juga dapat dilihat pada dashboard keanggotaan MyAPJII dibagian bawah halaman menu ‘Dashboard’.
17
3. Perubahan Status Keanggotaan
Perubahan status keanggotaan hanya bisa dilakukan oleh perusahaan yang berstatus sebagai Anggota Corporate – IDNIC menjadi Anggota Penyelenggara APJII. Berikut langkah-langkah untuk melakukan perubahan status keanggotaan secara mandiri melalui dashboard
keanggotaan MyAPJII :
3.1. Login kedalam dashboard keanggotaan MyAPJII menggunakan akses login perusahaan yang sudah terdaftar. Buka menu ‘Ubah Status Keanggotaan’ pada bagian paling bawah sidebar menu.
18 3.2. Isi semua form legalitas yang diperlukan dengan dokumen legalitas perusahaan yang ter-update.
Dokumen legalitas tambahan yang harus dilengkapi jika ingin melakukan perubahan status menjadi Anggota Penyelenggara APJII yaitu dokumen Izin Penyelenggaraan (Berlaku Efektif) dan Surat
Keterangan Laik Operasi (SKLO) yang dikeluarkan oleh Kemkominfo.
3.3. Klik button ‘Submit’ jika semua data sudah lengkap diisi untuk memproses data.
3.4. Proses pengajuan Perubahan Status Keanggotaan akan melewati 2 proses verifikasi. Verifikasi data legalitas oleh Sekretariat APJII dan verifikasi oleh Ketua Pengurus Wilayah terkait untuk dilakukan
penerbitan Surat Rekomendasi Wilayah.
19 3.5. Notifikasi terkait status pengajuan perubahan status keanggotaan APJII akan dikirim melalui email
utama perusahaan yang terdaftar. Gambar diatas merupakan contoh email notifikasi jika pengajuan perubahan status keanggotaan ditolak (reject) oleh pihak Sekretariat APJII.
3.6. Anggota dapat mengajukan perubahan status kembali melalui dashboard dengan merevisi data/dokumen yang harus direvisi sesuai arahan dari alasan reject yang terlampir pada email.
20 3.7. Jika pengajuan perubahan status keanggotaan telah disetujui oleh Sekretariat APJII dan Ketua Pengurus APJII Wilayah, maka akan dikirim email notifikasi beserta lampiran Surat Rekomendasi Wilayah
yang telah diterbitkan oleh APJII Wilayah terkait.
3.8. Akan dikirimkan juga email berisi lampiran proforma invoice dari tagihan Uang Pangkal Keanggotaan & Iuran Keanggotaan yang harus dibayarkan.
3.9. Akan muncul notifikasi terkait tagihan invoice yang belum dibayarkan saat ingin melakukan login kembali ke dashboard keanggotaan. Dashboard tidak akan dapat diakses sebelum tagihan invoice dinyatakan lunas oleh pihak finance APJII. Harap segera lakukan konfirmasi pembayaran kepada finance
APJII setelah melakukan pembayaran.
21 3.10. Pada dashboard keanggotaan, Tipe Keanggotaan akan berubah secara otomatis menjadi
‘Keanggotaan Penyelenggara’ jika pembayaran sudah dikonfirmasi oleh pihak finance APJII. Dengan demikian proses perubahan status keanggotaan dari Anggota IDNIC – Corporate menjadi Anggota
Penyelenggara APJII telah berhasil dilakukan dan status Anggota sudah resmi menjadi Anggota Penyelenggara APJII.
3.11. Sertifikat Keanggotaan akan dikirimkan ke Anggota dalam bentuk dokumen fisik ke alamat perusahaan yang terdaftar dengan estimasi waktu maksimal 14 hari kerja setelah tanggal berubahnya
status keanggotaan perusahaan tersebut.
22
4. Penambahan Informasi Kantor Cabang Perusahaan
Penambahan informasi terkait Kantor Cabang Perusahaan hanya dapat dilakukan oleh Anggota APJII yang berstatus sebagai Anggota Penyelenggara APJII. Hal ini dilakukan supaya informasi mengenai persebaran anggota APJII di tiap wilayah dapat selalu update dan terintegrasi dengan sistem, sehingga dapat mudah dilakukan pemutakhiran data oleh masing-masing APJII Wilayah yang terkait.
Saat ini Anggota dapat melakukan update terkait kantor cabang perusahaannya secara mandiri melalui dashboard keanggotaan MyAPJII. Berikut langkah-langkahnya :
4.1. Login kedalam dashboard keanggotaan MyAPJII menggunakan akses login perusahaan yang sudah terdaftar. Buka menu ‘Tambah Kantor Cabang’ pada bagian paling bawah sidebar menu.
23 4.2. Isi semua data yang diperlukan terkait alamat kantor cabang & data diri dari PIC kantor cabang di
wilayah tersebut.
4.3. Klik button ‘Submit’ untuk memproses data.
4.4. Proses verifikasi terkait penambahan kantor cabang akan dilakukan oleh Kepala Pengurus APJII Wilayah terkait sesuai dengan wilayah kantor cabang yang telah diinput.
4.5. Anggota akan menerima email notifikasi terkait status penambahan kantor cabang jika sudah dilakukan verifikasi oleh Kepala Pengurus APJII Wilayah. Dengan demikian, penambahan informasi
terkait kantor cabang perusahaan telah berhasil dilakukan.
24
5. Login Multi Akun Perusahaan
Login multi akun dapat dilakukan oleh perusahaan berstatus sebagai Anggota Penyelenggara yang mempunyai jenis izin lebih dari 1. Pada dasarnya perusahaan tersebut akan mendapatkan akses login yang berbeda sesuai dengan jenis izinnya masing-masing. Namun untuk saat ini, login dapat dilakukan hanya dengan menggunakan salah satu akses login dari akun-akun yang ada. Berikut langkah-langkahnya :
5.1. Login menggunakan akses login (Username & Password) perusahaan yang sudah terdaftar.
5.2. Ketika sudah berhasil login, maka akan tampil halaman seperti gambar diatas. Klik pada logo MyAPJII untuk masuk ke dashboard keanggotaan.
25 5.3. Pada bagian atas halaman, terdapat informasi mengenai username akun yang sedang login. Klik
pada bagian tersebut, kemudian klik logo ‘Profile’.
5.4. Sistem akan menampilkan list dari akun-akun yang dimiliki perusahaan tersebut. Klik salah satu dari list akun yang ada, maka halaman akan berpindah untuk menampilkan dashboard dari akun yang telah
dipilih.
26 5.5. Berikut tampilan ketika telah berhasil masuk kedalam dashboard akun yang telah dipilih.
