Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Selanjutnya, untuk pembuatan surat undangan rapat yang baik harus memperhatikan tata bahasa serta susunannya. Tata bahasa yang bagus untuk undangan resmi adalah tata bahasa yang formal, baku, dan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
Berikut ini adalah bagian-bagian yang perlu Anda perhatikan dalam pembuatan surat undangan rapat:
Kop surat
Pertama, kop surat merupakan hal yang penting, hal ini berkaitan dengan identitas sebuah instansi atau perusahaan. Identitas tersebut dapat berupa logo instansi, nama, alamat, kontak perusahaan yang telah tertata rapi. Fungsi dan tujuannya adalah agar penerima surat dapat mengetahui asal pengirimnya.
Tanggal surat
Tanggal yang tertera dalam surat undangan sesuai dengan waktu pembuatan surat, hal ini juga sebagai acuan waktu kepenulisan tersebut telah dibuat.
Nomor surat
Jika perusahaan Anda membutuhkan arsip surat, maka cantumkanlah nomor surat pada undangan resmi.
Perihal
Dalam bagian ini, Anda bisa menuliskan tujuan dari surat tersebut. Hal ini untuk memudahkan penerima mengetahui isi surat.
Nama penerima dan alamat tujuan
Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas dan singkat. Alamat yang lengkap akan tertulis pada bagian sampul surat. Tulis nama penerima dan gelar serta jabatannya dengan jelas dan sesuai.
Salam pembuka
Setelah menuliskan nama penerima dan alamat tujuan, lampirkan juga salam pembuka dengan bahasa yang sopan, baik, dan benar.
Isi surat
Dalam bagian ini, membuat ajakan kepada penerima surat untuk menghadiri acara resmi tertentu, cantumkan maksud dan tujuan dari pembuatan surat undangan rapat tersebut, cantumkan hari dan tanggal pelaksanaan rapat, pokok bahasan, serta tempat dan
penunjang isi surat lainnya.
Salam penutup
Selanjutnya, sebuah penulisan surat undangan resmi harus mengandung suatu etika yang baik, seperti salam dan ucapan terima kasih pada bagian penutup.
Lampiran
Mencantumkan lampiran dalam surat undangan rapat tidak bersifat wajib. Lampiran hanya berlaku sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat
undangan. Tujuannya adalah untuk memperjelas topik pelaksanaan acara agar penerima mengetahui secara detail tentang acara rapat tersebut. Salah satunya adalah lampiran mengenai rundown acara.
Nama pengirim, stempel dan tanda tangan
Setelah bagian penutup, pada bagian ini cantumkan jabatan serta nama pengirim agar penerima mengetahui dengan jelas. Stempel dan tanda tangan juga dibutuhkan sebagai bukti bahwa undangan tersebut resmi.
Baca juga: Mengapa Surat Jalan Itu Penting? Berikut Penjelasan dan Contohnya
Contoh Surat Undangan Rapat
Contoh surat undangan rapat perusahaan internal
s umber: suratresmi.net
Contoh surat undangan rapat perusahaan eksternal
sumber: menpan.go.id
