BAB I BAB I
PENDAHULUAN PENDAHULUAN
A.
A. LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG
Tata usaha sebagai pusat kesekretariatan mulai sirkulasi Kesekretariatan, Tata usaha sebagai pusat kesekretariatan mulai sirkulasi Kesekretariatan, penyambung
penyambung informasi informasi sampai sampai pada pada pelaksanaan pelaksanaan kebijakan kebijakan dari dari Pimpinan. Pimpinan. BagianBagian Kesekretariatan sebagai salah satu bagian di RSK. Marianum Halilulik memiliki Kesekretariatan sebagai salah satu bagian di RSK. Marianum Halilulik memiliki kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan kesekretariatan, direncanakan, kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan kesekretariatan, direncanakan, diproses, dan dilaksanakan oleh bagian Kesekretariatan.
diproses, dan dilaksanakan oleh bagian Kesekretariatan.
Pengertian Kesekretariatan seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu Pengertian Kesekretariatan seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan
sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekketatausahaan, yaitu pekerjaan yang erjaan yang bersifat tulis menulis bersifat tulis menulis belaka.belaka. Kesekretariatan dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses kerjasama yang telah Kesekretariatan dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses kerjasama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu keadaan fisik yang orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan dimana merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota
anggota organisasi yorganisasi yang ang bersangkutan.bersangkutan. Kesekretariatan perkantoran ada
Kesekretariatan perkantoran adalah proses perencanlah proses perencanaan, aan, pengorganisasian, danpengorganisasian, dan pengkoordinasikan
pengkoordinasikan orang, orang, bahan-bahan, bahan-bahan, mesin-mesin, mesin-mesin, metode, metode, perlengkapan, perlengkapan, peralatanperalatan dan uang
dan uang serta pengarahan dan pengserta pengarahan dan pengawasan atas awasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangpelaksanaan pekerjaan dalam rangkaka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini yaitu Tujuan RSK. Marianum Halilulik. mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini yaitu Tujuan RSK. Marianum Halilulik. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya Kesekretariatan perkantoran meliputi kegiatan pelayanan melaksanakan tugas pokoknya Kesekretariatan perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
ekspedisi.
Kesekretariatan perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada Kesekretariatan perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada Kesekretariatan. Definisi Kesekretariatan perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha Kesekretariatan. Definisi Kesekretariatan perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan
penyelenggaraan perkantoran perkantoran guna guna membantu membantu Rumah Rumah Sakit Sakit dalam dalam pencapaian pencapaian tujuantujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif.
pertemuan,
pertemuan, memberikan memberikan laporan, laporan, menyusun menyusun dokumen, dokumen, menyimpan menyimpan dokumen,dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan
juga merupakan faktor faktor penting dalam penting dalam pelaksanaan pelaksanaan pekerjaan kantor. pekerjaan kantor. Tugas Tugas pokok bagianpokok bagian Kesekretariatan adalah memberikan pelayanan kesekretariatan dalam urusan personalia, Kesekretariatan adalah memberikan pelayanan kesekretariatan dalam urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan.
inventarisasi serta urusan keuangan.
B.
B. TUJUAN PEDOMANTUJUAN PEDOMAN
Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Kesekretariatan dalam Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya ini merupakan acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai
sesuai job description job description yang sudah ada. yang sudah ada.
C.
C. RUANG LINGKUP PELAYANANRUANG LINGKUP PELAYANAN
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan kesekretariatan yang Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan kesekretariatan yang diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada urusan personalia, urusan hokum dan diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut :
keuangan. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut : 1.
1. Kesekretariatan perkantoranKesekretariatan perkantoran
Kesekretariatan perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua kebutuhan Kesekretariatan perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan kantor.
lingkungan kantor. 2.
2. Kesekretariatan Komite MedikKesekretariatan Komite Medik
Kesekretariatan Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu Kesekretariatan Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu sekretaris komite medik dan tertib Kesekretariatan dokter juga mengatur segala sekretaris komite medik dan tertib Kesekretariatan dokter juga mengatur segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.
keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.
D.
D. BATASAN OPERASIONALBATASAN OPERASIONAL
Adapun batasan operasional Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik Adapun batasan operasional Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik meliputi:
meliputi: 1.
pertemuan,
pertemuan, memberikan memberikan laporan, laporan, menyusun menyusun dokumen, dokumen, menyimpan menyimpan dokumen,dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan
juga merupakan faktor faktor penting dalam penting dalam pelaksanaan pelaksanaan pekerjaan kantor. pekerjaan kantor. Tugas Tugas pokok bagianpokok bagian Kesekretariatan adalah memberikan pelayanan kesekretariatan dalam urusan personalia, Kesekretariatan adalah memberikan pelayanan kesekretariatan dalam urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan.
inventarisasi serta urusan keuangan.
B.
B. TUJUAN PEDOMANTUJUAN PEDOMAN
Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Kesekretariatan dalam Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya ini merupakan acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai
sesuai job description job description yang sudah ada. yang sudah ada.
C.
C. RUANG LINGKUP PELAYANANRUANG LINGKUP PELAYANAN
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan kesekretariatan yang Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan kesekretariatan yang diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada urusan personalia, urusan hokum dan diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut :
keuangan. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut : 1.
1. Kesekretariatan perkantoranKesekretariatan perkantoran
Kesekretariatan perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua kebutuhan Kesekretariatan perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan kantor.
lingkungan kantor. 2.
2. Kesekretariatan Komite MedikKesekretariatan Komite Medik
Kesekretariatan Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu Kesekretariatan Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu sekretaris komite medik dan tertib Kesekretariatan dokter juga mengatur segala sekretaris komite medik dan tertib Kesekretariatan dokter juga mengatur segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.
keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.
D.
D. BATASAN OPERASIONALBATASAN OPERASIONAL
Adapun batasan operasional Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik Adapun batasan operasional Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik meliputi:
meliputi: 1.
2.
2. Urusan Humas dan Hukum adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan denganUrusan Humas dan Hukum adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan kemasyarakatan dan kerja sama antara pihak rumah sakit dengan pihak luar, baik kemasyarakatan dan kerja sama antara pihak rumah sakit dengan pihak luar, baik dengan instansi pemerintah maupun instansi swasta lainya. Urusan Humas dan dengan instansi pemerintah maupun instansi swasta lainya. Urusan Humas dan Hukum juga berhubungan dengan masalah etika, pelanggaran dan komplain pasien. Hukum juga berhubungan dengan masalah etika, pelanggaran dan komplain pasien. 3.
3. Urusan Umum dan Rumah Tangga adalah bagian kesekretariatan yang berhunganUrusan Umum dan Rumah Tangga adalah bagian kesekretariatan yang berhungan dengan Kesekretariatan perkantoran dan surat-menyurat serta segala urusan rumah dengan Kesekretariatan perkantoran dan surat-menyurat serta segala urusan rumah tangga yang berada di rumah sakit.
tangga yang berada di rumah sakit. 4.
4. Urusan Barang dan Inventarisasi adalah bagian kesekretariatan yang berhubunganUrusan Barang dan Inventarisasi adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan barang-barang serta aset rumah sakit dan bertanggungjawab untuk dengan barang-barang serta aset rumah sakit dan bertanggungjawab untuk pemeliharaan dan inventaris.
pemeliharaan dan inventaris. 5.
5. Urusan Keuangan adalah bagian kesekretariatan yang berhubugan dengan segalaUrusan Keuangan adalah bagian kesekretariatan yang berhubugan dengan segala urusan keuangan rumah sakit, dan pembayaran gaji dan honorium bagi seluruh staf urusan keuangan rumah sakit, dan pembayaran gaji dan honorium bagi seluruh staf rumah sakit.
rumah sakit. E.
E. LANDASAN HUKUMLANDASAN HUKUM 1.
1. UNDANG-UNDANG RI NOMOR 44 TAHUN 2009 TENTANG RUMAH SAKITUNDANG-UNDANG RI NOMOR 44 TAHUN 2009 TENTANG RUMAH SAKIT 2.
2. UNDANG-UNDANG RI NOMOR 36 TAHUN 2009 TENTANG KESEHATANUNDANG-UNDANG RI NOMOR 36 TAHUN 2009 TENTANG KESEHATAN 3.
3. PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 72PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 72 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI TAHUN 2016 TENTANG STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI RUMAH SAKIT
RUMAH SAKIT 4.
4. PERATURAN PERATURAN MENTERI KMENTERI KESEHATAN ESEHATAN REPUBLIK IREPUBLIK INDONESIA NDONESIA NOMOR 6NOMOR 666 TAHUN 2016 TENTANG KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA RUMAH TAHUN 2016 TENTANG KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA RUMAH SAKIT
SAKIT 5.
5. PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11 TAHUN 2017 TENTANG KESELAMATAN PASIEN
TAHUN 2017 TENTANG KESELAMATAN PASIEN 6.
6. PERATURAN MPERATURAN MENTERI KESEHATAN ENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR NOMOR 2424 TAHUN
TAHUN 2016 2016 TENTANG PERSYARATAN TENTANG PERSYARATAN TEKNIS TEKNIS BANGUNAN BANGUNAN DANDAN PRASARANA RUMAH SAKIT
PRASARANA RUMAH SAKIT
7.
7. Keputusan Keputusan Ketua Ketua Pengurus Pengurus Yayasan Yayasan Maria Maria Virgo Virgo (YMV) (YMV) Nomor:Nomor: 01.04/SK/YMV/I/20
01.04/SK/YMV/I/2017 Tentang Pengesahan Struktur 17 Tentang Pengesahan Struktur Organisasi Rumah Sakit Organisasi Rumah Sakit KatolikKatolik Marianum Halilulik.
BAB II BAB II
STANDAR KETENAGAAN STANDAR KETENAGAAN
A.
A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
Pola Ketenagaan Bagian Kesekretaritan Pola Ketenagaan Bagian Kesekretaritan No
No Nama Nama Jabatan Jabatan Kualifikasi Kualifikasi Jmlh Jmlh Tenaga Tenaga YgYg Diperlukan Diperlukan
Ket Ket
1
1 Sekretariat Sekretariat S1 S1 Manajemen/Manajemen/ D3 Sekretaris D3 Sekretaris
1
1 - - CukupCukup
2
2 Personalia Personalia Psikolog/Psikolog/ Manajemen/ Manajemen/ Sistem Informasi Sistem Informasi 2 2 - - CukupCukup 3
3 Humas Humas & & Hukum Hukum KesehatanKesehatan Masyarakat/ Masyarakat/ Psikolog/Hukum/ Psikolog/Hukum/ Komunikasi Komunikasi 1 1 1 1 TidakTidak Cukup Cukup 4
4 Umum Umum & & RumahRumah Tangga Tangga Ekonomi/ Ekonomi/ Kesekretariatan Kesekretariatan 1 1 - - CukupCukup 5
5 Barang Barang && Inventarisasi
Inventarisasi
Ekonomi/
Ekonomi/ D3 D3 1 1 - - CukupCukup
6
6 Keuangan Keuangan Akuntansi Akuntansi 1 1 - - CukupCukup Jumlah
Jumlah 7 7 11
B.
B. DISTRIBUSI KETENAGAANDISTRIBUSI KETENAGAAN
SDM bagian
SDM bagian Kesekretariatan RSK. Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik berjumMarianum Halilulik berjumlah 7 oranlah 7 orangg dan sesuai dengan struktur organisasi terbagi menjadi 6 urusan yaitu urusan dan sesuai dengan struktur organisasi terbagi menjadi 6 urusan yaitu urusan personalia,
personalia, urusan urusan hukum hukum dan dan humas, humas, urusan urusan umum umum dan dan rumah rumah tangga, tangga, urusanurusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan.
barang dan inventarisasi serta urusan keuangan.
Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik dikepalai oleh seorang Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik dikepalai oleh seorang kepala bagian dengan pendidikan Magister Kesehatan yang sudah berpengalaman kepala bagian dengan pendidikan Magister Kesehatan yang sudah berpengalaman Adapaun pendistribusian SDM bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut:
NAMA JABATAN KUALIFIKASI
FORMAL & INFORMAL
Waktu Kerja
JML SDM
Kepala Bagian
Kesekreariatan Magister Kesehatan
1 Shift 07.00 – 14.00 1 Urusan Personalia S2/S1 1 Shift 07.00 – 14.00 2
Urusan Humas dan
Hukum DIII
1 Shift 07.00 – 14.00
1
Urusan Umum dan
Rumah Tangga S1
1 Shift 07.00 – 14.00
1
Urusan Barang dan
Inventarisasi DIII 1 Shift 07.00 – 14.00 1 Urusan Keuangan S1 1 Shift 07.00 – 14.00 1 Jumlah 7
BAB III
STANDAR FASILITAS
A. DENAH RUANGAN (TERLAMPIR)
B. STANDAR FASILITAS
Daftar Inventaris Peralatan di Bagian Kesekretariatan:
No Nama Alat Jumlah Keterangan 1 Lemari Arsip 2 2 Lemari Kotak 2 3 Lemari Berkas 1 4 Meja Kecil 2 5 Meja Komputer 3 6 Meja kerja 4 7 Lemari kayu 2 8 Kursi Putar 2 9 Kursi Biasa 4 10 Kursi Kayu 2 11 Komputer PC 3 unit 12 Laptop 1 Toshiba 13 Printer Epson 2 14 Printer Canon 2 13 Tempat sampah 1 14 Iphone 1 15 Jam Dinding 2 16 Whiteboard 1 17 Penghapus board 1
18 Mesin fotokopi 1 buah Canon
19 Salib 2 buah
22 Stavol 3 buah 23 Struktur organisasi RSKM 1 buah 24 Kabel rol 3 buah
Kebersihan & Rumah Tangga
1 Peralatan kebersihan Lantai &
Ruangan 1 unit
2 Tempat Tissue 1
ATK Jumlah Keterangan
1 Rak kecil 1 2 Tempat Isolasi 1 3 Perfurator 2 4 Kalkulator 2 5 Steples / Hecter 4 6 Tempat pensil 1 7 Stempel 1 8 Cutter 1 9 Gunting 2 10 Penggaris 1 12 Box File 12
BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN
Tata cara pelayanan yang ada di Bagian Kesekretariatan diantaranya :
A. PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.
Pelayanan surat menyurat
Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya: a. Kebijakan Direktur
Kebijakan Direktur Rumah Sakit Katolik Marianum Halilulik adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar
yang mengikat. b. Keputusan Direktur;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya: penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
c. Surat Edaran Direktur;
Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.
d. Pedoman / Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan
e. Standar Prosedur Operasional;
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.
f. Perjanjian;
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
g. Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
sebagainya.
h. Surat Keterangan;
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
i. Surat Perintah/Tugas;
Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.
j. Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.
k. Surat Kuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum
mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya. l. Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit, maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.
m. Memo Internal;
Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.
n. Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Baptis Batu.
o. Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas
p. Berita Acara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
q. Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
r. Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
Prosedur surat menyurat :
a. Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat 1. Surat Dinas
a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas
Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia
Gunakan kata-kata yang nyata dan positif
Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama
Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir
Untuk keperluan intern dalam RSK. Marianum Halilulik agar menggunakan nota dinas
Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”
Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK bisa disingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut
Sebutan untuk pengganti diri RSK. Marianum Halilulik (yang mengirimi surat) yaitu “KAMI”
Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan
Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya
b) Bagian-bagian Surat Dinas
Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :
Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula logo instansinya (dalam hal ini RSK. Marianum Halilulik)
Kepala surat terdiri dari :
Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan
instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman surat ybs
Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan
angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.
Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan
angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut
Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan
maksud singkat surat tersebut
Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan
alamat yang dituju.
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup
Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui
isi surat tersebut.
c) Bentuk Surat Dinas
Bentuk surat dinas dalam lingkungan RSK. Marianum Halilulik yaitu berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4
d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan
Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite) atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau idenya sendiri yang kemudian diajukan kepada pimpinannya untuk memperoleh persetujuan
Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai berikut :
Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri dapat langsung diproses di bag. Kesekretariatan untuk diketik
Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk mendapat persetujuan
Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas bekas disebaliknya
Pengetikan Surat
Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4 diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah sesuai kebutuhan
Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang sama sampai dengan surat selesai
Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran 12
Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri
Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm
Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama penandatanganan surat merupakan satu garis lurus
dari atas ke bawah
Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas. Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris dibawah nama pejabat penandatangan surat
Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik 3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan yang menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.
Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan agar diatur supaya serasi
2. Surat Keputusan a) Kepentingan
Surat keputusan dikeluarkan oleh pimpinan untuk memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas
b) Ketentuan Umum
Surat Keputusan berisikan menimbang, mengingat, memperhatikan dan memutuskan
Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang menjadi alasan diterbitkannya surat keputusan
Konsiderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan
Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus emenuhi ketentuan sebagai berikut :
Memperhatikan hirarki perundang-undangan
Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi
Surat Keputusan
Mencantumkan perundang-undangan yang masih
Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung surat keputusan tersebut
Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat keputusan tersebut
c) Macam surat keputusan
Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan Surat Keputusan bukan Kepegawaian
3. Surat Perintah Dinas (SPD)
Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk menugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas
4. Surat Perjanjian Kerjasama
Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut Bidang Keuangan / Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang keuangan dan hukum
5. Surat Lainnya
Surat-surat lain misalnya pengumuman, surat keterangan /pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RSK. Marianum Halilulik
b. Sistem Penomoran Surat
Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RSK. Marianum Halilulik yaitu sebagai berikut :
1. Surat Keputusan 2. Surat Peraturan 3. Surat Kebijakan 4. SOP 5. Edaran 6. PKS 7. Surat keluar
c. Stempel Dinas 1. Bentuk
Stempel dinas RSK. Marianum Halilulik berbentuk bulat Logo Rumah Sakit Katolik Marianum Halilulik yang terdiri dari 2 lingkaran bulat. Lingkaran luar atas bertuliskan YAYASAN MARIA VIRGO, lingkaran luar bawah bertuliskan SSpS Timor Atambua. Lingkaran atas dan bawah dipisahkan oleh tanda bintang di kiri dan kanan. Lingkaran bagian dalam atas bertuliskan RUMAH SAKIT KATOLIK, lingkaran bagian bawah bertuliskan MARIANUM HALILULIK diantara kedua tulisan atas dan bawah terdapat gambar Kudus Bunda Maria Ratu Penghantar Rahmat.
2. Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya boleh digunakan untuk kepentingan RSK. Marianum Halilulik. Hanya diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait dengan kedinasan RSK. Marianum Halilulik
3. Penyimpanan dan tanggung jawab
Stempel dinas disimpan pada sekretariat, sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada kesekretariatan. Sedangkan
stempel yang lebih kecil disimpan pada bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan menjadi tanggung jawab bagian keuangan
4. Cara pemakaian
a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat (dikenakan sedikit pada tanda tangan)
b) Yang diperkenankan distempel yaitu hanya pada tanda tangan pimpinan (Direksi). Bila pada satu surat terdapat dua tanda tangan pimpinan, maka stempel diterakan pada jabatan tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan pelayanan.
d. Wewenang penandatanganan surat 1. Surat Dinas Rutin
Surat ini ditanda tangani oleh Direktur. Apabila surat ter sebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan atau berhalangan, maka akan ditandatangani perwakilan Komite.
2. Surat Keputusan
Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun yang tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani oleh Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh urusan Keuangan dan Bagian SDM
3. Surat Perintah Dinas
Surat ini ditandatangani oleh Direktur sesuai dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan dinas
4. Surat Perjanjian
Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih dahulu diparaf oleh pihak terkait
e. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian
Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh Direktur. Apabila Direktur berhalangan, penandatanganan surat bisa dilakukan oleh yang berhak dengan menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur.
Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan
kata u.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya : Kepada
di tempat
f. Pengelolaan surat – menyurat 1. Pengurusan Surat Masuk
a) Surat – surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian Kesekretariatan diperiksa dan diteliti kebenaran alamat tujuannya. Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya atau Kantor Pos
b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut :
Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat masuk
Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan kepada Direktur (jika Direktur berhalangan masuk)
Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai arahan lebih lanjut
Lembar disposisi dan surat asli dikopi
Kesekretariatan mendistribusikan kopi surat sesuai dengan bagian yang dituju
Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli akan dikopi sebanyak jumlah disposisi
Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing penerima
2. Pengurusan Surat Keluar
a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya, kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat yaitu sebagai berikut :
Nomor :01/19/XI/RSKM_DIR/2017 Keterangan :
01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam dua digit kecuali lebih dari 99
19 : tanggal dibuatnya surat
XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi
RSKM : singkatan dari RSK. Marianum Halilulik
DIR : Singkatan dari Direktur
2017 : adalah tahun pembuatan surat
b) Surat dibuat pada kop surat RSK. Marianum Halilulik dengan dibubuhi stempel RSK. Marianum Halilulik
c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang disimpan pada urusan umum dan rumah tangga
g. Mengirim surat/ ekspedisi
Sistem pengiriman surat yang ada di RSK. Marianum Halilulik ada beberapa macam, diantaranya :
Melalui pos/kiriman kilat
Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara tersebut diatas
h. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen
Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian Kesekretariatan akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian Kesekretariatan. Terkecuali untuk SPO, maka distribusi serta sosialisasi menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkan SPO.
i. Revisi dan Penghapusan dokumen
Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RSK. Marianum Halilulik.
B. PELAYANAN TAMU.
Tamu di RSK. Marianum Halilulik dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke bagian Kesekretariatan. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor, mengisi buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan diarahkan ke tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi : a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke
RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi
b. Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi.
Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke urusan personalia, akan diarahkan oleh bag. Kesekretariatan ke Direksi.
Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi (alat tulis, dst). Selain itu bag. Keskretariatan juga bertanggung jawab untuk keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupun rapat
2. Melakukan perjanjian
Bag. Kesekretariatan memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. Kesekretariatan akan menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwal perjanjian
3. Memfasilitasi pertemuan
Sama dengan perjanjian, maka bag. Kesekretariatan memiliki wewenang untuk mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RSK. Marianum Halilulik terpusat pada bag. Kesekretariatan, maka semua instalasi/orang yang akan mengadakan pertemuan, harus mengatur jadwal melalui bag. Kesekretariatan, terutama pertemuan diluar pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh Direktur RSK. Marianum Halilulik.
Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian Kesekretariatan akan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi. Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka instalasi terkait harus berkoordinasi dengan bag. Kesekretariatan.
4. Memberikan laporan (rapat dan notulen)
Bagian Kesekretariatan memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan kegiatan bag. Kesekretariatan selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan dinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS). Selain itu bag. Kesekretariatan juga menyusun dan berkoordinasi dengan instalasi lain dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk Yayasan Maria Virgo (YMV) yang dikoordinir oleh Sekretariat.
5. Menyusun dan menyimpan dokumen
Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya. Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur maupun
prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis dokumennya.
BAB V LOGISTIK NO PERSEDIAAN BARANG JUMLAH BARANG HARGA SATUAN HARGA SATUAN + 10% TOTAL HARGA ATK 1 Bolpoin standart 12 917 1.008,7 12.104,4 2 Kertas Foto copy 70 g 115 26.100 28.710 3.301.650 3 Materai 70 6.000 6.600 462.000 4 Lakban hitam 3 11.000 12.100 36.300 5 Spidol Board Marker
hitam 10 5.750 6.325 63.250
6 Stipo Kiriko 4 4.000 4.400 17.600 7 Isolasi 2 cm 4 4.400 4.840 19.360 8 Isi staples 10 1.500 1.650 16.500 9 Binder Clip 200 10 708,33 779,16 7.791,63 10 Spidol Marker hitam 3 4.750 5.225 15.675 11 Penghapus pensil 1 1.500 1.650 1.650 12 Clear Holder 20 12.000 13.200 264.000 13 Klip besar 6 2.350 2.585 15.510 14 Klip kecil 15 800 880 13.200 15 Buku ekspedisi 5 4.800 5.280 26.400 17 Kertas fax 22 13.000 14.300 314.600 18 Otner Folio 50 11.000 12.100 605.000 19 Tinta stempel 1 5.500 6.050 6.050 20 Tinta printer Epson
hitam 4 69.000 75.900 303.600 21 Tinta printer Epson
biru 3 69.000 75.900 227.700 22 Tinta printer Epson
23 Tinta printer Epson
merah 3 69.000 75.900 227.700 24 Stabilo 1 5.200 5.720 5.720 25 Kertas A4 6 31.000 34.100 204.600 27 Spidol Board Marker
Merah 3 5.750 6.325 18.975
29 Map Kertas Bufalo 50 1.100 1.210 60.500 30 CD Blank 15 2.500 2.750 41.250 31 DVD Blank 15 2.500 2.750 41.250 35 Amplop Kosongan Kecil 1 7.000 7.700 7.700 36 Program filling 1 4.000.000 4.400.000 4.400.000 TOTAL 10.965.336,03 RUMAH TANGGA 1 Sedotan bengkok 10 700 770 7.700 2 Baterai abc kecil 12 1.500 1.650 19.800 3 Wash Hand 10 3.500 3.850 38.500 4 Tissue kotak Reff
NB 10 10.000 11.000 110.000
7 Sunlight 5 6.000 6.600 33.000 8 Kresek Hitam Besar 10 pak 19.000 20.900 209.000
TOTAL 418.000 CETAKAN 1 Amplop kop RSKM besar 6 45.000 49.500 297.000 2 Kertas Kop RSKM 10 125.000 137.500 1.375.000 TOTAL 1.672.000
BENGKEL
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
KEPMEN Nomor 496/Menkes/SK/IV/2005 Tentang Pedoman Audit Medis di Rumah Sakit, yang tujuan utamanya adalah untuk tercapainya pelayanan medis prima di rumah sakit yang jauh dari medical error dan memberikan keselamatan bagi pasien.
Mempertimbangkan betapa pentingnya misi rumah sakit untuk mampu memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik terhadap pasien mengharuskan rumah sakit untuk berusaha mengurangi medical error sebagai bagian dari penghargaannya terhadap kemanusiaan, maka dikembangkan sistem Patient Safety yang dirancang mampu menjawab permasalahan yang ada.
Patient Safety atau keselamatan pasien adalah suatu system yang membuat asuhan pasien di rumah sakit menjadi lebih aman. Sistem ini mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang seharusnya diambil.
Menciptakan budaya keselamatan pasien merupakan hal yang sangat penting. Hal tersebut dikarenakan budaya mengandung dua komponen yaitu nilai dan keyakinan, dimana nilai mengacu pada sesuatu yang diyakini oleh anggota organisasi untuk mengetahui apa yang benar dan apa yang salah, sedangkan keyakinan mengacu pada sikap tentang cara bagaimana seharusnya bekerja dalam organisasi (Sashkein & Kisher, dalam Tika, 2006 ).
Dengan adanya nilai dan keyakinan yang berkaitan dengan keselamatan pasien yang ditanamkan pada setiap anggota organisasi, maka setiap anggota akan mengetahui apa yang seharusnya dilakukan dalam penerapan keselamatan pasien. Dalam penerapan keselamatan pasien diperlukan nilai budaya organisasi. Nilai budaya organisasi RSK. Marianum Halilulik tumbuh dan berkembang sesuai dengan perkembangan rumah sakit. Kesehatan Anda Adalah Kepedulian Kami merupakan motto dari RSK. Marianum Halilulik dimana petugas ditanamkan dalam memberi pelayanan kepada pasien yang berkualitas.
BAB VII
KESELAMATAN PASIEN
UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan, mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan kesehatan kerja di bagian Kesekretariatan bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit.
Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”. Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia.
Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi dan perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit.
Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usaha-usaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan
keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin:
a. Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat dan selamat.
b. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien. c. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.
Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat digolongkan pada tiga kelompok, yaitu :
c. Peranan dan kualitas manajemen
Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila :
- Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;
- Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;
- Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas atau terlalu dingin;
- Tidak tersedia alat-alat pengaman;
- Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip:
- Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. Harus tersedia tangga anti tergelincir.
- Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak penyimpanan.
- Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan petugas.
Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan pencegahan bahaya kebakaran.
Sedangkan untuk petugas bagian kesekretariatan yang melakukan kegiatan dikantor harus:
1. Didalam bekerja bagian Kesekretariatan harus memakai sepatu kerja untuk menghindari terkena sengatan listrik
2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yang telah disediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api”
3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang aman melewati pintu keluar
sebelum meninggalkan ruangan
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu :
Definisi Indikator adalah :
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.
Kriteria :
Adalah spesifikasi dari indikator. Standar :
Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang
berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.
Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik. Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nila i atau mutu.
Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut:
1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
Keprofesian Efisiensi
Keamanan pasien Kepuasan pasien
Sarana dan lingkungan fisik
2. Indikator yang dipilih
a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada
untuk perorangan.
d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor
e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik.
4. Standar yang digunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dari berbagai sumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Kesekretariatan s esuai dengan ketentuan :
1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit
Judul Peraturan Internal Rumah Sakit
Dimensi mutu Efektivitas
Tujuan Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis
Definisi operasional Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis di rumah sakit
frekuensi
pengumpulan data
6 bulan
Periode analisis 6 bulan
Numerator Peraturan Internal Rumah Sakit
Denominator Tidak ada
Standar Ada ditetapkan oleh pemilik
Penanggung jawab Direktur Rumah Sakit
1. Adanya Perencanaan Strategis RS
Judul Perencanaan Strategis Rumah Sakit
Dimensi mutu Efektivitas
Tujuan Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan misi
Definisi operasional Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi
frekuensi
pengumpulan data
6 bulan
Periode analisis 6 bulan
Numerator Perencanaan Strategi
Denominator Tidak ada
Sumber data Sekretariat
Standar Ada dokumen rencana strategis
Penanggung jawab Direktur Rumah Sakit
2. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi
Judul Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi
Tujuan Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan di rumahsakit
Definisi operasional Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang
masing-masing.
frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 3 bulan
Numerator Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu bulan
Denominator Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan
Sumber data Notulen rapat
Standar 100 %
3. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Judul Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Dimensi mutu efektivitas, efisiensi
Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan
Definisi operasional Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal), indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit, dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh pemerintah daerah.
Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali
Frekuensi
pengumpulan data
1 tahun
Periode analisis 1 tahun
Numerator Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3 bulan dalam satu tahun
Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun
Sumber data Urusan Umum dan Rumah Tangga
Standar 100 %
4. Memelihara arsip korespondensi
Judul Memelihara Arsip Korespondensi
Dimensi mutu Ketertiban dan kerapian
Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara arsip korespondensi
Definisi operasional Memelihara Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban bagian Kesekretariatan untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk dokumen yang beredar .
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan
Denominator Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan
Sumber data Bagian Kesekretariatan
Standar 100 %
5. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas
Judul Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas
Dimensi mutu Ketertiban dan Keteraturan
Tujuan Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan RS
Definisi operasional Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang
dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan
Denominator Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan
Sumber data Bagian Kesekretariatan
Standar 100 %
6. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS.
Judul Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS
Dimensi mutu Ketertiban
Tujuan Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib
Definisi operasional Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan tamu
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan
Denominator Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan
Sumber data Informasi
Standar 100 %
7. Membuat dan Menyebarkan Dokumen
Judul Membuat dan Menyebarkan Dokumen
Dimensi mutu Ketertiban dan kerapian
Tujuan Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS
Definisi operasional Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan
Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun
Sumber data Bagian Kesekretariatan
Standar 100 %
8. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat
Judul Mengkoordinasikan Jadwal Rapat
Dimensi mutu efektivitas, efisiensi
Tujuan Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di lingkungan RS
Definisi operasional Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di
lingkungan RS
Frekuensi
pengumpulan data
1 bulan
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan
Denominator Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan
Sumber data Bagian Kesekretariatan
Standar 100 %
