Berikut cara penulisan nomor surat yang tepat dirangkum dari beberapa sumber:
Komponen Nomor Surat
Jika detikers memperhatikan, nomor surat biasanya dipisahkan oleh tanda miring (/). Tiap nomor dan huruf yang dipisahkan dengan tanda itu memiliki makna sendiri-sendiri. Dalam penulisan nomor surat resmi, ada 5 komponen yang harus ada dan terpisah oleh garis miring (/).
Umumnya nomor surat terdiri dari:
Kode nomor surat
Nomor urutan surat yang dikeluarkan Nama lembaga yang mengeluarkan surat
Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi) Tahun berjalan
Format Penomoran Surat keluar
Setelah komponen, ada format penomoran surat keluar yang mana nomor ini menjadi kode penyampai informasi tentang jenis surat yang dikeluarkan.
Cara membuat penulisan format penomoran surat keluar:
Surat Keputusan (SK) : 01 (ini adalah kode nomor surat) Surat Undangan (SU) : 02
Surat Permohonan (SPm) : 03 Surat Pemberitahuan (SPb) : 04 Surat Peminjaman (SPp) : 05 Surat Pernyataan (SPn) : 06 Surat Mandat (SM) : 07 Surat Tugas (ST) : 08 Surat Keterangan (SKet) : 09 Surat Rekomendasi (SR) : 10 Surat Balasan (SB) : 11
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12 Sertifikat (SRT) : 13
Perjanjian Kerja (PK) : 14 Surat Pengantar (SPeng) : 15
Jadi, saat menulis nomor detikers harus mengikuti kode-kode di atas untuk setiap jenis surat. Misalnya nomor 02 sebagai nomor untuk surat penginformasian undangan. Kode surat ini diletakkan pada bagian paling awal setelah "Nomor : ... (diisi kode surat)".
Baca juga:
Kapolri Keluarkan Telegram Pedoman Penanganan Kasus UU ITE, Ini Isinya Contoh Penulisan Nomor Surat yang Tepat
Contoh pertama:
Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019
Dalam contoh pembuatan nomor surat ini, penjelasannya adalah:
Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis surat SPPD)
Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (010 berarti surat yang dikeluarkan adalah surat kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan instansi pembuat)
DP-KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas Pendidikan Kota Malang) IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat
Dalam menulis nomor surat, letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri di bawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal.
Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019 Lampiran : -
Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas Contoh kedua:
Nomor: A.004/Pan-Pel/ITB/VII/2018
Pada contoh nomor surat ini, susunannya hampir sama dengan contoh pertama, namun yang membedakan adalah kode berupa huruf di depan nomor surat. Kode ini berarti instansi yang membuat surat memiliki kode tersendiri untuk mengetahui jenis surat yang dikeluarkan.
Di contoh ini, kode A berarti surat yang dikeluarkan adalah surat internal perusahaan (surat hanya melibatkan orang di dalam perusahaan), kode B berarti surat itu ditujukan untuk pihak luar atau eksternal dari perusahaan, dan kode C berarti jenis surat tugas atau surat keterangan lainnya.
