TATA CARA PEMBUATAN SURAT DINAS

TATA CARA

PEMBUATAN SURAT DINAS

SERI: Aplikasi Visual Identity Standard

KANTOR PUSAT

Jl. Industri No. 5 P.O. Box 14 Cilegon, Banten 42435 Telepon : (+62 254) 392159, 392003 (Hunting)

Faksimili : (+62 254) 372246 KANTOR JAKARTA Gedung Krakatau Steel, Lantai 4

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 54 Jakarta Selatan 12950 Telepon : (+62 21) 5221255 (Hunting) Faksimili : (+62 21) 5200876, 5204208, 5200793

PABRIK

Cilegon – Cigading Plant Site, Banten 42435

D AFTAR I SI

Kata Pengantar ³

Lembar Pengesahan ⁴

1. Surat Eksteren ⁵

2. Surat Interen ⁶

3. Pelimpahan Wewenang Dalam Penandatanganan Surat

7

4. Cap/Stempel Perusahaan ⁹

Contoh:

• Format Surat Eksteren 1

Format surat eksteren yang ditanda tangani oleh Direktur Utama dan

Komisaris Utama.

11

• Format Surat Eksteren 2

Format surat eksteren yang ditanda tangani selain Direktur Utama

dan Komisaris Utama.

12

• Format Surat Interen 1

Format surat Interen yang ditujukan kepada pejabat yang lebih tinggi

dari penanda tangan surat.

13

PENGANTAR

Menindak lanjuti SK Direktur Utama PT Krakatau Steel (Persero) No. 82/C/DU-KS/Kpts/2008, tentang Logo PT Krakatau Steel (Persero) & Group dan memperhatikan surat Edaran Dirut No. 38/DU-KS/2010 tentang Implementasi Logo Baru Krakatau Steel Group, untuk itu perlu dibuatkan Tata Cara Pembuatan Surat Dinas Perusahaan sebagai implementasi penerapannya.

Mengingat PT Krakatau Steel (Perero) Tbk. Sejak tanggal 10 November 2010 telah menjadi perusahaan terbuka perlu dilakukan tertib administrasi dalam tata persuratan khususnya surat-surat yang ditujukan keluar perusahaan (eksteren).

Untuk itu perlu dikeluarkan format standar tata persuratan yang dimaksudkan sebagai langkah tertib administrasi khusunya menyangkut keseragaman surat-surat yang ditujukan ke luar perusahaan yang akan membawa pencitraan (image) perusahaan.

Kami berharap pembuatan surat dinas baik eksteren maupun interen mengikuti format yang telah ditetapkan. Demikian atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Cilegon, 1 Desember 2010 CORPORATE SECRETARY

ANDI FIRDAUS

General Manager

L EMBAR P ENGESAHAAN

DIBUAT OLEH:

DINAS PERKANTORAN JKT & PENGENDALIAN DOKUMEN EKSEKUTIF

M APRI PARAYOGI Superintendent

DISAHKAN OLEH:

CORPORATE SECRETARY

ANDI FIRDAUS

General Manager

S URAT E KSTEREN

Format surat eksteren, terdiri dari:

A. Kepala Surat, meliputi:

• Tanggal : Tempat dan tanggal pembuatan surat

• Nomor : Merupakan nomor surat yang penomorannya terdiri dari kode klasifikasi surat, nomor urut surat dan tahun pembuatan.

• Sifat : Biasa, Penting, Rahasia (pilih sesuai katagori surat yang dibuat)

• Lampiran : tulis jumlah lampiran yang ada dengan angka yang merupakan lembaran pendukung surat

• Perihal : merupakan indeks surat atau kata yang mewakili dari isi surat

• Alamat : Tujuan alamat surat B. Isi Surat

• Pendahuluan : merupakan kalimat pembuka surat;

• Isi Pokok Surat : merupakan inti permasalahan surat;

• Penutup : merupakan kalimat penutup dari surat C. Penutup

• Unit Pengolah Penandatanganan Surat;

• Tanda tangan pejabat pembuat surat

• Jabatan Penanda tanganan Surat;

• Tembusan : Tertulis “Tembusan” bukan “CC” atau yang lainnya, tulisan “Arsip”

pada tembusan tidak perlu dicantumkan.

D. Penggunaan Kop Surat dan Amplop

• Kop Surat dan amplop berwarna tanpa logo mutu Jenis Kertas Conqueror untuk surat-surat yang ditujukan kepada pajabat Tertinggi dan Tinggi Negara, Menteri, Pejabat Negara Setingkat Menteri, DPRD Tingkat I dan Pejabat Daerah Tingkat I.

• Kop Surat dan amplop berwarna tanpa logo mutu Jenis Kertas HVS Untuk surat-surat yang ditujukan yang tidak termasuk dalam katagori pada d. a).

• Kop Surat dan amplop berwarna dengan logo.

Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pihak-pihak yang harus mencatumkan keterangan/logo mutu.

E. Penggunaan Huruf

Dalam pembuatan surat dinas menggunakan huruf “TAHOMA” dengan besaran Font minmal 10 dan maksimal 14.

F. Kewenangan Penanda Tanganan dan Pertinggal Surat

• Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pajabat Tertinggi dan Tinggi Negara, Menteri, Pejabat Negara Setingkat Menteri, DPRD Tingkat I dan Pejabat Daerah Tingkat I, di tanda tangani oleh Direktur Utama dan atau Direksi yang ditunjuk oleh Direktur Utama.

• Surat keluar perusahaan yang ditanda tangani oleh Direktur Utama dan Direksi atas nama corporate harus melalui Corporate Secretary.

• Wajib dibuatkan pertinggal surat (bukan photo copy) dan atau scan dari asli surat.

• Penyimpanan pertinggal surat berada di Corporate Secretary menjadi Dokumen Eksekutif.

• Penomoran dan cap perusahaan melalui Corporate Secretary.

S URAT I NTEREN

Format Surat Interen, terdiri dari :

A. Surat yang ditujukan pejabat yang lebih tinggi

Formatnya menggunakan sama seperti format surat eksternal, namun menggunakan kop surat yang internal (hitam putih).

B. Surat yang ditujukan kepada pejabat selevel atau lebih rendah a. Kepala Surat

• Kata “MEMO/NOTA DINAS”;

• Nomor : Merupakan nomor surat yang penomorannya terdiri dari kode klasifikasi surat, nomor urut surat dan tahun pembuatan;

• Kepada Yth. : kepada pejabat tujuan Memo Dinas;

• Dari : pejabat pembuat Memo Dinas;

• Perihal : merupakan indeks surat atau kata yang mewakili dari isi Memo Dinas;

• Tempat, Tanggal dan Tahun : Tempat dan tanggal pembuatan Memo Dinas;

b. Isi Surat

Isi Memo Dinas disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang akan disampaikan secara singkat dan jelas.

c. Penutup

• Unit Pengolah Penandatanganan Surat;

• Tanda tangan pejabat pembuat surat;

• Jabatan Penanda tanganan Surat;T

• Tembusan : Tertulis “Tembusan” bukan “CC” atau yang lainnya, tulisan

“Arsip” pada tembusan tidak perlu dicantumkan.

• Penggunaan Kop Surat

• Kewenangan Penanda Tanganan d. Penggunaan Huruf

Dalam pembuatan surat dinas menggunakan huruf “TAHOMA” dengan besaran Font minmal 10 dan maksimal 14, khusus untuk tulisan ”MEMO DINAS” dengan besaran font 16.

P ELIMPAHAN W EWENANG D ALAM P ENANDATANGAN

S URAT

A. Penggunaan Atas Nama (an.)

Atas nama digunakan jika yang berwenang menanda-tangani surat/dokumen, melimpahkan kepada pejabat satu tingkat dibawahnya, dengan persyaratan sebagai berikut :

• Pelimpahan wewenang tersebut harus dalam bentuk tertulis.

• Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung- jawab pejabat yang melimpahkan.

• Tanggung jawab sebagai akibat penanda-tanganan surat berada pada pejabat yang di atas namakan.

Cara penulisan pada surat sebagai berikut:

B. Penggunaan Untuk Beliau (ub.)

Untuk beliau (ub.) dipergunakan jika yang diberi kuasa/pelimpahan wewenang memberikan kuasa/pelimpahan wewenang lagi kepada pejabat satu tingkat dibawahnya. Untuk beliau(ub.) dipergunakan setelah Atas Nama(an.).

Pelimpahan wewenang penanda-tanganan surat hanya sampai pada pejabat dua tingkat dibawahnya, dengan persyaratan sebagai berikut :

Pelimpahan harus mengikuti sampai dua tingkat struktural dibawahnya.

• Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya.

• Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara atau yang mewakili.

• Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

Cara penulisan pada surat sebagai berikut:

an. DIREKTUR SDM & UMUM SUBDIT HC MAINTENACE & ADM.

Ttd

ADITYAS NIRMALA General Manager

an. DIREKTUR SDM & UMUM SUBDIT HC MAINTENACE & ADM.

ub.

DIVISI HCIA

Ttd

ADITYAS NIRMALA General Manager

C. Penggunaan Atas Perintah (ap.) dan Pengunaan Atas Perintah Beliau (apb.) Pelimpahan wewenang ini merupakan pelimpahan wewenang secara khusus yang dipergunakan bila benar-benar mendesak.

Pelimpahan wewenang ini dipergunakan jika pejabat yang bertanggung jawab atas penanda tanganan surat memerintahkan pejabat dibawahnya untuk menanda-tangani surat sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, dengan persyaratan :

Dipergunakan bila benar-benar diperlukan atau sangat mendesak (apabila pemberian wewenang Via Telepon/Email/Faximile), dengan ketentuan sebagai berikut:

• Tidak menyangkut hal-hal yang bersifat penetapan kebijaksanaan.

• Tanggung jawab berada pada pejabat yang memerintahkan.

• Atas perintah (ap.) dipergunakan untuk yang satu level dibawahnya.

• Atas perintah beliau (apb.) dipergunakan dua level dari yang memerintahkan.

Cara penulisan pada surat sebagai berikut:

DIREKTUR SDM & UMUM ap.

SUBDIT HC MAINTENACE & ADM.

Ttd

ADITYAS NIRMALA General Manager Atas Perintah (ap.):

Atas Perintah Beliau (apb.):

CAP/STEMPEL PERUSAHAAN

Cap/stempel PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Terdiri dari:

Cap/Stempel berkode C (Corporate), dipergunakan untuk :

• Surat keluar eksternal yang di tanda tangani Komisaris

• Surat keluar eksternal perusahaan yang di tanda tangani oleh Direktur Utama;

• Surat Keluar eksternal yang ditandatangani oleh Direksi atas nama perusahaan.

• Surat keluar eksternal yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan Direktorat Utama atas kewenangannya sesuai dengan fungsi kerja yang dtelah ditentukan.

• Dokumen Perjanjian yang ditanda tangani oleh Komisaris dan atau Direktur Utama.

• Surat dan dokumen lainnya yang mengatas namakan corporate yang ditanda tangani oleh Komisaris, Direktur Utama, Direksi dan Pejabat dibawah Direktorat Utama atas kewenangannya.

Cap/Stempel berkode P (Direktorat Produksi):

• Surat keluar Eksternal yang ditanda tangani oleh Direktur Produksi atas nama Direktorat Produksi.

• Surat keluar Eksternal yang di tanda tangani oleh General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya yang berhubungan fungsi kerja dilingkungan Direktirat Produksi.

• Dokumen Perjanjian yang ditanda tangani oleh Direktur Produksi, General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya sesuai dengan fungsi kerja di Direktorat Produksi.

• Surat dan Dokumen lainnya yang di tanda tangani oleh Direktur Produksi, General Manager dan Manager dilingkungan Direktorat Produksi berdasarkan kewenangannya.

Cap/Stempel berkode F (Direktorat Keuangan) :

• Surat keluar Eksternal yang ditanda tangani oleh Direktur Keuangan atas nama Direktorat Keuangan.

• Surat keluar Eksternal yang di tanda tangani oleh General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya yang berhubungan fungsi kerja dilingkungan Direktirat Keuangan.

• Dokumen Perjanjian yang ditanda tangani oleh Direktur Keuangan, General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya sesuai dengan fungsi kerja di Direktorat Keuangan.

• Surat dan Dokumen lainnya yang di tanda tangani oleh Direktur Keuangan, General Manager dan Manager dilingkungan Direktorat Keuangan berdasarkan kewenangannya.

CAP/STEMPEL PERUSAHAAN

Cap/Stempel berkode M (Direktorat Pemasaran):

• Surat keluar Eksternal yang ditanda tangani oleh Direktur Keuangan atas nama Direktorat Pemasaran.

• Surat keluar Eksternal yang di tanda tangani oleh General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya yang berhubungan fungsi kerja dilingkungan Direktirat Pemasaran.

• Dokumen Perjanjian yang ditanda tangani oleh Direktur Pemasaran, General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya sesuai dengan fungsi kerja di Direktorat Pemasaran.

• Surat dan Dokumen lainnya yang di tanda tangani oleh Direktur Pemasaran, General Manager dan Manager dilingkungan Direktorat Pemasaran berdasarkan kewenangannya.

Cap/Stempel berkode L (Direktorat Logistik) :

• Surat keluar Eksternal yang ditanda tangani oleh Direktur Logistik atas nama Direktorat Logistik.

• Surat keluar Eksternal yang di tanda tangani oleh General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya yang berhubungan fungsi kerja dilingkungan Direktirat Logistik.

• Dokumen Perjanjian yang ditanda tangani oleh Direktur Logistik, General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya sesuai dengan fungsi kerja di Direktorat Logistik.

• Surat dan Dokumen lainnya yang di tanda tangani oleh Direktur Logistik, General Manager dan Manager dilingkungan Direktorat Logistik berdasarkan kewenangannya.

Cap/Stempel berkode H (Direktorat SDM & Umum)

• Surat keluar Eksternal yang ditanda tangani oleh Direktur SDM &

Umum atas nama Direktorat SDM & Umum.

• Surat keluar Eksternal yang di tanda tangani oleh General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya yang berhubungan fungsi kerja dilingkungan Direktirat SDM & Umum.

• Dokumen Perjanjian yang ditanda tangani oleh Direktur SDM & Umum, General Manager dan Manager sesuai dengan kewenangannya sesuai dengan fungsi kerja di Direktorat SDM & Umum.

• Surat dan Dokumen lainnya yang di tanda tangani oleh Direktur SDM

& Umum, General Manager dan Manager dilingkungan Direktorat SDM

& Umum berdasarkan kewenangannya.

CARA PENGGUNAAN CAP/STEMPEL

S URAT E KSTEREN (1)

Format Surat Eksteren

S URAT E KSTEREN (2)

Format Surat Eksteren

S URAT I NTEREN (1)

FormatSurat Interen : (untuk pejabat yang lebih tinggi dari pejabat penanda tanganan surat)

S URAT I NTEREN (2)

Format Surat Interen : (untuk pejabat yang lebih rendah dari pejabat penanda tanganan surat)