DIGITALISASI KEARSIPAN DALAM MENUNJANG PELAYANAN INFORMASI PADA UNIT TATA USAHA SMP NEGERI 2 JETIS
SKRIPSI
Oleh:
HAPPY DWI ARIANTI NIM. 206190089
JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
2023
ii
ABSTRAK
Arianti, Happy Dwi. 2023. Digitalisasi Kearsipan dalam Menunjang Pelayanan Informasi Pada Unit Tata Usaha SMP Negeri 2 Jetis. Skripsi. Jurusan Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan Institut Agama Islam Negeri Ponorogo.
Pembimbing, Afni Ma’rufah, M.Pd.
Kata Kunci: Digitalisasi Kearsipan, Pelayanan Informasi, SMP Negeri 2 Jetis.
Pengelolaan pendidikan saat ini banyak mengadopsi sistem digitalisasi yang dianggap lebih efektif daripada sistem konvensional. Penggunaan sistem digitalisasi ini memiliki kelebihan- kelebihan yang tidak dimiliki oleh sistem konvensional. Penggunaan sistem digitalisasi ini juga diterapkan dalam pengelolaan kearsipan pada SMP Negeri 2 Jetis ini. Digitalisasi Kearsipan merupakan alih media pengarsipan dari media kertas ke media digital yang menciptakan output berupa dokumen-dokumen digital.
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) upaya digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha, (2) faktor pendukung dan penghambat penerapan digitalisasi kearsipan pada unit tata usaha, (3) dampak penerapan digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode studi kasus, dengan teknik pengumpulan data penelitian berupa wawancara, observasi, dan dokumentasi.
Sedangkan analisis data menggunakan reduksi data, menyajikan data dan menarik kesimpulan.
Selanjutnya uji keabsahan data dilakukan dengan pendekatan berdasarkan lamanya waktu penelitian, triangulasi sumber dan metode.
Berdasarkan analisis data ditemukan bahwa: (1) upaya digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis terdiri dari beberapa fase yaitu a) penciptaan dan penyimpanan arsip digital, b) distribusi dan penggunaan arsip digital, c) pemeliharaan arsip digital, serta d) disposisi arsip digital. (2) faktor pendukung dan penghambat digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi. Faktor pendukung dapat digolongkan dalam beberapa unsur yaitu a) man (manusia), yang berupa kemampuan para staf yang memadai serta kinerja yang mumpuni, b) machine (sarana dan prasarana), yaitu ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai seperti computer, scanner, printer dan lain sebagainya, c) minutes (waktu), kurun waktu kerja staf tata usaha yang sudah mencukupi, d) method (metode), yakni sistem kerja bagi tugas yang diadopsi oleh unit tata usaha yaitu staf tata usaha, staf pembantu bagian persuratan serta staf pembantu bagian keuangan, e) money (biaya/anggaran), yakni adanya anggaran yang cukup untuk mendukung proses digitalisasi kerasipan yang dilaksanakan.
Sedangkan faktor penghambat digolongkan dalam 2 unsur yaitu a) man (manusia), yang berupa keterbatasan kemampuan dalam bidang IT, kurangnya jumlah staf tata usaha, serta adanya faktor kelalaian, b) machine (sarana dan prasarana), yakni masih adanya penggunaan perangkat pribadi oleh salah satu staf . (3) dampak digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi dapat dilihat dari a) kecepatan dan kemudahan dalam pemberian pelayanan, b) pelayanan dilakukan secara sopan, santun, ramah dan ikhlas, c) tidak pandang bulu terhadap konsumen, d) jujur dalam pemberian pelayanan
iii
iv
v
vi
vii DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ... i
ABSTRAK ... ii
LEMBAR PERSETUJUAN ... iii
LEMBAR PENGESAHAN ... iv
SURAT PERSETUJUAN PUBLIKASI ... v
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN ... vi
DAFTAR ISI ... vii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Fokus Penelitian ... 5
C. Rumusan Masalah ... 5
D. Tujuan Penelitian ... 5
E. Manfaat Penelitian ... 6
F. Sistematika Pembahasan ... 7
BAB II : KAJIAN PUSTAKA ... 8
A. Kajian Teori ... 8
1. Digitalisasi Kearsipan ... 8
2. Pelayanan Informasi... 17
B. Kajian Penelitian Terdahulu ... 23
C. Kerangka Pikir ... 26
BAB III : METODE PENELITIAN ... 29
viii
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian ... 29
B. Lokasi dan Waktu Penelitian... 30
C. Data dan Sumber Data ... 30
D. Teknik Pengumpulan Data ... 32
E. Teknik Analisis Data ... 34
F. Pengecekan Keabsahan Penelitian ... 35
G. Tahap Penelitian... 36
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 37
A. Gambaran Umum Latar Penelitian ... 37
1. Sejarah berdirinya SMP Negeri 2 Jetis ... 37
2. Profil SMP Negeri 2 Jetis ... 38
3. Letak geografis SMP Negeri 2 Jetis ... 39
4. Visi, Misi, dan Tujuan SMP Negeri 2 Jetis ... 40
5. Struktur Organisasi SMP Negeri 2 Jetis ... 42
6. Tenaga Pendidik, Kependidikan, dan Siswa SMP Negeri 2 Jetis ... 43
7. Sarana dan Prasarana SMP Negeri 2 Jetis ... 43
8. Prestasi siswa SMP Negeri 2 Jetis ... 43
B. Deskripsi Data ... 44
1. Upaya Digitalisasi Kearsipan dalam Menunjang Pelayanan Informasi pada Unit Tata Usaha Di SMP Negeri 2 Jetis ... 44
2. Faktor Pendukung dan Penghambat Penerapan Digitalisasi Kearsipan pada Unit Tata Usaha SMP Negeri 2 Jetis ... 57
3. Dampak Penerapan Digitalisasi Kearsipan Dalam Menunjang Pelayanan Informasi pada Unit Tata SMP Negeri 2 Jetis ... 70
ix
C. Pembahasan ... 76
1. Upaya Digitalisasi Kearsipan dalam Menunjang Pelayanan Informasi pada Unit Tata Usaha Di SMP Negeri 2 Jetis ... 76
2. Faktor Pendukung dan Penghambat Penerapan Digitalisasi Kearsipan pada Unit Tata Usaha SMP Negeri 2 Jetis ... 84
3. Dampak Penerapan Digitalisasi Kearsipan Dalam Menunjang Pelayanan Informasi pada Unit Tata SMP Negeri 2 Jetis ... 90
BAB V : SIMPULAN DAN SARAN ... 94
A. Kesimpulan ... 94
B. Saran ... 96
DAFTAR PUSTAKA ... 98
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan ilmu teknologi dan komunikasi saat ini, berpengaruh besar terhadap berbagai sektor kehidupan. Hal ini membawa tuntutan untuk meningkatkan keprofesionalan di berbagai bidang seperti industri, perkantoran, perbankan, bahkan sampai pada lembaga pendidikan dan lain sebagainya. Kemajuan dari berbagai hal diatas, harus diimbangi dengan dukungan manajemen yang tepat. Maka dari itu, untuk mendukung adanya manajemen yang tepat maka diperlukan informasi yang akurat, cepat, dan dapat dipertanggungjawabkan. Informasi merupakan sesuatu yang kompleks dalam organisasi termasuk juga pada lembaga pendidikan. Informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam membantu proses pengambilan keputusan oleh manajemen puncak.1 Informasi yang berkualitas menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan yang dilakukan oleh unit tata usaha dilakukan dengan baik pula. Hal ini akan berimplikasi terhadap pelayanan informasi yang baik kepada pihak-pihak yang membutuhkan informasi tersebut baik dalam kegiatan operasional organisasi maupun lembaga pendidikan.
Informasi merupakan unsur penting yang harus ada dalam suatu organisasi. Jika dianalogikan, organisasi merupakan tubuh manusia, sedangkan informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir dalam tubuh manusia. Tanpa adanya darah, manusia tidak akan mampu hidup dan beraktivitas selayaknya manusia normal. Sama dengan organisasi, suatu organisasi tidak akan mampu bertahan apabila tidak ada informasi di dalamnya. Informasi juga memiliki siklus hidup dalam organisasi, mulai dari diciptakannya informasi tersebut, dimanfaatkan, dipelihara, dan dimusnahkan apabila tidak lagi diperlukan
1 Sri Ardiana dan Bambang Suratman, “Pengelolaan Arsip dalam Mendukung Pelayanan Informasi pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo”, Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, Vol. 9, No.
2 (2021):335.
Informasi diperoleh melalui data-data yang telah diolah maupun diproses sedemikian rupa. Data-data tersebut dapat berupa dokumen-dokumen maupun arsip-arsip dalam organisasi. Pengertian arsip menurut UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2 Arsip dan kearsipan mempunyai makna yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya. Arsip merupakan kumpulan dokumen ataupun warkat yang memiliki nilai guna yang disimpan secara sistematis, sedangkan kearsipan merupakan kegiatan untuk mengolah dokumen-dokumen atau arsip tersebut menjadi informasi yang berguna dan siap untuk digunakan jika diperlukan.
Dunia kearsipan, erat kaitannya dengan kegiatan tulis menulis di atas kertas. Hal ini merupakan sistem pengelolaan arsip secara konvensional. Namun, seiring dengan perkembangan ilmu teknologi dan komunikasi, kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi beralih menggunakan sistem digital. Kegiatan kearsipan senantiasa mengikuti dinamika perkembangan teknologi yang terjadi di masyarakat. Hal ini sekaligus sebagai dampak dari era globalisasi yang terjadi pada saat ini. Pengelolan arsip secara konvensional sudah dianggap kurang efektif dan efisien untuk diterapkan karena memerlukan waktu yang lama dan kerentanan terhadap kehilangan serta kerusakan arsip. Namun demikian, kebutuhan akan arsip konvensional tidak hilang begitu saja. Adakalanya masyarakat membutuhkan orisinalitas atau bukti otentik yang berupa bukti fisik arsip daripada yang berbentuk file digital.
Lembaga pendidikan, merupakan salah satu organisasi yang berjalan pada sektor nonprofit. Oleh karena itu di sebuah lembaga pendidikan terdapat sub unit organisasi atau
2 Sattar, Manajemen Kearsipan (Yogyakarta: Deepublish Publisher, 2019),6.
bagian-bagian dalam pengelolaannya salah satunya pengelolaan terhadap kegiatan kearsipan yang disebut sebagai tata usaha sekolah. Salah satu fungsi dari tata usaha sekolah adalah melakukan pencatatan terhadap segala bentuk administrasi masuk maupun keluar yang berupa dokumen dan sejenisnya. Tata usaha sekolah merupakan sub unit dari lembaga pendidikan yang bersifat pelayanan bagi warga sekolah maupun warga luar sekolah dalam hal pemberian informasi yang diperlukan.3 Era digitalisasi saat ini memberikan tuntutan kepada organisasi lembaga pendidikan untuk meningkatkan pelayanan secara cepat dan mudah kepada masyarakat selaku konsumen jasa pendidikan. Masyarakat menginginkan akses terhadap informasi yang efektif, efisien dan transparan tanpa harus menunggu lama, melalui proses yang berbelit-belit serta biaya yang tidak murah. Oleh karena itu, sebagai salah satu organisasi penyedia layanan jasa pendidikan, lembaga pendidikan harus memberikan pelayanan yang prima terhadap masyarakat sebagai konsumen pengguna jasa yakni melalui unit tata usaha sekolah yang didukung dengan pemanfaatan teknologi informasi sebagai penunjang pelayanan.
Salah satu hal yang merupakan faktor pendukung keberhasilan dari suatu lembaga pendidikan adalah pengelolaan kearsipan yang ada di lembaga pendidikan tersebut. Maka dari itu, dalam pengelolaan kearsipan harus ditangani oleh orang-orang yang benar-benar profesional dalam bidangnya. Prinsip the right man on the right job harus diterapkan.4 Peningkatan mutu pendidikan di tingkat sekolah masih menemui banyak kendala. Salah satu kendala yan paling sering luput dari perhatian adalah pengelolaan kearsipan yang mana hal tersebut juga berpengaruh terhadap peningkatan mutu serta kualitas pendidikan. Namun sangat disayangkan, pengelolaan kearsipan di tingkat sekolah masih kurang diperhatikan
3 Kompri, Standarisasi Kompetensi Kepala Sekolah (Jakarta: Kencana, 2017), 167.
4 Muthahharah Thahir, Pengelolaan Kearsipan Pada SD Islam Al-Azhar 34 Makassar, Junal Elektrika, Vol 2, No 1, April 2014, 25
sehingga kehadirannya kurang dapat berkontribusi nyata terhadap peningkatan mutu pendidikan.5
SMP Negeri 2 Jetis merupakan salah satu lembaga pendidikan Negeri yang berada di Kabupaten Ponorogo. Tepatnya terletak di Desa Ngasinan Kecamatan Jetis Kabupaten Ponorogo. Sama seperti lembaga pendidikan pada umumnya, SMP Negeri 2 Jetis juga memiliki unit tata usaha sekolah sebagai pusat administrasi serta pelayanan informasi di sekolah ini. Sebagai salah satu lembaga pendidikan yang telah lama berdiri, pasti telah banyak informasi, arsip, serta dokumen-dokumen yang dihasilkan. Maka dari itu, kemampuan dalam bidang kearsipan sangat diperlukan.
SMP Negeri 2 jetis merupakan salah satu lembaga pendidikan yang unit tata usahanya telah menggunakan sistem digitalisasai dalam pengelolaan kearsipan. Hal ini merupakan bentuk responsibilitas SMP Negeri 2 Jetis terhadap kemajuan era teknologi dan komunikasi yang terjadi pada saat ini. Pihak SMP Negeri 2 Jetis menyadari bahwa sistem digitalisasi lebih efektif untuk digunakan dalam hal pengelolaan kearsipan mulai dari pembuatan, penyimpanan, pendistribusian, penggunaan, hingga pemusnahan. Namun, sistem konvensional juga tidak begitu saja ditinggalkan. Jadi antara sistem konvensional dengan sistem digital berjalan seiringan dalam hal pengelolaan kearsipan. Dengan digunakannya sistem digitalisasi, diharapkan akan menunjang proses pelayanan informasi sehingga dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Kemampuan staff tata usaha yang bisa dibilang mumpuni dalam hal penguasaan teknologi sangat menunjang proses digitalisasi yang ada di lembaga ini. Salah satu bentuk upaya digitalisasi kearsipan pada SMP Negeri 2 Jetis ini adalah penggunaan berbagai aplikasi pada masing-masing bidang garap pada lembaga pendidikan. Selain itu, upaya pendukung digitalisasi arsip yang dilakukan oleh unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis adalah berupa optimalisasi penggunaan cloud storage berupa google Drive. Data-data operasional sekolah yang begitu banyak membutuhkan penyimpanan yang
5 Muthahharah Thahir, Pengelolaan Kearsipan Pada SD (Jakarta:Kencana,2019), 25
besar pula. Untuk antisipasi kurangnya sistem penyimpanan data, pihak tata usaha mengupayakan untuk berlangganan cloud storage tersebut untuk menampung data lembaga yang begitu banyak. Dengan menambah setidaknya 100GB storage diharapkan dapat menampung data-data sekolah yang ada. Didukung dengan keberadaan staf tata usaha yang hanya 3 orang, proses digitalisasi kearsipan dapat dilaksanakan dengan baik karena koordinasi serta kompetensi staf tata usaha yang sangat baik.
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, maka peneliti tertarik untuk melakukan sebuah penelitian dengan judul penelitian Digitalisasi Kearsipan dalam Menunjang Pelayanan Informasi pada Unit Tata Usaha SMP Negeri 2 Jetis.
B. Fokus Penelitian
Berdasar pada permasalahan yang ditemukan pada latar belakang diatas, maka penulis memfokuskan penelitian pada penerapan digitalisasi kearsipan sebagai penunjang pelayanan informasi yang ada pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis.
C. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat diuraikan beberapa rumusan masalah penelitian sebagai berikut:
1. Bagaimana upaya digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis?
2. Apa saja faktor pendukung dan penghambat penerapan digitalisasi kearsipan pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis?
3. Bagaimana dampak penerapan digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis?
D. Tujuan Penelitian
Berangkat dari latar belakang masalah dan rumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mendeskripsikan dan menganalisis upaya digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis.
2. Untuk mendeskripsikan dan menganalisis faktor pendukung dan penghambat penerapan digitalisasi kearsipan pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis.
3. Untuk mendeskripsikan dan menganalisis dampak penerapan digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis.
E. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat, baik secara teoritis maupun praktis. Manfaat dari penelitian ini antara lain adalah:
1. Secara teoritis. Penelitian ini dapat dijadikan sebagai salah satu tambahan ilmu pengetahuan tentang digitalisasi kearsipan sebagai penunjang pelayanan informasi di unit perkantoran khususnya lembaga pendidikan.
2. Secara praktis:
a. Bagi IAIN Ponorogo. Diharapkan dapat bermanfaat sebagai referensi/masukan pada manajemen perkantoran pada bidang persuratan ataupun kearsipan yang dapat secara terus menerus diperbarui dan disempurnakan sehingga dapat diaplikasikan dalam pengelolaan di unit perkantoran sehingga dapat memberikan pelayanan yang optimal.
b. Bagi lembaga pendidikan di Indonesia. Penelitian ini diharapkan sebagai referensi bagi lembaga pendidikan di Indonesia, khususnya pada unit tata usaha sekolah untuk terus meningkatkan kemampuan di bidang digitalisasi kearsipan agar lebih efektif dan efisien dalam pemberian layanan informasi.
c. Bagi para peneliti dan masyarakat. Hasil penelitian ini nantinya diharapkan dapat menjadi referensi tambahan bagi para peneliti maupun masyarakat pada umumnya pada manajemen perkantoran khususnya pada bidang kearsipan lembaga pendidikan di Indonesia yang lebih unggul.
F. Sistematika Pembahasan
Untuk mempermudah penulisan skripsi ini dan agar dapat dicerna secara runtut, maka diperlukan sebuah sistematika pembahasan. Sistematika pembahasan skripsi hasil penelitian ini adalah sebagai berikut:
BAB I. Pada bagian ini memuat terkait dengan pendahuluan yakni berupa gambaran umum mengenai penelitian untuk memberikan pola pemikiran bagi laporan penelitian secara keseluruhan. Pembahasan yang ada dalam bab ini antara lain adalah latar belakang masalah, fokus penelitian, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta sistematika pembahasan.
BAB II. Pada bagian ini menjelaskan mengenai kajian pustaka. Pada bab ini memuat mengenai kajian teori, kajian hasil penelitian terdahulu serta kerangka pikir penelitian untuk menganalisis masalah penelitian yang selaras dengan permasalahan yang dijelaskan dalam bab sebelumnya. Pembahasan dalam Bab II ini meliputi tinjauan mengenai konsep digitalisasi kearsipan, dan pelayanan informasi.
BAB III Pada bab ini memuat tentang metode penelitian yakni alasan dan bagaimana proses penggunaan metode penelitian dilakukan. Pembahasan yang terdapat dalam bab ini yakni mengenai: pendekatan dan jenis penelitian, lokasi dan waktu penelitian, data dan sumber data, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, pengecekan keabsahan penelitian, serta tahap penelitian.
BAB IV bab ini memuat mengenai gambaran umum latar penelitian, deskripsi data, dan pembahasan hasil penelitian.
BAB V pada bab ini merupakan bab terakhir dari semua rangkaian pembahasan dari bab I sampai dengan bab V. Bab ini berisi penutup. Maksud dari bab ini adalah untuk mempermudah pembaca dalam memahami intisari dari keseluruhan penelitian ini yang berisi kesimpulan dan saran.
8 BAB II
KAJIAN PUSTAKA A. Kajian Teori
Untuk memperkuat proses dan hasil pelaksanaan penelitian ini nantinya, peneliti melengkapinya dengan kajian teoritis yang menjadi landasan dasar dalam menganalisis hasilnya serta kajian penelitian terdahulu yang relevan guna memperkokoh orisinalitas penelitian ini.
1. Digitalisasi Kearsipan
a. Pengertian Digitalisasi Kearsipan
Pada era globalisasi, dunia mengalami perkembangan teknologi yang dahsyat, termasuk teknologi inforasi, sehingga masyarakat akan mengalami mobilitas yang sangat cepat.6 Perkembangan teknologi informasi pada saat ini, mendorong segala sektor kehidupan menjadi lebih cepat dan mudah melalui proses digitalisasi. Segala hal yang dilakukan dalam aktivitas sehari-hari bisa dikatakan sudah terkomputerisasi.
Baik dalam sektor perekonomian, pemerintahan, pertanian, perdagangan, keuangan, pariwisata, perkantoran hingga pendidikan. Teknologi digital merupakan suatu kemampuan untuk menggabungkan, mengonversikan, dan menyajikan informasi dalam benrbagai bentuk. Haigh mengemukakan bahwa Era perkembangan teknologi komputer inilah yang dinyatakan sebagai Era digitalisasi, dimana era digitalisasi ini memberikan dampak yang sangat besar pada masyarakat dunia.7
Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya mengenai digitalisasi diantaranya yaitu Terry Kuny yang memberikan definisi digitalisasi sebagai berikut “mengacu pada proses menerjemahkan suatu potongan informasi seperti sebuah buku, rekaman suara, gambar atau video, ke dalam bit-bit. Bit adalah satuan dasar informasi di dalam
6 Umar Sidiq, “Good Governance di Perguruan Tinggi Islam”, Junal Lentera, .Vol. 2 No.1 (2019),78.
7 Nora Amelda Rizal, et.al, Artificial Intelegence dan Manajemen Keuangan (Yogyakarta: Diandra Kreatif,2022),18.
suatu sistem komputer”. Sedangkan menurut Merilyn Deegan digitalisasi adalah proses konversi dari segala bentuk dokumen tercetak atau yang lain ke dalam penyajian bentuk digital”.8
Digitalisasi merupakan istilah yang digunakan untuk menggambarkan suatu proses perubahan media. Proses konversi yang dimaksud adalah transisi dari media cetak, video dan audio ke sistem digital. Tujuan dari digitalisasi adalah untuk dapat membuat tempat penyimpanan dokumen dalam bentuk digital. Digitalisasi akan memastikan efisiensi dan optimalisasi banyak hal yang sebelumnya membutuhkan lebih banyak waktu atau usaha untuk dicapai.9 Pemahaman mengeanai digitalisasi sendiri merupakan suatu proses dimana segala bentuk informasi dikonversikan ke dalam bentuk bit atau binary digit sehingga terbentuklah suatu data yang kemudian dapat dimanipulasikan dan ditransformasikan. Informasi tersebut dapat berupa angka, data, gambar, suara, gerak, dan lain sebagainya.
Atmosjirdjo menjelaskan mengenai pengertian arsip bahwa secara etimologi, kata arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang berarti tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, piagam-piagam, bahan-bahan tertulis, dokumen- dokumen, surat-surat, dan lain sebagainya.10 Sugiarto juga mengemukaan bahwa dari bahasa Yunani, arsip berasal dari kata ‘archea’ yang artinya adalah catatan atau dokumen mengenai suatu permasalahan. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan memberikan pengertian bahwa “Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
8 Wala Erpurini, et.al, Perubahan Perilaku Sosial Dampak Pandemi Covid-19 dari Sudut Pandang Teknologi Informasi (Bandung:Media Sains Indonesia,2021),41.
9 Inge Kurnia Mardia L, et.al, Pendidikan Global Berbasis Teknologi Digital di Era Milenial(Surakarta:Unisri Press,2022),15.
10 Sattar, Manajemen Kearsipan(Yogyakarta:Deepublish Publisher,2019),3.
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.11
Lembaga Arsip Negara (LAN) memberikan definisi mengenai arsip yaitu segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan- kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.12
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. Proses digitalisasi arsip ini memerlukan beberapa tahapan. Selain itu, proses digitalisasi arsip juga memerlukan peralatan yang mendukung dan memadai serta ruang simpan yang besar.
Arsip yang diperoleh diproses digitalisasi disebut dengan arsip elektronik ataupun arsip digital. Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transasksi Elektronik bahwa yang dimaksud dengan Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses,
11 Rulli Susfa Ramanda dan Sri Indrahtri, “Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Terhadap Temu Kembali Arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang”, Jurnal Ilmu Perpustakaan, Vol 4, No 3 (2015),205
12 Lembaga Arsip Nasional, Buku Pedoman Tata Surat Menyurat dan Kearsipan, 1972.
simbol, atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Beberapa ahli juga mengemukakan mengenai pengertian dari arsip elektronik atau arsip digital, diantaranya yaitu Haryadi yang mengemukakan bahwa arsip elektronik merupakan kumpulan data yang disimpan dalam bentuk scan yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian arsip tersebut disimpan ke dalam hard drive atau optical disk. Sedangkan menurut Mulyadi, arsip elektronik atau arsip digital adalah arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.13
b. Tujuan/manfaat Digitalisasi Arsip
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang maupun sekelompok orang pasti memiliki tujuan yang ingin diwujudkan. Begitupula dalam digitalisasi kearsipan, pasti terdapat tujuan yang hendak dicapai dalam rangkaian proses pelaksanaannya. Sistem kearsipan harus dilakukan secara terpadu dan komprehensif baik dalam lembaga pemerintahan, lembaga pendidikan, organisasi politik, lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan, bahkan sampai perseorangan. Alih media arsip konvensional menjadi arsip digital atau digitalisasi arsip mempunyai beberapa manfaat yang dapat diperoleh diantaranya yaitu:14
1) Proses bisnis menjadi lebih cepat dalam hal akses dan proses menemukan kembali informasi arsip;
2) Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat terkait dengan akses arsip yang cepat dan tepat;
3) Layanan arsip menjadi lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih cepat diketahui;
13 S. Nooryani, Jurus Sederhana Mengelola Arsip Aktif Digital Untuk Pemula (Bogor:IPB Press,2020),18.
14 Tuginem & Ratna Trisiyani, Kearsipan (Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia,2020),328-329.
4) Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas arsip dalam mencari informasi;
5) Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi dan memudahkan dalam penggunaan kembali informasi arsip oleh unit atau organisasi lain;
6) Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi secara akurat, cepat, dan transparan sesuai permintaan pemegang kewenangan maupun kebutuhan suatu regulasi;
7) Mempunyai persipan terhadap resiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan keberlangsungan bisnis;
8) Menekan biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan, temu kembali, dan pengelolaan atas media kertas.
c. Upaya Digitalisasi Arsip
Upaya merupakan suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai sesuatu yang diinginkan. Upaya juga dapat dikaitkan dengan proses manajemen atau pengelolaan. Manajemen merupakan suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih yang saling bekerjasama secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.15 Dalam hal digitalisasi kearsipan, upaya dapat dimaknai sebagai suatu rangkaian proses maupun cara dalam hal digitalisasi kearsipan untuk mencapai tujuan yang diinginkan yang mana dalam hal ini adalah untuk menunjang pelayanan informasi pada lembaga pendidikan khususnya pada unit tata usaha sekolah dengan memanfaatkan sumberdaya yang ada baik sumberdaya manusia maupun sumberdaya yang lainnya.
Tahapan pengelolaan arsip elektronik atau digitalisasi arsip sama halnya dengan daur hidup arsip elektronik. Sedangkan pengelolaan, erat kaitannya dengan
15 Umar Sidiq, Manajemen Madrasah (Ponorogo: Nata Karya,2018),3.
manajemen. Menurut Muhidin & Winata, arsip elektronik memiliki beberapa fase perjalanan atau tahapan atau electronic record life cycle, yaitu:16
1) Penciptaan dan penyimpanan (creation and storage). Penciptaan arsip elektronik dihasilkan dari penggunaan aplikasi perangkat lunak tertentu. Penciptaan arsip elektronik pada umumnya dengan menggunakan aplikasi tertentu seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan lain sebagainya. Penyimpanan arsip digital atau elektronik menggunakan penyimpanan eksternal seperti harddisk, USB flas drive, cloud, dan lain sebagainya.
Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Menurut Akhmad, kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki organisasi. Sedangkan kearsipan elektronik atau digitalisasi arsip memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual.17 Secara singkatnya, dapat dikatakan bahwa kearsipan konvensional memiliki map, rak, dan kabinet yang berbentuk fisik untuk menyimpan dokumen. Sedangkan kearsipan elektronik memiliki map, arsip, rak, dan kabinet untuk menyimpan dokumen dalam bentuk file.
Terdapat beberapa sistem yang dapat diterapkan atau digunakan dalam hal penyimpanan arsip, diantaranya adalah:
a) Sistem Abjad
Dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad, arsip disusun berdasarkan abjad nama pengirim surat, kata demi kata, dan huruf demi huruf. Jika pengirim surat adalah dari pihak perseorangan atau pribadi, maka abjad yang dipakai adalah nama belakang, nama keluarga, atau nama
16 Sovia Rosalin, et.al, Administrasi Perkantoran Berbais Teknologi Informasi (Malang;UB Press,2022),124.
17 Imasita, Andi Gunawan, & Hirman, Electronic Filing System (Makassar: UPT Unhas Press,2021),164.
pengirim surat. Jika pengirim surat adalah perusahaan atau lembaga, maka surat disusun berdasarkan nama dari perusahaan atau lembaga tersebut asal pengirim surat.
b) Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan dengan mengelompokkan arsip berdasarkan subtansi arsip. Substansi arsip sering disebut juga sebagai isi, perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek. Agar pengelolaan dapat dilakukan dengan mudah, maka perlu dibuat daftar klasifikasi sesuai dengan kepentingan dan kebijakan lembaga atau perusahaan.
c) Sistem Tanggal/Kronologis
Penyimpanan dan penataan menurut tanggal arsip, baik tanggal terima arsip mapun tanggal dibuatnya arsip tersebut.
d) Sistem Nomor/Numerik
Penyimpanan dengan sistem ini juga bisa disebut ebagai numeric filling system. Penyimpanan arsip menggunakan sistem nomor adalah dalam penyusunannya, arsip diurutkan menurut nomor atau angkanya.
Misalnya nomor urut surat masuk atau nomor urut surat keluar, nomor rekening, nomor induk siswa, dan lain sebagainya. dalam sistem nomor, terdapat tiga unsur yang diperlukan, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar). Sistem penyimpana nomor dapat digunakan untuk penyimpan berkas atau dokumen yang panggilannya dengan nomor misalnya adalah polis asuransi, penyimpanan surat keputusan dalam suatu organisasi karena SK lebih mudah dikenal dengan nomor SK tersebut, lembaga pendidikan yang menyimpan berdasarkan nomor siswanya, serta penyimpanan faktur transaksi.
e) Sistem wilayah/geografi
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan lokasi atau wilayah merupakan sistem penyimpanan yang dalam pengelolaannya mengurutkan arsip atau mengklasifikasikan arsip menurut asal daerah atau wilayah.
Penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad ini efektif digunakan untuk organisasi, perusahaan atau lembaga yang memiliki cabang di berbagai tempat, organisasi atau lembaga tersebut bergerak di berbagai wilayah, instansi pemerintah yang melayani masyarakat bedasarkan wilayahnya, serta perusahaan multinasional yang bermitra dengan berbagai Negara.
2) Distribusi dan penggunaan (distribution and use). Siklus selanjutnya yaitu pendistribusian serta penggunaan arsip setelah arsip diciptakan serta yang tersimpan dalam folder dan file elektronik. Distribusi arsip digital atau arsip elektronik dapat dilakukan melalui beberapa cara seperti melalui aplikasi e- mail, seperti Gmail, Yahoo mail, atau melalui aplikasi chat seperti WhatsApp, Telegram, pesan singkat SMS, facsimile, dan lain sebagainya.
3) Pemeliharaan (maintenance). Tahap pemeliharaan arsip pada umumnya terkait pada pemusnahan atau jadwal retensi tertentu. File elektronik dapat dijadwalkan untuk disimpan atau dibuang, mengingat terbatasnya kapasitas penyimpanan elektronik yang digunakan.
Menurut Irwanto Eko Saputro menyatakan bahwa pemeliharaan arsip elektronik dapat dilakukan:18
a) Pemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat penyimpanannya, tetapi juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem komputer yang digunakan untuk membuat arsip;
18 Sattar, Manajemen Kearsipan (Yogyakarta:Deepublis Publisher,2019),129.
b) Arsip elektronik lebih rapuh daripada arsip kertas sehingga lembaga harus mengerahkan waktu dan sumberdaya yang lebih banyak untuk menanganinya;
c) Kondisi penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi arsip, membuat arsip lebih mudah diakses, dan hemat biaya. Perangkat penyimpanan elektronik mudah terpengaruh oleh perubahan kelembapan, suhu dan radiasi sehingga stabilitas kondisi lingkungan perlu dijaga;
d) Teknologi penyimpanan elektronik selalu berkembang, teknologi baru menggantikan teknologi sebelumnya. Lembaga harus selalu mencermati perkembangan yang ada untuk memastikan bahwa masih tersedia teknologi untuk melakukan migrasi bagi teknologi penyimpanan yang saat ini digunakan.
4) Disposisi (disposition), yaitu tahapan penentuan keberadaan arsip elektronik yang dibuat, apakah arsip itu disimpan atau dimusnahkan. Sarana penyimpanan arsip yang memiliki keterbatasan penyimpanan, serta dokumen yang disimpan memiliki usia harapan hidup yang terbatas mendorong pengelola untuk melakukan pemusnahan arsip secara berkala. Pemusnahan arsip elektronik menurit ANRI Nomor 6 tahun 2021 adalah sebagai berikut:
a) Deletion merupakan pemusnahan yang paling sederhana dengan proses menghapus file elektronik;
b) Overwrite merupakan proses menempatkan arsip elektronik yag akan dimusnahkan dengan file atau arsip elektronik yang berbeda;
c) Shredding merupakan metode pemusnahan arsip elektronik dengan melakukan overwriting terus menerus;
d) Degaussing merupakan metode pemusnahan media penyimpanan magnetik seperti floppy disk, CD/DVD, harddisk dengan cara mendekatkannya
kepada sebuah alat degaussing yang memiliki medan magnet yang kuat untuk merusak keseluruhan data; atau
e) Destruction merupakan metode menghancurkan media penyimpanan arsip elektronik secara fisik dengan cara dibakar, dipotong, maupun dihancurkan menggunakan alat penghancur.
Menurut Desy Pratiwi, proses pengelolaan arsip elektronik atau digitalisasi arsip meliputi:
1) Penciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu balik (retrieve);
2) Klasifikasi arsip;
3) Klasifikasi keamanan dan akses arsip;
4) Identifikasi penyusutan arsip;
5) Penyimpanan, penggunaan dan penelusuran arsip aktif dan inaktif;
6) Penyusutan arsip;
7) Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan;
8) Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan;
9) Penggunaan arsip statis.
Pengelolaan erat kaitannya dengan sistem manajemen. Terdapat unsur- unsur manajemen sebagai faktor pendukung keberhasilan pengelolaan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Unsur manajemen terdiri dari “7M” menurut Usman dan Henry Fayol 7M yaitu sebagai berikut:19 1) man (manusia), 2) material (bahan), 3) money (uang), 4) market (pasar), 5) method (metode), 6) machines (mesin), 7) minutes (waktu).
2. Pelayanan Informasi
a. Pengertian pelayanan informasi
19 Hardi Tambunan, et.al, Manajemen Pendidikan (Bandung: Media Sains Indonesia,2021)60.
Pasalong mengemukakan pendapatnya mengenai pelayanan, menurutnya, pelayanan merupakan aktivitas yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung oleh seseorang maupun sekelompok orang atau organisasi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan. Kotler mendefinisikan Pelayanan (service) ialah sebagai suatu tindakan ataupun kinerja yang bisa diberikan pada orang lain. Sementara Sampara menyatakan bahwa pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara satu orang dengan orang lain atau mesin secara fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan.20
Lauodon & Laudon mengemukakan bahwa Informasi adalah data yang telah dibentuk menjadi suatu bentuk yang bermakna dan berguna bagi manusia, sedangkan data adalah aliran fakta mentah yang mewakili peristiwa yang terjadi didalam organisasi atau lingkungan fisik sebelum diorganisasikan dan diatur ke dalam bentuk yang dapat dipahami dan digunakan orang. Sedangkan Haryadi mendefinisikan informasi sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.21 Informasi adalah data yang telah diolah menjadi kesimpulan dan lebih bermakna daripada data aslinya. Pengolahan data bertujuan untuk menghimpun data menjadi informasi yang bermakna dan dapat digunakan. Pengolahan data dapat dilakukan menggunakan sistem manual maupun pada sistem komputer melalui berbagai aplikasi pengolah data.
Dari pengertian di atas, maka dapat dimaknai bahwa pelayanan informasi sebagai aktivitas yang dilakukan untuk memberikan sejumlah informasi kepada pihak yang membutuhkannya. Baik secara konvensional maupun secara digitalisasi menggunakan sistem informasi elektronik.
20 Anas Pattaray, Konsep Pelayanan Bagi Wisatawan Penyandang Disabilitas (Malang:Literasi Nusantara,2021),8.
21 Sovia Rosalin, et.al, Administrasi Perkantoran Berbais Teknologi Informasi (Malang;UB Press,2022),157.
Informasi merupakan aspek yang sangat penting dan krusial dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, informasi yang disediakan dalam suatu organisasi harus berkualitas. Jika dalam pengolahan data menjadi informasi tidak dilakukan dengan tepat maka akan menjadikan salah informasi yang akan berdampak merugikan pada organisasi itu sendiri. Informasi sangat membantu pimpinan sebagai data pendukung dalam pengambilan keputusan sebagai bahan pertimbangan. Apabila informasi yang diperoleh pimpinan akurat, cepat, dan tepat, maka keputusan yang diambil oleh pimpinan terhadap permasalahan yang dihadapi dalam organisasi dapat dipertanggungjawabkan.
b. Penerima layanan
Penerima layanan (service receiver) adalah mereka yang disebut sebagai konsumen (consumer) atau pelanggan (customer) yang menerima layanan dari penyedia layanan atau jasa. Penerima layanan yang populer disebut sebagai konsumen atau pelanggan dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu konsumen internal (internal customer) dan konsumen eksternal (eksternal customer).22 Dalam prakteknya pada bidang pendidikan, konsumen merupakan pihak yang menerima suatu nilai tambah nyata dari penyedia layanan berupa jasa pendidikan.
1) Pelanggan internal (internal customer), merupakan orang-orang yang telibat dalam proses penyedia jasa atau proses produksi barang, sejak dari perencanaan, penciptaan jasa, atau pembuatan barang, sampai dengan pemasaran dan penjualan serta pengadministrasiannya. Yang termasuk kedalam pelanggan internal antara lain adalah manajer, pimpinan, serta pegawai atau anggota organisasi penyedia layanan.
22 Atep Adya Barata, Dasar-Dasar Pelayanan Prima (Jakarta:Gramedia,2003),12.
2) Pelanggan eksternal (eksternal customer), merupakan semua orang yang berada di luar organisasi yang menerima layanan penyerahan barang atau jasa dari organisasi atau perusahaan.
c. Asas-asas pelayanan
Lembaga pendidikan, merupakan salah satu sektor pelayanan publik yang memberikan layanan kepada masyarakat luas. Sebagai salah satu penyedia layanan publik, lembaga pendidikan harus menerapkan asas-asas pelayanan. Mahmudi, menyatakan bahwa dalam pemberian layanan, harus memperhatikan asas-asas pelayanan yang diantaranya yaitu:23
1) Transparansi, yaitu pemberian pelayanan publik harus bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.
2) Akuntabilitas, yaitu pelayanan publik harus dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3) Kondisional, yaitu pemberian pelayanan publik harus sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas.
4) Partisipatif, yaitu mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.
5) Tidak diskriminatif (persamaan hak) yaitu pemberian pelayanan publik tidak boleh bersifat diskriminatif, dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, status sosial, dan ekonomi.
23 Kamaruddin Sellang, Jamaluddin & Ahmad Mustanir, Strategi dalam Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik (Pasuruan: Qiara Media,2022),24-25.
6) Keseimbangan hak dan kewajiban, yaitu pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
d. Unsur pelayanan
Terdapat lima unsur pelayanan yang memuaskan yang dikemukakan oleh Theryn. Kelima unsur tersebut yaitu: merata dan sama, diberikan tepat pada waktunya, memenuhi jumlah yang dibutuhkan, berkesinambungan, dan senantiasa selalu meningkatkan kualitas serta pelayanan. Sedangkan menurut Moenir, pelayanan yang diharapkan oleh masyarakat yaitu mencakup unsur-unsur berikut ini:24
1) Cepat dan mudah dalam hal pengurusan kepentingan atau pemberian informasi tanpa ada yang menghalangi dalam bentuk apapun;
2) Pelayanan informasi dilakukan secara wajar tanpa sindiran, keluhan, atau hal-hal lain yang bersifat tidak wajar;
3) Memberikan perlakuan yang sama kepada seluruh pihak yang memerlukan pelayanan informasi dengan tertib dan tidak pandang bulu;
4) Memberikan pelayanan yang jujur, dengan memberikan informasi apa adanya sesuai dengan fakta dilapangan kepada pihak yang meminta pelayanan tanpa ada yang ditutup-tutupi.
e. Prosedur pelayanan informasi
Pelayanan informasi di sini berarti yaitu pemberian layanan berupa peminjaman maupun pemberian arsip kepada pihak yang membutuhkannya. Prosedur pelayanan arsip antara lain yaitu: a) permintaan baik lisan maupun tertulis, b) pencarian arsip di lokasi simpan, c) penggunaan tanda keluar (out of indicator), d) pencatatan
24 John Freslu Hutahayan, Faktor Pengaruh Kebijakan Keterbukaan Informai dan Kinerja Pelayanan Publik (Studi Pada Pemerintah Provinsi DKI Jakarta) (Jakarta:Deepublish Publisher,2019),53.
peminjaman, e) pengambilan dan pengiriman arsip, f) pengendalian/ pemantauan, g) pengembalian arsip, h) penyimpanan kembali arsip.
Penyelenggaraan pelayanan juga diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 63/KEP/M.PAN/7/2003 Tentang Pedoman Umum Pelayanan Publik Poin V A Prinsip pelayanan publik yaitu:25
1) Kesederhanaan, pelayanan publik tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan,
2) Kejelasan, a) persyaratan teknis dan administratif pelayanan publik; b) unit kerja/pejabat yang berwenang bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan/sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik; c) rincian biaya pelayanan publik dan tata cara pembayaran,
3) Kepastian waktu, yaitu pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan,
4) Akurasi, yaitu produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat dan sah, 5) Keamanan, yaitu proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan
kepastian hukum,
6) Tanggungjawab, yaitu pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik,
7) Kelengkapan sarana dan prasarana, yaitu tersedianya sarana dan prasarana kerja peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika (telematika),
25 Kamaruddin Sellang, Jamaluddin & Ahmad Mustanir, Strategi dalam Peningkatan Kualitas Plelayanan Publik (Pasuruan:Qiara Media,2022)25-26.
8) Kemudahan akses, yaitu tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai mudah dijangkau oleh masyarakat, dan dapat memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan informatika,
9) Kedisiplinan, kesopanan, keramahan, yaitu pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan, santun, ramah, serta memberikan pelayanan dengan ikhlas, 10) Kenyamanan, yaitu lingkungan pelayanan harus tertib, teratur, disediakan ruang
tunggu yang nyaman, bersih, rapi, lingkungan yang indah, dan sehat serta dilengkapi dengan fasilitas pendukung pelayanan, seperti parkir, toilet, tempat ibadah, dan lain-lain.
B. Kajian Penelitian Terdahulu
Adanya proses dan hasil pelaksanaan penelitian diperkuat dengan adanya kajian penelitian terdahulu yang relevan guna memperkokoh orisinalitas penelitian ini. Terdapat sejumlah hasil penelitian terdahulu yang relevan dengan penelitian penulis ini. Diantaranya yaitu:
Pertama, penelitian yang dilakukan eleh Eka Marliana Fitri dengan judul Pengelolaan
Kearsipan di Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Al-Kifayah Riau.26 Penelitian tersebut dilakukan pada tahun 2021 menggunakan data kualitatif dengan fokus pembahasan mengenai pengelolaan kearsipan disekolah tinggi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip yang dilakukan di Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Al-Kifayah Riau dapat dilihat mulai dari penataan arsip menggunakan sistem subjek, penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad, peminjaman dan penemuan arsip dilakukan ketika arsip dibutuhkan, pemeliharaan arsip dilakukan sebulan sekali, sedangkan pengamanan arsip merupakan tanggung jawab para staf.
Faktor-faktor yang menghambat pengelolaan arsip yaitu belum adanya petugas khusus dalam
26 Eka Marliana Fitri, “Pengelolaan Kearsipan Disekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Al-Kifayah Riau”, (Skripsi UIN Sultan Syarif Kasim, Riau, 2021).
menangani arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip belum optimal, belum adanya ruang khusus untuk penyimpanan arsip. Upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan pengelolaan arsip yaitu mengoptimalkan kinerja pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip, membuat jadwal rutin untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip, memanfaatkan ruang yang ada untuk penyimpanan arsip.
Persamaan antara penelitian tersebut dengan penelitian ini antara lain adalah: 1) keduanya sama-sama membahas mengenai pengelolaan kearsipan, 2) keduanya menggunakan metode penelitian yang sama yakni menggunakan metode penelitian kualitatif. Sedangkan perbedaan antara penelitian tersebut dengan penelitian ini antara lain adalah: 1) penelitian tersebut memfokuskan pada pengelolaan kearsipan secara umum, sedangkan penelitian yang ini yaitu mebahas mengenai pengelolaan kearsipan digital dan kaitannya dengan pelayanan informasi, 2) objek penelitian tersebut adalah Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Al-Kifayah Riau sedangkan objek penelitian ini adalah SMP Negeri 2 Jetis Ponorogo.
Kedua, penelitian yang dilakukan oleh Mochamad Braja Maulana dengan judul
Digitalisasi Arsip Keluarga Wilayah Jakarta Selatan di Kantor Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Selatan.27 Penelitian tersebut dilakukan pada tahun 2018.
Jenis penelitian yan digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan digitalisasi arsip sudah terlaksana digitalisasi arsip pada 66 kelurahan. Salah satu aspek penting dalam pelaksanaan digitalisasi arsip keluarga adalah proses pemindaian (scanning) yang terjamin integritas keasliannya karena sesuai dengan standar internasional ISO 1548- 1:2016. Pelaksanaan digitalisasi arsip keluarga yang dilakukan Suku Dinas Perpustakaan dan
27 Mochamad Braja Maulana, “Digitalisasi Arsip Keluarga Wilayah Jakarta Selatan di Kantor Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Selatan”, (Skripsi UIN Syarif Hidayatullah, Jakarta,2018)
Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Selatan dapat dikatakan belum optimal karena terdapat beberapa kendala yaitu kesadaran masyarakat terhadap pentingnya arsip masih kurang, waktu pelaksanaan digitalisasi arsip dan kurangnya sarana prasarana penunjang kegiatan digitalisasi arsip keluarga.
Persamaan antara penelitian tersebut dengan penelitian yang ini adalah: 1) keduanya menggunakan metode penelitian yang sama yaitu metode penelitian kualitatif, 2) kedua penelitian sama-sama membahas mengenai digitalisasi kearsipan. Sedangkan untuk perbedaan antara penelitian tersebut dengan penelitian ini antara lain adalah: 1) penelitian tersebut memfokuskan penelitian terhadap pengelolaan kearsipan pemerintah terkait data keluarga, sedangkan penelitian yang penulis lakukan memfokuskan mengenai pengelolaan kearsipan dan kaitannya dengan pelayanan informasi di lembaga pendidikan, 2) objek penelitian tersebut adalah di Kantor Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota Administrasi Jakarta Selatan sedangkan objek penelitian ini adalah di SMP Negeri 2 Jetis Ponorogo, 3) penelitian tersebut berada pada kantor pemerintahan sedangkan penelitian ini berada pada unit tata usaha pada lembaga pendidikan.
Ketiga, penelitian yang dilakukan oleh Utami Anggraini, Slamet Maryono, dan
Setiowati dengan judul Pengelolaan Warkah Digital dan Pemanfaatannya (Studi di Kantor Pertanahan Kota Lubuklinggau, Provinsi Sumatera Selatan).28 Penelitian tersebut dilakukan pada tahun 2020. Jenis penelitian yan digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik analisis data pada penelitian ini menggunakan analisis data kualitatif model Miles dan Huberman. Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan warkah secara digital yang dilakukan oleh Kantor Pertanahan Kota Lubuklinggau dilakukan dengan menggunakan database sederhana tetapi saat ini seluruh dokumen belum
28 Utami Anggraini, Slamet Maryono & Setiowati, Pengelolaan Warkah Digital dan Pemanfaatannya, Jurnal Tunas Agraris, Vol.3. No.1,2020
tuntas terdigitalisasi karena masih terkendala beberapa faktor pendukung seperti sarana dan prasarana, SDM, dan anggaran. Salah satu media yang digunakan untuk mengelola warkah secara digital adalah dengan Aplikasi i-Wak. Aplikasi tersebut memberikan manfaat antara lain sebagai media penyimpanan database, media percari warkah, media peminjaman dan media pengembalian warkah. Sedangkan untuk prospek pemanfaatan yang diperoleh dari pengelolaan warkah digital dianalisis menggunakan matriks SWOT.
Persamaan penelitian tersebut dengan penelitian ini adalah kedua penelitian sama-sama menggunakan metode penelitian kualitatif. Kedua penelitian sama-sama membahas mengenai digialisasi kearsipan. Sedangkan perbedaan antara penelitian tersebut dengan penelitian ini antara lain adalah: 1) penelitian tersebut memfokuskan penelitian pengelolaan kearsipan pemerintah terkait warkah pertanahan ATR/BPN, sedangkan penelitian yang penulis lakukan memfokuskan mengenai pengelolaan kearsipan dan kaitannya dengan pelayanan informasi di lembaga pendidikan, 2) objek penelitian tersebut adalah di Kantor Pertanahan Kota Lubuklinggau, Provinssi Sumatera Selatan sedangkan objek penelitian yang penulis lakukan adalah di SMP Negeri 2 Jetis Ponorogo, 3) penelitian ini berada pada kantor kementerian sedangkan penelitian yang penulis lakukan berada pada unit tata usaha pada lembaga pendidikan
C. Kerangka Pikir
Pelayanan yang baik merupakan pelayanan yang prosesnya mudah, pelayanan yang diberikan bermutu, ceepat dan murah. Pelayanan informasi yang diberikan oleh unit tata usaha sekolah dapat dikatakan berdaya guna dan berhasil guna apabila pihak yang membutuhkan informasi selaku konsumen merasa puas dengan informasi yang diberikan. Sedangkan upaya merupakan serangkaian cara atau upaya untuk mewujudkan sesuatu yang dicita-citakan atau diinginkan. Pemaknaan upaya dalam penelitian ini adalah serangkaian proses maupun cara yang ditempuh oleh pihak atau unit tata usaha dalam melakukan digitalisasi kearsipan dengan
tujuan untuk menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha tersebut. Pelayanan dapat diartikan sebagai suatu proses.
Adapun yang menjadi tahapan dalam pengelolaan arsip digital atau digitalisasi arsip dimulai dari tahap penciptaan dan penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan, pemeliharaan hingga disposisi atau pemusnahan arsip digital. Pengelolaan arsip digital atau digitalisasi arsip dalam suatu organiasi tidak akan dapat berjalan lancar tanpa adanya faktor- faktor pendukung yang mempengaruhinya seperti peralatan pengarsipan berupa komputer, tenaga arsiparis yang profesional, dan lain sebagainya.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu pengelolaan yang baik sehingga akan dapat menciptakan efektivitas, efisiensi, serta produktivitas bagi suatu organisasi. Digitalisasi arsip secara keseluruhan merupakan daur hidup arsip mulai dari penciptaan hingga pemusnahan. Namun dalam aplikasinya, mungkin terdapat faktor-faktor yang mendukung maupun faktor-faktor yang menghambat proses digitalisasi arsip. Hal tersebut perlu disikapi sebagaimana mestinya sehingga proses digitalisasi arsip mampu menunjang proses pelayanan informasi pada unit tata usaha sekolah. Dengan demikian, unit tata usaha sekolah dapat menjalankan perannya dengan baik sebagai sub unit pelayanan bagi konsumen jasa pendidikan maupun stakeholder pendidikan sehingga mamapu memberikan pelayanan yang prima terhadap masyarakat.
Dalam hal ini, peneliti mencoba untuk mendeskripsiksn digitalisasi kearsipan yang ada pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis Ponorogo. untuk memperoleh data-data dan informasi mengenai bagaimana strategi tata kelola kearsipan yang dilakukan, peneliti melakuan serangkaian proses yang berupa wawancara dengan informan, baik itu dari kepala tata usaha maupun dari staf/pegawai pembantu di unit tata usaha tersebut serta warga sekolah selaku penerima layanan. Selain itu, peneliti juga melakukan observasi serta dokumentasi untuk melengkapi serta memperkuat hasil dari penelitian. Kerangka pikir penelitian tersebut dapat digambarkan secara ringkas seperti pada gambar berikut ini:
Gambar 1.1 Kerangka Pikir
Digitalisasi Kearsipan dalam Menunjang Pelayanan Informasi pada Unit Tata Usaha SMP Negeri 2 Jetis
Penciptaan dan
penyimpanan arsip digital Pendistribusian dan penggunaa arsip digital Pemeliharaan arsip digital Disposisi arsip digital
Faktor
pendukung dan penghambat digitalisasai kearsipan
Dampak digitalisasi kearsipan terhadap pelayanan informasi pada unit tata usaha
Dapat diketahui hambatan serta pendukung digitalisasi arsip serta dampak digitalisasi arsip terhadap pelayanan informasi pada unit tata usaha SMP
Negeri 2 Jetis
Hasil analisis dan pembahasan
Kesimpulan dan saran
29 BAB III
METODE PENELITIAN A. Pendekatan dan Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian deskriptif kualitatif. Pendekatan penelitian ini pada prinsipnya adalah menekankan dan mendeskripsikan secara rinci dan kritis suatu peristiwa maupun kejadian sosial khususnya pada bidang pendidikan dengan tujuan untuk menemukan makna (meaning) dalam konteks yang sesungguhnya (natural setting)29. Yang berusaha mengungkapkan secara naratif mengenai kegiatan yang dilakukan oleh objek yang diamati serta dampak dari kegiatan yang dilakukan.30 Penelitian kualitatif adalah penelitian yang tidak dapat dicapai dengan menggunakan prosedur statistik atau dengan cara kuantitatif.31
Jenis penelitian ini merupakan penelitian studi kasus dengan pendekatan kualitatif dimana penelitian ini berupaya mendeskripsikan secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi dalam suatu konteks, tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan.32 Adapun metode yang digunakan adalah studi kasus mengenai digitalisasi kearsipan dalam menunjang pelayanan informasi pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis, penelitian ini dilakukan untuk mengungkapkan suatu keadaan secara rinci dan mendalam, baik mengenai perseorangan secara individual, maupun kelompok lembaga organisasi sekolah.
Penelitian ini menggunakan penelitian lapangan (field research). Penelitian lapangan ini merupakan penelitian yang dilakukan dengan cara melakukan interaksi pribadi antara peneliti dengan subyek penelitian dalam setting mereka sendiri.33
29 Muri Yusuf, Metode Penelitian: Kuantitatif, Kualitatif, dan Penelitian Gabungan (Jakarta:Kencana,2017),338.
30 Albi Anggito dan Johan Setiawan, Metodologi Penelitian Kualitatif (Sukabumi: Jejak, 2018),7.
31 Umar Sidiq & Moh. Miftachul Choiri, Metode Penelitian Kualitatif di Bidang Pendidikan (Ponorogo:
Nata Karya,2019),3.
32 Farida Nurahani, Metode Penelitian Kualitatif dalam Penelitian Pendidikan Bahasa (Solo: Cakra Books,2014),96.
33 Carles Boix dan Susan C. Stokes, Penelitian Lapangan: Handbook Perbandingan Politik (Yogyakarta:Nusamedia,2021),30.
B. Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian merupakan tempat dilakukannya penelitian. Dalam penelitian ini, peneliti memilih SMP Negeri 2 Jetis sebagai lokasi penelitian. SMP Negeri 2 Jetis berlokasi di Jl. Gajah Mada RT 1 RW 2, Ngasinan, Jetis, Kabupaten Ponorogo, Provinsi Jawa Timur.
SMP Negeri 2 Jetis ini telah menerapkan sistem digitalisasi kearsipan dalam pengelolaan kearsipan. Dalam praktek digitalisasi kearsipan yang dilakukan disini masih menemui kendala-kendala. Hal ini tentunya akan berdampak terhadap pelayanan yang diberikan kepada konsumen khusunya dalam pelayanan informasi. Penelitian ini dilakukan pada awal tahun 2023 dan dilakukan selama rentang waktu tiga bulan dari bulan januari hingga bulan maret 2023.
C. Data dan Sumber Data
Aktivitas penelitian tidak akan terlepas dari keberadaan data yang merupakan bahan baku informasi untuk memberikan gambaran spesifik mengenai obyek penelitian. Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data adalah fakta empirik yang dikumpulkan oleh peneliti untuk kepentingan memecahkan masalah atau menjawab pertanyaan penelitian.34
Sumber data merupakan dari mana data itu diperoleh. Dengan kata lain bahwa subjek ataupun objek yang mana darinya dapat diperoleh data penelitian yang diperlukan.35 Dalam penelitian ini, penulis akan mencari data mengenai digitalisasai kearsipan yang dilakukan oleh unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis serta pengaruhnya terhadap pelayanan informasi yang dilakukan di unit tata usaha tersebut. Data diperoleh dari sumber data melalui:
34 Sandu Sitoyo&M. Ali Sodik, Dasar Metodologi Penelitian(Yogyakarta:Literasi Media Publishing,2015),67.
35 Johni Dimyati, Metodologi Penelitian Pendidikan dan Aplikasinya Pada Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) (Jakarta: Kencana, 2013),39.
1. Wawancara mendalam (in-dept interview). Wawancara dilakukan dengan kepala tata usaha, staf tata usaha bagian kearsipan, anggota staf tata usaha bagian keuangan serta Kepala Sekolah dan guru selaku penerima layanan.
2. Observasi dilakukan untuk mengamati secara langsung kondisi nyata di lapangan dan sejumlah hal penting seperti kondisi lingkungan tata usaha sekolah, kegiatan yang dilaksanakan pada unit tata usaha sekolah, serta upaya yang dilakukan untuk menngembangkan dan melakukan pembenahan terhadap digitalisasi kearsipan pada unit tata usaha sekolah di SMP Negeri 2 Jetis.
3. Dokumentasi digunakan untuk mendukung upaya pengumpulan data seperti data mengenai serangkaian kegiatan digitalisasi kearsipan yang dilakukan oleh unit tata usaha sekolah serta upaya pemberian layanan informasi yang dilakukan.
Dengan demikian, terdapat dua sumber data dalam penelitian ini, yaitu:
1. Data primer/pokok, merupakan sumber data yang diperoleh langsung dari subjek atau objek penelitian selaku sumber data dengan cara wawancara. Sumber data primer dalam penelitian ini antara lain adalah: a) kepala tata usaha pada SMP Negeri 2 Jetis, b) staf maupun pegawai yang bertanggungjawab pada bidang kearsipan pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis, c) staf maupun pegawai yang bertugas membantu pelayanan informasi pada unit tata usaha SMP Negeri 2 Jetis, 4) warga sekolah seperti Kepala Sekolah, guru, maupun siswa
2. Data sekunder/pelengkap, merupakan sumber data pendukung yang dapat diperoleh dari mana saja untuk mendukung atau melengkapi kekurangan dari sumber data primer.
Sumber data primer dari penelitian ini adalah berupa data-data dari hasil penelitian, tulisan-tulisan yang telah ada berupa buku, jurnal, majalah, dan lain sebagainya.
