DILEMA ARAH DIGITALISASI ARSIP SEJARAH:
PELESTARIAN DAN RISIKO OTENTISITAS ARSIP
Diajukan untuk Mengikuti Kompetisi ESSAY Sansekerta 2024
Diusulkan oleh:
Nama lengkap : Deva Dwi Cahyo
Program Studi/Angkatan : Ilmu Sejarah/2021
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2024
DILEMA ARAH DIGITALISASI ARSIP SEJARAH: PELESTARIAN DAN RISIKO OTENTISITAS ARSIP
Deva Dwi Cahyo
Progam Studi Ilmu Sejarah Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sebelas Maret Surakarta
PENDAHULUAN
Penulisan sejarah akan memerlukan berbagai sumber sebagai bahan dan rujukan tulisan sejarah. Semakin banyak sumber yang ditemukan, maka akan semakin baik tulisan maupun penelitian sejarah itu.1 Hal tersebut dikarenakan sumber sejarah sangat penting untuk merekonstruksi peristiwa di masa lalu. Sumber sejarah yang valid dan memiliki kredibilitas tinggi dapat membantu peneliti untuk menceritakan kembali peristiwa sejarah dengan benar dan nyata. Lain lagi dengan tulisan sejarah yang memiliki sumber kurang valid dan tidak akurat, maka tulisan tersebut juga akan mempengaruhi kualitas dalam segi fakta dan otentisitasnya.
Sumber sejarah memiliki beragam jenis sesuai dengan kebutuhan penelitian maupun penulisan sejarah. Secara umum, sumber-sumber sejarah dibagi menjadi dua jenis utama, yaitu sumber primer dan sumber sekunder. Sumber primer adalah sumber yang terbuat, tertulis, terekam, dan terdata pada saat suatu peristiwa sejarah berlangsung.
Sumber primer mencakup arsip sejarah seperti dokumen-dokumen resmi, surat, foto, dan karya seni, kemudian ada hasil wawancara, serta benda-benda arkeologis. Contoh sumber primer adalah arsip yang berupa dokumen resmi seperti teks Proklamasi Kemerdekaan Indonesia pada 17 Agustus 1945. Arsip tersebut dianggap sebagai sumber primer dalam sejarah kemerdekaan Indonesia.2 Sedangkan sumber sekunder adalah sumber yang ada setelah suatu peristiwa terjadi dan biasanya berupa analisis atau interpretasi dari sumber
1 Purnawan Basundoro, “A Long Journey of Historical Research and Scientific Publication”, IHiS (Indonesian Historical Studies), Vol. 5. No. 1. (2021), hlm. 2.
2 Mohammad Hatta, Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia (Jakarta: Arsip Nasional, 1945), 17.
primer. Sumber sekunder mencakup buku sejarah, artikel ilmiah, laporan penelitian, dan ensiklopedia. Misalnya, buku Sejarah Nasional Indonesia yang ditulis oleh Nugroho Notosusanto adalah sumber sekunder yang memberikan analisis dan interpretasi mengenai sejarah Indonesia.3
Kedua jenis sumber tersebut sangat penting dalam penulisan sejarah. Keduanya secara seimbang digunakan untuk memperoleh gambaran yang komprehensif pada suatu peristiwa sejarah. Penggunaan sumber primer memungkinkan peneliti mendapatkan data langsung dan akurat dari periode yang diteliti, sedangkan sumber sekunder memberikan konteks dan pemahaman yang lebih luas serta interpretasi dari berbagai sudut pandang.
Arsip merupakan salah satu sumber primer yang penting dalam penulisan sejarah.
Arsip dikategorikan sebagai sumber primer karena merupakan pengetahuan tangan pertama (firsthand knowledge) dan rekaman sezaman dari suatu peristiwa.4 Arsip dalam konteks sumber sejarah adalah kumpulan dokumen atau catatan yang disimpan sebagai bukti aktivitas, peristiwa, atau transaksi yang terjadi di masa lalu. Arsip mencakup berbagai jenis dokumen seperti surat, laporan, peta, foto, rekaman suara, dan video yang memiliki nilai informasi untuk penelitian sejarah. Arsip dalam perspektif sejarah menyajikan data otentik yang dibuat pada masa terjadinya peristiwa. Hal ini berbeda dari sumber sekunder, seperti buku atau artikel, yang menginterpretasikan informasi berdasarkan sumber primer atau arsip.
Arsip memiliki peran penting dalam menjaga keutuhan dan akurasi data historis karena merupakan dokumen asli yang belum terdistorsi oleh interpretasi atau sudut pandang pihak lain. Misalnya, arsip-arsip foto bangunan bersejarah di Loji Wetan Surakarta yang menggambarkan suasana lingkungan Surakarta pada masa kolonial.
Pengarsipan yang baik memungkinkan sejarawan untuk melacak perkembangan peristiwa secara kronologis, memahami konteks peristiwa, dan menganalisisnya secara mendalam.
Lantas bagaimana dengan arsip yang sudah melalui digitalisasi arisp? Padahal untuk menelaah suatu arsip agar dapat diklasifikasikan ke dalam sumber yang akurat adalah
3 Nugroho Notosusanto, Sejarah Nasional Indonesia (Jakarta: Balai Pustaka, 1975), hlm. 34.
4 Rahma Ria Poerba, Agustus 2024, “Sadar Arsip dan Kesadaran Sejarah”, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat,
https://dpk.kalbarprov.go.id/artikel/sadar-arsip-dan-kesadaran-sejarah/.
dengan melihat menganalisis bentuk fisik dari arsip tersebut. Tulisan ini akan membahas bagaimana manfaat dan risiko pada keberadaan dan perkembangan digitalisasi arsip sejarah.
PEMBAHASAN
Arsip merupakan salah satu sumber primer yang penting dalam penelitian dan penulisan sejarah. Sebagai sumber primer arsip menjadi sumber yang memiliki nilai akurat yang lebih tinggi daripada sumber-sumber yang lain. Arsip dibuat sebagai bukti pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara, dirawat, dan dilindungi keberadaannya. Begitu pula keterkaitannya dengan sejarah, arsip berperan penting dalam melukiskan sebuah peristiwa yang terjadi di masa lalu.
Sebuah dokumen dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi beberapa syarat. Penulis merangkum dari berbagai sumber dan menelaahnya agar dapat ditinjau dalam perspektif kesejarahan. Berikut adalah syarat-syarat sebuah dokumen dapat dikatakan sebagai arsip sejarah
a. Ketepatan Waktu
Sebuah arsip harus memiliki periode waktu yang sesuai dengan peristiwa yang terjadi pada isi arsip tersebut. Arsip yang dibuat jauh setelah peristiwa sejarah berlangsung akan memiliki ketidakakuratan karena faktor ingatan atau bias waktu.
b. Keaslian
Keaslian suatu arsip dapat dianalisis dengan berbagai cara. Menganalisis dari bentuk fisik, tulisan, tinta yang digunakan, cap, dan aspek-aspek lain menjadi faktor dalam mengungkap keaslian suatu arsip. Arsip sejarah harus asli dan bukan tiruan atau hasil reproduksi. Keaslian ini juga ditandai dengan informasi atau data yang belum mengalami perubahan sejak pertama kali dibuat.
c. Relevansi
Suatu arsip dapat dikatakan sebagai sumber primer apabila memiliki relevansi dengan kejadian atau peristiwa yang dimaksud di dalamnya. Arsip tersebut harus
memiliki hubungan langsung atau kontribusi terhadap pemahaman suatu peristiwa sejarah. Arsip yang tidak relevan dengan suatu peristiwa biasanya tidak dipertimbangkan sebagai arsip sejarah.
Ketiga syarat tersebut menjadi syarat utama sebuah dokumen dapat dikatakan sebagai arsip sejarah. Apabila suatu arsip tidak memiliki satu hal saja dari ketiga aspek tersebut, maka suatu tulisan dengan sumber arsip tersebut akan memiliki kekurangan dalam segi otentisitasnya.
Dewasa ini sering terdengar istilah digitalisasi arsip. Digitalisasi adalah konversi bahan analog tradisional seperti buku, peta, dan item kertas lainnya menjadi salinan digital dan elektronik.5 Digitalisasi arsip dalam perspektif sejarah merupakan proses mengkonversi dokumen atau materi fisik bersejarah, seperti naskah, foto, peta, dan surat, menjadi format digital. Proses ini biasanya melibatkan pemindaian atau fotografi beresolusi tinggi untuk menciptakan versi digital yang mendetail dan dapat diakses di komputer atau perangkat digital lainnya. Perspektif sejarah mengkaji digitalisasi arsip yang kemudian memunculkan pro dan kontra dalam keberadaan dan perkembangannya
Pro dan kontra dalam keberadaan digitalisasi arsip berkaitan erat dengan ketiga syarat utama arsip sebelumnya. Digitalisasi arsip akan mengubah suatu dokumen seperti foto, surat, dan berbagai jenis lainnya ke dalam sebuah bentuk digital. Berbeda dengan arsip yang berupa rekaman suara dan video, keduanya sudah menjadi arsip digital sejak awal. Lalu bagaimana dengan arsip yang sebelumnya tidak berbentuk digital diubah menjadi digital? Hal tersebut akan mengubah berbagai aspek dari arsip itu sendiri.
Perubahan yang paling dominan pada digitalisasi arsip adalah bentuk fisiknya.
Syarat keaslian akan dipertanyakan karena dalam bentuk digital kita sudah tidak dapat menganalisis secara fisik dari arsip tersebut. Perkembangan teknologi seringkali membuat berbagai hal dapat dipalsukan, begitu pula dengan arsip. Ada banyak oknum yang mengedit, memalsukan, dan mengubah isi dari suatu arsip. Apabila suatu arsip masih dengan bentuk fisiknya, maka sejarawan masih dapat menganalisis arsip tersebut secara fisik. Namun akan berbeda dengan arsip yang sudah melalui proses digitalisasi dan arsip fisiknya telah rusak maupun hilang. Aspek ketepatan waktu juga dipertaruhkan
5 Yakin Bakhtiar Siregar, “Digitalisasi Arsip untuk Efisiensi Penyimpanan dan Aksesibilitas”, Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan, Vol. 4 No. 1. (2019), hlm. 6.
apabila terjadi pengeditan tahun pada arsip yang mengalami digitalisasi. Bentuk arsip digital tidak dapat diteliti secara fisik dalam memperkirakan waktu terbitnya. Arsip digital dalam konteks ketepatan waktu hanya mengandalkan informasi yang terdapat pada deskripsi maupun yang terkandung langsung di dalam isi arsip. Keaslian dan ketepatan waktu sangat rentan untuk dimanipulasi pada arsip digital. Hal tersebut akan berdampak pula pada relevansi peristiwa yang terjadi. Apabila aspek keaslian dan ketepatan waktu telah dimanipulasi, maka relevansi terhadap suatu peristiwa juga akan menjadi bias.
Ditinjau pada aspek pro, digitalisasi arsip sebenarnya lebih banyak memiliki manfaatnya. Pelestarian arsip merupakan poin penting dalam digitalisasi arsip. Arsip fisik rentan terhadap kerusakan akibat waktu, kelembapan, cahaya, dan faktor lingkungan lainnya. Dengan mengubahnya menjadi digital, arsip dapat bertahan lebih lama dan terlindungi dari risiko kerusakan fisik. Manfaat lain adalah aksesibilitas arsip, yakni memudahkan masyarakat, peneliti, serta akademisi untuk mengakses informasi sejarah dari mana saja tanpa harus mengunjungi lokasi fisik. Hal ini memunculkan peningkatan akses dan keterlibatan publik terhadap sejarah. Efisiensi penyimpanan juga menjadi salah satu manfaat digitalisasi arsip karena arsip fisik memerlukan ruang penyimpanan dan perawatan khusus. Digitalisasi arsip dapat mengurangi kebutuhan akan ruang fisik, meskipun membutuhkan investasi teknologi awal untuk penyimpanan digital.
Pengelolaan arsip sejarah yang tepat guna dapat meminimalisir tantangan dalam proses digitalisasi arsip. Arsip sejarah yang akan melalui proses digitalisasi harus benar- benar mengikuti standar operasional yang tepat agar tidak disalahgunakan oleh pihak- pihak tertentu. Apabila suatu arsip dikelola oleh lembaga-lembaga terkait, maka lembaga tersebut bertanggung jawab dalam keaslian arsip yang didigitalisasi. Seperti arsip-arsip foto yang dapat diakses di KITLV, setiap arsip memiliki nomor, tahun, dan sumber dari arsip tersebut. Unsur-unsur tersebut harus benar-benar termuat karena mengandung informasi langsung yang berkaitan dengan keotentikan sebuah arsip. Oleh karena itu, arsip-arsip yang diambil dari hasil digitalisasi acak seperti website dan sosial media dianggap kurang akurat karena tidak memiliki spesifikasi yang mendalam. Namun, semua hal tersebut kembali lagi bergantung pada analisis yang dicapai dalam menelaah arsip digital tersebut.
KESIMPULAN
Digitalisasi memberikan manfaat besar pada pelestarian arsip, aksesibilitas yang lebih luas, dan efisiensi penyimpanan. Namun, di sisi lain, terdapat dilema yang dihadapi, khususnya terkait otentisitas dan keaslian arsip. Proses digitalisasi arsip memberikan risiko terjadinya manipulasi atau modifikasi data pada arsip tersebut. Hal tersebut kemudian mempengaruhi integritas arsip sebagai sumber primer sejarah yang dapat dipercaya akan keotentisitas dan keakuratannya.
Digitalisasi merupakan langkah penting dalam upaya pelestarian arsip sejarah, meskipun pada akhirnya perlu adanya keseimbangan antara pelestarian dan perlindungan otentisitas arsip. Implementasi teknologi yang tepat, standar operasional keamanan yang ketat dalam proses digitalisasi, dan regulasi yang jelas sangat diperlukan untuk meminimalkan risiko kerusakan atau perubahan pada arsip yang melalui digitalisasi (arsip digital).
DAFTAR PUSTAKA
Mohammad Hatta. 1945. Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia (Jakarta: Arsip Nasional).
Nugroho Notosusanto. 1975. Sejarah Nasional Indonesia (Jakarta: Balai Pustaka).
Purnawan Basundoro. 2021. A Long Journey of Historical Research and Scientific Publication. IHiS (Indonesian Historical Studies). Vol. 5. No. 1.
Rahma Ria Poerba. 2024. “Sadar Arsip dan Kesadaran Sejarah”. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat. Diakses pada 3 November 2024 di https://dpk.kalbarprov.go.id/artikel/sadar-arsip-dan-kesadaran-sejarah/.
Yakin Bakhtiar Siregar. 2019. “Digitalisasi Arsip untuk Efisiensi Penyimpanan dan Aksesibilitas”. Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan. Vol. 4 No. 1.
