DISTRIBUSI WARD FLOOR STOCK a. Tujuan Pembelajaran
Dapat menjelaskan sistem distribusi Ward Floor Stock (kelebihan dan kekurangan)
Dapat menjelaskan jenis obat yang bisa disediakan sebagai ward floor stock
Dapat menjelaskan peran tenaga farmasi dalam system distribusi ward floor stock
Dapat melakukan pengendalian inventory perbekalan farmasi di ruangan
b. Kegiatan
Mengamati proses distribusi ward floor stock dan jenis obat/alkes di Kamar Operasi dan IGD
Ikut melakukan proses monitoring perbekalan farmasi di ruangan IGD dan Kamar Operasi
c. Dasar Teori
Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis (Anonim, 2006). Ward Floor Stock adalah sistem distribusi dimana obat atau alkes disimpan langsung di ruangan dengan macam dan jumlah obat yang telah ditentukan. Sistem ini memungkinkan perbekalan farmasi tersedia bila diperlukan misal untuk persediaan obat-obat emergency. Ward floor stock berfungsi untuk mendapatkan sistem stok obat yang aman dan efisien di area keperawatan. Salah satu kriteria obat yang efektif untuk didistribusikan secara ward floor stock adalah obat- obat yang digunakan untuk kepentingan emergensi (Hite, 2012).
Prinsip perencanaan Ward Floor Stock :
1. Obat yang disediakan harus sesuai dengan Formularium Rumah Sakit yang ada 2. Obat yang disediakan adalah obat-obat yang memang banyak dibutuhkan di IGD
(Alat Kesehatan emergency)
3. Jumlah persediaan disesuaikan dengan jumlah stock maksimum dan minimum Keuntungan Ward Floor stock :
1. Selalu ada persediaan obat obatan yang siap pakai untuk pasien, terutama obat obatan yang sifatnya life saving.
2. Dapat mengurangi kemungkinan adanya pengembalian obat yang tidak habis dipakai ke instalasi farmasi.
3. Mengurangi jumlah transaksi pesanan obat.
4. Mengurangi jumlah kebutuhan personil farmasi Kekurangan Ward Floor Stock :
1. Meningkatkan kemungkinan terjadinya medication errors, misalnya obat tertukar terutama pada saat penyerahan obat karena dilakukan oleh perawat dan bukan farmasis.
2. Meningkatkan persediaan obat di pos perawatan sehingga besar kemungkinan terjadinya penumpukan stok obat di pos perawatan, hal ini akan membutuhkan ruangan yang lebih besar.
3. Memperbesar kemungkinan kebocoran obat karena tidak ada pengawasan dari farmasis.
4. Meningkatkan kemungkinan terjadinya kerusakan obat karena cara penyimpanan yang tidak benar.
5. Meningkatkan kebutuhan modal tambahan untuk fasilitas penyimpanan obat.
Mengakibatkan waktu dan beban kerja perawat meningkat karena harus menangani obat-obatan selain merawat pasien
d. Pembahasan
Sistem Floor Stok di Instalasi Gawat Darurat (IGD)
Alur pengadaan obat yang dilakukan di IGD adalah:
1. Membuat daftar permintaan barang ke gudang Farmasi setiap hari selasa dan jumat.
Permintaan disesuaikan dengan jumlah stok minimum dan maksimum tiap item obat.
Stok minimum ditentukan dengan cara 2x konsumsi per hari dan stok maksimum 4x konsumsi per hari.
2. Daftar Permintaan barang diterima di gudang dan dilakukan penyiapan serta dokumentasi oleh pihak gudang.
3. Pengiriman barang ke IGD dengan bukti pengiriman dan bukti serah terima barang yang ditanda tangan penanggung jawab IGD dan penanggung jawab gudang.
4. Barang diterima oleh TTK dan barang yang datang segera didata pada kartu stok.
Kemudian dicek pengeluaran barang setiap paginya dan dicatatat pada kartu stok sebagai
bukti pengeluaran selama satu hari Apabila terdapat kekurangan maka dapat dilakukan order tambahan.
5. Apabila persediaan di gudang habis, maka pihak IGD dapat melakukan permintaan ke Instalasi Farmasi Rawat Inap sesuai ketentuan berlaku.
Sedangkan untuk alur obat dari IGD ke pasien adalah sebagai berikut : Pasien yang datang ke IGD yang membutuhkan obat-obatan serta tindakan di catat dalam lembar merah.
Dalam lembar merah tersebut sudah terdapat jenis tindakan serta obat-obat apa saja yang telah digunakan. Tugas dari TTK adalah mencatat alat kesehatan serta obat-obatan yang digunakan di setiap tindakan serta mencocokannya dengan jumlah barang yang keluar dari tempat penyimpanan.
Ketersedian obat-obatan di Instalasi Gawat Darurat cukup banyak sehingga untuk memudahkan obat dikelompokan berdasarkan kegawatdaruratannya yaitu :
a. Life Saving
Obat yang diperlukan pada keadaan gawat darurat untuk menyelamatkan jiwa atau mencegah terjadinya kematian dan kecacatan seumur hidup. Obat ini ditempatkan di troli khusus emergensi yang memiliki roda agar secara teknis mudah digerakan untuk mempercepat pelayanan kegawat daruratan. Troli emergensi diletakkan di ruang resusitasi karena memang ruang tersebut yang paling banyak menggunakan obat-obat life saving.
Golongan No Nama Barang Persediaan Minimal
Persediaan Maksimal
Life Saving 1 Atropin Sulfas Inj 30 60
2 Cordaron Inj 2 5
3 Kalmethason Inj 10 30
4 Dextrose 40% 10 20
5 Dobutamin Inj 1 1
6 Dopmin Inj 2 5
7 Ephineprin Inj 20 50
8 Fargoxin Inj 3 5
9 Meylon 3 5
10 Cedocard Inj 3 5
11 CPG Tablet 20 50
12 Cedocard 5 Tablet 20 50
13 Ascardis 160 Tablet 20 50
14 Aspillet 80 Tablet 10 20
15 Digoxin Tablet 10 20
16 Morphin Inj 1 7
17 Stesolid Inj 3 5
18 Stesolid rect 5 mg 3 5
19 Stesolid rect 10 mg 3 5
a. Regular Emergency
Obat yang umum digunakan sebagai terapi simptomatik seperti analgetik, antispasmodic, anti hipertensi serta lain-lain. Obat-obat ini digunakan untuk mengurangi keluhan yang dirasakan secara cepat seperti Antrain Injeksi yang digunkan untuk mengurangi rasa sakit. Yang termasuk kedalam golongan obat regular emergensi meliputi :
Golongan No Nama Barang Persediaan Minimal
Persediaan Maksimal
Reguler Emergency 1 Cepezet Inj 2 5
2 Pethidin Inj 2 5
3 Alinamin F Inj 5 10
4 Aminophyllin Inj 5 24
5 Amoxan 1gr Inj 2 3
6 Anti Bisa Ular Inj 1 2
7 Antrain Inj/ Novalgin 20 50
8 Asam traxenamat Inj 5 15
9 ATS 1500 10 20
10 Brainact 500 Inj 5 15
11 Scopamin Inj 10 20
12 Ca Gliconas 10% 2 5
13 Ceftriaxone 1 gr Inj 5 15
14 Ergotika Inj 5 20
15 Furosemide Inj 10 30
16 Gastridin Inj 10 30
17 Ikadryl Inj 3 10
18 Katnex 250 mg Inj 10 20
19 Kaltrofen Inj 10 20
20 Kanamycin 1 gr Inj 5 15
21 Ketesse Inj 5 20
22 Katerolac Inj 25 50
23 Lasix Inj 15 30
24 Lidocain Inj 60 100
25 Narfoz Inj 10 30
26 OndansentronInj 15 30
27 ParamidonInj 3 6
28 Phenytoin Inj 5 15
29 Piracetam 3 gr Inj 5 10
30 Plasminex 500 mg Inj 5 15
31 RantinInj 15 30
32 RanitidinInj 15 30
33 RemophainInj 15 30
34 Chiticholin 500 Inj 10 19
35 TetagamInj 1 2
36 TomitInj 10 30
37 TorasicInj 10 30
38 Tramadol Inj 10 20
39 Vitamin K Inj 5 10
40 AseringInf 40 80
41 NaCl 100 mL Inf 5 20
42 NaCl 500 mL Inf 20 40
43 Dextrose 5% 10 30
44 FarmadolInf 1 3
45 HaemacefInf 1 2
46 Kaen 3A Inf 3 5
47 Kaen 3B Inf 3 5
48 Manitol 250 mL 3 10
49 Piracetam 12 g 1 3
50 Metronidazole Inf 1 7
51 Ringer laktatInf 30 80
52 D ¼ 5 Inf 3 5
53 D ½ 5 Inf 3 5
54 Farbiventnebules 5 15
55 Hixotidenebules 25 50
56 Ventolinnebules 30 60
57 Pulmicortrespules 5 15
58 Aminophylline suppo 2 5
59 Propyretic 160 suppo 5 15
60 Ibuprofen suppo 5 15
61 Profenidsuppo 5 15
b. Alat kesehatan (alkes) dan barang habis pakai
Alat kesehatan adalah adalah alat-alat kesehatan yang digunakan untuk melayani pelayanan kegawatdaruratan yang ada di IGD, sedangkan barang habis pakai adalah barang yang langsung habis atau yang ditujukan untuk sekali pemakaian untuk melayani pasien di IGD. Namun untuk beberapa salep seperti Ikamecetin ZM, Ikamecetin ZM, serta KY Jelly pemakaiannya digunakan berulang karena kebutuhan setiap pasiennnya hanya sedikit. Berikut adalah alat-alat kesehatan serta barang medis habis pakai yang tersedia di Instalasi Gawat Darurat.
Golongan No Nama Barang Persediaan Minimal
Persediaan Maksimal Alkes/Bahan habis
pakai
1 Ikamicetin ZK 2 5
2 Ikamicetin ZM 1 3
3 KV jelly 1 3
4 Trombophop gel 1 3
5 NAM dewasa 3 6
6 NAM anak 3 5
7 Cervical collar XL 1 1
8 Cervical collar L 1 1
9 Cervical collar M 1 2
10 Cervical collar S 1 1
11 Coban / Elastomul 2 4
12 CombopackInf 5 15
13 Condom M 5 10
14 Daryamulle 1 3
15 Kertas EKG 2 4
16 Electrode 20 70
17 ET no. 7,5 2 5
18 ET 7 2 5
19 ET 6,5 1 2
20 ET 6 1 2
21 ET 5,5 1 2
22 ET 5 1 1
23 ET 4,5 1 1
24 ET 4 1 1
25 ET 3,5 1 1
26 ET 3 1 1
27 ET 2,5 1 1
28 Folleycath 8 2 5
29 Folleycath 10 2 5
Setelah barang-barang yang dipesan dari gudang telah datang, maka dilakukan pengecekan antar kedua belah pihak untuk melihat kelengkapan barang yang telah dipesan.
Setelah itu, dilakukan prosedur penyimpanan. Berdasarkan tempat penyimpanannya bisa dibedakan menjadi:
a. Suhu ruangan biasa
Obat-obat yang disimpan pada suhu ruangan biasa adalah obat-obat yang berupa tablet serta injeksi. Obat-obat ini memang disarankan untuk disimpan di suhu ruangan. Metode yang digunakan untuk penyimpanannya adalah two bin system yaitu menyediakan 2 tempat penyimpanan yang berbeda untuk tujuan yang berbeda pula. Tempat penyimpanan I digunakan untuk kebutuhan sehari-hari, sedangkan tempat penyimpanan II digunakan sebagai cadangan serta stock apabila kebutuhan sehari-hari meningkat. Setiap paginya TTK berkewajiban untuk memperkirakan kebutuhan harian obat yang akan digunakan, kebutuhan tersebut diambilkan dari tempat penyimpanan II dan disimpan di penyimpanan I. Apabila malam harinya ternyata persedian di penyimpanan I habis maka perawat dapat lagsung mengambil dari persediaan di tempat penyimpanan II dengan syarat melaporkannya ke TTK pada keesok harinya.
b. Infus warmer
Infus warmer digunakan untuk menyimpan infuse agar infuse tetap hangat sesuai suhu normal tubuh. Infus warmer ini diset agar suhu maksimal adalah 30 C,
apabila suhu mencapai 30 maka infuse warmer akan otomatis mati dan menyala kembali setelah suhu kembali normal. Penggunaan infuse hangat ini ditujukan untuk pasien-pasien yang memerlukan tindakan resusitasi, seperti pasien hiperglikemik.
c. Kulkas
Kulkas ditujukan untuk penyimpanan vaksin maupun obat-obatan yang harus disimpan pada suhu sejuk yaitu berkisar antara 2-8 C agar tidak rusak. Obat- obatan yang disimpan di kulkas seperti Tetagam (anti tetanus tanpa skin test), ATS (anti tetanus dengan skin test), Insulin iv.
d. Lemari Narkotik dan Psikotropik
Lemari narkotika dan psikotropika diletakkan dalam lemari terpisah dan menempel.Pengeluaran narkotika dan psikotropika harus ditulis juga di rekam medis dan dilengkapi dengan resep. Dalam pemusnahannya maupun pelaporannya dijadikan satu dengan instalasi farmasi rawat jalan.
e. Troley Emergency
Troley emergency adalah troli yang digunakan untuk menyimpan obat-obat life saving seperti epinefrin, atropin, cedocard, lidokain, dan lainnya. Troley ini diletakan di ruang resusitasi dan setiap pagi jumlahnya selalu dicek dan dilengkapi.
Dalam pengendalian jumlah obat-obatan yang ada di dalam Instalasi Gawat darurat maka dilakukan pengisiam kartu stock. Pengisian kartu ini dilakukan oleh TTK setiap paginya karena TTK yang bertugas di IGD hanya satu orang dan shift pagi saja. Cara pengisian kartu stock yaitu dengan cara melihat jumlah obat yang tersisa dalam penyimpanan I serta mencocokan dengan rekam medis pasien untuk melihat kebutuhan obatnya. Kelemahan dari sistem ini adalah tingginya kebocoran karena tidak ada pengawasan langsung dari TTK. Selain itu karena kesibukan dari perawat maka seringkali obat-obatan yang digunakan tidak tercatat dalam rekam medis sehingga membutuhkan penelusuran lebih lanjut untuk melihat dimana kebocoran obat itu terjadi.
Pada pengelolaan obat, hal yang penting dilakukan pada distribusi ward floor stock adalah mengelola obat-obat yang mendekati kadaluarsa (expired date). Stock opname dilakukan tiga bulan sekali dengan pembuatan laporan dan sebelum tanggal kadaluarsa obat
harus segera diinformasikan kepada pihak gudang farmasi untuk tindakan selanjutnya, bisa juga melalui koordinasi dengan dokter sehingga obat-obatan yang hampir ED itu digunakan terlebih dahulu untuk menangani kasus. Pelaporan yang dilakukan di IGD ada 4 macam yaitu pelaporan stock opname yang dilakukan tiap 3 bulan, pelaporan obat ED yang berbarengn ddengan stock opname, pelaporan narkotik dan psikotropik tiap bulan serta pelaporan kekayaan IGD dari alkes serta obat-obatan yang dilaporkan tiap akhir bulan.
Sistem Floor Stock di Intalasi Bedah Sentral
Sistem pendistribusian perbekalan farmasi ke ruang OK dilakukan dengan ward floor stock. Di kamar operasi diterapkan metode penyimpanan First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Untuk obat narkotika dan OKT disimpan dalam tempat penyimpanan terpisah dalam almari yang terpisah dengan obat lain sedangkan alkes disimpan sesuai jenisnya.
Pengadaan perbekalan farmasi di ruang OK dilakukan 2 kali dalam seminggu yaitu pada hari Senin dan Jumat. Kegiatan pengadaan barang dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
(1) Proses perencanaan, yang dilakukan satu hari sebelumnya dengan mendata kebutuhan obat di ruang OK.
(2) Pihak OK mengirimkan kebutuhan perbekalan farmasi berupa form permintaan rutin kepada gudang farmasi.
(3) Petugas ruang OK menyerahkan surat pesanan barang ke bagian gudang.
(4) Pihak gudang melakukan penyiapan barang yang diminta pihak OK dan disesuaikan dengan jumlah barang yang terdapat digudang.
(5) Pihak gudang akan meng-entry data ke komputer untuk melakukan mutasi barang.
(6) Barang yang telah siap akan disitribusikan ke ruang OK dalam suatu box/troli.
(7) Petugas ruang OK akan melakukan pengecekan barang dan jumlah sesuai dengan lembar permintaan yang telah dibuat. Apabila jumlah barang yang diminta tidak sesuai dengan bukti pengiriman dan bukti serah terima barang, maka akan dilakukan konfirmasi ke pihak gudang.
(8) Petugas ruang OK melakukan stok barang dan obat-obat disimpan di tempat penyimpanan dengan urutan alfabetis yaitu disimpan berdasarkan penyusunan huruf
dari A sampai Z. Penyimpanan obat dipisah antara alkes dan obat yang disusun secara alfabetis untuk memudahkan pengambilan obat.
Jenis perbekalan farmasi yang terdapat di ruang OK dibedakan menjadi dua kelompok yaitu kelompok anestesi dan kelompok bedah, dapat dilihat pada Tabel XXXIdan Tabel XXXII.
Tabel XXXI. Daftar Perbekalan Farmasi di Ruang OK Kelompok Anestesi
No. Nama Barang
INFUS 1 Tranfusi Set/Infus Set
2 Abbocath No. 14/18/20/22/24 3 Spuit 3/5/10/20/50 cc 4 Spinal Needle 23/25/26/27 5 NaCl 0,9% 100 ml; 500 ml 6 Dextrose 5%
7 Ringer Lactat
8 Asering
9 Fimahes/Gelafusal 10 ET ET NK 11 LMA HS
OBAT ANESTESI 1 Safol/Recofol/Propofol
2 Decain/Bupivacain/Lidodex 3 Lidocain/Peha cain
4 Atropin Sulfas inj
5 Neostigmin
6 Ephedrin HCl
7 Dexamethason/Cortidex 8 Ketorolac/Remopain/Scelto 9 Tramadol/Tramal
10 Novalgin/Antrain
11 Ketesse
12 Ondansetron/Narfoz 4 mg 13 Ranitidine inj/Tomit 14 Kalnex/As. Tranexamat 15 Adona inj
16 Profenid Supp/Ibufenz Supp 17 Tramus/Ecron
18 Catapres 19 Ketalar/Ketamin
20 Aminophyllin/Alinamin F 21 Methergin/Syntocinon 22 Hallotane
23 Sevorane/Sojurn 24 Forane/Terrel
25 N2O/O2
GOLONGAN PSIKOTROPIKA & NARKOTIKA 1 Morphin inj
2 Fentanyl inj
3 Pethidin inj 4 Durogesic
5 Miloz 15 ml/Sedacum 15 ml
Tabel XXXII. Daftar Perbekalan Farmasi di Ruang OK Kelompok Bedah
No. Nama barang
BAHAN HABIS PAKAI 1 Alkohol 70%/Braunol/Iod Tinc
2 Bisturi No. 11/15/23 3 Daryantul/Bionect
4 FC 6/8/10/12/14/16/18/20/22/24 5 Try Way Catheter No. 24 6 NGT 3,5/5/8/12/14/16/18 7 Urine Bag
8 Gypson/Poligyp/Delta Lite {S-M-L}
9 Softban/Delta Dry {S-M-L}
10 Elastis verband {S-M-L}
11 Opsite/Melolin/Cutimed 12 HS Gamex/Ortho/AMS 13 Kasa Lipat/Roll/Tampon
BENANG 1 Roll Siede
2 Roll Catgut Plain 3 Roll Catgut Chromic 4 Sofsilk 2-0/3-0/4-0 5 Catgut Chromic 2-0/0/1/2 6 Catgut Plain 4-0/2-0/0 7 Catgut Plain 3-0/3-0
8 Polysorb 5-0/4-0/3-0/2-0/0/1 9 Safil 2-0/3-0
10 Dermalon 6-0/5-0/4-0/3-0/2-0 11 Nylon 10-0
12 Byosin 6-0/3-0/2-0 13 Surgipro 7-0
LAIN-LAIN 1 Endoclip/Pro Tack/Versapot 2 Mesh Hernia
3 Methergin/Syntocinon 4 Pehacain/Lidocain 5 Inviclot
6 Papaverin inj
7 Hypobag/Gentamisin inj 8 Spuit 3/5/10/20/50 cc 9 Abbocath 22
10 Tranfusi set 11 KY Jelly/Cathe Jell 12 Aqua 1 L/NaCl 1 L; 500 ml
13 Hemolok
14 Underp8ad
15 Suction bag/Quicky/Redron
Pemantauan obat yang ada di kamar operasi dilakukan dengan sistem pencatatan berupa daftar obat dan pencatatan pemakaian yang dilakukan oleh apoteker secara berkala yang dibantu oleh Asisten Apoteker (AA). Penyimpanan obat di ruang OK dibagi dalam beberapa kelompok berdasarkan suhu penyimpanan dan bentuk sediaan. Penyimpanan obat berdasar suhu dibagi menjadi dua yaitu suhu ruang (15-30oC) dan lemari pendingin (2-8oC).
Penyimpanan berdasar bentuk sediaan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
(1) Injeksi (2) Infus (3) Topikal (4) Inhalasi (5) Alkes
Distribusi obat dan alat kesehatan di kamar operasi adalah sebagai berikut:
(1) Dokter bedah dan anestesi memberi instruksi untuk melakukan persiapan tindakan operasi, selanjutnya perawat akan menulis instruksi tersebut di lembar permintaan (obat dan alkes).
(2) Perawat atau TTK mengambil dan menyiapkan obat atau alkes.
(3) Dokter atau perawat melakukan tindakan medis ke pasien.
(4) Perawat atau TTK melakukan penataan tindakan medis beserta obat atau alkes yang telah digunakan.
