Perencanaan Sumber Daya Manusia di Organisasi Nirlaba (Studi pada Ruang Belajar Aqil di Malang)
Andi Ega Wijaya
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya [email protected]
Dosen Pembimbing :
Agung Nugroho Adi, SE., MM., MM., HRM.
Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan oleh organisasi nirlaba not for profit yaitu Ruang Belajar Aqil (RBA). Salah satu kendala yang dialami oleh organisasi nirlaba perihal sumber daya manusia yaitu pada perencanaan sumber daya manusia (General Accounting Office, 2002). Jenis penelitian ini merupakan kualitatif deskriptif serta menggunakan pendekatan studi kasus; menggali informasi spesifik pada penerapan perencanaan sumber daya manusia. Fokus penelitian ini menggunakan perencanaan sumber daya manusia (Rothwell
& Kazanas, 2002). Informan pada penelitian ini terdiri dari informan kunci dan informan pendukung yang terdiri dari relawan pengelola RBA. Pengambilan data menggunakan wawancara, observasi berperan serta, dan studi dokumen; hal tersebut digunakan untuk melakukan triangulasi data guna memastikan validitas data. Hasil dari penelitian ini adalah RBA sebagai organisasi nirlaba not for profit melakukan proses perencanaan sumber daya manusia sesuai dengan teori Rothwell & Kazanas (2002), walaupun RBA bukan organisasi profit. Manfaat bagi organisasi yaitu terpenuhinya kebutuhan ketersedaan relawan.Salah satu strategi yang dilakukan RBA yaitu menetapkan mekanisme relawan yang beragam yang terdiri dari relawan pelaksana, relawan pengelola dan relawan ahli.
Kata kunci : Perencanaan sumber daya manusia, organisasi nirlaba, not for profit, kerelawanan.
Human Resource Planning in Non-Profit Organizations (A Study on Ruang Belajar Aqil in Malang)
Andi Ega Wijaya
Faculty of Economics and Business, Universitas Brawijaya [email protected]
Advisor:
Agung Nugroho Adi, SE., MM., MM., HRM.
The purpose of this research to illustrate human resource planning implemented by a not-for-profit organization, Ruang Belajar Aqil (RBA). One of the constraints experienced by non-profit organizations regarding human resources is the planning (General Accounting Office, 2002). This qualitative descriptive research uses case study approach; searching for specific information regarding the implementation of human resource planning. The focus of this research is human resource planning (Rothwell &
Kazanas, 2002). Key informants and supporting informants from RBA volunteer managers were involved in this study. The data was harvested from interviews, participatory observations, and documents, known as data triangulation for validity. This study finds that RBA, despite its status as a nonprofit organization, conducted its human resource planning according to the theory of Rothwell & Kazanas (2002). The organization benefited in fulfilling the needs of volunteers. One of the strategies of RBA is dividing the volunteers into executive volunteers, managerial volunteers, and expert volunteers.
Keywords: human resource planning, nonprofit organization, not for profit, volunteering
1. Pendahuluan
Organisasi merupakan sekelompok orang bekerjasama secara terstruktur untuk mencapai tujuan (Griffin, 2016).
Sebagian besar studi manajemen sumber daya manusia tentang organisasi membahas organisasi profit. Selain organisasi profit terdapat organisasi nirlaba, dimana peran organisasi nirlaba telah berkembang terutama pada bidang ekonomi dan pelayanan masyarakat (Brewster & Cerdin, 2018).
Organisasi nirlaba merupakan wadah yang dikelola secara profesional memberikan berbagai layanan untuk masyarakat guna mencapai tujuan, tetapi tidak untuk menghasilkan laba.
Organisasi tersebut dikenal dengan organisasi kerelawanan, lembaga swadaya masyarakat (LSM), komunitas dan perkumpulan (Hasan & Onix, 2008).
Organisasi nirlaba dibagi menjadi dua jenis yaitu organisasi nirlaba not for profit dan organiasi nirlaba not profit. Organisasi nirlaba not for profit merupakan organisasi yang dibentuk oleh masyarakat untuk memberikan berbagai layanan guna mencapai tujuan, tetapi tidak untuk menghasilkan laba (Hasan & Onix, 2008). Karakteristik organisasi nirlaba not for profit yaitu terorganisir, terpisah dari pemerintah, tidak mengambil keuntungan, dikelola secara mandiri dan bersifat kerelawanan (Salamon &
Anheier, 2010).
Tabel 1.1 Keikutsertaan Pemuda dalam Aktivitas Kerelawanan di Seluruh Dunia
Perkembangan organisasi nirlaba menyebabkan semakin banyak orang yang ingin mencapai tujuan mereka melalui aktivitas di organisasi nirlaba (Word & Sowa, 2017). Jumlah keikutsertaan pemuda usia 15-29 tahun dalam aktivitas kerelawanan di seluruh dunia mengalami peningkatan pada tahun 2014 hingga 2017 (Charities Aid Foundation, 2018). Tujuan yang dimaksud yaitu lebih menikmati kepuasan kerja dan mendapatkan manfaat intrinsik, sebab bekerja pada organisasi nirlaba dengan melayani masyarakat menjadikan aktivitas bermakna (Selander & Ruuskanen, 2016).
Penelitian pada bidang manajemen sumber daya manusia menjelaskan bahwa salah satu tantangan yang dihadapi oleh organisasi nirlaba yaitu strategi sumber daya manusia (Akingbola, 2013). Organisasi nirlaba mengalami kendala perihal strategi sumber daya manusia yaitu kepemimpinan yang berkelanjutan serta perencanaan suksesi, perencanaan sumber daya manusia, perekrutan dan pengembangan relawan sesuai kebutuhan organisasi dan menciptakan budaya organisasi yang produktif (General Accounting Office, 2002).
Organisasi nirlaba perlu fleksibel dan menyesuaikan kebutuhan masyarakat, salah satu upayanya dengan meningkatkan perencanaan sumber daya manusia (Pynes, 2009). Perencanaan sumber daya manusia merupakan analisis dan identifikasi kebutuhan serta ketersediaan sumber daya manusia guna membantu organisasi mencapai tujuan (Mathis & Jackson, 2010).
Ruang Belajar Aqil (RBA) memiliki peran di masyarakat sebagai organisasi nirlaba not for profit yang melakukan aktivitas pemberdayaan masyarakat.
20.5%
21.0%
21.5%
2014 2015 2016 2017
Sumber : Charities Aid Foundation, 2018
RBA merupakan wadah bagi masyarakat, khususnya pemuda untuk melakukan aktivitas pembelajaran dan meningkatkan kapasitas diri. Salah satu faktor penting dalam mengelola RBA yaitu relawan, sebab sebagai salah satu sumber daya utama dalam berlangsungnya kegiatan (Laporan tahunan RBA, 2017).
Relawan di RBA sebagian besar merupakan mahasiswa, bahkan beberapa merupakan mahasiswa tingkat akhir.
Relawan akan meninggalkan RBA saat tugas akhir kuliah telah selesai, hal tesebut merupakan kebijakan RBA bagi relawan yang telah yudisium harus pamit guna berkarya ditempat lain (Penelitian pendahuluan, 2018).
Berdasarkan hal tersebut dilakukan penelusuran tentang gambaran perencanaan sumber daya manusia pada RBA. Sehingga peneliti menetapkan mengambil judul “Perencanaan Sumber Daya Manusia di Organisasi Nirlaba (Studi pada Ruang Belajar Aqil).” Tujuannya yaitu mengetahui gambaran perencanaan sumber daya manusia di Ruang Belajar Aqil.
2. Tinjauan Pustaka Organisasi
Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerja bersama secara tersetruktur untuk mencapai tujuan (Griffin, 2016). Berikut merupakan pendapat lain dari para ahli mengenai organisasi. Organisasi merupakan pengaturan individu untuk mencapai tujuan tertentu (Robbins &
Coulter, 2017). Organisasi merupakan sebuah sistem yang mengatur lebih dari dua orang guna mencapai tujuan (Champoux, 2011). Sintesis organisasi yaitu suatu wadah bagi sekelompok individu yang memiliki struktur dan aturan guna mencapai satu tujuan bersama.
Jenis Organisasi
Organisasi pada umumnya yang dipahami oleh masyarakat yaitu organisasi profit atau fokus pada keuntungan semata misal Google dan Starbucks, dimana sebenarnya terdapat organisasi yang tidak hanya fokus pada keuntungan misal organisasi keolahragaan dan keagamaan.
Organisasi tersebut dibedakan menjadi organisasi profit dan organisasi not for profit atau nirlaba, kedua organisasi tersebut memiliki kesamaan mendasar yaitu memiliki anggota 2 orang atau lebih yang memiliki satu tujuan yang sama dan menggunakan sumberdaya berupa manusia, materi, keuangan dan informasi yang dikelola secara efektif dan efisien (Griffin, 2012).
Organisasi Nirlaba
Organisasi nirlaba merupakan organisasi non-pemerintah yang berorientasi pada nilai yang memiliki prinsip untuk mencapai tujuan sosial, lingkungan dan budaya. Organisasi tersebut mencangkup organisasi sukarela, komunitas, badan amal, organisasi sosial dan koperasi (Taylor, 2010). Berikut merupakan pendapat dari para ahli mengenai organisasi nirlaba.
Organisasi nirlaba yaitu organisasi yang dibentuk untuk menawarkan berbagai layanan kepada masyarakat guna mencapai tujuan, tetapi tidak untuk menghasilkan laba (Hasan & Onyx 2008). Organisasi nirlaba merupakan organisasi yang dikelola secara profesional tetapi laba bersihnya tidak digunakan oleh kepentingan individu atau orang lain dalam organisasi (Hopkins, 2013).
Jenis Organisasi Nirlaba
Organisasi nirlaba dibagi menjadi dua jenis yaitu organisasi nirlaba not profit dan organisasi nirlaba not for profit (Hopkins, 2013).
Organisasi nirlaba not profit merupakan organisasi yang dikelola oleh kelompok yang memiliki tujuan yang sama, tidak
untuk mendapatkan laba tetapi relawan mendapatkan balas jasa (Quarter et al., 2003). Sedangakan organisasi nirlaba not for profit merupakan organisasi yang dibentuk oleh masyarakat yang memberikan berbagai layanan untuk masyarakat guna mencapai tujuan, tetapi tidak untuk menghasilkan laba (Hasan, 2008). Sehingga dapat dinyatakan bahwa letak perbedaannya pada pengelolaan keuangannya, pada organisasi nirlaba not for profit tidak memiliki unit bisnis; keseluruhan kebutuhan mendapat dukungan dari masyarakat atau donatur. Organisasi not for profit pengelolaan sumberdaya manusia secara sukarela, pada setiap aktivitas relawan tidak mendapatkan balas jasa.
Manajemen Sumber Daya Manusia pada Organisasi Nirlaba
Manajemen sumberdaya manusia pada organisasi nirlaba merupakan hal yang penting guna mencapai tujuan dengan efektif dan efisien (Pynes, 2009). Agar mampu mencapai tujuan, organisasi nirlaba perlu mengembangkan praktik sumberdaya manusia yang progresif.
Organisasi nirlaba menghadapi tantangan perubahan yang cepat, sehingga organisasi nirlaba harus mampu untuk memberikan layanan yang profesional, efektif dan efisien menyesuaikan perubahan. Salah satu perubahan yang terjadi yaitu tantangan ekonomi, perubahan pada lingkungan, sosial, budaya dan pendidikan.
Organisasi perlu memahami perubahan tersebut sebab akan berdampak pada pengelolaan sumberdaya manusia.
Organisasi memerlukan kemampuan untuk memperkirakan ketersediaan sumberdaya manusia yang butuhkan untuk jangka waktu pendek dan panjang. Berdasarkan hal tersebut organisasi butuh untuk menyelaraskan perencanaan sumberdaya manusia melalui aktivitas sumberdaya manusia dengan strategi yang dibutuhkan
organisasi. Selain itu hal yang perlu diperhatikan dalam strategi sumberdaya manusia yaitu perencanaan strategi, perencanaan strategi merupakan proses yang memungkinkan organisasi untuk mengarahkan aktivitas dimasa yang akan datang dan menggunakan sumberdaya yang tersedia (Pynes, 2009).
Perencanaan Sumber Daya Manusia pada Organisasi Nirlaba
Strategi perencanaan sumberdaya manusia merupakan proses untuk mengantisipasi permintaan dan penawaran sumberdaya manusia pada jangka waktu tertentu yang disebabkan karena perubahan dari dalam dan luar organisasi, sehingga perlu untuk merancang program agar sesuai kebutuhan organisasi (Rothwell &
Kazanas, 2002). Perencanaan sumberdaya manusia membantu memastikan organisasi mendapatkan jumlah, pada waktu dan tempat yang tepat dari berbagi macam jenis sumberdaya manusia yang tersedia.
Organisasi yang mengelola sumberdaya manusia secara strategis cenderung lebih unggul dari pada yang tidak melakukannya (Lam & White, 1998).
Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
Strategi perencanaan sumberdaya manusia penting diterapkan oleh organisasi sebab ketidakpastian lingkungan yang berdampak pada berubahnya perencanaan strategi yang lebih komprehensif, termasuk kebutuhan peningkatan strategi perencanaan sumberdaya manusia. Langkah-langkah dalam melakukan strategi perencananaan sumberdaya manusia (Rothwell & Kazanas, 2002) :
a. Hubungan rencana organisasi dan sumberdaya manusia b. Analisis kegiatan / aktivitas c. Analisis latar belakang
sumberdaya manusia
d. Penilaian bidang sumberdaya manusia
e. Penilaian faktor dimasa yang akan datang
f. Analisis jumlah dari sumberdaya manusia yang dibutuhkan di masa yang akan datang
g. Perumusan strategi perencanaan sumberdaya manusia
h. Menetapkan penerapan rencana sumberdaya manusia
i. Perencanaan dan pengelolaan karir
j. Perekrutan sumberdaya manusia k. Pelatihan sumberdaya manusia l. Pengembangan organisasi m. Desain ulang pekerjaan n. Program pendampingan o. Relasi pekerja
p. Keuntungan dan kompensasi q. Mengelola bidang sumberdaya
manusia
r. Evaluasi strategi perencanaan sumberdaya manusia
3. Metode Penelitian
Penelitian ini mengamati perencanaan sumberdaya manusia yang dilakukan pada RBA. Mengamati kejadian spesifik pada sebuah organisasi maka jenis penelitian yang ditetapkan yaitu kualitatif yang bersifat deskriptif.
Perencanaan sumberdaya manusia penting dilakukan oleh organisasi nirlaba seperti RBA, karena menghadapi salah satu kondisi perputaran relawan sehingga memerlukan perencanaan sumberdaya manusia pendekatan penelitian ini menggunakan studi kasus
Penelitian ini fokus pada perencanaan sumberdaya manusia di organisasi nirlaba Ruang Belajar Aqil (RBA) menggunakan tinjauan perencanaan sumberdaya manusia Rothwell & Kazanas (2002).
Berdasarkan perencanaan sumberdaya manusia peneliti menetapkan 16 fokus amatan yaitu :
1. Hubungan rencana organisasi dan rencana sumberdaya manusia.
2. Analisis kegiatan / aktivitas.
3. Analisis latar belakang relawan.
4. Penilaian bidang sumberdaya manusia / relawan.
5. Penilaian faktor di masa yang akan datang.
6. Analisis jumlah relawan yang dibutuhkan di masa yang akan datang.
7. Perumusan strategi perencanaan relawan.
8. Perencanaan karir dan pengelolaan relawan.
9. Perekrutan relawan.
10. Pelatihan relawan.
11. Pengembangan organisasi.
12. Desain ulang pekerjaan.
13. Program pendampingan.
14. Keuntungan dan kompensasi.
15. Mengelola bidang sumberdaya manusia.
16. Evaluasi perencanaan sumberdaya manusia.
Penelitian ini menggunakan sumber data primer dan sekunder, sumber data primer merupakan pengambilan data melalui sumber asli secara langsung.
Sedangkan sumber data sekunder merupakan pengambilan data yang telah tersedia, sehingga tidak harus dikumpulkan oleh peneliti. Informan kunci yang telah ditetapkan yaitu pendiri, manajer bidang kerelawanan, manajer bidang literasi dan diseminasi.
Informan pendukung yang ditetapkan merupakan asisten bidang kerelawanan, relawan pengelola (koordinator dan sekretaris).
Metode pengumpulan data pada penelitian ini yaitu wawancara, observasi berperan serta dan studi dokumen. Teknik analisis data pada penelitian ini yaitu kodifikasi, maksudnya data yang diperoleh kemudian diolah menjadi informasi dan dimaknai menjadi pengetahuan.
Penelitian kualitatif memerlukan uji keabsahan data karena rentan dengan
bias penelitian, salah satu uji keabsahan data dalam penelitian kualititatif yaitu triangulasi.
4. Hasil dan Pembahasan
Berikut merupakan hasil penelitian yang telah diolah berdasarkan perencanaan sumberdaya manusia Rothwell dan Kazanas (2002). Hasil tersebut di sajikan berdasarkan indikator dan item dari perencanaan sumberdaya manusia; berdasarkan data wawancara, observasi berperan serta dan studi dokumen. Data tersebut telah diolah melalui tiga tahap kodifikasi yaitu kodifikasi terbuka, kodifikasi aksial dan kodikasi selektif serta telah melalui proses triangulasi data.
Hubungan rencana organisasi dan rencana sumberdaya manusia
RBA memiliki visi mewujudkan bangsa yang lebih baik dengan kepedulian dan penerapan nilai pembelajaran melalui pemberdayaan pemuda Indonesia, hal ini selaras dengan tujuan bidang kerelawanan yaitu memberdayakan pemuda melalui pengelolaan aktivitas pembelajaran.
Praktik tersebut sesuai dengan pendapat Pynes (2009) proses menghubungkan antara rencana organisasi dan rencana SDM dapat dilakukan dengan membuat aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
Analisis kegiatan / aktivitas
Analisis kegiatan yang dilakukan oleh RBA dengan merancang kegiatan dalam waktu satu tahun berdasarkan evaluasi tahun sebelumnya dan permintaan dari masyarakat. Rancang kegiatan terdapat dalam dokumen evaluasi tahunan dan kembang kegiatan RBA yang dibuat oleh pengelola dan pengelola harian RBA, dokumen tersebut berisi tentang rencana capaian pada setiap bidang serta rencana program pada setiap bulan.
Selain itu pengelola dan pengelola harian RBA membahas kegiatan yang
akan dikerjakan pada setap bulan pada rapat program.
Analisis latar belakang relawan Analisis latar belakang relawan dilakukan RBA melalui diskusi antara perwakilan pengelola dengan calon relawan tentang kegiatan yang pernah dilakukan, preferensi dan kebutuhan belajar relawan. Selain itu pengelola juga melakukan pengamatan latar belakang melalui media dalam jaringan (daring). Menurut Rothwell & Kazanas (2002) ada beberapa hal dalam melakukan analisis yaitu realita, persepsi, peraturan, rencana, kemampuan, potensi dan ekspektasi relawan tersebut; yang RBA lakukan yaitu mencari informasi tentang kemampuan atau pengalaman serta ekspektasi atau kebutuhan belajar dari relawan tersebut. Relawan yang sesuai dengan preferensi dan kebutuhannya dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan.
Penilaian bidang sumberdaya manusia
Penilaian bidang sumberdaya manusia melalui pengelolaan data dan informasi pembelajaran relawan secara detail oleh bidang kerelawanan, hal tersebut berguna untuk pengembangan pembelajaran relawan. Setiap aktivitas yang dilakukan RBA diakhiri dengan evaluasi, salah satunya evaluasi pembelajaran secara lisan atau tulisan.
Selain itu bagi relawan magang akan melakukan evaluasi belajar pada saat telah menyelesaikan program magang.
Hal tersebut membantu organisasi untuk melakukan evaluasi program kerelawanan khususnya untuk magang.
Hasil evaluasi tersebut merupakan data yang dikelola oleh bidang kerelawanan.
Evaluasi pembelajaran relawan yang dinilai oleh pendamping belajar, bidang pengguna, rekan bidang dan dirinya sendiri.
Penilaian faktor di masa yang akan datang
Penilaian faktor di masa yang akan datang melalui identifikasi tren dari dalam dan luar organisasi yang dilakukan RBA. Hal tersebut ditunjukan oleh adanya skema relawan yang berbeda sesuai kebutuhan relawan dan penelusuran pola kebutuhan pemuda.
Skema relawan yang berbeda yaitu relawan pelaksana, relawan pengelola dan relawan ahli. Salah satu tujuannya yaitu memberikan pilihan kepada masyarakat yang hendak menjadi relawan, dimana pilihan tersebut berdasarkan kebutuhan belajar serta waktu yang dimiliki.
Analisis jumlah relawan dibutuhkan di masa yang akan datang
Analisis jumlah relawan RBA yang dibutuhkan di masa yang akan datang meliputi penilaian kebutuhan dari masyarakat dan organisasi untuk memetakan pekerjaan, serta menetapkan peran dan jumlah relawan sesuai dengan kebutuhan kegiatan tersebut. Dimana pada awal tahun RBA telah memiliki rencana kegiatan dan rencana jumlah relawan yang akan terlibat, tetapi hal tersbut dapat bertambah berdasarkan pada permintaan dari masyarakat. Pada setiap bulannya RBA melakukan rapat program sebanyak dua kali, salah satunya membahas lebih detail perihal kegiatan yang akan dilaksanakan pada bulan selanjutnya. Pada rapat tersebut membahas tentang program yang akan dijalankan setelah itu bidang kerelawanan akan mengusulkan penanggungjawab pada masing-masing relawan. Usulan tersebut akan ditinjau oleh pendamping belajar dan disahakn pada rapat pengelola.
Perumusan strategi perencanaan relawan
Strategi perencanaan relawan ditunjukan dengan pengelolaan pembelajaran yang disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi dan relawan, serta siklus yang berkesinambungan dan memiliki skema yang beragam. Pengelolaan pembelajaran yang disesuaikan kebutuhan yaitu dimana organisasi telah mengetahui rencana relawan tersebut dimasa yang akan datang serta bidang studinya. Informasi tersebut yang akan digunakan RBA untuk memberikan tugas belajar sesuai kebutuhan organisasi, misal ditugaskan untuk menjadi pengampu komunikasi di RBA sebab latar belakang studi dan minat individu tersebut di komunikasi.
Perencanaan karir dan pengelolaan Perencanaan karir dan pengelolaan relawan RBA dilakukan melalui penugasan belajar dengan beragam peran misal relawan tersebut menjadi pelaksana, penanggungjawab, pendamping, pengelola dan pengelola harian. Penetapan tugas belajar tersebut disesuaikan dengan bidang studi dan kebutuhan belajar masing-masing relawan, guna meningkatkan kapasitas diri. Tugas belajar yang diberikan salah satunya berdasarkan pada tujuan utama atau cita-cita dari relawan tersebut dan aktivitas atau kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya belum tuntas.
Sehingga tugas yang belum tuntas tersebut menjadi prioritas untuk diberikan kembali. Penetapan perencanaan karir akan berhasil apabila mengacu pada tujuan karir dan aspirasi relawan tersebut (Rothwell & Kazanas, 2002).
Perekrutan relawan
Sumber perekrutan melalui referal yaitu referensi dari internal, data base dan kerja sama dengan lembaga. Sumber referensi internal yaitu relawan yang ada di RBA memberikan referensi ke temannya untuk mengikuti kegiatan kerelawanan. Data base relawan dikelola oleh bidang kerelawanan, dimana setiap relawan dikelola datanya guna apabila dibutuhkan dihubungi untuk terlibat pada kegiatan di RBA.
Terakhir melalui kerja sama lembaga yaitu kerja sama yang dilakukan antara RBA dengan lembaga pendidikan formal atau dosen mata kuliah tertentu untuk mengadakan kuliah lapang atau penugasan mata kuliah. Calon relawan menetapkan untuk bergabung berdasarkan kebutuhan belajar relawan tersebut. Perekrutan relawan menetapkan kriteria serta seberapa banyak relawan yang dibutuhkan oleh organisasi.
Pelatihan relawan
Pelatihan relawan yang dilakukan RBA melalui peningkatan pengetahuan berupa pemahaman tentang RBA atau yang disebut inisiasi dan peningkatan keterampilan berupa dilibatkan dalam pelatihan internal serta terlibat dalam kegiatan seperti lokakarya atau penyuluhan. Organisasi membuat rencana jangka panjang tentang pembelajaran individu secara terstruktur, hal tersebut dapat membantu organisasi memiliki relawan dengan kapasitas yang dibutuhkan. Pelatihan dapat membuat relawan lebih cepat untuk beradaptasi dengan organisasi (Brewster & Cerdin, 2018). Selain itu pelatihan dalam meningkatkan
Pengembangan organisasi
Perubahan pada RBA terjadi karena menyesuaikan dengan kebutuhan masyarakat, serta pada relawan pengelola yang terus berganti. Hal tersebut yang menjadikan RBA sebagai organisasi yang dinamis, salah satunya terdapat beberapa pengembangan struktur organisasi dan sistem pengelolaan. Pengembangan organisasi berdarkan pada kendala yang muncul kemudian menetapkan solusi. Salah satunya yaitu sistem permintaan program oleh masyarakat, yang awalnya masyarakat menghubungi relawan yang dikenal kemudian sistem yang di sesuaikan menjadi dapat menghubungi beberapa kanal termasuk melalui media dalam jaringan (daring).
Desain ulang pekerjaan
Adanya pergantian atau perputaran relawan, sehingga menyebabkan desain ulang pekerjaan di RBA. Tugas pada relawan yang telah pamit akan dialihkan pada manajer di setiap bidang sampai menemukan pengganti relawan tersebut.
Untuk memastikan peran dan pembelajaran sesuai, manajer kerelawanan berdiskusi dengan pendamping belajar serta pengelola dan pengelola harian. Desain ulang organisasi merupakan aktivitas alokasi ulang individu pada organisasi sehingga organisasi lebih efektif dan produktif sehingga mampu untuk mencapai tujuan (Rothwell & Kazanas, 2002).
Program pendampingan
Program pendampingan yang dilakukan RBA yaitu relawan yang mengerjakan setiap kegiatan atau program dapat berdiskusi dengan relawan ahli, pendamping belajar dan pengelola untuk membantu menyelesaikan masalah atau kendala yang dihadapi. Selain itu program pendampingan dilakukan guna meningkatkan kualitas kegiatan atau program yang dijalankan. Program pendampingan relawan merupakan aktivitas pendampingan untuk membantu menyelesaikan masalah individu perihal pekerjaan atau pribadi (Rothwell & Kazanas, 2002).
Keuntungan kompensasi
Manfaat yang didapat oleh relawan yaitu manfaat langsung dan manfaat tidak langsung. Manfaat langsung berupa peningkatan kapisitas diri relawan tersebut sedangkan manfaat tidak langsung yaitu pengalaman yang relevan pada saat bekerja. Maanfaat yang diperoleh tidak hanya bagi individu tetapi manfaat bagi organisasi, manfaat bagi organisasi yaitu mendapatkan relawan yang sesuai dari kemampuan jumlah dan keterampilan. Kompensasi yang diberikan oleh organisasi kepada relawan yaitu pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan hal tersebut dapat membantu organisasi mencapai tujuan (Word & Sowa, 2017).
Selain itu salah satu manfaat terbesar dari menjadi seorang relawan yaitu mampu untuk membantu sesama, sehingga hal tersebut dapat memingkatkan kepuasan diri (Brewster
& Cerdin, 2018).
Mengelola bidang sumberdaya manusia
Bidang kerelawanan menetapkan tugas belajar dan interaksi relawan berdasarkan hasil diskusi dengan bidang program serta literasi diseminasi. Hal tersebut dilakukan sebab bidang yang menyerap relawan yaitu bidang program dan literasi dan diseminasi, dari hal tersebut bidang kerelawan mengetahui kebutuhan dalam menjalan kegiatan atau program. Selain itu bidang kerelawanan mengelola data pembelajaran relawan dan membuat indikator dampak belajar.
Hal tersebut sesuai dengan pendapat Rothwell & Kazanas (2002) peran manajer perencanaan sumberdaya manusia perlu menyesuaikan kegiatan atau program dengan kebutuhan dari masing-masing individu.
Evaluasi strategi perencanaan sumberdaya manusia
Pengendalian dilakukan dengan evaluasi pembelajaran yang dilakukan secara berkelanjutan untuk memastikan tujuan individu dan organisasi tercapai.
Evaluasi dilakukan pada saat akvitas selesai, setelah selesai program magang dan pada akhir tahun melalui kuisioner yang dibagikan kepada seluruh relawan.
Fokus evaluasi sesuai dengan tujuan organisasi, serta memerlukan sistem kendali yang dilakukan oleh manajemen puncak atau pengelola (Rothwell &
Kazanas, 2002).
Model Perencanaan Sumberdaya manusia di Ruang Belajar Aqil (RBA)
Model Perencaan Sumberdaya manusia di RBA merupakan penyederhanan dari pembahasan penelitian. Dimana model tersebut ada empat fase dalam perencanaan sumberdaya manusia di RBA; fase tersebut merupakan penyelarasan rencana organisasi dan sumberdaya manusia, melakukan analisis program serta relawan, stategi perencanaan sumberdaya manusia, penerapan rencana dan evaluasi. Model tersebut sebagai berikut :
Model Perencanaan Sumber Daya Manusia di Ruang Belajar Aqil (RBA)
Kesimpulan
Perencanaan sumberdaya manusia di RBA dilakukan secara profesional, sebab dari setiap tahapnya sesuai dengan teori perencanaan sumberdaya manusia Rothwell & Kazanas (2002) walaupun RBA merupakan organisasi nirlaba not
for profit. Salah satu manfaat bagi organisasi nirlaba yang melakukan perencanaan sumberdaya manusia yaitu terpenuhinya ketersediaan relawan.
Beberapa tahap Perencanaan sumberdaya manusia yang dilakukan RBA yaitu tujuan organisasi dan tujuan belajar individu selaras. Hal tersebut dilakukan dengan membuat perencanaan program selama satu tahun, kemudian menelusur latar belakang relawan serta memperkirakan jumlah relawan yang dibutuhkan.
Strategi yang diterapkan RBA dalam perencanaan sumberdaya manusia yaitu membuat mekanisme relawan yang beragam dan siklus relawan yang berkesinambungan. Sehingga masyarakat yang ingin terlibat menjadi relawan dapat memilih mana yang sesuai dengan kebutuhan belajar dan ketersediaan waktu yang dimiliki. RBA melakukan evaluasi perencanaan relawan berdasar pada penilaian pembelajaran relawan yang dihimpun dari setelah selesai setiap kegiatan, akhir program magang dan melalui kuisoner bagi seluruh relawan.
Saran
Saran bagi peneliti selanjutnya yaitu menggunakan metode analisis data diskusi terpumpun dan expert review guna meningkatkan validitas model;
serta menggunakan metode penelitian multi situs guna memperluas sudut pandang perihal perencanaan organisasi nirlaba.
Saran Praktis bagi organisasi nirlaba lain yang memiliki kendala pada kerelawanan dapat meninjau kembali proses perencanaan sumberdaya manusia guna menyesuaikan kebutuhan masing-masing relawan terutama kebutuhan belajar. Serta dapat merujuk model tersebut dengan konteks organisasi nirlaba masing-masing guna memastikan perencanaan sumber daya manusia telah sesuai.
Daftar Pustaka
Griffin, Ricky W. 2016.
Fundamentals of Management.
Eighth Edition. Cangage Learning.
USA.
Brewster, Chris., Cerdin, Jean-Luc.
2018. HRM in Mission Driven Organization. Springer. Switzerland.
Hasan, Samiul., Onyx, Jenny. 2008.
Comparative Third Sector Governance in Asia. Springer. New York.
Taylor, Rupert. 2010. Third Sector Research. Springer. New York.
Word, Jessica KA., Sowa Jessica E, 2017. The Nonprofit Human Resource Management Handbook.
Routledge. New York.
Charities Aid Foundation. 2018.
CAF World Giving Index 2018.
United Kingdom.
Akingbola, Kunle. 2013. A Model of Strategic Nonprofit Human Resource Management. Internation Society for Third Sector Research.
Pynes, Joan E. 2009. Human Resource Management For Public and Non Profit Organizations. Third Edition. Jossey-Bass. San Francisco.
Mathis, Robert L., Jackson, John H.
2010. Human Resource
Management. Thirteenth Edition.
South-Western. USA.
Laporan Tahunan 2017 dan Kembang Kegiatan 2018. 2017.
Laporan Tahunan Ruang Belajar Aqil. Indonesia.
Robbins, Stephen P., Coulter, Mary.
2018. Management. Fourteenth
Edition. Pearson. United Kingdom.
Griffin, Ricky W. 2012. Management.
Elevent Edition. South Western.
USA.
Hopkins, Bruce R. 2013. Starting and Managing a Nonprofit Organization.
Sixth Edition. John Wiley & Sons. New Jersey.
Rothwell, Wiliam J., Kazanas, H.C.
2002. Planning & Managing Human Resources. 2nd Edition. HRD Press.
Massachusetts.
Creswell, John W. 2011. Educational Research. Fourth Edition.
Pearson. USA.
Miles, Matthew B., Huberman A.
Michael., Saldana Johnny. 2014.
Qualitative Data Analysis. Edition 3.
Sage. USA.
Neuman, W. Lawrence. 2014. Basic of Social Reseach : Qualitative &
Quantitative Approaches. Third Edition.
Pearson. USA.
Sekaran, Uma., Bougie Roger. 2016.
Research Methods for Business. Seventh Edition. Wiley. United Kingdom.
Leavy, Patricia. 2017. Research Design.
First Edition. The Guilford Press. USA.
Saldana, Johnny. 2013. The Coding Manual for Qualitative Reseachers.
Second Edition. Sage. United Kingdom.
Laporan Tahunan 2018 dan Kembang Kegiatan 2019. 2018. Laporan Tahunan Ruang Belajar Aqil. Indonesia.
