LAPORAN KERJA PRAKTEK
PERANCANGAN APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEBSITE DI KANTOR KOMISI PEMILIHAN UMUM (KPU)
KABUPATEN BENGKALIS
DISUSUN OLEH : MHD. FAKHMI
6103181290
PROGRAM STUDI D-III TEKNIK INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS
BENGKALIS 2021
i
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga penulis dapat menyusun laporan ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam laporan ini akan membahas mengenai Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis
Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama melaksanakan Kerja Praktek hingga dalam mengerjakan laporan ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Johny Custer, S.T., M.T selaku Direktur Politeknik Negeri Bengkalis.
2. Bapak Danuri M.Cs selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika.
3. Bapak Muhammad Nasir, M.Kom selaku Ketua Program Studi D-III Teknik Informatika.
4. Bapak Fadhillah Almausuly, M.E, selaku ketua KPU Kabupaten Bengkalis
5. Bapak Hendra Rianda, S.IP, selaku Ka.Subbag Umum segaligus pembimbing lapangan di Kantor KPU Kabupaten Bengkalis.
6. Bapak Nurul Fahmi, M.T, selaku Koordiantor Pelaksanaan Kerja Praktek.
7. Ibuk Sri Mawarni, M.Si, selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktek.
8. Seluruh karyawan dan karyawati yang bekerja di Kantor KPU Kabupaten Bengkalis
9. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen di Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis.
ii Adapun tujuan penulisan laporan Kerja Praktik (KP) ini adalah salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh setiap Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis yang telah melaksanakan Kerja Praktik (KP) di Kantor Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis. Laporan ini berjudul
“Perancangan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web Di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis”. Aplikasi ini dirancang untuk mempermudah pihak kantor mengkelola pengarsipan surat masuk dan surat keluar dengan baik dan benar.
Bercermin pada saat ini seluruh instansi sudah banyak menerapkan teknologi dalam melakukan kegiatan perkantoran dengan menggunakan teknologi. Maka dengan adanya aplikasi ini bisa lebih mempermudah Kantor KPU Kabupaten Bengkalis dalam melakukan pengarsipan surat yang lebih terdata dan terstruktur.
Penulis merasa sangat bersyukur selama melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Bengkalis. Karena dengan adanya pelaksanaan Kerja Praktek ini penulis mendapatkan begitu banyak ilmu pengatahuan terkait bidang administrasi di instansi pemerintah maupun tentang persiapan menjelang pemilihan umum yang dilakasanakan oleh KPU Kabupaten Bengkalis.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan yang mendasar pada laporan ini. Oleh karena itu penulis mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun. Kritik konstruktif dari pembaca sangat diharapkan untuk penyempurnaan laporan selanjutnya. Akhir kata penulis mengharapkan agar laporan ini dapat bermanfaat bagi semuanya. Untuk itu kritik dan saran demi kesempurnaan penulisan Laporan Kerja Praktek (KP) ini sangat penulis harapkan.
Bengkalis, 09 Januari 2021
Mhd. Fakhmi 6103181290
i
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... i
DAFTAR GAMBAR ... iii
DAFTAR LAMPIRAN ... iv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 2
1.3 Manfaat ... 2
BAB II GAMBARAN UMUM KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN BENGKALIS ... 3
2.1 Sejarah Singkat ... 3
2.2 Visi dan Komisi Pemilihan Umum ... 6
2.2.1 Visi Komisi Pemilihan Umum ... 6
2.2.1 Misi Komisi Pemilihan Umum ... 6
2.3 Struktur Organisasi Komisi Pemilihan Umum ... 7
2.4 Ruang Lingkup Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bengkalis ... 8
2.4.1 Sub. Bagian Program dan Data ... 8
2.4.2 Sub. Bagian Hukum ... 8
2.4.3 Sub. Bagian Umum ... 9
2.4.4 Sub. Bagian Teknis Dan Hupmas ... 9
BAB III BIDANG PEKERJAAN ... 10
3.1 Uraian Tugas Yang Dikerjakan ... 10
3.3.1 Administrasi Kantor ... 10
3.3.2 Logistik KPU ... 11
3.3.3 Perancangan Aplikasi ... 12
3.2 Target Yang Diharapkan ... 12
3.3 Perangkat Yang Dugunakan ... 13
ii
3.4 Data-data Yang Diperlukan ... 16
3.5 Kendala yang Dihadapi Selama Kerja Praktek ... 16
3.6 Pemecahan masalah ... 17
BAB IV PERANCANGAN APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEBSITE PADA KOMISI PEMILIHAN UMUM (KPU) KABUPATEN BENGKALIS ... 18
4.1 Analisa Sistem ... 18
4.1.1 Analisa sistem yang sedang berjalan... 18
4.1.2 Analisa sistem yang yang diusulkan ... 18
4.2 Merancang Database ... 19
4.3 Rancangan Tabel ... 19
4.4 Membuat Desain Tampilan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website ... 22
BAB V PENUTUP ... 29
5.1. Kesimpulan ... 29
5.2. Saran ... 29
DAFTAR PUSTAKA ... 30
LAMPIRAN ... 31
iii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi KPU Kab.Bengkalis ... 7
Gambar 3.1 Nama-Nama PKTPS ... 10
Gambar 3.2 Pengesetan APD Covid-19 ... 11
Gambar 3.3 Pengepakan Kotak Suara KPU ... 12
Gambar 3.4 Laptop ... 13
Gambar 3.5 Microsoft Word ... 14
Gambar 3.6 Visual Studio Code ... 14
Gambar 3.7 Microsoft Exel ... 15
Gambar 3.8 Xampp ... 15
Gambar 3.9 Google Chrome ... 16
Gambar 4.1 Database Aplikasi Arsip Surat Berbasis Website ... 19
Gambar 4.2 Tabel Admin ... 20
Gambar 4.3 Tabel Surat Masuk ... 21
Gambar 4.4 Tabel Surat Keluar ... 22
Gambar 4.5 Halaman Login ... 23
Gambar 4.6 Halaman Dashboard ... 24
Gambar 4.7 Halaman Input Surat Masuk ... 24
Gambar 4.8 Halaman Surat Masuk Setelah Diinput ... 25
Gambar 4.9 Halaman Dashboard Setelah Diinput ... 25
Gambar 4.10 Halaman Input Surat Keluar ... 26
Gambar 4.11 Halaman Surat Masuk Setelah Diinput ... 26
Gambar 4.12 Halaman Dashboard Setelah Diinput ... 27
Gambar 4.13 Halaman Pembuatan Laporan Surat Masuk ... 27
Gambar 4.14 Halaman Pembuatan Laporan Surat Keluar ... 28
iv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Surat Keterangan Dari Instansi ... 31
Lampiran 2 Sertifikat Kerja Praktek ... 32
Lampiran 3 Surat Penilaian Kerja Praktek ... 33
Lampiran 4 Absensi Harian Kerja Praktek ... 34
Lampiran 5 Kegiatan Harian Kerja Praktek ... 43
