Kebutuhan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Publik

(1)

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

PEMERINTAH KOTA MAKASSAR

SATKER / SKPD :

BAGIAN PENGADAAN BARANG/JASA SEKRETARIAT DAERAH KOTA MAKASSAR

NAMA PEKERJAAN :

BELANJA JASA KONSULTANSI BERORIENTASI LAYANAN-JASA KHUSUS (PEMELIHARAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APLIKASI SIPABAJI) SUB KEGIATAN PENGELOLAAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

TAHUN ANGGARAN

2023

(2)

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

PEKERJAAN : BELANJA JASA KONSULTANSI BERORIENTASI LAYANAN-JASA KHUSUS (PEMELIHARAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APLIKASI

SIPABAJI)

1. Latar Belakang Kebutuhan Teknologi Informasi pemerintahan dalam pelayanan publik sudah bukan barang baru lagi dan saat ini sudah menjadi salah satu komponen utama yang dimanfaatkan dalam rangka meningkatkan kualitas dan efektifitas pelayanan yang diberikan kepada masyarakat. Sejalan dengan hal itu laju perkembangan teknologi yang semakin pesat serta semakin majunya kemampuan masyarakat dalam menggunakannya menjadi faktor pendorong dalam pemanfaatan teknologi ini. Pengadaan barang/jasa pemerintah setidaknya lebih dari satu dekade terakhir ini, merupakan salah satu sektor yang menjadi pusat contoh pemanfaatan teknologi informasi yang massif di seluruh nusantara dan terus berkembang hingga saat ini.

Pengadaan barang/jasa bukan hanya merupakan kegiatan administrasi semata akan tetapi juga merupakan kegiatan yang strategis. Pengadaan Barang/Jasa dapat digunakan sebagai alat dalam rangka value for money melalui efisiensi proses pengadaan barang/jasa dan juga sebagai alat kebijakan pemerintah untuk mendorong pertumbuhan ekonomi, terkhusus ekonomi daerah.

Pengadaan barang/jasa seharusnya tidak dilihat hanya sebatas proses pemilihan penyedia barang/jasa saja, namun untuk menjamin proses pengadaan yang efektif dan efsien, proses pengadaan harus dilihat secara menyeluruh (end-to-end) mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan review hasil pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Proses pemilihan penyedia hanya merupakan salah satu tahapan dalam proses pengadaan barang/jasa. Banyak permasalahan dan hambatan-hambatan pengadaan yang terjadi justru bermuara dari tahapan sebelumnya misalnya pada tahap perencanaan pengadaan yang kurang baik maupun proses persiapan pemilihan penyedia.

Pemerintah Kota Makassar merupakan salah satu pemerintahan daerah yang berkomitmen melaksanakan pengadaan barang/jasa pemerintah yang menganut prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil dan akuntabel. Hal tersebut diwujudkan dengan bersegera membentuk Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) pada tahun 2009 yang pada saat itu dianggap masih baru terbentuk di republik ini. Penerapan pengadaan

(3)

barang/jasa atau yang sering disebut dalam istilah tender secara elektronik pada lingkup Pemerintah Kota Makassar, secara bertahap mengikuti standar-standar yang berlaku secara Nasional yang diterapkan oleh LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) sebagai leading-sector pengadaan barang/jasa pemerintah secara Nasional, sekaligus dari tahun ke tahun berusaha meningkatkan standar pemenuhan perangkat keras maupun perangkat lunak dalam rangka mendukung kinerja sistem pengadaan barang/jasa nasional (SPSE). Beberapa perangkat keras telah disiapkan dan terpasang, dan perangkat lunak yang mendukung fungsi teknis dari sistem e-Procurement tersebut, serta perangkat lunak yang berfungsi sebagai alat bantu bagi pengguna sistem e- Procurement yang belum tersedia oleh SPSE.

Pada tahun anggaran 2023 ini, dengan melihat kompleksitas dari kebutuhan data tender secara elektronik dan semakin meningkatnya pemahaman pengguna terhadap sistem e-Procurement yang tersedia terutama pengguna pada masing-masing SKPD atau unit kerja, maka kami sebagai pengelola Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Kota Makassar, melakukan inovasi dengan merancang suatu sistem pengadaan barang/jasa yang dapat merangkum seluruh proses pengadaan barang/jasa pemerintah mulai dari proses perencanaan, persiapan pemilihan, pelaksanaan pengadaan dan tahap penilaian hasil pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam lingkup Pemerintah Kota Makassar. Tentunya dengan sistem informasi ini bersinergi dan mengintegrasikan sistem-sistem informasi yang telah disediakan oleh Pemerintah Pusat seperti Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP), Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), penggunaan Inaproc Service Bus (ISB), dan lain-lain, serta sistem informasi internal yang merupakan sistem informasi pendukung pengadaan barang/jasa yang telah tersedia, seperti aplikasi Penganggaran yang menyediakan sumber data pengolahan data Rencana Umum Pengadaan.

Dengan dilaksanakannya kegiatan ini diharapkan seluruh SKPD pada lingkup Kota Makassar yang terlibat pada proses pengadaan barang/jasa pada instansi masing-masing mendapatkan kemudahan dalam melaksanakan tahapan-tahapan pengadaan barang/jasa yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi serta meningkatkan transparansi pada proses pengadaan barang/jasa pemerintah Kota Makassar secara umumnya.

(4)

2. Maksud dan

Tujuan a. Maksud

Maksud diadakannya pekerjaan ini adalah:

1. Meningkatkan efektifitas proses pengadaan barang/jasa Pemerintah Kota Makassar;

2. Meningkatkan layanan pengadaan barang/jasa sebagai langkah UKPBJ proaktif Pemerintah Kota Makassar;

3. Melakukan inovasi dengan penggunaan sistem informasi pendukung pada proses perencanaan, persiapan pengadaan, persiapan pemilihan, pengadaan dikecualikan, pendampingan PBJ serta monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pada lingkup Pemerintah Kota Makassar.

b. Tujuan

Tujuan yang akan dicapai dalam kegiatan ini adalah:

1. Terlaksananya tahap proses pengadaan barang/jasa yang lebih efektif pada lingkup Pemerintah Kota Makassar;

2. Peningkatan performa dan kinerja UKPBJ sebagai UKPBJ Proaktif dan sebagaiCentre Of Excellence;

3. Terciptanya sistem informasi yang cepat, akuntabel dan mendukung proses percepatan pengadaan barang/jasa pada lingkup Pemerintah Kota Makassar.

3. Sasaran Sasaran dari kegiatan ini adalah dilakukannya proses integrasi data dari sistem informasi pengadaan barang/jasa pemerintah yang telah tersedia dan pembaharuan sistem informasi pendukung proses pengadaan barang/jasa lingkup Pemerintah Kota Makassar dalam bentuk penambahan fitur-fitur pelengkap dan perbaikan interface dan bugs/error yang masih ditemukan.

4. Lokasi Kegiatan Lokasi kegiatan pada Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Kota Makassar, Kantor Balaikota Makassar Jl. Jend.

Ahmad Yani No. 2 Makassar 5. Sumber

Pendanaan Kegiatan ini dibiayai dari sumber pendanaan :APBD TA. 2023 6. Nama dan

Organisasi Pejabat Pembuat Komitmen

Nama Pejabat Pembuat Komitmen:

SYIBLI MUHAMMAD, ST.

Satuan Kerja: Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Kota Makassar

7. Spesifikasi Produk Spesifikasi teknis yang dihasilkan dari sistem aplikasi yang dikembangkan adalah beroperasi dengan spesifikasi:

1. Server :

- Operating System (OS) : Linux Centos 8 - Database Server : PostgreSQL 10 ke atas

(5)

- Web Server : Apache

- Programming Languange : PHP 7.2.5 ke atas - Framework Laravel versi 7.0

2. Client :

Sistem yang dibangun mampu bekerja pada client dengan spesifikasi:

- PC Desktop dengan Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome)

3. Network

Akses aplikasi dan ssh dapat diakses dengan menggunakan : - Koneksi IP Publik ataupun domain name yang dimiliki oleh

BPBJ Sekretariat Daerah Kota Makassar.

8. Lingkup Kegiatan Lingkup kegiatan ini meliputi:

1. Penambahan fitur-fitur tambahan sebagai pelengkap dari proses bisnis aplikasi yang telah ada pada semua akun pengguna;

2. Pengaturan tata letak antarmuka untuk memudahkan pengguna;

3. Perbaikan bugs ataupun error yang masih ditemukan pada penggunaan aplikasi untuk semua akun.

9. Keluaran Produk yang dihasilkan atau output dari pekerjaan Jasa Konsultansi ini adalah tersedianya aplikasi sistem informasi pengadaan barang/jasa lingkup Pemerintah Kota Makassar yang dapat mengintegrasikan data dari sistem informasi pengadaan barang/jasa yang telah tersedia dengan pembaharuan- pembaharuan pada aplikasi pendukung tersebut sesuai dengan rancangan inovasi yang dibutuhkan ataupun berdasarkan saran dan usulan dari pengguna aplikasi. Berikut ini gambaran output pengembangan yang dihasilkan dari pekerjaan jasa konsultansi ini, yaitu:

1. Akun Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Pada akun ini dilakukan penambahan fitur yang melengkapi fungsi fitur yang telah ada, dilakukan perbaikan-perbaikan tata letak dan penyempurnaan antarmuka serta dilakukan perbaikan-perbaikan bugs ataupun error yang masih ditemukan pada penggunaan aplikasi. Implementasi dari rangkaian pemeliharaan ini mencakup keseluruhan menu yang telah dibangun sesuai role dari PPK, antara lain:

a. Halaman Dashboard

Didalamnya mencakup keseluruhan menu, fungsi-fungsi dasar yang menjadi kewenangan PPK, tata letak fitur serta penyajian data dashboard yang dianggap penting untuk role PPK.

b. Menu Perencanaan Pengadaan

Terdiri dari 2 menu kerja yaitu: menu Penyusunan RUP dan menu Revisi RUP. Pada menu Penyusunan RUP, diatur urutan tahapan mulai dari proses Reviu RUP, pembuatan Berita Acara reviu, Penetapan RUP, dan permohonan pengumuman RUP. Menu-menu diatur kembali sesuai tahapan kebutuhan dari pengguna. Demikian pula pada

(6)

menu Revisi RUP, ditata kembali sesuai dengan tahapan kebutuhan pengguna. Termasuk didalamnya penyempurnaan fungsi fitur dan penanganan bugs/error.

c. Persiapan Pengadaan

Menu ini terdiri dari sub menu:

1) Paket Tender/Tender Cepat/Seleksi.

2) Paket Penunjukan Langsung 3) Pengadaan Dikecualikan

Pengembangan pada menu ini juga mencakup penyempurnaan fitur, pengaturan layout antarmuka, dan perbaikan bugs/error yang terjadi.

d. Persiapan Pemilihan

Sama seperti menu Persiapan Pengadaan, menu ini terdiri dari sub menu:

1) Paket Tender/Tender Cepat/Seleksi.

2) Paket Penunjukan Langsung 3) Pengadaan Dikecualikan

Pengembangan pada menu ini juga mencakup penyempurnaan fitur, pengaturan layout antarmuka, dan perbaikan bugs/error yang terjadi.

e. Menu Pendampingan PBJ

Menu ini mencakup proses permintaan pendampingan PBJ terhadap paket-paket tertentu dari SKPD hingga proses berakhirnya pendampingan dengan output Berita Acara.

Dilakukan perbaikan-perbaikan fitur dan antarmuka, serta perbaikan bugs/error yang ditemukan.

f. Menu Monev PBJ

Mencakup rangkaian proses Monev berkala terhadap paket-paket PBJ yang ditangani oleh masing-masing PPK beserta dengan pelaporannya. Dilakukan perbaikan fitur dan penambahan fitur penunjang, serta penyempurnaan antarmuka serta perbaikan bugs/error yang ditemukan.

g. Menu Persuratan

Pada menu ini dilakukan penambahan fitur yang mencakup keseluruhan persuratan dari pengguna sesuai kewenangannya.

h. Menu Data Akun

Merupakan manajemen akun beserta dengan pengaturannya. DIlakukan penyusunan kembali tata letak dan penyempurnaan fungsi-fungsi.

2. Akun Pengguna Anggaran (PA)

Pada akun ini dilakukan penambahan fitur yang melengkapi fungsi fitur yang telah ada, dilakukan perbaikan-perbaikan tata letak dan penyempurnaan antarmuka serta dilakukan perbaikan-perbaikan bugs ataupun error yang masih ditemukan pada penggunaan aplikasi. Implementasi dari rangkaian pemeliharaan ini mencakup keseluruhan menu yang telah dibangun sesuai role dari PA, antara lain:

Didalamnya mencakup keseluruhan menu, fungsi-fungsi dasar yang menjadi kewenangan PA, tata letak fitur serta

(7)

penyajian data dashboard yang dianggap penting untuk role PA.

Akun PA pada proses perencanaan pengadaan hanya meliputi proses Pentapan RUP dan proses Penayangan RUP. Pada bagian ini dilakukan penyesuaian fungsi sesuai regulasi serta perbaikan bugs/error yang ditemui.

c. Menu Pendampingan PBJ

d. Menu Monev PBJ

Mencakup rangkaian proses Monev berkala terhadap paket-paket PBJ yang ditangani oleh lingkup PA beserta dengan pelaporannya. Dilakukan perbaikan fitur dan penambahan fitur penunjang, serta penyempurnaan antarmuka serta perbaikan bugs/error yang ditemukan.

e. Menu Persuratan

f. Menu Data Akun

3. Akun Pengelola Aplikasi/Verifikator

Pada akun ini dilakukan penambahan fitur yang melengkapi fungsi fitur yang telah ada, dilakukan perbaikan-perbaikan tata letak dan penyempurnaan interface serta dilakukan perbaikan- perbaikan bugs ataupun error yang masih ditemukan pada penggunaan aplikasi. Implementasi dari rangkaian pemeliharaan ini mencakup keseluruhan menu yang telah dibangun sesuai role dari Pengelola/Verifiaktor aplikasi, antara lain:

Didalamnya mencakup keseluruhan menu, fungsi-fungsi dasar yang menjadi kewenangan dari Pengelola, tata letak fitur serta penyajian data dashboard yang dianggap penting untuk role Pengelola.

b. Menu Pengajuan User

Mencakup proses manajemen pengajuan dan verifikasi user dari SKPD. Dilakukan penyesuaian antarmuka dan penyempurnaan fungsi-fungsi fitur.

c. Menu Perencanaan Pengadaan

Pengelola aplikasi hanya memiliki kewenangan fungsi sebagai monitoring dari data perencanaan pengadaan berupa, laporan pengumuman RUP dan laporan daftar pengajuan revisi RUP.

d. Verifikasi Paket Pengadaan

Fungsi Pengelola/Verfikator aplikasi pada tahapan ini sebagai fungsi verifikasi untuk semua metode paket dari

(8)

data yang diajukan untuk diteruskan pada tahapan selanjutnya. Dilakukan penyesuaian antarmuka dan penyempurnaan fungsi-fungsi fitur.

e. Manajemen Pokja

Mencakup keseluruhan proses pengelolaan paket tender dengan penugasan Pokja yang telah ditentukan oleh kepala UKPBJ. Termasuk didalamnya manajemen data personil Pokja dengan pengaturan kelompoknya. Dilakukan penyesuaian antarmuka dan penyempurnaan fungsi-fungsi fitur.

f. Manajemen Konten Front-End

Mencakup proses-proses penayangan informasi pada menu-menu di halaman front-end aplikasi, mulai dari manajemen artikel, file download, images slider dan pengaturan unit satker.

g. Menu Monev PBJ

Pengelola aplikasi pada tahap ini berfungsi sebagai pelaksana monitoring PBJ yang dilakukan secara berkala, dan dapat menginput data-data yang dibutuhkkan pada proses monitoring tersebut. Pada menu ini dilakukan penyesuaian antarmuka dan penyempurnaan fungsi-fungsi fitur.

h. Menu Persuratan

i. Menu Data Akun

4. Akun Pokja

Pada akun ini dilakukan penyesuaian kembali menu dan fungsi sesuai role dari Pokja, antara lain:

Didalamnya mencakup keseluruhan menu, fungsi-fungsi dasar yang menjadi kewenangan Pokja, tata letak fitur serta penyajian data dashboard yang dianggap penting untuk role Pokja.

b. Persiapan Pemilihan

Meliputi proses setelah penugasan Pokja pada paket tertentu untuk semua metode yang didukung oleh aplikasi hingga proses reviu paket dan menghasilkan Berita Acara Reviu. Pengembangan pada menu ini juga mencakup penyempurnaan fitur, pengaturan layout antarmuka, dan perbaikan bugs/error yang terjadi.

c. Menu Pendampingan PBJ

j. Menu Data Akun

(9)

5. Akun Kepala UKPBJ

Pada akun ini dilakukan penambahan fitur yang melengkapi fungsi fitur yang telah ada, dilakukan perbaikan-perbaikan tata letak dan penyempurnaan interface serta dilakukan perbaikan- perbaikan bugs ataupun error yang masih ditemukan pada penggunaan aplikasi. Implementasi dari rangkaian pemeliharaan ini mencakup keseluruhan menu yang telah dibangun sesuai role dari Kepala UKPBJ, antara lain:

Didalamnya mencakup keseluruhan menu, fungsi-fungsi dasar yang menjadi kewenangan dari Pengelola, tata letak fitur serta penyajian data dashboard yang dianggap penting untuk role Kepala UKPBJ.

Kepala UKPBJ hanya memiliki kewenangan fungsi sebagai monitoring dari data perencanaan pengadaan berupa, laporan pengumuman RUP dan laporan daftar pengajuan revisi RUP.

c. Manajemen Pokja

Mencakup keseluruhan proses pengelolaan paket tender dengan penugasan Pokja yang telah ditentukan oleh kepala UKPBJ. Termasuk didalamnya manajemen data personil Pokja dengan pengaturan kelompoknya. Dilakukan penyesuaian antarmuka dan penyempurnaan fungsi-fungsi fitur.

d. Menu Pendampingan PBJ

Menu ini mencakup proses permintaan pendampingan PBJ terhadap paket-paket tertentu dari SKPD dan penugasan personil pendamping dari paket pendampingan yang diajukan. Kepala UKPBJ dapat memantau progres hingga berakhirnya proses pendampingan dengan output Berita Acara. Dilakukan perbaikan-perbaikan fitur dan antarmuka, serta perbaikan bugs/error yang ditemukan.

e. Menu Monev PBJ

Pengelola aplikasi pada tahap ini berfungsi sebagai pemantau monitoring PBJ yang dilakukan secara berkala.

Pada menu ini dilakukan penyesuaian antarmuka dan penyempurnaan fungsi-fungsi fitur.

f. Menu Persuratan

g. Menu Data Akun

6. Akun Admin Aplikasi

Mencakup keseluruhan proses dari aplikasi dan ditambah dengan role-role khusus yang sifatnya teknis. Pada akun ini

(10)

dilakukan penambahan fitur yang melengkapi fungsi fitur yang telah ada, dilakukan perbaikan-perbaikan tata letak dan penyempurnaan interface serta dilakukan perbaikan- perbaikan bugs ataupun error yang masih ditemukan pada penggunaan aplikasi. Beberapa penyesuaian untuk penyederhanaan fungsi perlu dilakukan.

8. Peralatan, Material, Personel dan Fasilitas Dari Pejabat Pembuat Komitmen

Data dan fasilitas yang dapat disediakan oleh PPK dalam pekerjaan ini adalah akses terbatas pada server dan database sistem pengadaan yang dibutuhkan, akses perangkat Networking dan client, serta fasilitas yang disesuaikan selanjutnya dengan kondisi pekerjaan.

9. Lingkup Kewenangan Penyedia Jasa

Lingkup kewenangan penyedia jasa pada kegiatan ini adalah melakukan akses ke network, server web aplikasi dan database khusus untuk melakukan pembuatan database, pembaharuan database dan integrasi data pada aplikasi yang dibangun, serta pengujian pada komputer client pada Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa dan Jasa Sekretriat Daerah Kota Makassar.

10. Jangka Waktu Penyelesaian Kegiatan

Waktu yang diperlukan untuk penyelesaian kegiatan ini adalah 60 (enam puluh) hari kalender.

11 Kualifiasi Penyedia - Akte Pendirian Perusahaan beserta perubahannya (Apabila ada);

- Nomor Induk Berusaha (NIB) (SIUP) yang sesuai dan masih berlaku (KBLI 62019);

- Memeiliki status valid keterangan Wajib Pajak berdasarkan hasil konfirmasi Status Wajib Pajak

12. Personel ^Posisi Kualifikasi Jumlah OB

Tenaga Ahli:

1. Pemrogram Perangkat Lunak

Min. S1. Teknik

Informatika/Sistem Infromatika/

Manajemen Informatika

1 org

2. Pemrogram Basis Data

Min. S1. Teknik

Informatika/Sistem Infromatika/

Manajemen Informatika

3 org

13. Jadwal Tahapan Pelaksanaan Kegiatan

No Kegiatan Minggu

I II III IV V VI VII VIII IX 1 Proses Pemilihan Penyedia

2 Proses Penyelesaian Pekerjaan

3 Ujicoba/Testing 4 Serah Terima Hasil

Pekerjaan

14. Laporan Awal Laporan Awal memuat: Gambaran/deskripsi pembaharuan sistem informasi yang akan dan sementara dilakukan penyedia jasa.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya: 15 (lima belas) hari kerja/bulan sejak SPMK diterbitkan sebanyak 2 (dua) buku laporan.

(11)