KmBisnis 1-14

PERTEMUAN 1

PRINSIP DAN KONSEP DASAR

KOMUNIKASI BISNIS

RUANG LINGKUP DAN PENGERTIAN

• Comunnis = membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih.

• Communico = membagi. (Stuart, cangara, 2004:18) ILMU KOMUNIKASI

• Suatu upaya yang sistematis untuk merumuskan prinsip- prinsip secara tegas, dan atas dasar prinsip-prinsip tersebut disampaikan informasi serta dibentuk pendapat dan sikap (Hovland, cangara, 2004:18)

Komunikasi adalah ……

• Suatu pertukaran, proses simbolik yang menghendaki orang-orang agar mengatur lingkungannya (1) dengan membangun hubungan antarsesama manusia (2) melalui pertukaran informasi; (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku itu. (Book, cangara, 2004:17)

• Suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran infor masi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian (Rogers dan Kincaid, cangara, 2004:19)

Dimensi Komunikasi

Komunikasi dipandang dari berbagai dimensi 1. Sebagai Proses

▪ Merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara dinamis.

▪ Secara simbolik, komunikasi menggunakan berbagai lambang atau simbol yang dinyatakan dlm bentuk nonverbal (isyarat,gerak,ekspresi) maupun verbal (lisan dan tertulis).

2. Sebagai Sistem

▪ Terdiri atas unsur-unsur yang saling bergantung dan merupakan satu kesatuan yang integratif.

Komunikasi Bisnis

▪ Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu.

▪ Komunikasi yang dilakukan antar manusia, manusia dengan institusi, institusi dengan institusi, yang berkaitan dengan pertukaran barang /jasa untuk memperoleh profit.

Model Komunikasi

Sumber (Source)

Penerima (receiver) Pesan

(Message)

Saluran dan Media (channel)

Efek

Umpan Balik

Lingkungan

Tujuan Komunikasi

▪ Efek dari proses komunikasi dapat seperti yang menjadi tujuan komunikasi atau sebaliknya.

▪ Secara umum tujuan komunikasi meliputi;

a. Perubahan sikap [attitude change]

b. Perubahan pendapat [opinion change]

c. Perubahan perilaku [behaviour change]

d. Perubahan sosial [social change]

Tipe dan Fungsi Komunikasi

1. Komunikasi dengan Diri Sendiri (Intrapersonal Communication)

2. Komunikasi Antarpribadi (Interpersonal Communication)

3. Komunikasi Kelompok Kecil (small group communication )

4. Komunikasi Massa (Mass Communication) 5. Komunikasi Publik (Public Communication)

Fungsi Komunikasi

Pokok :

1. Informasi 2. Pendidikan 3. Instruksi

4. Persuasi/Motivasi 5. Hiburan

Lainnya:

1. Bahan Diskusi

2. Memajukan Kebudayaan 3. Integrasi

4. Sosialisasi

Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

1. Fungsi Informatif ini berkaitan dengan pemenuhan kebu-tuhan informasi yang diperlukan agar setiap anggota orga-nisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti

2. Fungsi regulatif ini berkaitan dengan pengaturan dan pengendalian organisasi – melalui peraturan, prosedur, perintah dan laporan.

3. Fungsi persuasif ini berkaitan dengan upaya menumbuhkan komitmen bawahan dalam melaksanakan tugasnya.

4. Fungsi Integratif berkaitan dengan upaya organisasi menyediakan saluran komunikasi baik formal maupun informal, yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik

Peran Manajer Dalam Komunikasi Bisnis

1. Interpersonal Roles

(Figurehead, leader,liaison (Penghubung)) 2. Informational Roles

(monitor, disseminator, spoken) 3. Decision Roles

(enterpreneur negotiator, resource allocator, disturbance handler)

KOMUNIKASI EFEKTIF

▪ Komuniksi dianggap efektif hanya jika komunikan memahami pesan dengan benar dan memberikan respon sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator.

▪ Membantu mengantisipasi masalah-masalah, membuat keputusan yang tepat, mengoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan.

▪ Faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efektif:

1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator.

2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan.

3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami.

Manfaat Komunikasi Yang Efektif

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Pemecahan masalah lebih

cepat

Pengambilan keputusan lebih mantab

Hubungan bisnis lebih

kuat Citra

profesional lebih meningkat

Produktivitas lebih meningkat

Bahan promosi lebih

jelas Respon stakeholder lebih meningkat

Arus kerja lebih mantab

Bovee & Thill ,2007

Karakteristik Komunikasi yang Efektif

1. Praktis.

Memuat informasi yang berguna bagi penerima, yaitu informasi dapat membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan atau untuk memahami keinginan pengirim.

2. Faktual.

Berisi fakta yang jelas, meyakinkan, akurat, etis dan bukan kesan.

3. Padat.

Mengandung informasi yang paling penting, dan bukan semua informasi.

4. Jelas.

Berisi pesan –pesan yang menghasilkan respon spesifik dari penerima.

5. Persuasif.

Mengungkapkan manfaat bagi penerima yang memberikan respon sesuai dengan cara yang pengirim inginkan.

Proses Komunikasi Efektif

Langkah 1 Pengirim

mempunyai ide atau informasi

untuk dibagi

Langkah 2 Pengirim menyandikan

ide

Langkah 3 Pengirim mengirim

pesan

Langkah 4 Penerima menerima

pesan

Langkah 5 Penerima mengartikan

pesan Langkah 6

Penerima mengirim umpan balik

Umpan balik juga perlu disan- dikan, dikirim, dan diartikan

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

▪ Komunikasi pada dasarnya terdiri dari dua bentuk, yaitu:

1. Komunikasi verbal 2. Komunikasi non

verbal

KOMUNIKASI VERBAL

▪ Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yg digunakan untuk menyampaikan pesan (bisnis) kepada pihak lain dengan menggunakan kata/bahasa baik secara tertulis atau lisan.

▪ Contoh

a. Membuat dan mengirim suat kepada pihak lain.

b. Membacakan berita, presentasi bisnis c. Menelpon seseorang

▪ Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang nonverbal.

Bentuk Komunikasi Verbal

Bentuk komunikasi verbal dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Berbicara (speaking) dan menulis (writing).

▪ Untuk menyampaikan pesan (bisnis), orang cenderung lebih menyukai berbicara ketimbang menulis.

▪ Selain karena alasan cepat dan praktis, berbicara dianggap lebih mudah “menyentuh”

sasaran karena langsung didengar komunikan.

▪ Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepat disampaikan secara tertulis. Bentuk komuniikasi tertulis antara lain berupa surat, memo, dan laporan.

2. Mendengar (listening) dan membaca (reading).

▪ Pelaku bisnis cenderung lebih suka menerima atau mendapatkan informasi ketimbang menyampaikannya.

▪ Untuk itu keterampilan mendengar dan membaca sangat diperlukan.

Bentuk Komunikasi Verbal dalam Bisnis

1 Mengirim

pesan

2 Menerima

pesan

Reading (16 %)

Listening (45 %) Writing

(9%)

Speaking (30 %)

KOMUNIKASI LISAN (Oral Communication) KOMUNIKASI TERTULIS (Written Communication)

KOMUNIKASI NON VERBAL

▪ Bentuk komunikasi yang diguna-kan untuk menyampaikan pesan tanpa kata terucap dan tertulis.

▪ Kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata.

▪ Studi Albert Mahrabian, tingkat kepercayaan muncul karena bahasa verbal (7%), vokal suara (38%), dan ekspresi wajah (55%).

▪ Komunikasi nonverbal memiliki sifat;

a. Kurang terstruktur, sehingga sulit dipelajari, b. Spontan dalam hal penyampaian pesan.

c. Efisien

d. Sahih/ reliabel, komunikasi nonverbal mempunyai tingkat kepercayaan yang tinggi thd kebenaran pesan-pesan yang disampaikan lewat bahasa isyarat.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Mark L. Knapp , menyebut lima fungsi pesan nonverbal yang dihubungkan dengan pesan verbal:

1. Repetisi (repetition), yaitu meyakinkan apa yang diucapkan.

Ex: menggelengkan kepala setelah mengatakan penolakan

2. Substitusi (substitution), yaitu Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan kata-kata. Ex: perubahan raut wajah tanda heran atau kesal.

3. Kontradiksi (contradictive), menolak atau memberi makna yang lain terhadap pesan verbal. Ex:

Memberikan pujian dengan mencibirkan bibir.

4. Identitas ((identify), menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya. Ex: pak raden dengan ciri kumisnya, bung karno dengan peci hitamnya.

5. Komplemen (complement), yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. Ex: air muka yang menunjukkan perasaan, body language yang menunjukkan ekspresi.

6. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahinya. Ex: anda mengungkapkan betapa jengkelnya anda dgn memukul meja.

Bentuk Komunikasi Non Verbal

Ekspresi wajah Bahasa Simbol Bahasa Tubuh

Sentuhan Intonasi Suara Penggunaan

jarak dan waktu

ETIKA BERKOMUNIKASI

▪ Komunikasi yang beretika terdiri dari semua informasi yang: relevan, benar secara akal sehat, dan tidak menipu dengan cara apa pun (Bovee &

Thill).

▪ Komunikasi yang tidak beretika meliputi informasi yang salah dan informasi yang menyesatkan.

▪ Untuk memastikan komunikasi bisnis yang etis harus melibatkan tiga elemen yaitu:

▪ Individu yang beretika

▪ Kepemimpinan perusahaan yang beretika

▪ Kebijakan dan struktur yang tepat untuk mendukung pemilihan keputusan dan tindakan etis.

HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan.

Contoh; suara bising, cetakan yang tidak jelas, tidak ada sinyal. (transmisi).

2. Hambatan Semantik

Semantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Hambatan jenis ini terjadi karena salah mengartikan makna. Contoh; orang berbicara dengan bahasa yang berbeda, menggunakan istilah rumit ,dsb

3. Hambatan Manusiawi

Hambatan yang muncul dari masalah pribadi yg dihadapi, baik komunikator maupun komunikan.

Hambatan ini mencakup baik yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, maupun faktor psikologis, seperti prasangka, pikiran yang sempit.

CARA MENGATASI HAMBATAN DAN MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

1. Memelihara iklim komunikasi terbuka 2. Mengedepankan etika berkomunikasi 3. Meminimumkan gangguan teknis.

4. Memberikan – dan merespon – umpan balik yang konstruktif.

5. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien.

6. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima.

7. Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya.

8. Menyesuaikan keterampilan bisnis

9. Memanfaatkan dan menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggung jawab untuk memperoleh dan membagi informasi.

PERTEMUAN 2

KOMUNIKASI

ANTAR PRIBADI

RUANG LINGKUP KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

Komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat atau organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai tujuan tertentu.

Indikator Komunikasi Antar Pribadi

▪ Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih

▪ Menggunakan media tertentu

▪ Bahasa yang digunakan bersifat informal (tidak baku)

▪ Tujuan yang ingin dicapai bisa bersifat personal (pribadi) bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarakat, dan untuk pelasanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi

Tujuan Komunikasi Antar Pribadi

1. Menyampaikan informasi

Agar orang yang dimaksud mengetahui sesuatu.

2. Berbagi pengalaman

Saling berbagi pengalaman pribadi kepada orang lain mengenai ha-hal yang menyenangkan ataupun menyedihkan.

3. Menumbuhkan simpati

Dengan cara dukungan moril, bantuan dana, obat- obatan, aneka barang, atau menjadi sukarelawan.

4. Melakukan kerjasama

Melakukan kerjasama antara seseorang dengan orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau untuk melakukan sesuatu yang bermanfaat bagi kedua belah pihak.

5. Menceritakan kekecewaan atau kekesalan

Pengungkapan segala bentuk kekecewaan atau kekesalan secara tepat, secara tidak langsung akan dapat mengurangi beban pikiran.

6. Menumbuhkan motivasi

Seseorang dapat memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu yang baik dan positif.

KOMUNIKASI TATAP MUKA

Memiliki tujuan, antara lain:

1. Mengerti akan pentingnya komunikasi tatap muka dalam memecahkan masalah

2. Mengerti kapan komunikasi tatap muka lebih tepat digunakan dalam menyelesaikan masalah

3. Mengerti tentang komponen-komponen pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik

4. Mempelajari teknik-teknik pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik

5. Dapat mengembangkan keterampilan dalam meningkatkan komunikasi tatap muka

Keuntungan & Kerugian Komunikasi Tatap Muka

▪ Keuntungan

1. Dapat meningkatkan pemahaman arti yang tersimpan

2. Dapat melihat isyarat, ekspresi wajah, gerak tangan, tekanan suara, dan lain-lain

▪ Kerugian

1. Memerlukan waktu yang lebih lama 2. Sering terbawa emosi

GAYA KEPEMIMPINAN

▪ Kepemimpin

Faktor yang sangat penting dalam menetukan arah dan tujuan organisasi yang hendak dicapai. Pada umumnya kepemimpinan didefenisikan sebagai suatu proses mempengaruhi aktivitas dari individu untuk kelompok dalam mencapai tujuan tertentu.

▪ Harsey dan Blanchard mengemukakan beberapa komponen utama dalam definisi kepemimpinan antara lain:

1. Kepemimpinan adalah kegiatan dalam mempengaruhi orang lain untuk bekerja keras dengan penuh kemauan untuk tujuan kelompok.

2. Kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi orang lain agar ikut serta dalam mencapai tujuan umum

3. Kepemimpinan sebagai pengaruh antar pribadi yang terjadi pada suatu keadaan dan diarahkan melalui proses komunikasi kearah tercapainya suatu tujuan.

Definisi Gaya Kepemimpinan

“Suatu cara bagaimana seorang pemimpin mempengaruhi,

mengarahkan, memotivasi, dan mengendalikan bawahannya dengan cara-cara tertentu, sehingga bawahan dapat menyelesaikan tugas

pekerjaannya secara efektif dan efisien”.

Bentuk Gaya Kepemimpinan

1. Gaya kepemimpinan otokratis

Orang yang menjalankan semua kewajiban untuk:

a. Mengambil keputusan b. Melakukan tindakan c. Mengarahkan

d. Memberi motivasi

e. Mengawali bawahan secara langsung dan terpusat ditangannya sendiri

Tujuannya : meminimumkan penyimpangan dari arah yang ia berikan sendiri

2. Gaya Kepemimpinan Partisipatif

Pemimpin yang melakukan tugasnya dengan cara banyak memberikan konsultasi:

a. Dengan cara menghimpun pendapat dari bawahan dalam rangka mengambil keputusan akhir

b. Mendorong kemampuan karyawan

c. Memotongkan pikiran–pikiran karyawan yang berada di bawah pimpinannya

d. Wewenang akhir dalam mengambil keputusan tetap berada di tangan pimpinan

3. Gaya Kepemimpinan Free Rein

a. Pemimpin mendelegasikan wewenang untuk mengambil keputusan kepada bawahannya dengan agak lengkap

b. Karyawan dianggap mampu mengendalikan diri sendiri dan menyelesaikan pekerjaannya

c. Karyawan di pancing kreatif, inisiatif dan dituntut untuk meningkatkan kemampuan

Pendekatan Prilaku Kepemimpinan

1. Teori X dan Y (Douglas Mc Gregor)

▪ Teori X dan Teori Y didasarkan pada berbagai asumsi tentang para karyawan dan bagaimana memotivasi mereka.

▪ Teori X pada dasarnya negatif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam suatu organisasi adalah gaya kepemimpinan petunjuk.

▪ Komunikasi yang dikembangkan antara manajer dengan karyawan cenderung menjadi komunikasi satu arah, yaitu komunikasi dari manajer ke bawahan (top down communication)

▪ Teori Y pada dasarnya cenderung positif dan gaya kepemimpinan yang diterapkan adalah gaya kepemimpinan partisipatif, yaitu para karyawan dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.

▪ Karyawan diasumsikan cenderung berperilaku positif, semangat kerja yang tinggi, tidak malas bekerja, ingin kerja mandiri, memiliki komitmen yang tinggi untuk mencapai tujuan organisasi.

▪ Komunikasi yang dikembangkan antara manajer dan karyawan adalah dua arah.

2. Gaya Kepemimpinan (Ludlow & Panton)

▪ Pengarahan

Digunakan pada situasi dan kondisi dimana para karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menjalankan suatu tugas tertentu, selain itu tugas pekerjaan cenderung kompleks dan rumit.

▪ Pembekalan

a. Diterapkan apada situasi dan kondisi dimana para karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaan.

b. Karyawan memiliki motivasi yang cukup tinggi dalam menyelesaikan setiap pekerjaannya.

▪ Dukungan

Digunakan pada situasi dan kondisi dimana para karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manajer.

▪ Pendelegasian

Digunakan pada situasi dan kondisi dimana para karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka layak untuk menerima pendelegasian tugas dari seorang manajer.

3. Gaya Kepemimpinan Situasional

▪ Dipopulerkan oleh Hellriegel dan Slocum

▪ Bahwa manajer yang efektif harus dapat memhami dengan baik dan tepat bagaimana kondisi lingkungan kerja yang ada, termasuk latar belakang para karyawan yang ada dalam suatu organisasi.

Core leadership skills (keahlian kepemimpinan inti), yaitu:

▪ Pemberdayaan

a. Kemampuan seorang manajer untuk berbagi pengaruh dan kendali dengan para karyawannya.

b. Manajer dapat memberdayakan para karyawan untuk telibat secara langsung dalam suatu proses pengambilan keputusan bagi pencapaian tujuan suatu organisasi.

▪ Intuisi

a. Intuisi adalah keyakinan bawaan dalam diri seseorang mengenai sesuati tanpa pertimbangan sadar.

b. Kadang-kadang memutuskan sesuatu hanya karena “rasanya benar” atau karena firasat.

▪ Pemahaman diri

Kemampuan untuk mengenal diri sendiri, baik kekuatan maupun kelemahannya. Kekuatan yang ada pada diri sendiri senantiasa dikembangkan, sementara kelemahan secara bertahap dapat diatasi dengan cara belajar dan berlatih.

▪ Visi

Visi merupakan kemampuan untuk berimajinasi pda sesuatu yang berbeda dan situasi yang lebih baik dengan cara bagaimana mencapainya.

▪ Kesesuaian nilai

a. Merupakan kemampuan untuk memahami dan memadukan prinsip-prinsip organisasi dengan nilai-nilai karyawan.

b. Ketidaksesuaian antara keduanya akan berdampak pada terganggunya kelancaran kegiatan operasional organisasi

KEBUTUHAN MANUSIA

▪ Kebutuhan dikategorikan lima tingkatan dari kebutuhan yang paling rendah sampai kebutuhan yang paling tinggi.

a. Individu harus memuaskan kebutuhan tingkat bawah sebelum mereka dapat memuaskan kebutuhan yang lebih tinggi.

b. Kebutuhan yang terpuaskan tidak lagi memotivasi.

c. Motivasi individu tergantung pada dimana tingkat hirarki ia berada.

▪ Hirarki Kebutuhan

a. Kebutuhan Tingkat Rendah (eksernal): fisik, keamanan

b. Kebutuhan Tingkat Tinggi (internal): sosial, harga diri, aktualisasi diri

Teori Kebutuhan Maslow

▪ Kebutuhan Fisik

Makanan, minuman, tempat tinggal, sex, dan kebutuhan fisik lainnya.

▪ Kebutuhan Keamanan

Keamanan dan perlindungan dari gangguan fisik da emosi, kepastian bahwa kebutuhan fisik akan terus terpenuhi.

▪ Kebutuhan Sosial

Kasih sayang, menjadi bagian dari kelompoknya, diterima olehteman-teman,

persahabatan.

▪ Kebutuhan Harga Diri

Faktor harga diri internal seperti penghargaan diri, otonomi, pecapaian prestasi; faktor harga diri eksternal seperti status, pengakuan, dan perhatian.

▪ Kebutuhan Aktualisasi Diri

Pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri; dorongan untuk menjadi apa yang mampu dicapai.

Teori Dua Faktor (Frederick Herzberg)

▪ Kepuasan kerja dan ketidakpuasan kerja diciptakan oleh faktor-faktor yang berbeda.

a. Faktor Higienis : faktor ekstrinsik (Lingkungan) yang menciptakan ketidakpuasan kerja.

b. Motivator : faktor intrinsik (psikologi) yang menciptakan kepuasan kerja dan memotivasi.

▪ Adanya temuan untuk menjelaskan mengapa kepuasan kerja tidak menghasilkan peningkatan kinerja.

▪ Lawan dari kepuasan adalah ketidak puasan, dan lawan ketidakpuasan adalah tidak ada ketidakpuasan

MENDENGARKAN SEBAGAI KEAHLIAN ANTAR PRIBADI

▪ Mendengarkan adalah suatu orientasi penerima terhadap proses komunikasi, karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima, menyimak terdiri atas peranan yang dimainkan si penerima dalam proses komunikasi. (Floyd 1983)

▪ Kegiatan mendengar memerlukan latihan yang cukup

▪ Semakin banyak berlatih mendengarkan, makan akan semakin baik dalam memahami sesuatu percakapan dengan orang lain.

Waktu Yang Digunakan Untuk Mendengarkan

Penelitian Rankin (1928)

45 % mendengarkan 30 % berbicara

16 % membaca 9 % menulis

Penelitian Barker (1980)

53 % mendengarkan 17 % membaca

16 % berbicara 14 % menulis

Mendengarkan proses aktif menerima rangsangan (stimulus) telinga. Mendengarkan

adalah ketrampilan

yang sangat penting,

tetapi umumnya kita

memiliki ketrampilan

yang buruk.

Bagaimana Proses Mendengarkan yang Efektif?

Memperhatikan Mendengar

Memahami

Mengingat

Hal Positif Mendengarkan Secara Efektif

▪ Pendengar yang baik akan disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar manusia untuk mendengarkan

▪ Kinerja karyawan dapat meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat dimengerti dengan baik

▪ Umpan balik (feedback) yang akurat dari bawahan akan berdampak positif pada prestasi kerjanya

▪ Manajer dan karyawan akan terhindar dari munculnya kesalahpahaman dalam menyampaikan suatu pesan

▪ Pendengar yang baik akan dapat memisahkan mana fakta dan mana yang sekedar gosip

▪ Pendengar yang baik memiliki kecenderungan membuka ide-ide baru dari pihak lain, sehingga hal lain mendorong berkembangnya kreativitas.

▪ Pendengar yang efektif juga akan dapat menghasilkan prestasi kerja yang baik dan peningkatan kepuasan kerja.

▪ Kepuasan kerja meningkat karena mereka tahu apa yang terjadi, kapan mereka mendengar, dan kapan mereka berpartisipasi di dalamnya yang tumbuh dari komunikasi yang baik.

Hambatan-hambatan mendengar

▪ Sibuk dengan diri sendiri

▪ Sibuk dengan masalah-masalah eksternal

▪ Asimilasi (kecenderungan

merekonstruksi pesan sedemikian hingga sesuai dengan sikap,

prasangka, kebutuhan, nilai diri)

▪ Faktor kawan atau lawan

▪ Mendengar yang diharapkan

(hanyut dalam pesan pembicara, tidak mendengar apa yang

dikatakan melainkan mendengarkan apa yang kita harapkan).

Mendengarkan Secara Efektif

1. Perhatikan dengan baik siapa yang berbicara, mulai dari gerakan, mata, nada suara, ekspresi wajah.

2. Berikan umpan balik (feedback), seperti apakah mereka sudah mengerti, apakah ada pertanyaan, setuju atau tidak terhadap apa yang disampaikan 3. Mendengarkan membutuhkan waktu, oleh karena

proses komunikasi yang dilakukan secara tatap muka sebagaimana pengirim dan penerima secara simultan

4. Gunakan pengetahuan kita tentang orang yang berbicara tersebut untuk dapat menarik manfaat yang positif bagi anda

PENGHALANG KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

1. Penyaringan

Manipulasi informasi agar lebih menyenangkan bagi si penerima.

2. Emosi

Sikap yang tidak acuh dan proses pemikiran objektif serta pergantian penilaian perasaan ketika menterjemahkan pesan.

3. Kebanjiran Informasi

Informasi yang diolah melebihi kapasitas pemrosesan.

4. Perilaku Defensif

Ketika terancam, akan bereaksi dengan cara mengurangi kemampuan untuk saling pengertian.

5. Bahasa

Maksud yang berbeda dimana pengirim menggunakan kata-kata yang dapat menyebabkan salah arti suatu pesan.

6. Budaya Nasional

Budaya mempengaruhi bentuk, formalitas, keterbukaan, pola, dan penggunaan informasi dalam komunikasi.

Berikut ini adalah contoh dari proses mendengarkan yang kurang efektif karena tidak diikuti dengan kegiatan menyimak…

Bagi yang ingin tertawa silahkan

tertawa, karena tidak dilarang !!!

Dari Kolonel Sampai Prajurit

Seorang kolonel kepada Perwira Pelaksana

Besok malam kira-kira pukul delapan malam Komet Halley akan kelihatan di daerah ini, suatu peristiwa yang hanya terjadi satu kali dalam setiap 75 tahun.

Kumpulkan pasukan di distrik militer

setempat, lengkap dengan pakaian kerja, dan fenomena yang jarang terjadi ini

akan saya jelaskan kepada mereka.

Namun seandainya hujan turun malam itu, kita tidak akan dapat apa-apa ,

kumpulkan pasukan di gedung terater

dan akan saya jelaskan filmnya.

Perwira Pelaksana kepada Komandan Kompi

Atas perintah kolonel besok pukul delapan malam Komet Halley akan tampak di sekitar distrik militer ini. Kalau hujan turun kumpulkan pasukan

lengkap dengan pakaian kerja.

Kemudian bariskan merka menuju teater dimana akan

terjasi sebuah fenomena langka

yang hanya akan nampak satu

kali dalam 75 tahun.

Komandan Kompi kepada Letnan

Atas perintah kolonel kira-kira pukul delapan besok malam

Komet Halley yang fenomenal itu dengan pakaian kerjan akan

muncul di dalam gedung teater.

Apabila hujan turun di daerah distrik militer, kolonel akan memberi perintah lain, yaitu suatu perintah yang hanya

diberikan sekali dalam 75 tahun

Letnan kepada Sersan

Besok jam delapan malam

kolonel akan muncul di gedung teater dengan Komet Halley

suatu peristiwa yang hanya akan terjadi satu akali dalam setiap tujuh Puluh lima tahun.

Kalau hujan turun, maka kolonel akan memerintahkan sikomet

turun ke distrik militer

Sersan kepada Prajurit

Apabila besok hujan turun pada pukul delapan malam jendral

Halley berusia 75 tahun yang

fenomenal itu yang diiringi oleh

pak kolonel, akan mengendarai

kometnya untuk meninjau distrik

militer ini dengan menggunakan

pakaian kerjanya

PERTEMUAN 3

KOMUNIKASI ORGANISASI

& LINTAS BUDAYA

KOMUNIKASI ORGANISASI

Hubungan komunikasi yang baik antara manajer yang satu dengan manajer yang lain, antara manajer dengan karyawan, antara karyawan satu dengan karyawan yang lain, dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Peran Manajerial (Managerial Roles)

Fungsi Komunikasi Organisasi

1. Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi.

2. Komunikasi membantu mengubungkan

sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Kegiatan Pertukaran Informasi

1. Menetapkan tujuan

2. Membuat dan melaksanakan keputusan

3. Mengukur prestasi kerja 4. Merekrut dan

mengembangkan staf 5. Pelayanan pelanggan

6. Negosiasi dengan pemasok 7. Memproduksi produk

8. Berinteraksi dengan peraturan yang ada

POLA KOMUNIKASI

1. Komunikasi dari atas ke bawah (top- down/downward)

▪ Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah.

▪ Komunikasi yang mengalir ke bawah dari manajer ke para karyawan.

▪ Contoh: menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah

2. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom- up/upward)

▪ Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat

hirarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi

▪ Komunikasi yang mengalir ke atas dari karyawan ke manajer.

▪ Contoh: penyampaian laporan kepada atasan,

3. Komunikasi Horizontal (Lateral)

▪ Komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.

▪ Komunikasi yang terjadi antara semua karyawan di tingkatan organisasi yang sama.

▪ Contoh: melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4. Komunikasi Diagonal

▪ Komunikasi yang melibatkan antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda.

▪ Komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi.

▪ Contoh: komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian produksi, antara manajer produksi dengan bagian promosi.

5. Komunikasi Informal

▪ Komunikasi yang cenderung luwes, fleksibel, dan tidak ketat, sebagaimana komunikasi yang terjadi disaat-saat istirahat kerja.

▪ Biasanya dilakukan orang-orang yang terlibat dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan, jabatan, sehingga dapat berkomunikasi secara luas.

MENGELOLA KOMUNIKASI ORGANISASI

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin

▪ Mengurangi jumlah pesan

▪ Intruksi yang jelas

▪ Mendelegasikan tanggung jawab

▪ Melatih petugas

2. Penanganan Krisis Komunikasi

▪ Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam menangani krisis.

▪ Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.

▪ Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan komunikasi.

▪ Ceritakan suatu kejadian menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.

▪ Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI

1. Rapat

▪ Merupakan tempat komunikasi utama, yang

dapat dilaksanakan di ruang konferensi informal atau melalui internet sebagai rapat virtual.

▪ Untuk membuat rapat lebih produktif, ada empat tugas persiapan:

a. Putuskan tujuan rapat

b. Pilih pastisipasi yang ikut rapat c. Pilih waktu dan fasilitas

d. Tetapkan agenda

2. Memimpin dan Berpartisipasi Dalam Rapat

Setiap orang mempunyai tanggung jawab yang sama untuk melaksanakan rapat dengan sukses.

a. Jaga agar rapat tetap pada jalurnya b. Ikuti aturan yang disepakati

c. Mendorong partisipasi

d. Berpastisipasi secara aktif e. Menutup dengan efektif

3. Memperbaiki Keterampilan Mendengar

Mendengar yang efektif dapat memperkuat membuat hubungan organisasional, meningkatkan pengiriman produk, menyiapkan organisasi akan peluang-peluang inovasi, dan memungkinkan organisasi untuk mengelola tumbuhnya aneka ragam dalam angkatan kerja dan para pelanggan yang dilayani perusahaan.

▪ Mendengarkan isi

▪ Mendengarkan dengan kritis

▪ Mendengarkan dengan empati

▪ Menerima

▪ Mengintepretasikan

▪ Mengingat

▪ Mengevaluasi

▪ merespons

MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis dalam organisasi :

▪ Membaca

▪ Mendengarkan

▪ Membuat percakapannya menarik

▪ Melakukan wawancara

▪ Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil

▪ Berpidato dan presentasi

▪ Menulis surat, memo, dan laporan

HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Hambatan Organisasional

▪ Tingkatan hirarki

▪ Wewenang manajerial

▪ Spesialisasi

2. Hambatan Antar Pribadi

▪ Mendengar apa yang kita ingin dengar

▪ Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui

▪ Menilai sumber

KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

Budaya didefinisikan sebagai:

▪ Sekumpulan pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri. (Lehman, Himstreet, Baty)

▪ System sharing atas simbol-simbol, kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan, dan norma-norma untuk berperilaku.(Bovee & Till)

▪ Pemprograman kolektif atas pikiran yang membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya. (Hofstede)

▪ Tipikal karakteristik perilaku dalam suatu kelompok.

(Murphy dan Hildebrandt).

▪ Seperangkat nilai-nilai inti, kepercayaan standar, pengetahuan, moral, hukum, dan perilaku yang disampaikan oleh individu-individu dan masyarakat, yang menentukan bagaimana seseorang bertindak, berperasaan, dan memandang dirinya serta orang lain. (Mitchel)

Komponen Budaya

1. Budaya material, terdiri dari :

▪ Teknologi, mencakup teknik atau cara yang digunakan untuk mengubah atau membentuk material menjadi suatu produk yang dapat berguna bagi masyarakat.

▪ Ekonomi, suatu cara orang menggunakan segala kemampuannya untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi dirinya maupun orang lain, termasuk kegiatan menghasilkan barang dan jasa, distribusi, konsumsi.

2. Organisasi Sosial

Suatu lembaga yang berkaitan dengan cara bagaimana seseorang berhubungan dengan orang lain, mengorganisasikan kegiatan mereka untuk dapat hidup secara harmonis dengan yang lain, dan mengajar perilaku yang dapat diterima oleh generasi berikutnya.

3. Sistem Kepercayaan atau Keyakinan

Sesuatu yang dianut oleh suatu masyarakat akan berpengaruh terhadap sistem sosial yang ada dimasyarakat tersebut.

4. Estetika

▪ Berkaitan dengan seni, dongeng, hikayat, musik, drama, dan tari-tarian.

▪ Nilai-nilai estetika yang ditunjukkan masyarakat dalam berbagai peran tentunya perlu dipahami secara benar, agar pesan yang disampaikan mencapai sasaran yang efektif.

5. Bahasa

Cara yang digunakan seseorang dalam mengungkapkan sesuatu melalui simbol-simbol tertentu kepada orang lain.

Tingkatan Budaya

1. Formal

Tradisi atau kebiasaan yang dilakukan oleh suatu masyarakat yang turun- temurun dari suatu generasi ke generasi berikutnya dan hal itu bersifat formal atau resmi.

2. Informal

Budaya lebih banyak diteruskan oleh suatu masyarakat dari generasi ke generasi berikutnya melalui apa yang didengar, dilihat, dipakai (digunakan), dan dilakukan, tanpa diketahui alasan mengapa hal itu dilakukan.

3. Teknis

▪ Bukti-bukti dan aturan-aturan merupakan hal yang terpenting.

▪ Terdapat penjelasan logis mengapa sesuatu harus dilakukan dan yang lain tidak boleh dilakukan.

Perbedaan antar budaya biasanya menyangkut:

1. Nilai-nilai Sosial 2. Peran dan Status

3. Pengambilan Keputusan 4. Konsep Waktu

5. Konsep Jarak Komunikasi 6. Konteks Budaya

7. Bahasa Tubuh 8. Perilaku Sosial 9. Perilaku Etis

10.Perbedaan Budaya Perusahaan

Perbedaan Budaya

▪ Komunikasi bisnis lintas budaya :

Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis baik komunikasi verbal maupun non-verbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya di suatu daerah, wilayah, atau negara.

▪ Pentingnya Komunikasi Lintas Budaya

a. Sebagai pertukaran informasi antar negara atau wilayah

b. Mempererat hubungan kerjasama antara negara atau wilayah

c. Memenuhi kebutuhan suatu negara atau wilayah

1. Mempelajari budaya-budaya dan bahasa-bahasa lain

2. Menghargai preferensi gaya

3. Menggunakan interpreter, penerjemah dan peranti lunak terjemah

4. Membantu orang lain beradaptasi dengan budaya kita

5. Mendengarkan dengan seksama 6. Menulis dan berbicara dengan jelas

KETERAMPILAN BERKOMUNIKASI ANTAR

BUDAYA

KOMUNIKASI DENGAN ORANG BERBUDAYA ASING

Contoh komunikasi lintas budaya di beberapa negara :

▪ Di Spanyol, orang berjabat tangan paling lama antara 5 sampai 7 ayunan; melepas jabat tangan segera dapat diartikan sebagai suatu bentuk penolakan.

▪ Di Prancis, orang berjabat tangan cukup dengan sekali ayunan atau gerakan.

▪ Jangan memberi hadiah minuman-minuman beralkohol di negara-negara Arab.

▪ Di Pakistan dan negara-negara yang mayoritas berpenduduk muslim, jangan heran kalau di tenagh- tengah suatu pertemuan bisnis mereka minta izin keluar untuk menunaikan ibadah sholat karena setiap muslim wajib ibadah sholat lima waktu.

▪ Anda dianggap menghina tuan rumah jika anda menolak tawaran makanan, minuman atau setiap bentuk kebaikan di negara-negara Arab. Namun anda juga jangan cepat-cepat menerima segala bentuk tawaran tersebut, kalau mau menolak suatu tawaran, tolaklah dengan cara yang sopan.

▪ Tekankan usia perusahaan anda ketika berhubungan bisnis dengan pengusaha di Jerman, Belanda dan Swiss.

PERTEMUAN 4

PERENCANAAN

PESAN-PESAN BISNIS

DEFINISI PESAN BISNIS

▪ Pesan adalah suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain” (Onong Effendy).

▪ Pesan adalah suatu pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.

▪ Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim (source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun

tidak tertulis, dalam

penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang ataupun

organisasi (receiver).

Mengapa Pesan Bisnis Penting??

▪ Dunia Bisnis adalah dunia yang penuh dengan kompetitif.

▪ Minat untuk menjalankan bisnis sangat besar bahkan sangat banyak yang menjalankan bisnis dibidang yang sama.

▪ Pelaku bisnis harus dapat menciptakan nilai tambah perusahaan melalui kehandalan dalam menyusun/menulis pesan bisnis.

▪ Pesan bisnis digunakan untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan dalam upaya penyelenggaraan bisnis dengan tujuan tertentu.

▪ Pesan yang tidak terorganisasi dengan baik, akan mengakibatkan pesan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan harapan.

▪ Diperlukan persiapan seperti perencanaan pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan sebaiknya.

1. Courtessy

Penggunaan etika sopan & santun dalam penulisan pesan guna meningkatkan hubungan antara penulis dan pembaca pesan.

▪ Sopan-santun adalah pedoman yang baik untuk mengembangkan hubungan yang baik antara organisasi/perusahaan dengan klien atau pelanggan.

▪ Sopan-santun termasuk menunjukkan pertimbangan kepada perasaan, posisi dan minat pembaca.

Karakteristik Pesan Bisnis

Yang Efektif

2. Correctness.

Surat ataupun dokumen yang ditulis bebas dari kesalahan baik, gramatika, ejaan, kata keterangan, kata-kata, dan lain-lain.

▪ Pesan haruslah menarik dan bersih sehingga membuat suasana hati yang baik untuk membacanya).

3. Conciseness.

Pesan haruslah singkat padat dan jelas.

▪ Ringkas dan padat adalah hal yang penting dalam pesan bisnis tertulis.

▪ Penghematan kata-kata dan kalimat yang tidak perlu.

4. Clarity.

Pesan berisi informasi yang dijelaskan dengan bahasa yang jelas sehingga pembaca dapat mudah memahami pesan-pesan.

▪ Jika pesan kurang jelas akan membuat frustasi dan membingungkan.

5. Concreteness.

Menyajikan informasi secara spesifik, dan pasti.

▪ Tidak berisi kata-kata yang akan membuat salah paham pembaca.

6. Completeness.

Setiap pertanyaan atau keinginantahuan pembaca harus dijawab dalam pesan-pesan secara lengkap.

Menurut Bovee, et al. (2003), pesan bisnis dikatakan efektif maka harus memiliki karakteristik:

1. Purposeful.

Setiap pesan haruslah memiliki maksud/tujuan (purpose) yang spesifik, apakah hanya untuk memberi informasi, memecahkan masalah atau permintaan untuk melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan.

2. Audience-centered.

Pesan-pesan bisnis haruslah membantu audience dalam memahami tujuan pesan. Oleh karena itu pesan haruslah berorientasi kepada audience (audience-centered), memahami kebutuhannya, pandangannya dan latar belakangnya.

3. Concise.

Pesan bisnis harus menghormati waktu setiap orang dengan memberikan informasi secara jelas dan efisien.

TAHAPAN PENYUSUNAN PESAN BISNIS

1. Perencanaan.

Proses perencanaan meliputi tiga tahapan, yaitu tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang digunakan.

2. Pengorganisasian/Penulisan

Setelah merencanakan pesan anda maka langkah berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide anda maka mulailah membuat draft penulisan (kata-kata yang akan dituangkan, kalimat dan paragraph, dan memilih ilustrasi dan detail untuk mendukung ide utama).

3. Revisi/Penyelesaian

Setelah menyelesaikan draft perlu dilakukan review terhadap keseluruhan isi pesan, termasuk revisi terhadap organisasi pesan, gaya dan struktur.

▪ Perbaiki dan tulis ulang sampai pesan terlihat jelas dan efektif.

▪ Edit pesan terhadap tata bahasa, punctuation/tanda baca, dan format,

▪ cetak dalam format yang dikehendaki.

▪ proofread (membaca ulang) untuk memastikan tidak ada keasalahan setelah dicetak, baik hurup, tanda baca, dan masalah mekanis lainnya.

PROSES MERENCANAKAN PESAN BISNIS

▪ Perencanaan pesan bisnis adalah proses pe- netapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan.

▪ Mengapa perlu perencanaan?

▪ Proses perencanaan meliputi kegiatan (Purwanto, 2017);

1. Menentukan tujuan 2. Menganalisis audiens 3. Menentukan ide pokok

4. Menyeleksi saluran dan media

▪ Merencanakan sebuah pesan diawali dengan merumuskan tujuan yang jelas dengan menghubungkan kebutuhan pengirim dan penerima.

▪ Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;

1. Memberikan informasi (memberitahu) tentang segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

2. Melakukan persuasi (membujuk) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan direspon sebagaimana dikehendaki.

3. Melakukan kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara seseorang dengan pihak lain

▪ Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa yang seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah mereka menerima pesan.

Tinggi

Sedang

Rendah

Tinggi Sedang

Rendah

Kolaborasi

Persuasi

Informasi

Kendali Komunikator

Partisipasi Komunikan

Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator

▪ Tujuan pesan bisnis dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat menjawab lima pertanyaan: (Bovee &

Thill, 2009)

1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat dari pesan yang akan dikirimkan?

2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?

3. Apakah waktunya tepat?

4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat?

5. Apakah pesan Anda dapat diterima organisasi Anda?

(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan untuk mengirimkannya)

❑ Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi.

❑ Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan memprediksi reaksinya terhadap pesan

❑ Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;

1. Mengembangkan profil audiens

2. Memenuhi kebutuhan informasi audiens

3. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

❑ Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens adalah pengamatan/observasi, wawancara, survei

ANALISIS AUDIENS

Mengembangkan Profil Audiens

▪ Menentukan ukuran dan komposisi audiens

✓besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan menentukan bentuk dan format penulisan pesan

▪ Mengenali audiens utama

✓Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

▪ Menentukan tingkat pemahaman audiens

✓Memprediksi kemampuan serap audiens

▪ Memperkirakan reaksi audiens

✓Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.

Memenuhi Kebutuhan Informasi

Pedoman agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan Informasi audiens:

1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan segera penuhi

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan informasi tambahan yang relevan perlu diberikan

3. Berikan semua informasi yang diperlukan

4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya

5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens dan berikan perhatian khusus.

Contoh Kasus

Yth. Bapak Santoso

Saya baru saja kembali dari liburan yang menyenangkan di Bandung. Akan tetapi siang ini saya menyadari bahwa tas kulit warna hitam kesayangan saya hilang. Karena saya membawa tas tersebut di Bandung, saya kira saya meninggalkan sepatu saya di Hotel Sabuga. Tolong periksa apakah sepatu saya ada di kantor “tempat barang-barang hilang” dan tolong beritahu saya apabila Anda telah menemukan sepatu saya yang hilang tersebut.

Apa yang hilang?, Siapa yang kehilangan?, Kapan tinggal di Hotel Pandanaran? Dimana? Kamar no berapa? Bagaimana cara memberitahu?

Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiens

▪ Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens.

▪ Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yang dapat dilakukan.

1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat diterima oleh audiens.

• Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya pada pertimbangan logika.

2. Menggunakan pendekatan emosional audiens.

• Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih diarahkan pada sentuhan-sentuhan

afeksi, seperti bangga, suka, benci, dan lain- lain

▪ Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yg menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.

▪ Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan diperoleh bila kegiatan dilakukan.

▪ Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:

– Menggali Ilham (brainstorming), – Petunjuk atasan

– Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi berulang-ulang

MENENTUKAN IDE POKOK

▪ Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu saluran lisan dan tertulis.

▪ Saluran mana yang digunakan tergantung pada tujuan pesan,waktu, formalitas dan harapan audiensnya

▪ Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media yang dapat dipilih seperti; surat, surat elektronik, telepon, faximile, buletin.

PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Saluran Komunikasi lisan

Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:

1. Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

2. Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti 3. Tidak membutuhkan catatan permanen

4. Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis

5. Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Kelebihan

• Menyediakan umpan balik dengan segera

• Memungkinkan

terjadinya kenyamanan berinteraksi

• Meliputi berbagai isyarat nonverbal

• Memungkinkan

mengeks-presikan emosi dibalik pesan

Kelemahan

• Tidak menyediakan rekam- an komunikasi yg dapat dibuktikan tanpa alat perekam

• Mengurangi kendali

komunikator pada pesan

• Seringkali mengabai kan kemungkinan

memperbaiki atau mengedit pesan

Saluran Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:

1. Tidak diperlukan umpan balik secara langsung 2. Pesan terperinci dan kompleks

3. Memerlukan perencanaan yang seksama 4. Memerlukan catatan yg permanen

5. Penerima dalam jumlah yang banyak

6. Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis

7. Ingin meminimalkan distorsi.

Kelebihan

• Memungkinkan

membuat rencana dan mengendali-kan pesan.

• Meningggalkan bukti yg dapat diverifikasi

• Meminimalkan distorsi pesan

• Dapat menjangkau

pene-rima yang secara geogra-fis jauh.

Kelemahan

• Membutuhkan waktu untuk umpan balik

• Kekurangan isyarat non- verbal

• Membutuhkan keterampilan khusus dlam

menyiapkan, dan memproduksinya

• Membutuhkan banyak sumberdaya utk membuat dan mendistribusikannya

Jenis-jenis Media Dan Saluran Pesan.

SALURAN LISAN

• Percakapan tatap muka (pidato,rapat , dll)

• Telepon

• Audio, TV, komputer

• Teleconference

• Video conference

SALURAN TERTULIS

• Surat, memo, laporan selebaran, proposal

• E-mail

• Telepon (SMS)

• Komputer

• Faks

• Telegram

• Pos biasa dan khusus

Pertimbangan dalam Pemilihan Media

▪ Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan media untuk; menyampaikan pesan, menfasilitasi umpan balik.

▪ Formalitas sebuah pesan

▪ Keterbatasn media

▪ Tujuan pengirim

▪ Urgensi dan biaya

▪ Preferensi /harapan penerima

Perbandingan Kekayaan Media

Lebih kaya Lebih

“kurus”

Dokumen tidak beralamat

Dokumen yang beralamat

Telepon dan e-mail

Bertatap muka Termasuk: catatan,

memo, surat, e-mail dan IM

Termasuk: percakapan, rapat,presentasi, videoconference

Termasuk: pamflet, buletin, dan laporan

standar

Termasuk: voice mail dan teleconference

TUGAS INDIVIDU

▪ Buatlah perencanaan pesan bisnis

▪ Apa temanya

1. Rumuskan tujuannya

2. Siapa dan analisis audiensnya 3. Tentukan ide pokoknya

4. Rencanakan saluran dan media yang akan digunakan dan alasan mengapa saluran dan media tersebut yang dipilih.

▪ Dikumpulkan Minggu Depan

PERTEMUAN 5

PENGORGANISASIAN DAN

REVISI PESAN BISNIS

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

▪ Setelah merencanakan pesan, langkah selanjutnya menuangkan pesan tersebut.

▪ Khususnya dalam bentuk tulisan, dapat pula diterapkan untuk komunikasi lisan.

▪ Dimulai dengan menyusun kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi dan keterangan yang dapat membantu mengekspresikan ide pokok.

PENYEBAB PESAN TIDAK TERORGANISASI

Bertele-tele

Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

Menyajikan ide-ide secara tidak logis

Informasi penting kadangkala tidak

tercakup dalam pembahasan.

Cara Mengorganisasi Pesan-Pesan Bisnis yang Baik

1. Pastikan subjek & tujuan jelas.

2. Semua informasi berhubungan dengan subjek &

tujuan.

3. Ide-ide dikelompokkan & disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi penting sudah tercakup.

Manfaat Pengorganisasian Yang Baik 1. Membantu audiens memahami suatu pesan

(kognitif).

2. Membantu audiens menerima suatu pesan (afektif).

3. Menghemat waktu audiens.

4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

PENTINGNYA ORGANISASI PESAN YANG BAIK

1. Pengorganisasian pesan yang baik membantu penerima memahami pesan anda

2. Pengorganisasian Pesan yang baik membantu audience menerima pesan ANda

3. Pengorganisasian yang baik akan

menghemat waktu Audience

PENGORGANISASIAN PESAN MELALUI OUTLINE

Susunan suatu outline secara garis besar terdiri dari tiga tahap:

1. Mendefinisikan & Mengelompokkan ide-ide pokok

2. Menentukan urutan dengan rencana organisasional

3. Memilih rencana organisasional yang

paling tepat

Ide Pokok

1. Alasan Umum

2. Alasan Umum

3. Alasan Umum

Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti

Identifikasi & Pengelompokkan Ide

Menentukan Urutan Dengan Rencana Organisasional

Pendekatan yang digunakan:

1. Pendekatan langsung (direct approach) / deduktif

▪ Ide pokok muncul paling awal kmd diikuti dengan bukti-bukti pendukung

▪ Reaksi audiens cenderung positif &

menyenangkan.

2. Pendekatan tidak langsung (indirect approach) / induktif

▪ Bukti-bukti pendukung muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokok

▪ Reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan

Jika Senang

Jika Netral

Jika tidak Tertarik

Jika tidak Senang

Jika

Bermusuhan Jika agak

Tertarik

PENDEKATAN LANGSUNG

---

Berita baik--- Atau ide utama--- --- --- --- ---

---

PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

---

--- --- --- Berita Buruk--- Atau ide utama--- --- ---

Kelebihan/keunggulan Pendekatan

Direct Approach (Deduktif) Indirect Approach (Induktif) Menghemat waktu

pembaca.

Menghargai perasaan audiens.

Menetapkan bingkai berpikir yang tepat.

Mendorong penerimaan yang baik.

Mencegah frustasi. Meminimalkan reaksi negatif.

• Saudara sebagai manajer meminta karyawan bekerja lembur untuk memenuhi tenggat waktu yang penting.

• Manajer Saudara mempromosikan Saudara dari staf manajer SDM menjadi wakil manajer SDM.

• Saudara meminta cuti kepada bos Saudara karena harus menghadiri pernikahan adik Saudara.

DIRECT or INDIRECT APPROACH??

Memilih Rencana Organisasional

Direct Approach (Deduktif) Indirect Approach (Induktif)

1. Direct Request

▪ Memo

▪ Surat klaim, surat pesanan, surat undangan, surat

kredit

1. Pesan Bad News

▪ Mengumumkan penolakan suatu lamaran.

▪ Perampingan karyawan.

▪ Penurunan pangkat

▪ Penolakan kredit

2. Pesan Rutin, Pesan Good News, Goodwill

▪ Informasi rutin.

▪ Pengumuman naik jabatan

▪ Informasi potongan harga

▪ Ucapan selamat, duka cita

▪ Penghargaan

2. Pesan Persuasif

▪ Pesan untuk tindakan

▪ Pesan persuasif untuk klaim dan penyesuaian

▪ Pesan persuasif dalam penjualan

Jenis Pesan

Reaksi Penerima

Pen- dekatan

Pem-

bukaan Isi Penutup

Pesan rutin, good news, goodwiill

Senang

atau netral Langsung

Mulai dg gagasan pokok, pertanyaan atau

berita baik

Memberikan rincian yang perlu

Tutup dg komentar yg ramah, rujukan pada berita baik, atau pertanyaan mengenaio tindakan