Entis Sutisna, SE, MM

(1)

Entis Sutisna, SE, MM

P O W E R P O I N T P R E S E N T A T I O N B Y : E . S U T I S N A

MANAJEMEN

(2)

Kuliah 10,

Komunikasi dan Penyuluhan

• _{Arti dan Fungsi komunikasi}

• _{Proses Komunikasi}

• _{Hambatan terhadap Komunikasi Efektif}

• _{Bentuk Komunikasi}

• _{Keterampilan Komunikasi}

• _{Penyuluhan (Counseling)}

(3)

Mengapa Komunikasi Penting?

• _{Tidak ada kelompok yg bisa hidup tanpa komunikasi.}

• _Melalui _komunikasi, _informasi _dan _gagasan/ide _dpt

dipertukarkan antara satu orang dgn orang lainnya.

• _{Ide secemerlang apapun tidak akan berguna sblm dikirimkan}

dan dipahami oleh orang lain.

• _{Banyak masalah muncul dlm organisasi sebagai akibat}

langsung dari kegagalan berkomunikasi.

• _{Kesalahan dlm komunikasi dpt menimbulkan kebingungan dan}

dpt menyebabkan gagalnya rencana yg telah disusun.

• _{Pemahaman atas proses komunikasi sangat penting krn}

(4)

Proporsi waktu yg digunakan oleh

Manajer puncak utk berbagai

kegiatan

• _{Rapat terjadwal}

• _{Pekerjaan di belakang}

meja

• _{Rapat tdk terjadwal}

• _Bertelepon

Hampir semua aktivitas tersebut

(5)

Arti Komunikasi

• _{Komunikasi adalah :}

– _{The transfer and understanding of meaning}_{(pemindahan dan}

pemahaman atas makna)

– _{Pertukaran pesan antar manusia dgn tujuan mendapatkan pemahaman}

yg sama

– _{Proses yg digunakan utk mendapatkan makna atau pemahaman melalui}

pemindahan pesan-pesan simbolik.

• _{Komunikasi menekankan pada pemindahan makna}__{Jika tdk ada} informasi atau gagasan yg disampaikan, maka tdk ada komunikasi

• _{Komunikasi bisa berbentuk ;}

– Komunikasi antar pribadi, yi komunikasi di antara dua orang atau lebih.

– _{Komunikasi organisasi, yi semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi}

dlm sebuah organisasi.

(6)

Fungsi Komunikasi

• _{Fungsi Informasi}

– Memberikan informasi, petunjuk, dan pedoman bekerja

• _{Fungsi perintah dan instruksi}

– Dari atasan kpd bawahan shg mereka dpt bekerja dgn baik

• _{Fungsi pengaruh dan persuasi atau motivasi}

– _{Menjelaskan kpd karyawan apa yg harus dilakukan, bgmn prestasi}

kerja mereka, dan apa yg bisa dilakukan utk meningkatkan kinerja

• _{Fungsi integrasi}

– Dapat menciptakan kerjasama yg harmonis antara atasan-bawahan

• _{Fungsi pengungkapan emosi}

– _{Menyediakan saluran bagi pegungkapan emosi dan pemenuhan}

(7)

Proses Terjadinya

Komunikasi

Presentation by E.Sutisna 7

Pengirim

Pengirim Enkodin _MediatorMediator _PenerimaPenerima

g

Enkodin

g Dekoding

Dekodin g

(8)

Hambatan terhadap Komunikasi Efektif

• _{Hambatan individual}

– _{Terjadi krn adanya perbedaan individu ; pengamatan, pola pikir,}

usia, emosi, kemampuan, status, atau hambatan psikologis

• _{Hambatan mekanis}

– _{Terjadi krn mslh struktur organisasi (tdk teratur, pembagian tugas}

tdk jelas) dan materi komunikasi yg tdk jelas (kalimat kurang baik, terlalu panjang, pemakaian istilah yg tdk tepat, dsb).

• _{Hambatan fsik}

– _{Terjadi krn pemakaian media/alat komunikasi yg tdk tepat/rusak,}

jarak yg terlalu jauh, dan kondisi lingkungan (bising/gaduh)

• _{Hambatan semantik}

– _{Terjadi krn adanya multi tafsir atau interpretasi yg berbeda thdp}

(9)

Bentuk Komunikasi

• _{Berdasarkan Arah Komunikasi}

– _{Komunikaski Vertikal (ke bawah dan ke atas)}

– _{Komunikasi Lateral (ke samping, antar individu atau pejabat yg}

selevel)

• _{Berdasarkan Formalitas}

– Komunikasi Formal (terjadi krn adanya struktur organisasi, pemberian wewenang dan tanggun jawab)

– _{Komunikasi Informal (komunikasi ke semua arah, sbg akibat adanya}

kecenderungan manusia utk beriteraksi dgn lingkungannya)

• _{Berdasarkan Cara Penyampaian}

– _{Komunikasi Verbal (diekspresikan dlm bentuk kata-kata, dgn lisan}

maupun tulisan)

– _{Komunikasi Nonverbal (diekspresikan dlm bentuk bahasa isyarat}

(10)

Tingkat pemahaman pada saat

informasi disampaikan

Pemahaman Manajemen Puncak (100%)

Pemahaman Wakil Direktur (66%)

Pemahaman Manajer Umum (56%)

Pemahaman Manajer Pabrik (40%)

Pemahaman Penyelia (30%)

Pemahaman Pekerja di Pabrik (20%)

(11)

Keterampilan Komunikasi

• _{Ada dua keterampilan komunikasi yg sangat}

penting bagi efektivitas fungsi manejemen, yi :

keterampilan mendengar dan keterampilan umpan

balik.

1. Keterampilan mendengar

– _{Keterampilan mendengar sangat penting krn Manajer}

sering harus menyandarkan diri pada masukan informasi

 active listening dan passive listening

– _{Mnrt Robbins}_{: active listening is listening with intensity,}

(12)

Beberapa tehnik yg dapat digunakan utk mengembangkan kemampuan mendengarkan secara efektif :

• _{Lakukan kontak mata}

• _{Tunjukkan anggukan tanda persetujuan dan ekspresi}

wajah yg sesuai.

• _{Hindari tindakan atau gerakan-gerakan yg mengganggu} • _{Ajukan pertanyaan-pertanyaan}

• _{Paraphrase (mengulang yg diucapkan pembicara)} • _{Hindari menginterupsi pembicara}

• _{Jangan terlalu banyak bicara}

• _{Lakukan transisi yg mulus antara peran sbg pembicara}

(13)

Keterampilan Komunikasi

2. Keterampilan Pemberian Umpan Balik

–

_{Umpan balik langsung}

• _{Umpan balik yg diterima saat itu juga} tatap muka

–

_{Umpan balik tertunda}

• _{Umpan balik yg tidak diterima secara langsung}

menggunakan media cetak, elektronik, dsb.

Umpan Balik berdasarkan sifatnya

– Umpan Balik Positif  tanda bhw penerima setuju/mendukung

– Umpan Balik Negatif  tanda bhw penerima tdk setuju/tdk mendukung

– Umpan Balik Nol  tanda bhw pesan tdk dpt dimengerti oleh penerima

(14)

Membangun Umpan Balik Efektif

• _{Pusatkan perhatian pada perilaku spesifk}

• _{Usahakan umpan balik tetap bersifat}

“impersonal”

• _{Usahakan umpan balik berorientasi pada}

tujuan

• _{Berikan umpan balik pada saat yg tepat}

• _{Pastikan bhw umpan balik dipahami}

• _{Arahkan umpan balik negatif pada}

(15)

Penyuluhan (Counseling)

• _{Adalah sebuah bentuk komunikasi yg digunakan utk}

menjaga agar karyawan memiliki perilaku konstruktif.

• _{Werther dan Davis (1996) mendefnisikan Penyuluhan}

sbg “diskusi ttg sebuah masalah dgn seorang karyawan, yg ditujukan utk membantu pekerja dlm menghadapi atau menyelesaikan masalah”

• _{Stress dan masalah-masalah pribadi cenderung}

(16)

PENYULUHAN

Indikator yg menunjukkan perlunya penyuluhan

;

• _{Sering terjadi kesalahan}

• _{Naiknya tingkat kecelakaan kerja}

• _{Karyawan mengalami gejala cepat letih}

• _{Karyawan sering merenung}

• _{Karyawan menunjukkan perubahan emosi yg}

cepat

• _{Karyawan terlalu banyak bicara atau}

(17)

Tujuan Penyuluhan

• _{Memperbaiki mutu karyawan}

• _{Memperbaiki gairah atau semangat kerja}

• _{Mengurangi atau menekan pertukaran}

(

turn over

) tenaga kerja

• _{Memperbaiki reaksi karyawan dlm}

menerima perubahan

• _{Mencari dan mengidentifkasi penyebab}

(18)

Metode Penyuluhan

• Directive counseling

– Proses mendengarkan masalah-masalah emosional karyawan, mendiskusikan, dan memutuskan bersama-sama karyawan tsb ttg apa yg harus dilakukan, kmdn memotivasinya.

• Nondirective counseling

–

_{Proses mendengarkan dan mendorong karyawan}

utk menjelaskan masalah-masalah,

memahaminya, dan menentukan sendiri solusi yg

tepat.

• Perticipative counceling

– Berupaya utk menciptakan keseimbangan antara

(19)

Fungsi Penyuluhan

Fungsi penyuluhan adalah aktivitas-aktivitas yg dilakukan oleh para penyuluh (counselor), yg terdiri dari ;

• Memberi nasihat

– perhatikan waktu pemberian nasihat, sifat nasihat, materi nasihat, dan langkah-langkah terkait.

• Menentramkan

– _{Dilakukan apbl karyawan gelisah, menderita stress, mengalami}

shock. Tujuan  meningkatkan kepercayaan diri karyawan

• Berkomunikasi

• Menghilangkan ketegangan emosional

• Menjernihkan pikiran

– Akibat faktor keletihan bekerja, kesibukan terlalu tinggi  santai saja atau rekreasi

• Melakukan reorientasi