AGUS ATHORI., SE., S.Pd., MM.
KEBERHASILA N
KOMUNIKASI DALAM
ORGANIASI
Komunikasi dalam sebuah organisasi merupakan hal yang sangat penting karena melalui komunikasi sesorang dapat berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar ide dan informasi yang dapat menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari.
Melaui komunikasi yang efektif dan efisien dalam suatu organisasi akan menjadi alat perekat yang juga dapat mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.
KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Organisasi adalah sekelompok orang sebagai satuan kerja yang mempunyai tujuan, pandangan dan keinginan yang sama, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan sekelompok orang dalam suatu organisasi secara bersama-sama melakukan fungsinya.
HUBUNGAN KOMUNIKASI
Adapun karakteristik dari suatu organisasi adalah meliputi sebagai berikut :
Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab
Adanya pusat kekuasaan
Adanya substitusi SDM
Adanya ketergantungan antar anggota organisasi
Ada koordinasi
Ada interaksi yang berulang-ulang
HUBUNGAN KOMUNIKASI
Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan manajer yang lain, antara manajer dengan karyawan, atau antar karyawan, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Untuk membangun hubungan komunikasi dalam suatu organisasi agar dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan peran dari manajerial.
HUBUNGAN KOMUNIKASI
Menurut mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dibutuhkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi mencakup :
1. Peran Antarpribadi
Dalam peran antarpribadi maka peran manajerial dari seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur (figurehead role), pemimpin (Leader role) dan Penghubung (liasion role).
HUBUNGAN KOMUNIKASI
2. Peran Informasional
Peran manajerial sebagai informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar informasi (disseminator role) dan peran sebagai juru bicara (spokeperson role).
HUBUNGAN KOMUNIKASI
3. Peran Keputusan
Dalam menjalani peran sebagai pengambil keputusan, terdapat 3 (tiga) peranan manajer yaitu peran wirausaha (entrepreneur role), peran pemecah masalah, peran pengalokasi sumber daya dan peran sebagai negosiator.
HUBUNGAN KOMUNIKASI
Berikut ini kegiatan organisasi yang terkait dengan pertukaran informasi diuraikan sebagai berikut :
a. Menetapkan tujuan
Dalam menetapkan tujuan organisasi sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit-unit yang ada dalam organisasi.
b. Membuat & melaksanakan keputusan.
Tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai apabila seluruh anggota yang ada didalam organisasi membuat dan melaksanakan berbagai keputusan yang searah dengan tujuan yang telah ditetapkan.
c. Mengukur prestasi kerja.
Apabila keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan evaluasi dan pengukuran untuk mengetahui apakah hasilnya sesuai dengan harapan atau tidak.
d. Merekrut dan mengembangkan staf.
Perekrutan staf dapat dilakukan melalui pengumuman secara terbuka, meneliti resume dan melakukan wawancara dengan calon staf untuk mengetahui apakah calon staf tersebut sesuai dan cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia
e. Pelayanan pelanggan.
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (Customer Service), komunikasi memiliki peranan penting misalnya dalam pengecekan kredit, tagihan, menjawab telepon pelanggan, maupun menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan konsumen.
f. Negosiasi dengan pemasok.
Dalam melakukan negosiasi antara organisasi dengan pihak internal maupun pihak eksternal diperlukan komunikai yang dapat digunakan untuk dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang melakukan negosiasi.
g. Interaksi dengan peraturan yang ada.
Komunikasi juga terjadi antara organisasi dengan pemerintah.
Dalam hal peraturan – peraturan yang dibuat oleh pemerintah dengan tujuan untuk melindungi kepentingan konsumen dalam hal ini masyarakat, maka dibutuhkan suatu komunikasi untuk mensosialisasikan peraturan tersebut kepada berbagai pihak yang terlibat termasuk organisasi.
h. Membuat produk.
Untuk melaksanakan suatu ide atau gagasan terkait dengan peluncuruan produk baru, kemudian menempatkannya dalam proses produksi, sampai dengan produk tersebut selesai diproduksi dan siap untuk dipasarkan, maka dibutuhkan komunikasi antar pihak yang berkepntingan dalam organisasi tersebut.
Komunikasi sebagai suatu alat untuk mengelola organisasi tentunya mempunyai fungsi yang sangat penting. Adapun fungsi komunikasi dalam organisasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Informatif.
Komunikasi dalam organisasi penting untuk memperlancar pengiriman dan penerimaan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan.
2. Pengendali
Komunikasi dalam organisasi penting sebagai pengatur perusahaan dalam bentuk perintah dan laporan
FUNGSI KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
3. Persuasi
Komunikasi dalam organisasi penting dalam interaksi antar karyawan, penugasan dari pimpinan, mempererat hubungan antar karyawan dalam pekerjaan.
FUNGSI KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
Pola komunikasi yang ada dalam setiap organisasi berbeda-beda tergantung dari besar kecilnya organisasi tersebut. Secara umum , pola komunikasi dapat dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal.
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
Saluran Komunikasi Formal.
Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi baik dari manajer kepada bawahannya ataupun dari manajer ke karyawan maka pola komunikasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (Top Down atau Downward Communications), komunikasi dari bawah ke atas (Buttom-up atau upward communications), komunikasi horizontal (Horizontal communications), dan komunikasi diagonal (diagonal communications).
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
a. Komunikasi dari atas kebawah
(Top Down atau Downward Communications).
Komunikasi dari atas kebawah merupakan aliran komunikasi dari atasan atau manajer ke bawahan terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Komunikasi ini bertujuan untuk memberikan pengarahan, informasi prosedur kerja, dan instruksi kerja.
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
Menurut Katz dan Kahn, alur komunikasi dari atasan ke bawahan bertujuan untuk :
1.Memberikan pengarahan atau instruksi kerja.
2.Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan.
3.Memberikan informasi mengenai prosedur dan praktik organisasional.
4.Memberikan feedback pelaksanaan kerja kepada bawahan.
5.Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang akan dicapai.
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
b. Komunikasi dari bawah ke atas
(Buttom-up atau upward communications).
Komunikasi dari bawah keatas merupakan aliran komunikasi dari bawahan (karyawan) ke atasan (manajer). Komunikasi ini bertujuan untuk memberikan laporan, pengaduan, usulan dan sebagainya sebagai bahan pertimbangan bagi atasan dalam proses pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan organisasi. Untuk memecahkan masalah di dalam suatu organisasi dan pengambilan keputusan yang tepat, maka aspirasi dari bawahan perlu menjadi perhatian. Keterlibatan bawahan dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan untuk membantu tercapainya tujuan organisasi.
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
c. Komunikasi horizontal (Horizontal communications).
Komunikasi horizontal atau komunikasi kesamping adalah komunikasi yang terjadi antar bagian-bagian atau memiliki posisi yang setara/sederajat dalam suatu organisasi.
Komunikasi horizontal bertujuan untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki posisi atau kedudukan yang sederajat.
Komunikasi horizontal ini bersifat koordinatif antara mereka yang memiliki kedudukan sederajat, baik didalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen.
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
d. Komunikasi diagonal (diagonal communications).
Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang melibatkan dua tingkat atau level yang berbeda.
Misalnya komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian produksi, antara manajer pemasaran dengan bagian keuangan dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.
Komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan pada organisasi atau perusahaan yang berskala besar, dimana terdapat ketergantungan antarbagian atau antardepartemen yang ada dalam organisasi tersebut.
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
Saluran Komunikasi Informal
Saluran komunikasi informal cenderung bersifat fleksibel dan tidak ketat, berbeda halnya dengan saluran komunikasi formal yang harus mengikuti hierarki atau tingkatan.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang berada dalam suatu organisasi dapat berkomunikasi secara luas tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan/jabatan.
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
POLA KOMUNIKASI (PATTERNS OF
COMMUNICATION)
1. Penanganan pesan-pesan rutin.
Dalam suatu organisasi yang besar memiliki volume pesan-pesan (tertulis) yang lebih banyak jika dibandingkan dengan organisasi yang berskala kecil. Suatu organisasi perlu memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi tersebut agar biaya (cost) yang dikeluarkan tidak terlalu besar.
CARA MENGELOLA
KOMUNIKASI
2. Penanganan krisis komunikasi.
Munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi dapat memberikan dampak yang buruk terhadap reputasi organisasi. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi yaitu bersikap diam atau tidak mengatakan sesuatu dan mengatakan yang terjadi sesegera mungkin.
CARA MENGELOLA
KOMUNIKASI
Dalam situasi krisis komunikasi, maka sebuah organisasi dapat melakukan beberapa hal antara lain yaitu :
• Siapkan team yang terampil untuk penanganan bisnis.
• Tindakan dari manajemen puncak.
• Kesiapan humas/pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi berbagai peralatan elektronik komunikasi.
• Keterbukaan, kejujuran, dan permohonan maaf.
• Keseriusan dalam penanganan, bukan hanya dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan yang nyata.
CARA MENGELOLA
KOMUNIKASI
Keterampilan seseorang dalam berkomunikasi dapat mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi. Dalam berbagai profesi pekerjaan seperti seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan, pialang, konsultan, karyawan, manajer memerlukan keterampilan komunikasi dengan orang lain secara efektif dan efisien.
MENINGKATKAN KETERAMPILAN
KOMUNIKASI
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah :
Membaca
Mendengarkan
Membuat Percakapan yang menarik
Melakukan wawancara
Berdiskusi dengan kelompok kecil
Berpidato
Menulis surat, memo dan laporan
MENINGKATKAN KETERAMPILAN
KOMUNIKASI
Atas perhatian dan kerjasamanya.
TERIMA KASIH
