Makalah
Komunikasi dalam organisasi
Nama kelompok
1. Muchtar jahya (22200041) 2. Rully ifta wahyu hartanto (22200016)
3. Novan pratama.F (22200011)
Bab III
3.1 informasi dalam organisasi
Arus informasi ke bawah (downward communication) Menurut Andre Hardjana dalam buku Komunikasi Organisasi Strategi dan Kompetensi (2016), arus informasi ke bawah merupakan komunikasi utama yang mengikuti mata rantai berjenjang.
Dinyatakan dengan garis keras yang menghubungkan kotak dari jenjang yang berbeda (dalam struktur organisasi). Beberapa jenis pesan dalam arus informasi ke bawah adalah instruksi tugas, prosedur, kebijakan serta praktik kerja organisasi, umpan balik kinerja karyawan, dan perubahan serta inovasi. Fungsi arus informasi ke bawah Arus informasi ke bawah adalah proses komunikasi yang berlangsung ketika pihak yang berada dalam tingkatan manajemen memberi informasi kepada bawahannya. Baca juga: Arus Komunikasi Horizontal dan Diagonal dalam Komunikasi Organisasi Berikut empat fungsi arus informasi ke bawah dalam komunikasi organisasi: Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu pekerjaan perlu dilaksanakan. Penyampaian informasi tentang berbagai peraturan yang berlaku. Pemberian motivasi kepada karyawan agar bekerja lebih baik. Arus informasi ke atas (upward communication) Dibanding arus informasi ke bawah, arus informasi ke atas dipandang terlalu rumit dan lebih menyita banyak waktu. Alasannya: Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan pemikiran mereka. Perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan yang dihadapi karyawan. Kurangnya penghargaan bagi karyawan yang telah melakukan arus informasi ke atas. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi atau menanggapi hal yang disampaikan karyawan. Beberapa jenis pesan dalam arus informasi ke atas adalah umpan balik tentang sikap dan perasaan karyawan, permasalahan yang dihadapi, praktik dan kebijakan organisasi, saran perbaikan dan ide baru, keluhan karyawan, serta peningkatan keterlibatan karyawan. Baca juga:
Komunikasi Formal dan Informal dalam Organisasi Fungsi arus informasi ke atas Arus informasi ke atas adalah proses komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan ke atasannya. Dikutip dari buku Teori Komunikasi Umum dan Aplikasinya (2019) karya Evi Novianti, berikut fungsi arus informasi ke atas dalam komunikasi organisasi: Penyampaian informasi mengenai pekerjaan atau tugas yang sudah dilaksanakan. Penyampaian informasi tentang persoalan pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan bawahan. Penyampaian saran perbaikan dari bawahan. Penyampaian keluhan dari bawahan mengenai dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3.2 prilaku organisasi dan komunikasi
1. Peranan Antarpersona Seorang Manajer Meliputi Tiga Hal Memiliki peran tokoh
Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakukan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia adalah seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara di kantornya. Ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peran ini seorang manajer kesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dan lain-lain.
Berperan sebagai pimpinan
Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan berkaitan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen manajemen, ahli perencanaan, dan pengorganisasian. Penggerak pengawasan, dan penghakiman. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan kepemimpinannya.
Antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinannya secara efektif. Maka ia harus mampu melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan. Seorang manajer berkomunikasi dengan efektif.Bila ia mampu membuat para karyawan melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan diharapkan hasil yang memuaskan.
Penghubung
Dalam fungsinya sebagai penghubung. Seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal. Baik secara formal maupun tidak formal.
2. Peranan Informasi
Di dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi.
membeberkan pusat informasi bagi kepentingan organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut.
Memantau
Dalam melakukan perannya sebagai monitor, manajer mengamati lingkungan sebagai sumber informasi. Manajer mengajukan berbagai pertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya. Serta dia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontrak pribadinya yang selalu dibinanya.
Penyebar
Jika dilihat peranannya sebagai penyebar, manajer menerima dan menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi organisasi. Untuk kemudian disebarkan kepada bawahannya.
Juru bicara
Kalau kita melihat peran ini memiliki kesamaan dengan peran penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya. Jika dalam perannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi. Namun dalam penutupannya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu resmi.
Selanjutnya, dalam perannya sebagai juru bicara iu in juga harus mengkomunikasikan informasi kepada orang yang berpengaruh. Seperti melakukan pengawasan terhadap organisasinya kepada khalayak di luar organisasinya. Yaitu dengan meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana mestinya. Serta, dia juga meyakinkan para pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan sesuai dengan peraturan sebagaimana mestinya.
3. Peranan Memutuskan
Setiap manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat peran yang dicakup pada peran ini.
Wiraswasta
Yaitu, seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Apabila sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa. Untuk mengembangkan sebuah proyek yang diawasinya sendiri atau didelegasikannya kepada bawahannya
Pengendali gangguan
Seorang manajer berusaha sebaik mungkin menghadapi setiap tekanan yang menimpa organisasi. Misalnya buruh robot, para pelanggan menghilang, dsb.
Penentu sumber
Yaitu, seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan. Siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjan dilangsungkan. Kemudian, manajer juga memiliki kewenangan atas pengambilan keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan yang menghubungkan semuanya berjalan melalui pemikiran tunggal.
Perunding
Para manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi. pemulihan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekayaan. Bagi manajer, gangguan merupakan gaya hidup. Karena hanya itulah yang memiliki kewenangan untuk menjangkau sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat. Tak hanya itu,
manajer lah yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi pemahaman yang penting.
3.3 komunikasi organisasi dan motivasi
Peranan komunikasi dalam suatu organisasi sangatlah penting, karena akan membantu terjalinnyahubungan yang baik serta koordinasi yang baik antar sesama anggota dalam mencapai tujuan organisasi, selain itu juga komunikasi organisasi akan memberikan dampak pada peningkatkanmotivasi kerja dari anggota organisasi tersebut. Penelitian ini dengan rumusan masalah bagaimanaperanan komunikasi organisasi dalam meningkatkan motivasi kerja anggota, mendapatkan hasilpenelitian antara lain adalah : (1) Secara umum peranan komunikasi organisasi dalam meningkatkanmotivasi kerja anggota pers mahasiswa acta diurna, belum terlalu optimal, hal ini dikarenakanpengurus belum dapat menjalankan pendekatan komunikasi secara organisasional, baik secara verticalmaupun horizontal. (2) Pengurus pers acta diurna, belum terlalu optimal dalam menjalankan tugas danfungsi organisasi secara professional, hal ini di tunjukkan pada permasalahan belum dapat mengatur manajeman organisasi secara baik. (3) Dalam upaya meningkatkan motivasi kerja konsep Isi pesan yang disampaikan pengurus kepada anggota, belum terlalu jelas disampaikan khususnya berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab serta job deskripsion masing-masing anggota. (4) Bentuk komunikasi yang digunakan dalam upaya meningkatkan motivasi kerja pada pers mahasiswa acta diurnal, masih lebih dominan pendekatan secara kelompok, sementara pendekatan komunikasi secara interpersonal masih kurang dilakukan, dengan alasan, malu-malu, dan tidak enak karena sesama teman kuliah. (5) Intensitas pertemuan berkomunikasi antara ketua dengan anggota sangat kurang terjadi berkaitan dengan koordinasi tugas, sementara intensitas pertemuan anggota dengan sesama anggota pers mahasiswa acta diurna cukup tinggi, tetapi jarang membahasa tentang organisasi tersebut, lebih kepada hubungan pertemanan kuliah saja. (6) Pemanfaatan saluran/ media komunikasi belum juga terlalu optimal dalam meningkatkan motivasi kerja anggota pers acta diurna, karena hanya lebih banyak memanfaatkan media komunikasi telepon dan whats up, sementara media lain seperti email, surat menyurat resmi belum di optimalkan. (7) Kredibilitas Pengurus dilihat pada sumber daya manusia, kemampuan berkomunikasi sudah cukup baik, karena kebanyakan adalah mahasiswa jurusan ilmu komunikasi dengan konsetrasi jurnalistik maupun humas, namun dilihat dari kemampuan secara professional dalam mengelolah manajeman organisasi belum terlalu baik.
3.4 iklim komunikasi organisasi
1. IKO jauh lebih penting daripada keterampilan / teknik komunikasi semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi efektif.
2. Mempengaruhi cara hidup kita, kepada siapa kita bicara, bagaimana kita berkomunikasi dan berinteraksi, siapa yang kita sukai, bagaimana perasaan kita, bagaimana kegiatan kerja kita dan bagaimana cara kerja kita, bagaimana perkembangan kita, apa yang ingin kit acapai, dan bagaimana cara kita menyesuaikan diri dengan organisasi.
3. Mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan, pengalaman-pengalaman dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi, sehingga dapat memahami dengan baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk berikap dengan cara-cara tertentu 4. Dapat mengetehui bagaimana budaya organisasi itu tumbuh dan berkembang.
3.5 kepemimpinan dalam organisasi
Kepemimpinan dalam organisasi adalah tentang kepercayaan. Berikan kepercayaan anak buah Anda dan tanggung jawab yang lebih dalam melakukan tugas mereka. Jika ada hal yang tidak sejalan, jangan langsung diasingkan. Berikanlah feedback agar kedepan mereka tidak takut salah dalam mengambil sebuah keputusan.
Agar seseorang bisa menjadi pemimpin yang baik, tentunya akan dibutuhkan pengalaman panjang selama bertahun-tahun di dalam sebuah organisasi. Namun, hal tersebut tidak lagi menjadi masalah dengan adanya jasa pelatihan kepemimpinan (leadership training) dan konsultasi untuk pengembangan SDM dan organisasi dari Kubik Leadership.
Sejak sikapnya di tahun 1999, Kubik Leadership telah dipercaya oleh berbagai perusahaan papan atas di Indonesia, baik swasta maupun BUMN, nasional maupun internasional, termasuk diantaranya perusahaan Fortune 100 Indonesia, untuk membantu proses pengembangan SDM di perusahaan masing-masing.
Kubik Leadership tampil dengan program-program yang baru, yang lebih inovatif, dan sangat berdampak. Kami ingin memastikan bahwa setiap investasi rupiah yang diambil oleh klien benar-benar menunjukkan hasil yang nyata bagi produktivitas perusahaan.
3.6 kekuasaan dalam organisasi dan beberapa pendekatan
Seorang Manajer sering memerintahkan anggota timnya untuk menjalankan atau tidak menjalankan sesuatu. Dengan diberikannya perintah dari atasan itu berarti pemimpin atau manajer tersebut telah menggunakan kekuasaanya dalam sebuah organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud dengan kekuaaan adalah kemampuan memengaruhi orang lain untuk bersedia melakukan sesuatu yang diinginkannya.
Penggunaan kekuasaan oleh seorang pemimpin dalam menimbulkan dua dampak yaitu dampak positif dan dampak negatif. Penggunaan kekuasaan yang efektif akan meningkatkan motivasi bawahannya sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik, jika penggunaan kekuasaan yang tidak efektif oleh seorang pemimpin akan mengakibatkan dampak negatif sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik.
1. Kekuasaan Balas Jasa (Reward Power)
Kekuasaan jenis ini merupakan kekuasaan yang menggunakan balas jasa atau reward untuk mempengaruhi seseorang untuk bersedia melakukan sesuatu sesuai keinginannya, Kekuasaan ini dapat berupa gaji, upah, bonus, promosi, pujian, pengakuan atau penempatan tugas yang lebih menarik. Namun melalui kekuasaan ini seorang pemimpin juga dapat menunda pemberian reward tersebut sebagai hukumancjika bawahannya tidak melakukan apa yang telah diperintahkan.
2. Kekuasaan Paksaan (Coercive Power)
Kekuasaan ini lebih cenderung ke penggunaan ancaman atau hukuman untuk mempengaruhi seseorang agar bersedia melakukan sesuatu sesuai keinginannya. Kekuasaan paksaan ini adalah kebalikan atau sisi negatif dari kekuasaan balas jasa. Contoh yang diberlakukan jika tidak mengikuti perintah yang diintruksikan, antara lain pemberian surat peringatan, penurunan gaji, penurunan jabatan dan bahkan pemberhentian kerja atau PHK.
3. Kekuasaan Rujukan (Referent Power)
Kekuasaan rujukan ini merupakan kekuasaan yang diperoleh atas dasar kekaguman, keteladanan, kharisma dan kepribadian dari seorang pemimpin. Contohnya si A yang memimpin banyak orang karena kepribadiannya dan karismanya.
4. Kekuasaan Sah (Legitimate Power)
Kekuasaan ini berasal dari posisi resmi yang dijabat oleh seseorang, baik itu dalam suatu organisasi, birokrasi ataupun pemerintahan. Kekuasaan sah adalah kekuasaan yang diperoleh dari konsekuensi hirarki dalam organisasi. Seseorang yang menduduki posisi itu memiliki hak dan wewenang untuk memberikan perintah dan intruksi kepada bawahannya dan bawahannya berkewajiban untuk menjalankan intruksi yang telah diberikan.
5. Kekuasaan Keahlian (Expert Power)
Kekuasaan Keahlian ini muncul karena adanya keahlian ataupun keterampilan yang dimiliki oleh seseorang. Acap kali seseorang yang memiliki pengalaman dan keahlian tertentu memiliki kekuasaan ahli dalam suatu organisasi meskipun orang tersebut bukanlah manajer atau pemimpin. Individu-individu yang memiliki
keterampilan/keahlian tersebut biasanya dipercayai oleh Manajernya untuk membimbing karyawan lainnya dengan benar.
3.7 teknologi informasi dalam organisasi
Teknologi dalam organisasi memiliki peran penting dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi, tetapi dalam penerapannya harus berdasarkan karakteristik dari organisasi tersebut.
Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi tersebut, dalam hal ini jelas sangat keterkaitan satu sama lain.
Penerapan teknologi dalam organisasi dapat memberikan dampak yang siginifikan pada efektivitas dan efisiensi serta meningkatkan daya saing karena teknologi informasi memberikan sejumlah data mengenai kebiasaan organisasi tersebut sehingga organisasi dapat memperoleh data-data yang diperlukan sebagai dasar mereka dalam mengambil keputusan startegis.
Teknologi Informasi semakin berkembang pada masa sekarang ini, hal ini disebabkan manusia yang menuntut kecepatan untuk memenuhi segala kebutuhannya. Demikian pula halnya dengan organisasi yang sengat membutuhkan kecepatan untuk mendukung seluruh aktivitasnya dapat dilaksanakan secara cepat dan tentu saja dengan hasil yang baik, efektif, dan efisien. Inilah penyebab mengapa teknologi sangat diperlukan dan semakin diperbarui.
