Makalah
Komunikasi Bisnis
Novianty Lariska 011304041
Kelas B2A1
Universitas Widyatama
Jl. Cikutra no 204 A Bandung
Jawa Barat, Indonesia 40124
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat,
karunia, serta taufik dan hidayah-Nya saya dapat menyelesaikan makalah tentang Aplikasi
Komunikasi Organisasional ini dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya. Dan
juga saya berterima kasih pada Ibu Tita Borshalina selaku Dosen mata kuliah Komunikasi
Bisnis yang telah memberikan tugas ini kepada saya.
Saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan
serta pengetahuan saya. Saya juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini
terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, saya berharap adanya
kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah saya buat di masa yang akan
datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi saya sendiri maupun orang yang
membacanya. Sebelumnya saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang
kurang berkenan dan saya memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di
masa depan.
Bandung, 13 Oktober 2015
Penyusun
Kata Pengantar... 2
Daftar Isi ... 3
Organisasi Dan Komunikasi ... 4
Hubungan Ilmu Komunikasi dengan Organisasi ... 4
Komunikasi Organisasi ... 4
Model Komunikasi dalam Organisasi ... 5
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi ... 5
Proses Komunikasi dalam Organisasi ... 6
Gaya Komunikasi ... 8
Studi Kasus ...10
Kesimpulan ...11
Sumber Referensi ...12
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Sedangkan untuk istilah komunikasi (communication) berasal dari Bahasa Latin communicatus yang berarti ”berbagi” atau “menjadi milik bersama”. Dengan demikian, kata komunikasi menurut kamus bahasa mengacu pada suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan. Menurut Webster New Collogiate Dictionary dijelaskan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi di antara individu melalui sistem lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah laku.
Hovland, Janis & Kelley menjelaskan bahwa komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak). Sedangkan Berelson & Steiner berpendapat bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian, dan lain-lain melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar, angka-angka, dan lain-lain-lain-lain.
B. Hubungan Ilmu Komunikasi dengan Organisasi.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilakukan.
C. Komunikasi Organisasi
karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, ketiga adalah antara karyawan kepada atasan. Hubungan komunikasi antara atasan dan bawahan juga tidak bisa dilepaskan dari budaya paternalistik yaitu atasan jarang sekali atau tidak pernah memberikan kepada bawahannya untuk bertindak sendiri, untuk mengambil inisiatif dan mengambil keputusan. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan bersifat formal dimana adanya struktur organisasi yang jauh antara atasan dengan bawahan. Sehingga konsekuensi dari perilaku ini bahwa para bawahannya tidak dimanfaatkan sebagai sumber informasi, ide, dan saran.
Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar (Robbins, 2002).
Komunikasi merupakan bagian yang penting dalam kehidupan kerja. Hal ini mudah dipahami sebab komunikasi yang tidak baik bisa mempunyai dampak yang luas terhadap kehidupan organisasi, misal konflik antar pegawai, dan sebaliknya komunikasi yang baik dapat meningkatkan saling pengertian, kerjasama dan juga kepuasan kerja. Mengingat yang bekerjasama dalam suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan merupakan sekelompok sumber daya manusia dengan berbagai karakter, maka komunikasi yang terbuka harus dikembangkan dengan baik. Dengan demikian masing-masing karyawan dalam organisasi mengetahui tanggung jawab dan wewenang masing masing. Karyawan yang mempunyai kompetensi komunikasi yang baik akan mampu memperoleh dan mengembangkan tugas yang diembannya, sehingga tingkat kinerja karyawan menjadi semakin baik. Komunikasi memegang peranan penting di dalam menunjang kelancaran aktivitas karyawan di perusahaan.
Komunikasi organisasi merupakan suatu proses dinamik yang berfungsi sebagai alat utama bagi sukses atau tidaknya organisasi dalam hubungannya dengan lingkungan tugas. Pincus (1986) menemukan komunikasi berhubungan positif dengan kinerja, tetapi tidak sekuat hubungan antara komunikasi dengan kepuasan. Chen et al., (2006) menyatakan komunikasi organisasi berhubungan positif dengan komitmen organisasi dan kinerja dan berhubungan negatif dengan tekanan pekerjaan. Namun demikian Rodwell (1998) menyatakan bahwa variabel komunikasi berhubungan negatif dengan kinerja.
D. Model Komunikasi dalam Organisasi.
Model komunikasi yang paling sederhana adalah adanya pengirim, berita (pesan) dan penerima seperti gambar berikut ini :
Model ini menunjukkan 3 unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh adalah seseorang dapat mengirimkan pesan, namun apabila tidak ada yang menerima atau yang mendengar, komunikasi tidak akan terjadi.
E. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
b) Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
• Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau instruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d) Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
• Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
• Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
F. Proses Komunikasi dalam Organisasi
Terdapat 2 proses komunikasi dalam organisasi, yaitu proses komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal.
horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen). Adapun Empat Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu :
a) Downward communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
b) Upward communication
Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah.
Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu :
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.
G. Gaya Komunikasi
Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindakan berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak bekerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).
1. The Controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2. The Equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan berbagi informasi (share) di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The Structuring style
Gaya komunikasi ini lebih memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
5. The Relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The Withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
H. Studi Kasus
Drydocks PHK Massal Buruh
Penulis: FX. Laksana Agung S | Editor: Erlangga Djumena
Selasa, 8 Februari 2011 | 10:46 WIB
BATAM, KOMPAS.com - Drydocks World Pertama yang beroperasi di Tanjung Uncang, Batam, melakukan Pemutusan Hubungan Kerja massal terhadap 534 buruhnya. Keputusan ini efektif berlaku per Selasa (8/2/2011).
Buruh yang tak-tahu menahu terkejut atas keputusan itu. Mereka pagi tadi bermaksud masuk kerja seperti biasa mengenakan seragam kerja. Namun mereka yang namanya tercantum dalam daftar buruh ter-PHK, pengumumannya ditempel di papan pengumuman, dilarang masuk ke lokasi kerja. "Pengumuman PHK baru kami tahu hari ini. Tak ada pembicaraan sebelumnya," kata Anto (27), salah seorang buruh.
HR Manager Drydocks World Pertama Ricky Syahrul, menyatakan, PHK dilakukan atas alasan efisiensi. Pesanan dari konsumen dalam beberapa bulan terakhir jumlahnya makin sedikit. Dari 534 buruh yang di-PHK, 530 berstatus buruh permanen dengan masa kerja rata-rata tiga tahun dan 4 orang outsourcing. Drydocks World Pertama adalah anak perusahaan Drydocks World, bergerak di bidang galangan kapal.
Komunikasi di dalam suatu organisasi maupun di masyarakat sangat penting untuk
digunakan. Karena komunikasi digunakan untuk menyalurkan suatu informasi dan suatu
makna melalui media tertentu sesuai dengan situasi. Peranan komunikasi juga sangat
berpengaruh dalam dunia pendidikan karena tanpa komunikasi ilmu yang akan disampaikan
tidak akan bisa diterima, begitu juga komunikasi dalam lingkungan sosial, komunikasi dalam
lingkungan keluarga. Dan dapat dipastikan jika di dalam suatu keluarga tidak ada komunikasi
yang terbuka tidak akan ada keharmonisan, komunikasi dalam kelompok dan organisasi.
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut:
pengirim pesan, penerima pesan dan pesan. Semua fungsi manajer melibatkan proses
komunikasi. Proses komunikasi dimulai dengan adanya pengirim pesan yang mempunyai ide
untuk disampaikan kepada seseorang agar dapat dipahami sesuai apa yang ia sampaikan.
Kemudian pesan (informasi) tersebut disampaikan melalui isyarat (simbol), baik verbal
(kata-kata) maupun non verbal (bahasa tubuh) melalui media komunikasi langsung (tatap muka),
TV, Radio, internet, dll. Setelah pesan diterima melalui indera, maka si penerima
mengartikan, atau menterjemahkan agar dapat dipahami olehnya. Setelah pesan tersebut
dimengerti, maka ada tanggapan atau isyarat yang berisi pesan dari penerima agar pengirim
pesan tahu dampak pesannya terhadap penerima pesan (balikan). Disamping proses
komunikasi diatas, juga ada gangguan yang menghalangi suatu proses komunikasi yang
akibatnya penerima salah mentafsirkan pesan/isyarat tersebut. Keseluruhan faktor yang telah
dibahas dalam hubungan dengan komunikasi antar pribadi juga berlaku untuk komunikasi
dalam organisasi, yang juga mencakup penyampaian pesan secara akurat dari satu orang
kepada satu atau lebih orang lain. Selain faktor-faktor tersebut, struktur, wewenang, desain
pekerjaan organisasi, dan lain-lain merupakan faktorfaktor unik yang turut berpengaruh
terhadap efektifitas komunikasi.
http://blogsiffahartas.blogspot.co.id/2011/05/komunikasi-dalam-organisasi.html
