laporan aktualisasi dan habituasi nilai-nilai dasar

(1)

LAPORAN AKTUALISASI DAN HABITUASI NILAI-NILAI DASAR, KEDUDUKAN DAN PERAN PNS UNTUK MENDUKUNG SMART

GOVERNANCE

PENGGUNAAN GOOGLE DRIVE DALAM PENGARSIPAN SPJ UNTUK MEMUDAHKAN PEMERIKSAAN DOKUMEN KEUANGAN DI KELURAHAN BAYEM KECAMATAN KUTOARJO KABUPATEN

PURWOREJO

Disusun oleh:

NAMA : Anggun Widya Iswara, A.Md

NIP : 199510142020122004

NO. DAFTAR HADIR : 38

JABATAN : Verifikator Keuangan COACH : Erni Irawati, SE,M.Pd.

MENTOR : Heru Suprayitno, A.Ma.Pd

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN XLIV BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH

PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2022

(2)

ABSTRAK

PENGGUNAAN GOOGLE DRIVE DALAM PENGARSIPAN SPJ UNTUK MEMUDAHKAN PEMERIKSAAN DOKUMEN KEUANGAN DI KELURAHAN BAYEM KECAMATAN KUTOARJO KABUPATEN

PURWOREJO

Laporan aktualisasi dan habituasi didasarkan pada pengamatan penulis selama bekerja di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo sebagai verifikator keuangan. Terdapat beberapa isu yang menjadi dasar penulis untuk menyusun laporan aktualisasi ini, dan dari beberapa isu yang diperoleh kemudian dilakukan analisis menggunakan metode APKL dan USG yang kemudian terpilihah core isu atau isu utama yaitu belum optimalnya pengarsipan dokumen SPJ keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo. Dari isu utama yang diperoleh, kemudian penulis mengambil gagasan pemecahan isu yaitu “Penggunaan Google Drive dalam pengarsipan SPJ untuk memudahkan pemeriksaan dokumen keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo”, yang terdiri dari 5 kegiatan dengan mengimplementasikan dan mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS yaitu BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) beserta kedudukan dan peran PNS. Implementasi dan aktualisasi dilaksanakan pada tanggal 21 April – 10 Juni 2022 di Kleurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo. Kegiatan aktualisasi tersebut terdiri dari enam kegiatan utama dan disetiap tahapan kegiatan penulis menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK, dan juga disetiap kegiatan penulis berperan dan berkedudukan dalam Manajemen ASN dan Smart ASN. Kegiatan aktualisasi dan habituasi ini mengahsilkan beberapa ouput kegiatan diantaranya yaitu : adanya alur penggunaan Google Drive dalam pengarsipan dokumen SPJ, Arsip hardcopy dokumen tertata rapi, dokumen SPJ Keuangan terarsip secara digital serta pemahaman mengenai alur pengarsipan secara digital dan cara penggunaan Google Drive untuk pengarsipan dokumen SPJ.

Kata kunci : Aktualisasi, Nilai BerAKHLAK, Google Drive

(3)

(4)

(5)

PRAKATA

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis sudah diberi kesempatan untuk menyusun laporan aktualisasi dengan judul

“Penggunaan Google Drive dalam pengarsipan SPJ untuk memudahkan pemeriksaan dokumen keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo Kabupaten Purworejo ”. Penyusunan laporan aktualisasi ini merupakan salah satu persyaratan kelulusan Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XLIV tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah (BPSDMD) Provinsi Jawa Tengah sebagai bentuk pemahaman konseptual dan pembentukan pembentukan karakter PNS, yang terdiri dari 3 agenda yaitu agenda 1 bela negara yang berisi materi wawasan kebangsaan, isu-isu kotemporer, dan kesiapsiagaan bela negara; agenda 2 nilai-nilai dasar PNS yaitu BerAKHLAK; agenda 3 kedudukan dan peran PNS Menuju Smart Governance.

Penyusunan laporan aktualisasi ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Untuk itu penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Mohamad Arief Irwanto, M.Si selaku kepala BPSDMD Provinsi Jawa Tengah Jawa Tengah beserta jajarannya yang telah memfasilitasi penyelenggaraan Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XLIV;

2. Bapak Fitri Edhi Nugroho S.E, MM selaku Kepala BKPSDM Kabupaten Purworejo, dan jajarannya yang telah memfasilitasi penyelenggaraan Pelatihan Dasar CPNS Angkatan XLIV;

3. Bapak Bambang Setyo Budoto, S.Sos selaku Camat Kutoarjo yang telah memberikan izin mengikuti pelatihan Dasar CPNS Angkatan XLIV;

(6)

(7)

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL...i

ABSTRAK...ii

HALAMAN PERSETUJUAN...iii

HALAMAN PENGESAHAN...iv

PRAKATA...v

DAFTAR ISI...vii

DAFTAR TABEL... ix

DAFTAR GAMBAR...x

BAB I : PROFIL ORGANISASI DAN TUGAS PESERTA...1

A. Gambaran Umum Organisasi...1

1. Dasar Hukum Organisasi...1

2. Tugas Fungsi Organisasi...3

3. Susunan/Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dasar...4

4. Visi-Misi Organisasi………...….…6

5. Tujuan Organisasi………...…7

6. Nilai-Nilai Budaya Organisasi………... ...7

B. Tupoksi Jabatan Peserta ………9

C. Role Model...11

BAB II : RANCANGAN AKUTUALISASI DAN HABITUASI...12

A. Identifikasi Isu dan Deskripsi Isu...12

B. Analisis Isu...18

C. Analisis Penyebab Isu...23

D. Dampak Bila Isu Tidak Diselesaikan...25

E. Gagasan Pemecahan Isu...26

F. Rancangan aktualisasi dan Habituasi...29

G. Jadwal rancangan aktualisasi...58

BAB III : PELAKSANAAN AKTUALISASI...66

(8)

A. Perubahan Kegiatan dan Rancangan Awal...66

B. Pelaksanaan Aktualisasi dan Habituasi...67

C. Kondisi Sebelum dan Sesudah...103

BAB IV : SIMPULAN...105

DAFTAR PUSTAKA... 107

CURRICULUM VITAE...109 LEMBAR KOMITMEN TINDAK LANJUT AKTUALISASI HABITUASI LAMPIRAN

(9)

DAFTAR TABEL

Tabel.1.1 Data Tenaga Pegawai Kelurahan Bayem Tahun 2022……..2

Tabel 2.1 Identifikasi Isu...14

Tabel 2.2 Analisis Isu APKL...20

Tabel 2.3 Analisis Isu USG...23

Tabel 2.4 Gagasan Pemecahan Isu………....26

Tabel 2.5 Matriks Laporan akutualisasi...31

Tabel 2.6 Jadwal Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi...58

Tabel 3.1 Perubahan Kegiatan dan Rancangan Awal...66

Tabel 3.2 Kondisi Sebelum dan Sesudah Aktualisasi Habituasi...103

(10)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Tampak Depan Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo...1

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo.4 Gambar 1.3 Role Model Ibu Bandiyah...11

Gambar 2.1 Analisis Fishbone Isu Prioritas...24

Gambar 3.1 Memohon izin dengan atasan terkait kegiatan yang akan dilaksanakan...68

Gambar 3.2 Lembar persetujuan atasan ...68

Gambar 3.3 Referensi cara penggunaan Google Drive ...69

Gambar 3.4 Membuat design alur proses digitalisasi arsip dokumen SPJ keuangan menggunakan Google Drive ...70

Gambar 3.5 Alur proses pengarsipan dokumen SPJ secara digital... 70

Gambar 3.6 Melaporkan kegiatan kepada atasan ...71

Gambar 3.7 Lembar laporan kegiatan... 71

Gambar 3.8 Memohon izin dengan atasan ...75

Gambar 3.9 Lembar persetujuan atasan...75

Gambar 3.10 Menyiapkan hardcopy dokumen ... 76

Gambar 3.11 Mengelompokan arsip dokumen ...76

Gambar 3.12 Dokumen SPJ terarsip perbulan ...77

Gambar 3.13 Dokumen SPJ terarsip perbulan ...77

Gambar 3.14 Melaporkan kegiatan kepada atasan ...78

Gambar 3.15 Lembar laporan kegiatan ... 78

Gambar 3.17 Lembar persetujuan atasan... 82

Gambar 3.18 Dokumen yang sudah tersusun rapi ...82

Gambar 3.19 Melakukan scanning dokumen ...83

Gambar 3.20 Folder perbulan pada akun Google Drive ...84

Gambar 3.21 SPJ sudah terupload ...85

(11)

Gambar 3.23 Konsultasi dengan atasan ...88

Gambar 3.24 Mencari referensi design manual book...89

Gambar 3.25 Referensi Design Manual Book... 89

Gambar 3.26 Manual Book penggunaan Google Drive ...90

Gambar 3.27 Membuat Manual Book penggunan Google Drive ...90

Gambar 3.29 Memohon izin dengan atasan... 94

Gambar 3.30 Lembar persetujuan atasan ...94

Gambar 3.31 Koordinasi jadwal sosialisasi... 95

Gambar 3.32 Sosialisasi alur & penggunaan Google Drive ...95

Gambar 3.33 Lembar Laporan Kegiatan ...96

Gambar 3.35 memeriksa ulang dokumen ...99

Gambar 3.36 Memastikan dokumen terupload ...100

Gambar 3.37 Menyampaikan lembar evaluasi kegiatan ...100

(12)

BAB I

PROFIL ORGANISASI DAN TUGAS PESERTA

A. Gambaran Umum Organisasi 1. Dasar Hukum Organisasi

Gambar 1.1 Tampak Depan Kelurahan Bayem

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 73 Tahun 2005 tentang Kelurahan yaitu :

1) Kelurahan dibentuk di wilayah kecamatan

2) Pembentukan kelurahan dapat berupa penggabungan beberapa kelurahan atau bagian kelurahan yang bersanding, atau pemekaran dari satu kelurahan menjadi dua kelurahan atau lebih

3) Pembentukan kelurahan harus memenuhi syarat :

a. jumlah penduduk paling sedikit 2000 jiwa atau 900 KK b. luas wilayah

c. bagian wilayah kerja

d. sarana dan prasarana pemerintahan

4) Kelurahan yang kondisi masyarakat dan wilayahnya tidak

(13)

lagi memenuhi persyaratan dapat dihapus atau digabung 5) Pemekaran dari satu kelurahan menjadi dua kelurahan atau

lebih dapat dilakukan setelah mencapai paling sedikit 5 (lima) tahun penyelenggaraan pemerintahan kelurahan.

Berikut rincian profil Kantor Kelurahan Bayem : a) Identitas Kelurahan

Nama Kelurahan : Kel. Bayem Kec. Kutoarjo Dasar Hukum : PP No 73 Tahun 2005

tentang Kelurahan b) Lokasi Kelurahan

Alamat Kelurahan : Lingkungan II RT 02 RW 03 Kel. Bayem

Kecamatan : Kutoarjo

Kabupaten : Purworejo

Provinsi : Jawa Tengah

Kode Pos : 54251

Email : [email protected]

Luas Wilayah Kelurahan : 1,48 km² c) Jumlah Pegawai:

Pegawai PNS : 6 orang Pegawai CPNS : 1 orang

Tabel.1.1 Data Tenaga Pegawai Kelurahan Bayem Tahun 2022

No Nama NIP Pendidikan Jabatan

1. Sugiarto, S.E 19640723 198602 1 002 S1 Lurah 2. Gunawan Wicaksono, S.IP 19730425 200906 1 001 S1 Sekretaris

Kelurahan 3. Drs.Sudiyono, MM 19640622 199303 1 009 S2 Kasi

Pemerintahan

4. Bandiyah 19690115198903 2 005 SMEA Kasi

(14)

Pembangunan 5. Heru Suprayitno, A.Ma.Pd 19660510 198903 1 016 D1 Plt Kasi Pemberdayaan Masyarakat

6. Muchjadi 19670616 199203 1 010 SMA Pengadminista

si Umum 7. Anggun Widya Iswara,

A.Md

19951014 202012 2004 D3 Verifikator Keuangan

2. Tugas Fungsi Organisasi

Berdadarkan Peraturan Bupati Nomor 108 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Tata Kerja Kelurahan Di Lingkungan Kabupaten Purworejo bahwa Kelurahan mempunya tugas membantu Camat dalam :

1) Melaksanakan kegiatan pemerintahan kelurahan;

2) Melaksanakan kegiatan evaluasi kelurahan;

3) Melaksanakan pemberdayaan masyarakat di kelurahan;

4) Melaksanakan pelayanan masyarakat;

5) Memelihara ketentraman dan ketertiban umum;

6) Memelihara sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan umum;

7) Melaksanakan peningkatan partisipasi masyarakat dalam forum; musyawarah perencanaan pembangunan di Kelurahan

8) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh camat; dan 9) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

(15)

3. Susunan / Struktur Organisasi dan Tata Kerja

Gambar 1.2 diatas menunjukkan bahwa pimpinan tertinggi struktur organisasi Kelurahan Bayem kecamatan Kutoarjo adalah seorang Lurah yang dijabat oleh Bapak Sugiarto, S.E dan dapat dijelaskan secara singkat terkait tugas pokok dan fungsi dari masing-masing bagian berdasarkan Perbup no.108 Tahun 2021 yaitu sebagai berikut:

a. Tugas pokok dan fungsi lurah, sebagai berikut : 1) Melaksanakan kegiatan pemerintahan kelurahan;

2) Melaksanakan pemberdayaan masyarakat di kelurahan;

3) Melaksanakan pelayanan masyarakat;

4) Memelihara ketentraman dan ketertiban umum;

5) Memelihara sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan umum;

6) Melaksanakan pembinaan Lembaga kemasyarakatan;

SUSUNAN ORGANISASI SERTA TATA KERJA KELURAHAN BAYEM KECAMATAN KUTOARJO

Lurah Sugiarto, S.E

Sekretaris Kelurahan Gunawan Wicaksono, S.IP

Verifikator Keuangan Anggun Widya Iswara, A.Md

Kasi Pembangunan Bandiyah

Kasi Pemerintahan Drs.Sudiyono, MM

Kasi Pemberdayaan Masy.

Heru Suprayitno,A.Ma.Pd

Staf PemberdayaanMasy.

Muhjadi

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo (Sumber: Perbup Nomor 108 Tahun 2021)

(16)

7) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Tugas pokok dan fungsi sekretaris kelurahan, sebagai berikut :

1) Mengkoordinasikan perumusan kebijakan teknisdan menyelenggarakan tugas – tugas seksi secara terpadu;

2) Melaksanakan pelayanan dan pengendalian administrasi yang meliputi program, keuangan, umum dan kepegawaian di lingkungan Kelurahan;

3) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang sesuai dengan tugas dan fungsi.

c. Tugas pokok dan fungsi seksi pemerintahan,sebagai berikut:

1) Melaksanakan kegiatan pemerintahan Kelurahan;

2) Melaksanakan kegiatan evaluasi Kelurahan;

3) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Lurah sesuai dengan tugas dan jabatannya.

d. Tugas pokok dan fungsi seksi pembangunan, sebagai berikut :

1) Melaksanakan pembangunan saranan dan prasarana kelurahan; dan

e. Tugas pokok dan fungsi seksi pemberdayaan masyarakat, sebagai berikut :

1) Menyiapkan bahan perumusan dan melaksanakan kebijakan teknis, serta melakukan pembinaan dan bimbingan di bidang pemberdayaan masyarakat;

2) Melaksanakan peningkatan partisipasi masyarakat dalam forum musyawarah perencanaan pembangunan di Kelurahan;

3) Melaksanakan kegiatan pemberdayaan masyarakat di

(17)

Kelurahan; dan

4. Visi-Misi Organisasi

a. Visi Kabupaten Purworejo

“Purworejo Berdaya Saing 2025”

b. Misi Kabupaten Purworejo

1) Meningkatkan daya saing Sumberdaya Manusia yang Unggul dalam arti luas mengedepakan kompetensi keahlian dan keilmuan yang berbasis pada religiusitas masyarakat

2) Meningkatkan daya saing sektor pertanian dalam arti luas yang sinergi dengan pengembangan UMKM, perdagangan dan industri

3) Meningkatkan daya saing pertumbuhan ekonomi daerah berbasis UMKM, perdagangan, industri serta potensi pariwisata dan seni budaya

4) Meningkatkan daya saing kualitas pelayanan publik dan penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good govenance)

5) Meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung kemajuan teknologi informasi c. Visi Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

“Mewujudkan pemerintahan yang baik, melalui peningkatan pelayanan kepada masyarakat, meningkatkan pembangunan berbasis pada partisipasi masyarakat dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan pembangunan, mewujudkan kemandirian ekonomi dan meratakan tingkat kesejahteraan masyarakat”

(18)

d. Misi Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo 1) Menyelenggarakan tugas pemerintahan 2) Menyelenggarakan tugas pembangunan

3) Menyelenggarakan tugas kesejahteraan rakyat dan pemberdayaan masyarakat

4) Menyelenggarakan tugas administrasi Pemerintah Kelurahan

5) Melaksanakan sebagian kewenangan Bupati yang dilimpahkan kepada Lurah

5. Tujuan Organisasi

Tujuan dari organisasi adalah penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi yang berisi tentang apa yang akan dicapai atau dihasilkan. Tujuan organisasi Kelurahan Bayem adalah sebagai berikut :

1. Terselenggaranya secara optimal tugas pemerintahan 2. Terselenggaranya secara optimal tugas pembangunan 3. Terselenggaranya secara optimal tugas kemasyarakatan 4. Terselenggaranya secara optimal tugas administrasi

pemerintah kelurahan

5. Terselenggaranya pelimpahan wewenang Bupati kepada Lurah

6. Nilai-Nilai Budaya Organisasi

Pedoman Pengembangan Budaya Kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo tertuang dalam Peraturan Bupati Purworejo Nomor 36 Tahun 2014. Pegawai Negeri Sipil, yang selanjutnya dapat disingkat PNS adalah Pegawai Negeri

(19)

Sipil Daerah dan Calon Pegawai Negeri Sipil Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.

Budaya organisasi adalah sistem nilai bersama dalam suatu organisasi yang menjadi acuan bagaimana para pegawai melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan atau cita- cita organisasi. Budaya Kerja adalah sikap dan perilaku individu dan kelompok yang didasari atas nilai-nilai yang diyakini kebenarannya dan telah menjadi sifat serta kebiasaan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan sehari-hari.

Kelompok Budaya Kerja yang selanjutnya dapat disebut KBK adalah organisasi Budaya Kerja Aparatur Pemerintah Daerah yang bersifat informal, dibentuk oleh unit Kerja dalam rangka mengoptimalkan pelaksanaan pengembangan budaya Kerja di lingkungan Pemerintah Daerah.

Nilai budaya kerja yang digunakan sebagai acuan bagi pegawai dalam berperilaku dalam mendukung tercapainya Visi Misi Pemerintah Kabupaten Purworejo yaitu “BERIMAN- PROFESIONAL”, yang mengandung maksud sebagai berikut : a. Bersih mengandung arti bersih dalam berfikir, bertindak dan

bekerja, mentaati peraturan perundang yang berlaku.

b. Ikhlas dalam norma etika dan agama dapat diartikan rela sepenuh hati, datang dari lubuk hati, tidak mengharapkan imbalan atau balas jasa atas suatu perbuatan, khususnya yang berdampak positif pada orang lain dan semata-mata karena menjalankan tugas/Amanah demi Yang Maha Kuasa.

c. Melayani yaitu memberikan pelayanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, akurat, berdaya guna dan berhasil guna memenuhi kepuasan pemangku kepentingan.

d. Akuntabel yaitu dalam melaksanakan tugas dapat mempertanggungjawabkan baik segi proses maupun hasil.

e. Professional yaitu dalam melaksanakan tugas selalu

(20)

menyelesaikan secara baik, tuntas dan sesuai kompetensi/keahlian, orang yang terampil, andal dan sangat bertanggungjawab dalam menjalankan profesinya.

B. Tupoksi Jabatan Peserta 1. Tugas Aparatur Sipil Negara

Berdasarkan UU ASN Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 11, tugas Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat

Negara

b. Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas

c. Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia

2. Tugas Pokok Verifikator Keuangan

Berdasarkan Keputusan Bupati Purworejo Nomor 813/8739 Tahun 2020 Tentang Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo Formasi Tahun 2019 dan Surat Perintah Melaksanakan Tugas (SPMT) Nomor 800/20/2021 yang menyatakan bahwa saya melaksanakan tugas sebagai Verifikator Keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo terhitung mulai tanggal 01 Januari 2021 sesuai dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2018 tentang Nomenklatur Jabatan Pelaksana Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Instansi Pemerintah.

Tugas Jabatan Verifikator Keuangan yaitu melakukan kegiatan verifikasi terhadap dokumen usulan pencaian anggaran. Dimana uraian tugas verifikator keuangan yaitu sebagai berikut:

(21)

1. Menerima bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan serta Buku Kas untuk disusun sesuai dengan mata anggaran agar mempermudah dalam pemeriksaan.

2. Meneliti bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan dengan laporan realisasi keuangan dan Buku Kas sesuai dengan prosedur yang berlaku agar diketahui apakah telah sesuai dengan peruntukkannya.

3. Menyiapkan bahan pengujian dan pengendalian SPP/SPM sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

4. Menyiapkan SPM yang telah ditandatangani PA/KPA sesuai SPP dari bendahara pengeluaran guna pencairan dana kegiatan.

5. Melaporkan hasil temuan pemeriksaan hasil verifikasi sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk memperoleh tindak lanjut sebagai bahan laporan pimpinan.

6. Memverifikasi Laporan Surat Pertanggung jawaban , penerimaan dan penyetoran pajak, serta kelengkapan dokumen pengajuan uang.

7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.

(22)

C. Role Model

Gambar 1.3 Role Model Ibu Bandiyah

Role Model adalah seseorang yang perilaku dan sikapnya dijadikan panutan dalam menjalankan tugas dan kewajiban.

Dalam kegiatan laporan akutualisasi ini, yang menjadi role model adalah Kasi Pembangunan yang sekaligus menjadi Pejabat Penanggungjawab Teknis Kegiatan (PPTK) Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo yaitu Ibu Bandiyah.

Penulis menjadikan beliau role model karena beliau adalah sosok ASN yang akuntabel, jujur, sederhana, dan peduli terhadap rekan kerja di lingkungan kerjanya. Beliau lahir di Purworejo, 15 Januari 1969. Beliau menjadi ASN di Kabupaten Purworejo sejak tahun 1989 sampai sekarang. Beliau adalah sosok ASN dan rekan kerja yang memiliki banyak nilai-nilai positif dan keteladanan yang bisa dijadikan oleh penulis sebagai acuan untuk bekerja sebaik mungkin dan menjadi ASN yang memiliki nilai dasar BerAKHLAK dan memahami kedudukan dan peran ASN.

(23)

BAB II

LAPORAN AKUTUALISASI DAN HABITUASI

A. Identifikasi dan Deskripsi Isu

Isu merupakan masalah yang kemunculannya dapat mengganggu, menghambat, dan tidak dapat mengoptimalkan suatu visi misi dalam organisasi. Oleh karena itu dalam mengatasi isu yang ada dan meminimalisir hambatan yang ada dalam melakukan pelayanan publik, maka harus ada prioritas dalam menyelesaikan isu atau dapat dikatakan sebagai isu strategis. Isu strategis kontemporer ini merupakan suatu kelompok isu yang mendapatkan perhatian dan sorotan publik secara luas dan memerlukan penanganan sesegera mungkin dari pengambil keputusan. Dalam menyelesaikan isu kontemporer pun menggunakan beberapa teknik analisis.

Berdasarkan hasil pengamatan serta konsultasi dengan mentor. Identifikasi isu yang akan diangkat pada laporan akutualisasi yang akan dilaksanakan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo bersumber dari aspek :

1. Individu 2. Unit Kerja 3. Unit Organisasi Dan ruang lingkup isu :

1. Tusi Jabatan 2. Tusi Unit Kerja 3. Tusi Organisasi

(24)

Isu-isu tersebut dianalisis penyebab serta mencari solusi penyelesaiannya melalui aktualisasi nilai-nilai dasar PNS. Data isu yang diperoleh adalah sebagai berikut:

(25)

Tabel 2.1 Identifikasi Isu

No Isu dan

Sumber Isu Kondisi Saat Ini

Kondisi Yang Diharapkan

Bukti Isu

1 2 3 4

1 Belum adanya lembar kontrol persediaan barang habis pakai di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

Sumber isu : Management ASN

Belum ada lembar kontrol persediaan barang habis pakai di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

Adanya lembar kontrol persediaan barang habis pakai di Kelurahan Bayem agar memudahkan pada saat verifikasi stock opname

Daftar rencana pembelian barang habis pakai tahun 2022 yang harus tercatat dengan baik pada saat barang masuk dan barang keluar

2 Belum optimalnya pengarsipan dokumen SPJ keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo Sumber : Management ASN

Dokumen SPJ keuangan

belum terarsip secara optimal

Pengarsipan dokumen SPJ Keuangan di lakukan secara digital sebagai back up penyimpanan untuk

menanggulangi resiko kehilangan atau kerusakan bukti kegiatan yang telah di laksanakan

Penyimpanan arsip dokumen SPJ belum dilakukan secara optimal dan lokasi penyimpanannya kurang aman

(26)

3. Belum optimalnya penggunaan Cash Management System dalam transaksi keuangan

Sumber : Management ASN

Belum ada SOP penggunaan Cash Managenet System dan formulir permintaan transfer CMS

Penyesuaian SOP penggunaan Cash Management System dan penggunaan

formulir permintaan transfer CMS sebagai acuan penerapan langkah- langkah dalam transfer belanja yang akan di lakukan

Aplikasi Cash Managemet System yang digunakan untuk transfer belanja

4. Belum terlaksananya administrasi

pengelolaan Pajak Bumi Bangunan dengan baik

Ledger Pajak Buni Bangunan pada saat di terima di kelurahan, tidak langsung di tindak lanjuti karena belum ada alur yang jelas

Ledger Pajak Bumi Bangunan yang di terima kelurahan langsung di tindak lanjuti sesuai alur

Daftar Ketetapan SPPT Tahun 2022 Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo yang harus langsung terdistribusikan ke masyarakat

(27)

5. Belum adanya MoU dengan penyedia layanan barang dan jasa

Belum ada MoU dengan penyedia layanan barang dan jasa

Adanya MoU dengan peyedia layanan barang dan jasa agar ada dasar dalam melakukan kerjasama.

Daftar penyedia layanan barang dan jasa yang bekerja sama dengan kelurahan bayem

(28)

(29)

B. Analisis Isu

1. Analisis APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan)

Dari beberapa isu diatas, langkah selanjutnya adalah mempertimbangkan isu dimana yang akan menjadi prioritas utama yang akan dicari solusinya. Selanjutnya menganalisis isu tersebut menggunakan metode APKL, APKL merupakan metode yang digunakan untuk menentukan kelayakan suatu masalah dengan memperhatikan empat faktor yaitu :

1. Aktual (A)

Isu tersebut masih dibicarakan atau belum terselesaikan hingga masa sekarang. Kriteria penetapan skor aktual antara lain :

1 : Pernah benar-benar terjadi 2 : Benar-benar sering terjadi

3 : Benar-benar terjadi dan bukan menjadi bahan pembicaraan

4 : Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaraan

5 : Benar-benar terjadi dan hangat dibicarakan 2. Kekhalayakan (K)

Isu yang diangkat secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang. Kriteria penetapan skor kekhalayakan antara lain :

1 : Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak 2 : Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak 3 : Cukup menyangkut hajat hidup orang bnyak 4 : Menyangkut hajat hidup orang banyak

(30)

5 : Sangat menyangkut hajat hidup sudah di kembalikan 3. Problematik (P)

Isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya. Kriteria penetapan skor problematik antara lain :

1 : Masalah sederhana

2 : Masalah kurang kompleks

3 : Masalah cukup kompleks namun tidak perlu segera dicarikan solusi

4 : Masalah kompleks

5 : Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya

4. Layak (L)

Isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggungjawab hingga akhirnya diangkat menjadi isu yang prioritas. Kriteria penetapan skor layak antara lain :

1 : Masuk akal 2 : Realitas

3 : Cukup masuk akal dan realistis 4 : Masuk akal dan realistis

5 : Masuk akal, realistis dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan Masalahnya.

(31)

Tabel 2.2 Analisis Isu APKL

No Isu Kriteria

(skor)

Jumlah Peringkat A P K L

1. Belum adanya lembar kontrol persediaan barang habis pakai di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

4 3 3 2 13 III

2. Belum optimalnya pengarsipan dokumen SPJ keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

5 5 4 4 18 I

3. Belum optimalnya penggunaan Cash Management System dalam transaksi keuangan

3 4 2 2 11 IV

4. Administrasi

pengelolaan Pajak Bumi Bangunan

masih belum

terdokumentasi dengan baik

3 3 2 2 10 V

4 3 3 3 12 II

Keterangan:

Skor 5 = sangat penting, 4 = penting, 3 = cukup penting, 2

= kurang penting, 1 = tidak penting

Dari 5 (lima) isu yang divalidasi diatas, kemudian dikerucutkan menjadi 3 (tiga) isu dengan cara mengambil 3 isu dengan peringkat tertinggi dari identifikasi isu menggunakan metode APKL. Berdasarkan hasil analisis isu menggunakan APKL maka terdapat 3 isu yang menjadi prioritas untuk dianalisis lebih lanjut menggunakan metode USG yatu :

(32)

1. Belum optimalnya pengarsipan dokumen SPJ keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

2. Belum adanya Mou dengan penyedia layanan barang dan jasa di Kelurahan Bayem

2. Analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth)

Analisis USG menilai besarnya isu berdasarkan 3 kriteria yaitu Urgency, Seriousness, dan Growth dengan rentang penilaian 1-5. Isu dengan total skor tertinggi merupakan isu prioritas yang akan ditetapkan untuk diselesaikan dengan kegiatan-kegiatan yang diusulkan. Berikut adalah penjelasan mengenai kriteria dari USG :

a. Urgency artinya seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti dihubungkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu tadi. Kriteria penetapan indikator urgency antara lain :

1. Tidak penting 2. Kurang penting 3. Cukup penting 4. Penting

5. Sangat penting

b. Seriousness artinya seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Kriteria penetapan indikator

(33)

Seriousness antara lain :

1 : Akibat yang ditimbulkan tidak serius 2 : Akibat yang ditimbulkan kurang serius 3 : Akibat yang ditimbulkan cukup serius 4 : Akibat yang ditimbulkan serius

5 : Akibat yang ditimbulkan sangat serius

c. Growth artinya seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani sebagaimana mestinya. Kriteria penetapan indikator Growth antara lain:

1: Tidak berkembang 2 : Kurang berkembang 3 : Cukup berkembang 4 : Berkembang

5 : Sangat berkembang

Isu dengan total skor tertinggi merupakan isu prioritas yang akan ditetapkan untuk diselesaikan dengan kegiatan- kegiatan yang diusulkan. Hasil analisis USG terkait isu-isu di wilayah Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo disajikan dalam tabel.

(34)

Tabel 2.3 Analisis Isu USG

No. Isu Urge

ncy

Serio usnes

s

Growth Juml ah

Rangking

3 3 2 8 III

2. Belum optimalnya Pengarsipan dokumen SPJ Keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

5 4 4 13 I

4 3 3 10 II

Keterangan:

Skor 5 = sangat penting, 4 = penting, 3 = cukup penting, 2 = kurang penting, 1 = tidak penting

Berdasarkan analisis isu menggunakan alat bantu APKL dan USG maka diperoleh isu “Belum optimalnya Pengarsipan dokumen SPJ Keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo”. Sumber isu yang diangkat berasal dari individu, unit kerja, unit organisasi.

C. Analisis Penyebab Isu

Dari hasil analisis isu melalui pendekatan USG maka isu strategis yang perlu diselesaikan adalah belum optimalnya pengarsipan dokumen SPJ Keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo.

Akar penyebab masalah selanjutnya didiagnosa menggunakan fishbone diagram. Diagram ini merupakan suatu alat untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan menggambarkan

(35)

secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Kategori penyebab permasalahan yang digunakan sebagai start awal meliputi man (sumber daya manusia), method (metode/proses), machine (mesin atau teknologi), milieu (lingkungan) atau melalu pendekatan lain yang dimantapkan melalui brainstorming bersama rekan kerja di instansi, sehingga hasilnya dirumuskan sebagai berikut (analog):

Material

Tempat penyimpanan dokumen arsip

terbatas

Lokasi penyimpanan dokumen arsip

kurang aman

Manpower Kurangnya kesadaran tentang pentingnya penyimpanan arsip

yang baik

Method

Mileu / Environmemt Belum

adanya alur penyimpanan

dokumen arsip keuangan Arsip dokumen SPJ

Keuangan belum tertatadengan baik

Belum optimalnya pengarsipa n dokumen SPJ

keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo Belum ada

proses digitalisasi

Kurangnya koordinasi dengan bendahara terkait penyimpanan dokumen arsip yang

Penyimpanan dokumen arsip kurang

layak

Gambar 2.1 Analisis Fishbone Isu Prioritas

(36)

Setelah dilakukan analisis penyebab terhadap isu prioritas dengan menggunakan Fishbone diagram, diperoleh penyebab- penyebab prioritas yang perlu diselesaikan, yaitu:

1. Man : Kurangnya kesadaran akan pentingnya penataan dan penyimpanan arsip yang baik

2. Material : Arsip dokumen SPJ keuangan belum tertata dengan baik dan benar.

3. Method : Belum ada alur penyimpanan dokumen arsip SPJ keuangan dan belum adanya proses digitalisasi 4. Milieu : Lokasi penyimpanan arsip dokumen SPJ keuangan

kurang aman.

D. Dampak Isu Bila Tidak Diselesaikan

Belum optimalnya pengarsipan dokumen SPJ keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo Kabupaten Purworejo merupakan isu krusial yang harus segera diselesaikan karena pentingnya arsip dokumen keuangan yang berfungsi sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan pada organisasi dan dapat digunakan sebagai alat untuk melakukan perencanaan, perumusan kebijakan untuk tahun-tahun selanjutnya serta digunakan pula sebagai bahan bukti untuk dilakukan pemeriksaan/ audit keuangan oleh pejabat yang berwenang.

Apabila isu utama tersebut tidak segera ditangani dengan baik maka memungkinkan resiko kehilangan atau kerusakan dokumen arsip SPJ keuangan serta tidak ada cadangan penyimpanan dokumen arsip apabila terjadi force majeure seperti kebakaran atau bencana alam.

(37)

E. Gagasan Pemecah Isu

Dari hasil analisis penyebab isu, ditetapkan isu yang dipilih dan ditindaklanjuti dengan rencana kegiatan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu tersebut. Gagasan kegiatan yang dipilih untuk memecahkan isu yang diprioritaskan yaitu belum optimalnya pengarsipan dokumen SPJ keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo, maka diperoleh gagasan pemecahan isu yaitu:

Penggunaan Google Drive dalam pengarsipan SPJ untuk memudahkan pemeriksaan dokumen keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo Kabupaten Purworejo.

Berdasarkan analisis akar penyebab mengacu Diagram Fishbone, maka penulis menyusun gagasan pada laporan akutualisasi, sebagai berikut :

Tabel 2.4 Gagasan Pemecahan Isu

No. Gagasan Pemecahan Isu Tahapan Kegiatan 1. Membuat rencana dan alur

penggunaan Google Drive dalam pengarsipan dokumen SPJ Menyelesaikan penyebab belum adanya alur penyimpanan SPJ keuangan

a. Memohon izin dengan atasan mengenai rencana penggunaan Google Drive dalam pengarsipan dokumen SPJ

b. Mencari referensi mengenai cara penggunaan Google Drive dalam mengelola arsip dokumen SPJ c. Membuat alur proses digitalisasi

arsip dokumen SPJ keuangan menggunakan Google Drive d. Membuat laporan kegiatan

kepada atasan

(38)

2. Melakukan penataan arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy

Menyelesaikan penyebab Arsip dokumen SPJ Keuangan belum tertata dengan baik

a. Memohon izin dengan atasan terkait kegiatan yang akan dilakukan

b. Menyiapkan seluruh arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy

c. Melakukan pengelompokan atau pengklasifikasian berdasarkan dengan jenis kegiatan dan tanggal bukti pengeluaran

d. Mengarsipkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam satu file per bulan

e. Membuat laporan kegiatan kepada atasan

3. Menerapkan penggunaan Google Drive dalam pengarsipan dokumen Menyelesaikan penyebab belum adanya pengarsipan digital

b. Menyiapkan seluruh dokumen yang sudah di kelompokkan berdasarkan bulan

c. Melakukan scanning atau

pemindaian dari yang berbentuk hard copy menjadi soft copy d. Membuat folder berdasarkan

bulan pada akun Google Drive e. Mengunggah atau mengupload

soft copy dokumen SPJ keuangan yang telah di scan ke dalam folder yang sudah di buat di Google Drive

e. Membuat laporan kegiatan kepada atasan

4. Membuat manual book penggunaan Google Drive untuk pengarsipan dokumen

b. Mencari referensi design manual book penggunaan Google Drive untuk pengarsipan dokumen c. Menyusun manual book

penggunaan Google Drive untuk pengarsipan dokumen

d. Membuat laporan kegiatan kepada atasan

(39)

5. Sosialisasi penggunaan Google Drive untuk pengarsipan dokumen

Menyelesaikan penyebab kurangnye kesadaran akan pentingnya arsip dokumen SPJ keuangan yang baik

b. Koordinasi dengan bendahara pengeluaran terkait jadwal pelaksanaan sosialisasi

c. Melakukan sosialisasi mengenai alur pengarsipan secara digital dan penggunaan Google Drive sebagai back up arsip dokumen SPJ keuangan ke bendahara pengeluaran

6. Melakukan monitoring dan evaluasi

kegiatan penggunaan Google Drive a. Memohon izin dengan atasan terkait kegiatan yang akan dilakukan

b. Melakukan pemeriksaan ulang terhadap dokumen yang sudah terupload di Google Drive b. Memastikan dokumen yang

terupload sudah sesuai dengan pengelompokan di folder masing- masing

c. Membuat laporan evaluasi kegiatan pengarsipan digital tersebut kepada atasan

(40)

F. Rancangan akutualisasi dan Habituasi

Berdasarkan hasil identifikasi isu dan gagasan pemecahan isu yang telah dilakukan di atas, maka untuk melaksanakan gagasan pemecahan isu disusun rancangan akutualisasi dan habituasi yaitu sebagai berikut:

Unit Kerja : Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo Tupoksi yang

sesuai dengan RA

: Memverifikasi laporan SPJ

Identifikasi Isu ^: 1. Belum adanya lembar kontrol persediaan barang habis pakai di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

2. Belum optimalnya Pengarsipan dokumen SPJ keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo

Isu yang diangkat : Belum optimalnya pengarsipan dokumen SPJ keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo Kabupaten Purworejo

Penyebab Isu Prioritas

: 1. Dokumen arsip SPJ keuangan belum tertata dengan baik ( MATERIAL)

2. Kurangnya kesadaran pentingnya dokuemn arsip SPJ keuangan yang baik (MAN)

3. Tempat penyimpanan dokumen arsip SPJ kurang aman (MILIEU/ENVIRONTMENT)

s

4. Belum ada proses digitalisasi dokumen arsip SPJ keuangan (METHOD)

(41)

Gagasan pemecahan isu

: Penggunaan Google Drive dalam pengarsipan SPJ untuk memudahkan pemeriksaan dokumen keuangan di Kelurahan Bayem Kecamatan Kutoarjo Kabupaten Purworejo

Terdiri dari 5 (lima) kegiatan, yaitu:

1. Membuat rencana penggunaan Google Drive dalam pengarsipan dokumen SPJ, menyelesaikan penyebab tempat penyimpanan dokumen arsip SPJ keuangan kurang aman (MILIEU/ENVIRONTMENT)

2. Melakukan penataan arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy menyelesaikan penyebab dokumen arsip SPJ keuangan belum tertata dengan baik ( MATERIAL)

3. Menerapkan penggunaan Google Drive dalam pengarsipan dokumen SPJ keuangan menyelesaikan penyebab belum adanya pengarsipan digital (METHOD)

4. Sosialisasi penggunaan Google Drive untuk pengarsipan dokumen menyelesaikan penyebab kurangnye kesadaran akan pentingnya arsip dokumen SPJ keuangan yang baik ( MAN)

5. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan penggunaan Google Drive dalam pengarsipan dokumen SPJ keuangan

(42)

Tabel 2.5 Matriks Rancangan akutualisasi

No Kegiatan Tahapan

Kegiatan

Output/ Hasil Kegiatan

Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

Kontribusi terhadap Visi Misi Organisasi

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1. Membuat

rencana dan alur penggunaan Google Drive dalam

pengarsipan dokumen SPJ

Sumber: Inovasi

Alur penggunaan Google Drive dalam

Manajemen ASN : Saya membuat alur penggunaan Google Drive dalam pengarsipan dokumen SPJ sesuai dengan masukan dan perintah atasa yang tidak bertentangan dengan ketenutuan perundang-undangan dan etika pemerintah (Kode Etik dan Perilaku ASN No.5) Smart ASN:

Saya membuat alur penggunaan Google Drive dalam pengarsipan SPJ dengan

menggunakan Microsoft word sebagai wujud digital smart ASN yaitu Digital Skill

Tersedianya alur penggunaan Google Drive dalam

pengarsipan

dokumen SPJ akan memberikan

kontribusi terhadap visi: “Purworejo Berdaya Saing 2025”. Dan misi Meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung

kemajuan teknologi informasi

Tersedianya alur proses penggunaan Google Drive dalam pengarsipan

dokumen SPJ menguatkan nilai organisasi

profesionalisme.

Profesionalisme yaitu alur proses penggunaan Google Drive dalam

pengarsipan dokumen SPJ digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas pengarsipan

(43)

No Kegiatan Tahapan Kegiatan

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi a. Memohon izin

dengan atasan mengenai rencana penggunaan Google Drive dalam

Persetujuan atasan terkait penggunaan Google Drive dalam

Berorientasi Pelayanan :

Saya memohon izin kepada atasan terkait penggunaan Google Drive dalam

pengarsipan dokumen SPJ dengan sikap yang ramah Kolaboratif :

pengarsipan dokumen SPJ merupakan kesediaan bekerjasama

Loyal : Nasionalisme sila ke 4

Saya berkonsultasi dengan atasan terkait rencana kegiatan

(44)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi yang akan

dilaksanakan dengan musyawarah

Harmonis:

Saya menerima masukan dari mentor sebagai bentuk menghargai perbedaan b. Mencari

referensi mengenai cara penggunaan Google Drive dalam

mengelola arsip dokumen SPJ

Adanya referensi mengenai

penggunaan Google Drive untuk proses digitalisasi

pengelolaan arsip dokumen SPJ

Akuntabel:

Saya menggunakan fasilitas instansi yaitu internet secara bertanggung

jawab untuk mencari referensi mengenai cara penggunaan Google Drive

Kompeten:

Saya mencari

referensi penggunaan Google Drive secara

(45)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi maksimal agar dapat

melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik

Berorientasi Pelayanan : Saya mencari

referensi penggunaan Google Drive dengan cekatan

c. Membuat alur proses

digitalisasi arsip dokumen SPJ keuangan menggunakan Google Drive

Alur proses digitalisasi arsip dokumen SPJ keuangan menggunakan Google Drive

Adaptif :

Saya membuat alur proses digitalisasi arsip dokumen SPJ keuangan

menggunakan Google Drive merupakan suatu bentuk berpikir kreatif untuk menciptakan inovasi

(46)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi Berorientasi

Pelayanan:

Saya membuat alur proses digitalisasi arsip dokumen SPJ untuk meningkatkan kualitas kinerja Akuntabel:

Saya membuat alur proses digitalisasi arsip dokumen SPJ keuangan dengan cermat

Lembar laporan kegiatan

Akuntabel : Saya membuat laporan dengan jujur dan cermat

2. Melakukan penataan arsip dokumen SPJ keuangan yang

Arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy tertata secara rapi

Manajemen ASN : Saya dalam

menyusun arsip yang berbentuk hardcopy melaksanakan

Arsip dokumen SPJ yang berbentuk hardcopy tertata dengan benar dan sesuai akan

Arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy tertata secara rapi

(47)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi berbentuk

hardcopy

Sumber : Tugas pokok & SKP

dan sesuai dengan cermat dan disiplin (Kode Etik dan Perilaku ASN No.5)

Smart ASN :

Saya menyusun arsip dokumen SPJ

keuangan yang berbentuk hardcopy agar tertata secara rapi dan sesuai sebagai wujud digital smart ASN yaitu Digital culture

memberikan

dan sesuai menguatkan nilai organisasi

akuntabel.

Dalam

melaksanakan penataan arsip hardcopy dokumen SPJ dapat di

pertanggungjawabk an baik segi proses maupun hasil

a. Memohon izin dengan

atasanterkait kegiatan yang akan dilakukan

Persetujuan dari atasan

Saya memohon izin kepada atasan terkait kegiatan yang akan dilaksanakan dengan sikap yang ramah

(48)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi Kolaboratif :

Saya berkonsultasi dengan atasan terkait rencana kegiatan yang akan

Harmonis:

Saya menerima masukan dari mentor sebagai bentuk menghargai perbedaan

(49)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi b. Menyiapkan

seluruh arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy

Arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy

Akuntabel:

Saya bertanggung jawab terhadap arsip dokumen SPJ

keuangan

c. Melakukan pengelompoka n atau

pengklasifikasi an

berdasarkan dengan jenis kegiatan dan tanggal bukti pengeluaran

Arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy tertata berdasarkan jenis kegiatan dan berurutan sesuai tanggal transaksi

Akuntabel:

Saya melakukan pengklasifikasian dan pengurutan arsip secara

cermat dan tepat agar dapat

memberikan

informasi yang sesuai Berorientasi

Pelayanan : Saya melakukan penataan arsip dokumen SPJ untuk meningkatkan kualitas kinerja

(50)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi d. Mengarsipkan

bukti

pengeluaran tersebut ke dalam satu file per bulan

File berdasarkan bulan arsip dokumen SPJ keuangan yang berbentuk hardcopy

Kompeten : Saya melakukan penataan ulang arsip hard copy sebagai bentuk kepedulian agar arsip terpelihara dengan baik

Adaptif :

Saya membuat file perbulan untuk pengelompokan dokumen arsip harus berfikir kreatif

menciptakan inovasi Akuntabel :

Saya membuat file berdasarkan bulan merupakan bentuk transparansi e. Membuat

laporan kegiatan

Akuntabel : Saya membuat laporan dengan jujur

(51)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi kepada

atasan

dan cermat 3. Menerapkan

penggunaan Google Drive dalam

pengarsipan dokumen SPJ Sumber : Inovasi

Dokumen SPJ keuangan terarsip secara digital

menggunakan Google Drive

Manajemen ASN : Dalam mengarsipan dokumen SPJ Keuangan dilakukan dengan jujur,

bertanggungjawab, dan berintegritas tinggi (Kode Etik dan Perilaku ASN No.1) Smart ASN : Mengarsipkan dokumen SPJ keuangan secara digital menggunakan Google Drive sebagai wujud digital smart ASN yaitu Digital skill

Dokumen SPJ keuangan terarsip secara digital menggunakan Google Drive akan memberikan

Dokumen SPJ keuangan terarsip secara digital menggunakan Google Drive menguatkan nilai profesionalisme.

Profesionalisme yaitu penggunaan Google Drive dalam pengarsipan

dokumen SPJ dapat mempermudah kinerja bendahara pengeluaran pembantu.

Saya memohon izin kepada atasan terkait kegiatan yang akan

(52)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi dilaksanakan dengan

sikap yang ramah Kolaboratif :

Saya berkonsultasi dengan atasan terkait kegiatan yang akan dilaksanakan dengan musyawarah

Harmonis:

Saya menerima masukan dari mentor sebagai bentuk

(53)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi menghargai

perbedaan b. Menyiapkan

seluruh

dokumen yang sudah di kelompokkan berdasarkan bulan

Dokumen arsip yang sudah tertata rapi dan berurutan

Akuntabel :

Saya bertanggung jawab terhadap hardcopy arsip dokumen SPJ keuangan yang sudah tersusun rapi c. Melakukan

scanning atau pemindaian dari yang berbentuk hard copy menjadi soft copy

Softcopy dokumen SPJ

Akuntabel :

Saya menggunakan fasilitas instansi yaitu mesin scan secara bertanggung jawab

Adaptif:

Saya memindah dokumen hardcopy menjadi bentuk softcopy merupakan suatu inovasi

(54)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi Berorientasi

Pelayanan:

Saya memindai dokumen dengan benar, jelas dan dapat diandalkan d. Membuat folder

berdasarkan bulan pada akun Google Drive

Folder

penyimpanan arsip di Google Drive

Adaptif :

Saya membuat folder pada Google Drive merupakan kegiatan berinovasi

Akuntabel : Saya membuat file berdasarkan bulan transaksi merupakan bentuk transparansi e. Mengunggah

atau

mengupload soft copy dokumen SPJ keuangan

Dokumen arsip SPJ Keuangan terunggah pada masing-masing folder di Google Drive

Berorientasi Pelayanan:

Saya mengunggah soft copy secara cekatan di masing- masing folder

(55)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi yang telah di

scan ke dalam folder yang sudah di buat di Google Drive

Kompeten :

Saya mengunggah soft copy secara teratur dan tepat di masing-masing folder merupakan upaya melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik

Akuntabel:

Saya mengunggah soft copy secara cermat

f. Membuat laporan kegiatan kepada atasan

4. Membuat manual book penggunaan Google Drive untuk

Manual book penggunaan Google Drive untuk

pengarsipan

Manajemen ASN : Saya dalam membuat manual book

penggunaan Google Drive untuk

Adanya Manual book penggunaan Google Drive untuk pengarsipan akan memberikan

Adanya Manual book penggunaan Google Drive untuk pengarsipan

menguatkan nilai

(56)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi pengarsipan

dokumen

Sumber : Inovasi

dokumen pengarsipan dokumen saya melaksanakan dengan cermat dan disiplin (Kode Etik dan Perilaku ASN No.5)

Smart ASN :

Saya dalam membuat manual book

pengarsipan dokumen sebagai wujud dari digital skill

profesionalisme.

Profesionalisme yaitu dengan adanya Manual book penggunaan Google Drive untuk pengarsipan dapat mempermudah kinerja pemahaman terkait

penggunaannya.

a. Memohon izin dengan

atasan terkait kegiatan yang akan

dilakukan

Saya memohon izin kepada atasan terkait kegiatan yang akan dilaksanakan dengan sikap yang ramah

(57)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi Kolaboratif :

Saya berdiskusi dengan atasan terkait rencana kegiatan yang akan

dilaksanakan dengan cara musyawarah Harmonis:

(58)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi b. Mencari

referensi design manual book penggunaan Google Drive untuk

pengarsipan dokumen

Design manual book

penggunaan Google Drive untuk

pengarsipan dokumen

Akuntabel:

Saya menggunakan fasilitas instansi yaitu internet secara bertanggung

jawab untuk mencari referensi design manual book

pengarsipan dokumen Berorientasi Pelayanan : Saya mencari referensi design manual book

pengarsipan dokumen dengan cekatan

(59)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi c. Menyusun

manual book penggunaan Google Drive untuk

pengarsipan dokumen

Manual book penggunaan Google Drive untuk

pengarsipan dokumen

Adaptif : Saya membuat Manual book

pengarsipan

dokumen merupakan suatu bentuk

berpikir kreatif d. Membuat

laporan kegiatan kepada atasan

5. Sosialisasi penggunaan Google Drive untuk

pengarsipan dokumen

Sumber : Tugas atasan

Pemahaman mengenai penggunaan Google Drive untuk

Manajemen ASN : Saya melakukan sosisalisasi

dilaksanakan dengan sikap hormat,

sopan, dan tanpa tekanan (Kode Etik dan Perilaku ASN No.3)

Sosialisasi

pengarsipan

dokumen SPJ akan memberikan

kontribusi terhadap visi: “Purworejo Berdaya Saing 2025”. Dan misi

Sosialisasi

pengarsipan dokumen SPJ menguatkan nilai oragnisasi

melayani.

Melayani adalah

(60)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi Smart ASN :

Saya melakukan sosialisasi ke bendahara

pengeluaran pembatu mengenai

pengarsipan dokumen SPJ sebagai wujud digital smart ASN yaitu melaksanakan tugas dengan hospitality (sikap ramah)

Meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung

membantu memberikan

pemahaman terkait dengan

penggunaan Google Drive sebagai

sarana pengarsipan digital.

Saya memohon izin kepada atasan terkait kegiatan yang akan dilaksanakan dengan sikap yang ramah Kolaboratif :

Saya memohon izin

(61)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi kepada atasan terkait

penggunaan Google Drive dalam

Saya berkonsultasi dengan atasan terkait rencana kegiatan yang akan

dilaksanakan dengan cara musyawarah Harmonis:

(62)

Penguatan Nilai-Nilai Organisasi b. Koordinasi

dengan bendahara pengeluaran terkait jadwal pelaksanaan sosialisasi

Jadwal pelaksanaan sosialisasi penggunaan

a. Loyal: Nasionalisme Sila 4

Saya berkonsultasi dengan bendahara pengeluaran terkait rencana kegiatan yang akan

b.

Akuntabel :

Saya bertanggung jawab membuat jadwal sosialisasi Harmonis:

Saya bersedia

menyesuaikan jadwal dengan bendahara agar tidak

bertabrakan dengan kegiatan bendahara pada saat itu sebagai bentuk menghargai