Laporan Pertanggung Jawaban Kabinet Prabaswara Sekretaris Eksternal
Nama Program Pendataan Surat
Bentuk Kegiatan Pendataan di Ms.Excel
Latar Belakang Pengelolaan surat merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi. Melalui surat setiap bagian dari organisasi baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi melakukan komunikasi. Surat yang terdapat pada organisasi tersebut berupa surat masuk dan surat keluar. Berbagai informasi penting mengenai kegiatan organisasi disampaikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan melalui surat. Diperlukan juga pendataan nomor surat supaya arsip organisasi dapat terorganisir dan tidak double.
Tujuan Program Supaya surat yang keluar dapat terorganisir dan terdata dengan baik, serta untuk pengarsipan dan bukti seluruh surat yang telah dibuat dari DEM untuk pihak eksternal.
Deskripsi Kegiatan Membuat pendataan surat yang sudah keluar di eksternal menggunakan MS.Excel
Waktu Pelaksanaan Selama Periode Berlangsung Indikator Keberhasilan Terdata dengan baik
Objek Sasaran Staff Eksternal
Penanggung Jawab / Koordinator
Ayu Ismiatul Umamah
Instrumen yang Dibutuhkan Ms.Excel
Divisi Lain yang Dilibatkan Departemen di bawah Eksternal
Evaluasi Program Kerja Kendala : Saran :
LAMPIRAN :
No Nomor Surat Keperluan Tertuju Waktu Pembuatan Keterangan
1 001/EKS/DEM/VI/2023 Surat Tugas Dosen Pembimbing Lapangan KKN 18 Juni 2023 Rifa Jauhar 2 002/EKS/DEM/VI/2023 Permohonan Pembicara M. Ficky Haris Ardiansyah 23 juli Sarasehan Talk
3 003/EKS/DEM/V/2023 Aktif Organisasi - 23 Juli 2023 Ayu Ismiatul Umamah
4 004/EKS/DEM/V/2023 Aktif Organisasi - 23 Juli 2023 Muhamad Rizki Rasyidin
5 005/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Pembicara Dhita Pratama Putra 10 Agustus 2023 Sarasehan Talk 6 006/VEFEST/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Kerjasama Kepala Sekolah SMAN 1 KALASAN 14 Agustus 2023 Ve-Fest 7 008/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi BEM KM UPN "Veteran" Yogykarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 8 009/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi BEM FTM UPN "Veteran" Yogykarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 9 010/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi BEM FTI UPN "Veteran" Yogykarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 10 011/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi BEM FISIP UPN "Veteran" Yogykarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 11 012/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2024 Permohonan Publikasi BEM FEB UPN "Veteran" Yogykarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 12 013/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2024 Permohonan Publikasi BEM FP UPN "Veteran" Yogykarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 13 014/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2025 Permohonan Publikasi HMTG "Veteran" Yogykarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 14 015/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2025 Permohonan Publikasi HMTA UPN "Veteran" Yogykarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 15 016/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMTM UPN "Veteran" Yogyakarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 16 017/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMTL UPN "Veteran" Yogyakarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 17 018/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMTGF UPN "Veteran" Yogyakarta 22 Agustus 2023 Oprec DEM 18 019/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMJ TEKNIK GEOMATIKA 22 Agustus 2023 Oprec DEM 19 020/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMPS METALURGI 22 Agustus 2023 Oprec DEM 20 021/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM D3 TEKKIM 22 Agustus 2023 Oprec DEM 21 022/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM S1 TEKKIM 22 Agustus 2023 Oprec DEM 22 023/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMJ TEKDUS 22 Agustus 2023 Oprec DEM 23 024/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMPS TI 22 Agustus 2023 Oprec DEM 24 025/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMJ SI 22 Agustus 2023 Oprec DEM 25 026/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM HUMAS 22 Agustus 2023 Oprec DEM 26 027/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM ILKOM 22 Agustus 2023 Oprec DEM 27 028/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM ADBIS 22 Agustus 2023 Oprec DEM 28 029/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM HI 22 Agustus 2023 Oprec DEM 29 030/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM AKUTANSI 22 Agustus 2023 Oprec DEM 30 031/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM EKONOMI PERTAMBANGAN 22 Agustus 2023 Oprec DEM 31 032/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM MANAJEMEN 22 Agustus 2023 Oprec DEM 32 033/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM AGRIBISNIS 22 Agustus 2023 Oprec DEM 33 034/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HMPS AGROTEKNOLOGI 22 Agustus 2023 Oprec DEM 34 035/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Publikasi HM ILMU TANAH 22 Agustus 2023 Oprec DEM
35 036/SRT/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 SERTIFIKAT - 22 Agustus 2023 MEDPUB
36 036/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Pembicara Rico Michel Litaay 29 Agustus 2023 Sapa Alumni 37 037/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Pembicara Ahmad Azkal Azkiya 29 Agustus 2023 Sapa Alumni 38 038/SPm/EKS/DEMUPNVY/VIII/2023 Permohonan Pembicara Thabed Tholid Baladraf 2-Sep-23 Sarasehan Talk
39 039/SRT/EKS/DEMUPNVY/IX/2023 SERTIFIKAT - - MEDPUB
40 040/SRT/EKS/DEMUPNVY/IX/2023 SERTIFIKAT - - MEDPUB
41 041/SRT/EKS/DEMUPNVY/IX/2023 SERTIFIKAT - - MEDPUB
42 042/SRT/EKS/DEMUPNVY/IX/2023 SERTIFIKAT - - MEDPUB
43 043/SPp/EKS/DEMUPNVY/X/2023 Peminjaman Ruangan Kepala Laboratorium Fotografi FISIP 14 Oktober 2023 Foto Studio 44 045/SPp/EKS/DEMUPNVY/XII/2023 Peminjaman Kendaraan Kabag Binwa UPNVY 7-Nov-23 Visit Company 45 046/SR/EKS/DEMUPNVY/XII/2023 Surat Rekomendasi - 21 Desember 2023 Krisnawati Simanjuntak
Nama Program Surat Eksternal
Bentuk Kegiatan Pembuatan surat di Ms. Word
Latar Belakang Surat merupakan salah satu sarana dalam berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak terhadap pihak lain. Adapun informasi yang disampaikan melalui surat dapat berbentuk pemberitahuan, pernyataan, perintah, atau laporan. Dalam suatu organisasi dalam melakukan kegiatan tidak terlepas dari surat menyurat atau korespondensi. Pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan dalam organisasi yang dapat membantu kelancaran dalam bidang administrasi.
Tujuan Program Untuk mengetahui isi atau kegiatan khusus yang diajukan dari surat-surat tersebut yang masuk ke dalam pihak eksternal serta untuk pengarsipan organisasi
Deskripsi Kegiatan Membuat surat menggunakan Ms.Word untuk kegiatan tertentu dan ditunjukkan ke pihak eksternal
Waktu Pelaksanaan Selama Periode Berlangsung Indikator Keberhasilan Surat dapat tersalurkan dengan baik Objek Sasaran Departemen di bawah Eksternal
Penanggung Jawab / Koordinator
Ayu Ismiatul Umamah
Instrumen yang Dibutuhkan Ms. Word
Divisi Lain yang Dilibatkan Departemen di bawah Eksternal
Evaluasi Program Kerja Kendala : Permintaan pembuatan surat tidak sesuai SOP Saran : Diharapkan pengajuan permintaan surat dan nomor
surat tidak mendadak (sesuai SOP)
Lampiran :
Nama Program Proposal Eksternal
Bentuk Kegiatan Pembuatan Proposal untuk Grand Launching
Latar Belakang Sebelum melakukan suatu acara dibutuhkan detail mengenai rencana dan tujuan kegiatan secara jelas dan detail. Maka dari itu dibutuhkan sebuah proposal yang memuat mengenai latar belakang kegiatan, tujuan, waktu serta dana yang dibutuhkan
Tujuan Program untuk menjelaskan rencana dan tujuan suatu kegiatan secara jelas dan detail
Deskripsi Kegiatan Membuat proposal kegiatan yang akan dilakukan pada Ms.Word
Waktu Pelaksanaan Selama Periode Berlangsung
Indikator Keberhasilan Proposal dapat diajukan dan kegiatan dapat dilaksanakan Objek Sasaran Departemen di bawah Eksternal
Penanggung Jawab / Koordinator
Ayu Ismiatul Umamah
Instrumen yang Dibutuhkan Ms. Word
Divisi Lain yang Dilibatkan Departemen di bawah Eksternal
Evaluasi Program Kerja Kendala : Waktu Pembuatan Proposal masih belum jelas mengenai mekanisme dan snk nya.
Saran : Sewaktu mengajukan pembuatan proposal, sebaiknya
sudahn mengetahui mekanisme pengajuan proposal
beserta syarat dan ketentuannya
Lampiran :
Nama Program Notulensi
Bentuk Kegiatan Pembuatan sura
Latar Belakang Rapat telah menjadi salah satu aktifitas yang dilakukan dalam lingkungan sebuah organisasi ataupun indvidu. Dalam mengelola rapat tentunya diperlukan beberapa aspek keberhasilan pelaksanaan rapat diantaranya peserta rapat, agenda rapat, hasil rapat dan seorang notulen. Adapun hasil yang didapatkan dalam rapat yaitu berupa keputusan yang akan menjadi tujuan penyelesaian sebuah permasalahan ataupun menjadi tujuan visi dan misi organisasi atau individu.
Tujuan Program Sebagai dokumen untuk pengarsipan dan Sebagai alat bukti terlaksananya rapat.
Deskripsi Kegiatan Pencatatan mengenai jalannya suatu rapat atau persidangan serta yang hal yang dibahas dan diputuskan.
Waktu Pelaksanaan Selama Periode Berlangsung
Indikator Keberhasilan Diskusi dan keputusan dapat tercatat dengan baik
Objek Sasaran BPH DEM
Penanggung Jawab / Koordinator
Ayu Ismiatul Umamah
Instrumen yang Dibutuhkan Ms. Word
Divisi Lain yang Dilibatkan Seluruh Departemen
Evaluasi Program Kerja Kendala : Ada beberapa kata yang tidak tercatat dengan baik,
dikarenakan terdapat pembicaraan yang
bertabrakan, terlalu cepat dan tidak jelas
Saran : Anggota rapat bisa berbicara dengan jelas dan bergantian dalam menyampaikan pendapat
Lampiran :
