PENDAHULUAN
Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Ruang Lingkup Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
- Tujuan Umum
- Tujuan Khusus
Manfaat Praktik Kerja Lapangan (PKL)
- Bagi Mahasiswa
- Bagi UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
TINJAUAN PUSTAKA
- Ilmu Komunikasi
- Definisi Komunikasi
- Fungsi Komunikasi
- Hubungan Masyarakat
- Humas Pemerintahan
- Tugas Humas Pemerintahan
- Peranan Humas Pemerintahan
- Komunikasi Persuasif
- Sosialisasi
- Akta Kelahiran
Seorang humas yang berpengalaman dan berkualifikasi tinggi dapat membantu menemukan solusi dalam menyelesaikan permasalahan dalam hubungan antara organisasi dan publiknya. Humas berperan sebagai komunikator atau mediator, membantu manajemen organisasi mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan masyarakat. Artinya seorang humas memfasilitasi komunikasi antara manajemen atau masyarakat dalam hal menyampaikan pendapat, keluhan atau lainnya.
Seorang humas harus mampu menggunakan teknik komunikasi yang efektif ketika menjelaskan keinginan dan harapan organisasi kepada publik, sehingga tercipta hubungan saling pengertian, percaya, hormat, dukungan dan toleransi kedua belah pihak. Selain itu, humas juga dapat berperan sebagai poros antara manajemen dengan publik internal dan eksternal. Misalnya, ketika suatu masalah muncul, seorang profesional PR membantu manajemen organisasi menciptakan opini publik dan dapat menjelaskan serta menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publik sehingga masalah tersebut dapat cepat terselesaikan. .
Selain itu, seorang humas dapat mengambil keputusan sebagai mediator ketika keputusan diambil secara tidak memihak kepada pimpinan dan masyarakat. Oleh karena itu, seorang Humas harus mampu membentuk tim yang dikoordinasikan oleh Humas dengan melibatkan berbagai departemen dan keahlian dalam satu tim khusus untuk membantu mengatasi segala permasalahan yang terjadi dalam organisasi. Seorang humas sebagai teknisi komunikasi berperan sebagai jurnalis dan hanya memberikan layanan teknis komunikasi atau yang lebih dikenal dengan metode komunikasi.
Tugas seorang humas yang bertindak sebagai teknisi komunikasi adalah menulis rilis berita, menulis jurnal rumah, mengembangkan konten web, menangani kontak media, dan terlibat dengan banyak publik dalam organisasi.
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
- Profil UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
- Logo UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
- Struktur Organisasi UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab
- Tugas Pokok dan Fungsi Unsur Organisasi UPT V Dinas Kependudukan dan
Pemindaian arsip akta kelahiran dilakukan untuk melindungi data masyarakat agar tidak hilang dan disimpan di UPT V Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Hal serupa juga dilakukan Humas UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dalam proses sosialisasi akta kelahiran kepada masyarakat. UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor harus mampu menjelaskan kepada masyarakat mengenai pengertian akta kelahiran.
Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor juga dituntut mampu menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam sosialisasi akta kelahiran kepada masyarakat. Permasalahan ini disikapi dengan baik oleh Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor. Petugas Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sebagai jurnalis bertugas menyebarkan informasi tentang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor juga mengundang rekanan media lokal untuk meliput kegiatan yang dilakukan UPT V terkait sosialisasi pembuatan akta kelahiran kepada masyarakat. Peran fasilitator komunikasi dilakukan oleh Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dengan menjembatani instansi dan masyarakat. Peran teknisi komunikasi ditangani oleh UPT Humas V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dengan melakukan sosialisasi pentingnya akta kelahiran kepada rekan-rekan pers setempat.
Kendala yang ditemui dalam proses sosialisasi akta kelahiran yang dilakukan oleh Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor adalah kendala internal dan eksternal.
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Bentuk kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Pada layanan registrasi KIA, penulis meminta fotokopi kartu keluarga, fotokopi akta kelahiran pemohon, E-KTP orang tua dan 2 lembar pas foto ukuran 4X6. Penulis telah memindai arsip akta kelahiran yang dikirim dari kecamatan yang berada di bawah naungan UPT V Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yaitu Kecamatan Ciawi, Caringin, Megamendung dan Cisarua. Untuk pembuatan akta kelahiran dan akta kematian, penulis menyediakan formulir yang harus diisi oleh pelapor beserta persyaratan yang harus dibawa oleh pelapor, seperti fotokopi E-KTP, fotokopi Kartu Keluarga, dan fotokopi Kartu Keluarga. fotokopi Buku Nikah (kalau ada) ada), sedangkan untuk KIA penulis hanya menginformasikan kepada masyarakat bahwa pendirian KIA akan memberitahukan untuk membawa persyaratan seperti fotokopi E-KTP kedua orang tua, fotokopi akta kelahiran dan fotokopi kartu keluarga.
Pelayanan ini dilakukan di loket pendaftaran Akta Kelahiran atau salah satu loket layanan setiap hari Senin sampai Jumat mulai pukul 08.00 WIB hingga 15.00 WIB. Dalam pembuatan Akta Kelahiran, penulis meminta formulir yang diisi oleh masyarakat dan persyaratan yang dibawa oleh pelapor, setelah itu penulis akan memverifikasi terlebih dahulu keaslian dan kebenaran data yang diberikan oleh pelapor. Apabila data yang diberikan oleh pelapor memenuhi syarat, maka Akta Kelahiran akan segera dicetak oleh petugas dan pelapor hanya tinggal menunggu saja karena Akta Kelahiran akan siap diambil oleh pelapor pada hari yang sama. pelapor tidak memenuhi syarat maka pelapor harus melakukan pendataan -data hilang atau yang biasa terjadi beda nama maka pelapor harus ke kecamatan atau ke pusat terlebih dahulu yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Cibinong.
Untuk pembuatan Akta Kematian tinggal di counter yang sama yaitu counter Akta Kelahiran atau counter satu. Penulis akan menjelaskan kepada masyarakat informasi tentang pentingnya pembuatan akta kelahiran dan syarat-syarat pembuatan akta kelahiran. Penulis melakukan pendekatan kepada masyarakat dengan menjelaskan manfaat pembuatan akta kelahiran dan kini telah dipermudah dengan layanan satu hari yang dibuat oleh Departemen Kependudukan dan Urusan Kependudukan.
Yang harus dikirimkan masyarakat untuk KIA adalah nama anak dan NIK, sedangkan untuk akta kelahiran dan akta kematian mengirimkan nama pelapor dan NIK.
Prosedur Kerja Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sehingga masyarakat tidak perlu menunggu berhari-hari untuk mendapatkan akta kelahirannya. Penulis bertugas untuk menanggapi pesan yang dikirimkan masyarakat untuk mendapatkan nomor antrian melalui pesan WhatsApp. Setelah satu minggu praktek lapangan, ada kebijakan baru dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yaitu akan melakukan pendaftaran secara online melalui WhatsApp di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan seluruh UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Saat masyarakat mengirimkan permintaan, pelapor akan memberikan nomor antrian dan waktu yang ditentukan untuk tiba di UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Ciawi, Kabupaten Bogor. Dalam melaksanakan kegiatan PKL di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bogor, penulis wajib berpenampilan rapi dan sopan, dan pada hari Kamis penulis dan seluruh pegawai menggunakan pakaian Batik sesuai dengan peraturan Pemerintah Kabupaten Bogor.
Kendala Kerja dan Penyelesaian Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
- Kendala Kerja
- Penyelesaian
Apabila ada kepala dinas baru, maka pembentukan KIA akan dibuka kembali di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan seluruh UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor. Oleh karena itu, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor mengubah sistem pembuatan akta kelahiran menjadi one day service atau satu (1) ulang tahun. Peran Humas sebagai fasilitator komunikasi pada UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dilakukan dengan cara melakukan sosialisasi kepada masyarakat tentang pentingnya akta kelahiran.
Humas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor juga harus bersedia membantu siapa pun yang datang ke kantor untuk menanyakan persyaratan yang diperlukan untuk membuat akta kelahiran. Humas biro ini akan berkoordinasi dengan Pusat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor serta Kepala UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor untuk memastikan dan mengupayakan penyelesaian atas setiap pengaduan yang diterima dari masyarakat. Namun ada kalanya proses komunikasi tersebut tidak berjalan lancar karena adanya beberapa kendala, seperti yang terjadi pada proses sosialisasi akta kelahiran yang dilakukan oleh Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor.
Kurangnya media yang dapat dimanfaatkan oleh Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor untuk melakukan sosialisasi karena di pusat yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor juga kekurangan media untuk melakukan sosialisasi. melakukan sosialisasi kepada masyarakat mengenai pentingnya pembuatan akta kelahiran. Setelah melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor selama satu setengah bulan terhitung tanggal 8 Januari 2021 – 19 Februari 2021, penulis mengamati peran Humas UPT V. Kependudukan dan Dinas Pencatatan Sipil. Folke- og Folkeregistreringsstensein Kabupaten Bogor harus menyediakan lebih banyak media yang dapat membantu proses sosialisasi, berupa brosur, spanduk, poster, dan lain-lain.
Sebaiknya media-media tersebut diteruskan ke UPT Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta berbagai kecamatan di Kabupaten Bogor. Hal ini akan memudahkan sosialisasi pentingnya akta kelahiran dan dapat memudahkan Unit Pelayanan Terpadu (UPT) dalam melakukan sosialisasi akta kelahiran dan kebijakan baru Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor. 30 Kamis, 18 Januari 2021 Scan arsip akta kelahiran kecamatan dan perpisahan petugas Dukcapil Kabupaten Bogor.
PEMBAHASAN
Peran Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatn Sipil Kab.Bogor dalam
Hambatan Pelayanan Humas UPT V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab
UPT V Humas berperan sebagai pemberi resep yang profesional dengan memberikan nasihat kepada para pimpinan cabang mengenai solusi terbaik saat ini dalam menangani pengaduan masyarakat. Peran selanjutnya, yaitu fasilitator proses penyelesaian masalah, dilakukan oleh UPT Humas V Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor berkoordinasi dengan Balai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dan Kepala UPT V Cabang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor untuk mengatasi permasalahan dan keluhan masyarakat. Pusat Pelayanan Kependudukan jarang menyediakan brosur yang ditujukan kepada masyarakat sebagai sarana informasi dan penyadaran.
Dengan memanfaatkan akun media sosial secara optimal, Anda dapat memberikan informasi terkini yang relevan bagi masyarakat Kabupaten Bogor. 1 Jumat, 8 Januari 2021 Staf UPT V Disdukcapil Kabupaten Bogor pengenalan dan sosialisasi sistem kerja di UPT V. 2 Senin, 11 Januari 2021 Bantuan pelayanan registrasi KIA 3 Selasa, 12 Januari 2021 Bantuan pelayanan registrasi KIA 4 Rabu , 13 Januari 2021 Bantuan layanan registrasi KIA.
5 Kamis, 14 Januari 2021 Pemindaian Arsip Akta Kelahiran dari Pengadilan Negeri 6 Jumat, 15 Januari 2021 Pemindaian Arsip Akta Kelahiran dari Pengadilan Negeri 7 Senin, 18 Januari 2021 Pemindaian Arsip Akta Kelahiran dari Pengadilan Negeri 8 Selasa , 19 Januari 2021 Membantu Pelayanan Pengumpulan KIA 9 Rabu 20 Januari 2021 Membantu Pelayanan Pengumpulan KIA 10 Kamis 21 Januari 2021 Membantu Pelayanan Pengumpulan KIA 11 Jumat 22 Januari 2021 WFH karena kantor sudah disemprot disinfektan 12 Senin 25 Januari 2021 Pemindaian Arsip Akta Kelahiran Kecamatan 13 Selasa 26 Januari 2021 Pemindaian Arsip Akta Kelahiran Kecamatan 14 Rabu 27 Januari 2021 Pemindaian Arsip Akta Kelahiran Kecamatan 15 Kamis 28 Januari , Layanan Informasi Bantuan 2021. 16 Jumat, 29 Januari 2021 Pendampingan Pelayanan Penerangan 17 Senin, 1 Februari 2021 Pendampingan Pelayanan Penerangan 18 Selasa, 2 Februari 2021 Pendampingan Pelayanan Akta Kelahiran 19 Rabu, 3 Februari 2021 Pendampingan Pelayanan Akta Kelahiran 20 Kamis, Februari 4 Tahun 2021 Membantu Pelayanan Akta Kelahiran. 21 Jumat, 5 Februari 2021 Sosialisasi Akta Kelahiran Kepada Masyarakat 22 Senin, 6 Februari 2021 Pindai Arsip Akta Kelahiran Kecamatan 23 Selasa, 7 Februari 2021 Pindai Arsip Akta Kelahiran Kecamatan 24 Rabu, 10 Februari 2021 Sub Pindai -Arsip Akta Kelahiran Kabupaten 25 Kamis, 11 Februari .
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Saran
