LANGONSARI
MATA KULIAH : PEMODELAN PROSES BISNIS (VSI2C3) DOSEN PENGAMPU : SISKA KOMALA SARI
KELAS : D3SI-45-03
ANGGOTA KELOMPOK : 1. GLEN DAVIS KUSUMA (6701213049) 2. KARIN TRISVIASYIFA K. (6701213035) 3. ZULFA AULIA HIDAYAT (6701213005)
D3 SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU TERAPAN
TELKOM UNIVERSITY
▸ Baca selengkapnya: surat pengantar pip
(2)BAGIAN 1
1.1 LATAR BELAKANG
Langonsari merupakan desa yang berada di kecamatan Pameungpeuk, Bandung, Jawa Barat.
Langonsari memiliki Kantor Desa yang menjadi tempat mengurus administrasi Desa Langonsari.
Masyarakat dapat datang ke Kantor Desa untuk keperluan administrasi seperti pengaduan, membuat surat pengantar KTP, membuat surat pengantar SKCK, dll. Pada studi kasus ini, kelompok kami mengambil proses bisnis dalam pembuatan surat pengantar untuk SKCK pada Desa Langonsari.
Proses Bisnis dalam pembuatan surat pengantar untuk SKCK dimulai dari warga yang menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti KTP/SIM dan KK. Lalu, warga mendatangi RT setempat untuk meminta surat pengantar yang sudah ditandatangani oleh RT.
Setelah mendapat surat pengantar yang sudah ditandatangani oleh RT, warga kemudian mendatangi RW dengan membawa surat pengantar yang ditandatangani RT dan meminta cap dan tandatangan dari RW. Setelah itu, barulah warga melengkapi kembali dokumen yang diperlukan dan mendatangi kantor desa untuk membuat surat pengantar dari desa.
Namun, dalam proses pembuatan surat pengantar tersebut masih memiliki kekurangan yang cukup sering terjadi seperti masih bersifat konvensional sehingga tidak terdokumentasi dengan baik, kurangnya kesadaran masyarakat terhadap persyaratan administratif dalam pembuatan surat pengantar yang mana persyaratannya sudah terinformasikan di ketua RT masing-masing dan terkadang masyarakat juga enggan untuk mengurus hal tersebut secara langsung dikarenakan memakan waktu yang cukup lama.
Untuk membantu dan mendukung proses tersebut agar menjadi lebih baik dan tertata, sistem pelayanan secara online dapat ditambahkan ke sistem pelayanan terpadu desa sehingga menghasilkan proses yang lebih efektif dan efisien dan memudahkan masyarakat dalam mendapatkan informasi. Dengan adanya solusi ini, diharapkan dapat mengurangi kendala-kendala yang terjadi dan mengoptimalkan proses dalam pembuatan surat pengantar SKCK.
Dari latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahannya sebagai berikut.
1. Bagaimana agar proses pembuatan surat pengantar untuk SKCK dapat dilakukan oleh warga tanpa harus mendatangi kantor desa langsung dan menghindari waktu yang cukup lama?
2. Bagaimana informasi mengenai persyaratan pembuatan surat pengantar dapat tersampaikan dengan baik dan dapat dicari dengan mudah oleh warga desa?
1.3 TUJUAN
Tujuan berdasarkan rumusan masalah yang di dapat adalah :
1. Menghasilkan proses yang lebih efektif dan efisien yang dapat dilakukan oleh warga dalam membuat surat pengantar SKCK,
2. Menambahkan informasi mengenai persyaratan yang diperlukan dalam pembuatan surat pengantar untuk SKCK menggunakan teknologi informasi yang ada.
BAGIAN 2
2.1 GAMBARAN SISTEM SAAT INI (AS-IS)
1. Warga menyiapkan dokumen yang diperlukan seperti KTP/SIM, KK,
2. Warga mendatangi RT untuk meminta surat pengantar dan menyerahkan dokumen kepada RT,
3. RT menandatangani dan memberi cap pada surat pengantar tersebut dan diberikan kepada warga,
4. Setelah mendapat surat pengantar yang sudah ditandatangani dan dicap oleh RT, warga mendatangi RW untuk meminta cap dan menandatangani surat pengantar,
5. Setelah surat pengantar ditandatangani dan dicap oleh RW, warga melengkapi kembali dokumen-dokumen yang diperlukan seperti fotokopi KTP, KK dan pas foto,
6. Warga mendatangi kantor desa dengan menyerahkan dokumen-dokumen yang diperlukan dan surat pengantar yang sudah ditandatangani dan dicap oleh RT dan RW,
7. Petugas pelayanan desa menerima dokumen-dokumen tersebut lalu dokumen akan dicek, 8. Petugas pelayanan desa mencetak surat pengantar dari desa yang sudah ditandatangani
dan dicap oleh Kepala Desa, lalu memberikan dan mengembalikan surat pengantar serta dokumen-dokumen warga,
9. Warga menerima surat pengantar dari desa dan dokumen warga.
2.2 Proses Bisnis yang berjalan (BPMN)
Proses Bisnis 1 : Surat Pengantar dari RTProses Bisnis 3 : Surat Pengantar dari Desa
2.3 KELEMAHAN PROSES BISNIS DAN USULAN PERBAIKAN
No Proses Bisnis Kelemahan Usulan Perbaikan
1 Surat Pengantar dari RT ● Kurangnya kesadaran masyarakat akan informasi mengenai dokumen persyaratan yang harus dibawa
Menambahkan informasi-informasi
dokumen persyaratan yang ke dalam sistem layanan terpadu.
2 Surat Pengantar dari RW - -
3 Surat Pengantar dari Desa ● Kurangnya kesadaran masyarakat akan informasi mengenai dokumen persyaratan yang harus dibawa
● Terlalu konvensional sehingga memakan waktu yang cukup lama
● Menambahkan informasi-informasi dokumen
persyaratan yang ke dalam sistem layanan terpadu.
● Sistem pelayanan secara online melalui Whatsapp agar lebih efektif dan efisien.
3.1 GAMBARAN SISTEM USULAN (TO-BE)
Informasi-informasi mengenai pembuatan surat pengantar untuk SKCK di Desa Langonsari dapat ditambahkan menggunakan teknologi informasi yang sudah ada yaitu website Desa Langonsari (https://langonsari.desa.id/) agar dapat memudahkan warga mencari informasi tanpa harus mendatangi kantor desa. Proses pembuatan surat pengantar untuk SKCK yang masih konvensional yang memakan waktu cukup lama dapat dilakukan dengan cara yang lebih efektif dan efisien dengan sistem pelayanan online, warga akan meng-scan barcodeyang nantinya akan disediakan dalam bentuk banner. Ketika warga meng-scan barcodetersebut, warga akan
dialihkan ke website Desa Langonsari (https://langonsari.desa.id/) dan warga dapat langsung menghubungi nomorwhatsappyang sudah tertera di website tersebut.
3.2 PROSES BISNIS USULAN
a. Narasi Proses BisnisWarga meng-scan barcodepada banner yang disediakan desa, lalu warga akan dialihkan ke halaman website Desa Langonsari (https://langonsari.desa.id/). Setelah itu, warga meng-klik nomorwhatsappyang tertera pada website, lalu warga akan dialihkan ke aplikasiwhatsappdan akan berada pada roomchatwhatsappDesa Langonsari. Warga dapat menyampaikan keperluan melaluiwhatsapptersebut.
b. Gambar Proses Bisnis menggunakan Notasi BPMN
