Latihan Kearsipan

(1)

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN TAHUN PELAJARAN 2023/2024 SOAL PRAKTIK KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Kode : KM3098

Alokasi Waktu : 16 jam

Bentuk Soal : Penugasan Perorangan

Judul Tugas : Mengolola Dokumen kantor, melakukan komunikasi di tempat kerja dan membantu pengelolaan kas kecil

I. PETUNJUK UMUM

Anda adalah Sekretaris dari PT Medical Tama yang bergerak dalam bidang Farmasi dan alat kesehatan , yang beralamat di Jl. Babakan Ciparay, No. 282 Bandung.

Telp/Fax (022) 6030612 Alamat email:[email protected] Website:

www.medicaltama.com Pimpinan anda bernama Santosa Cahyadi,S.Phar sebagai Manajer

II. SOAL/TUGAS

Sebagai seorang administrator, Anda memiliki tugas rutin dan tugas tidak rutin yang harus anda selaikan sehari-hari. Tugas rutin Anda antara lain menagani dokumen, memproduksi dokumen, melakukan komunikasi, menggunakan peralatan kantor, mengeola arsip. Sedangkan tugas tidak rutin seperti mengelola pertemuan/rapat, mengatur jadwal kegiatan pimpinan, melakukun transaksi perbankan dan sebagainya Judul Tugas : Mengelola Dokumen Kantor

Di meja anda terdapat 7 surat masuk,1 surat masuk dari email dan 8 surat keluar

1. Buatlah buku agenda surat masuk dan keluar

2. Catatlah surat-surat yang ada dalam buku agenda surat masuk/surat keluar 3. Surat masuk diterima 2 hari dari tanggal surat.

4. Lakukan proses penyimpanan (arsip) dengan menggunakan Sistem Subjek 5. Setelah dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar selanjutnya

susunlah guide dan simpanlah surat-surat/arsip dalam map snelhechter sesuai dengan sistem yang digunakan.

(2)

Lampiran email :

Surabaya, March 20^th, 2024 Manager

PT MEDICAL TAMA

Jl. Babakan Ciparay No. 282 Bandung.

Dear Mr. Santosa Cahyadi

I am writing this letter to apply for the position in Customer Service as advertised on your Twitter account and retweeted by the @bandung-info account. I'm interested to join your company because this exciting opportunity appears to be an incredible fit with my professional experience, personal interest, and career goals. I have an educational background from Communication and Islamic Broadcasting, State Islamic University of Sunan Gunung Djati, Bandung with a 3.67

cumulative GPA. I come from a solid communication background with an interest in public relations and writing.

Having spent six months in my last internship experience, I am eager to incorporate myself into a startup that provided a position for customer relations or content writing. I am incredibly sure that the knowledge and experiences such as having a nice EQ, technology savvy, a good command of communication & writing, and being located out of Jabodetabek will fit with this position. Also, I have been active in some organization and community that has the same approaches to my skills. I am a fast learner, looking for a challenge, and curious. I believe my academic background,

professional work, and internship experiences could bring a positive impact and contribution to your company.

I have attached my resume, and I would appreciate the opportunity to interview and discuss this position with Mr. Arief. Please find enclosed my resume for your review. I am readily available via email at [email protected] or can be reached by phone at +6822 4042 5518, Jl.

Sisingamangaraja RT 09 RW12, No. 45, Surabaya. Please do not hesitate to contact me if you have any questions.

Thank you so much for your attention, and I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

RtS

Ratna Segara Sanus

FORMAT BUKU AGENDA SURAT MASUK No. Tanggal Nomor Tanggal

Dari Perihal Keterangan Kode

(3)

FORMAT BUKU AGENDA SURAT KELUAR

PT. DIAN JAYA

Jl. Raya Seruni 25 Cipete SURABAYA

11 Maret 2024 No. Tanggal

Surat

Nomor

Surat Kepada Perihal Keterangan Kode Arsip

(4)

Nomor : 20/PN/III/2024 Kepada.

PT MEDICAL TAMA

Jl. Babakan Ciparay No. 282 Bandung.

Hal : Penawaran alat-alat kantor

Dengan hormat,

Kami adalah salah satu perusahan yang sedang berkembang pesat dalam bidang jual beli mesin-mesin kantor bermerk.

Untuk itu memberikan penawaran kepada Saudara tentang mesin – mesin kantor yang memiliki kelebihan, baik dalam operasionalnya maupun dalam segi rendahnya biaya yang harus ditanggung pada saat pengoperasian.

Kami lengkapi pula brosur dengan daftar harga yang ada didalamnya.

Apabila memungkinkan, kami akan memberikan diskon apabila Saudara membeli dalam jumlah yang cukup banyak.

Kami tunggu pesanan dari Saudara, dan atas perhatianya disampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Cahaya Sabita, SE Manajer Pemasaran

Lampiran : Brosur dan daftar harga

EL’SES Komputer

Alamat: Jl.C Simanjuntak No.38, Yogyakarta Telp. (0274) 548927, Fax. (0274) 548928, email:

[email protected].

(5)

Nomor : 056/EK/IV/2024 17 April 2024 Lampiran : Katalog produk

Hal : Penawaran

Yth. Pimpinan

PT MEDICAL TAMA

Dengan hormat,

Kami informasikan bahwa surat permintaan Saudara tanggal 3 April 2024 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan Saudara.

Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan alat-alat kesehatan yang dapat menunjang pekerjaan perusahaan Saudara sebagai yang produsen alat kesehatan dan farmasi. Bersamaan dengan surat ini kami melampirkan katalog produk-produk yang kami jual beserta harganya.

Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk dari perusahaan kami. Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Sukma Rahayu Andini, S.E.

Manajer Pemasaran

PT MEDICAL TAMA

Jl. Babakan Ciparay, No. 282 Bandung Telp/Fax (022) 6030612

Email: [email protected]. Website: www.medicaltama.com

13 Maret 2024

(6)

Nomor : 01/ PB/III/2024 Kepada.

PT. NAGA JAYA

Jl. H Juanda No. 16, Tegal Jawa Tengah

Dengan Hormat, Hal : Pengiriman

Bersama ini kami kirimkan kembali 100 botol vaksin Nemasol K yang mendekati masa kadaluwarsa ( expaired.) Pengiriman dari perusahaan Bapak yang kami terima bulan lalu ( data terlampir pada faktur pengiriman barang).

Kami harap Bapak dapat menerima secepatnya dan menggantikan dengan pengiriman produk sejenis yang terbaru. Kami sangat berharap adanya respon sesegera mungkin dan saling menjaga jalinan kerjasama dengan baik.

Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Santosa Cahyadi,S.Phar Manajer

PT MEDICAL TAMA

SURAT TUGAS

(7)

Nomor : 01 / ST/I/2024

Pimpinan PT. Medion dengan ini menugaskan kepada :

Nama : Galih Saputra, SE

Jabatan : Staf Pemasaran

Alamat : Perum. Grand View B No.13 Condong Catur Bandung.

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan lokasi :

Tempat : Jakarta

Lamanya : 3 Hari, terhitung mulai Tanggal 26 – 28 Januari 2024 Jenis Tugas : Perpanjangan MOU dengan PT. Permitindo Indonesia

Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya

Bandung, 19 Januari 2024 Hormat kami,

Santosa Cahyadi, S.Phar Manajer

PT MEDICAL TAMA

Nomor : 02 /KB/IV/2024 18 April 2024

Lamp : -

Hal : Tagihan

(8)

Kepada,

Yth.Direktur PT Sembako Sehat Jln. Colombo 46

Bandung

Dengan hormat,

Melalui surat saudara Nomor 042/III/2024 tentang kesanggupan pembayaran maka dengan ini kami sampaikan agar Saudara segera melunasi tagihan yang belum terselesaikan. Dikarenakan kondisi perdagangan sedang tidak stabil. Selanjutnya kami mohon untuk melakukan pelunasan tagihan tersebut sebelum akhir bulan April 2024

Kami sangat berharap Bank saudara tetap bisa menjadi mitra usaha kami.

Hormat kami,

SantosaCahyadi, S.Phar

Pimpinan

PT JERAMI SEMI Jalan Serangkai 54

Kec. Kuranji Kab. Tanah Bumbu, Bandung Telp. / Fax. (0518) 6071815

http://www.jeramisemi.co.id, E-mail: [email protected]

Nomor : 196/JS/IV/2024 24 April 2024

Perihal : Pemberitahuan Pindah Alamat J

S

(9)

Yth. Pimpinan

PT MEDICAL TAMA

Jl. Babakan Ciparay No. 282 Bandung

Dengan hormat,

Sungguh merupakan kebahagiaan bagi kami bahwa bangunan gedung berlantai tiga dapat selesai dengan baik.

Oleh karena itu, mulai tanggal 1 April 2024 secara resmi gedung baru PT JERAMI SEMI di Jalan Gatot Subroto Kec. Kuranji Kab Tanah Bumbu Banudng akan akan kami gunakan sebagai kantor baru. Selanjutnya, segala keperluan bisnis mohon untuk menghubungi kantor baru tersebut.

Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami ,

Sasmitho

Sasmitho Manajer

PT MEDICAL TAMA

Email: [email protected]. Website: www.medicaltama.com Number : 4 / UT/V/2024

May 8^th, 2024 To :

The Historich, The Right Place for memorable moments

Jalan Rusuna Said 12, Kuningan Jakarta

Subject : Thank You Letter

(10)

Dear Sir,

In connection with the letter we received on April 5, 2024. We would like to thank The Rich, The Right Place for memorable for its willingness to provide building facilities that we will use for company workshop activities.

So we make this thank you letter, for your attention and cooperation we thank you.

Sincerely,

Santosa Cahyadi, S.Phar Pimpinan

PT MEDICAL TAMA

Email: [email protected]. Website: www.medicaltama.com

Nomor : 05 /PB/ III/ 2024 18 Maret 2024 Kepada

PT HERINDO

Jl. Kemang Timur No. 89A Jakarta Selatan 12710

Hal : Pesanan Paket Wisata ke Malang Dengan Hormat,

(11)

Sehubungan dengan agenda rutin tahunan di perusahaan kami, maka setiap tahun kami akan mengadakan acara kunjungan ke beberapa daerah wisata. Rencana untuk tahun ini kami akan berkunjung ke Malang.

Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada tanggal 27-28 Oktober 2024 yang akan diikuti oleh seluruh manajer dan staf kami sejumlah 20 orang. Oleh karena itu pada kesempatan ini kami akan memesan paket wisata ke Malang sebanyak peserta sesuai yang pernah Saudara promosikan kepada kami beberapa minggu lalu.

Pembayaran uang muka sebesar 50% dari jumlah yang harus dibayar telah kami kirimkan melalui Bank Syariah Mandiri Cabang Kramatjati, sedangkan sisa pembayaran akan kami lunasi pada saat pelaksanaan.

Kami menunggu jawaban Saudara secepatnya, atas perhatiannya , kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Santosa Cahyadi, S.Phar Manajer

Lamp : 1 lembar bukti pembayaran

Tarumanegara

Jl. Gajah Mada No. 17 Telp. (022) 897 9980 Bandung

Nomor : 100/OS/ II/2024 7 Februari 2024

Lampiran : -

Perihal : Persahabatan karyawan

Kepada :

Pimpinan PT MEDICAL TAMA Jl. Babakan Ciparay No. 282 Bandung.

(12)

Dengan Hormat,

Dalam rangka memperingati hari ulang tahun berdirinya PT Tarumanegara Cabang Bandung pada tanggal 13 Februari 2024. Keluarga besar PT Sejahtera akan merayakan dengan berbagai kegiatan, satu diantaranya adalah olah raga. Untuk memeriahkan kegiatan olah raga dimaksud, kami mengundang karyawan saudara untuk berpartisipasi yang sifatnya persahabatan dengan karyawan kami untuk cabang olah raga volley ball putra dan putri Kegiatan sparing Volly Ball Putra/putri akan diselenggarakan pada :

Hari/tanggal : Minggu, 24 Februari 2024 Waktu : Pukul 08.00 s.d selesai

Tempat : Area Parkir Perusahaan

Kami sangat berharap adanya partisipasi dan dukungan dari perusahaan anda. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Randeaz Dhiya Ulhaq Manager HRD

PT MEDICAL TAMA

Email: [email protected]. Website: www.medicaltama.com

Nomor : 06 /PS/V/2024 30 Mei 2024 Lampiran : Bukti Transfer

Hal : Pesanan ATK

Kepada

Pimpinan PT Delata Nusantara

Jalan Agus Salim No.30 Jakarta Utara Dengan hormat,

(13)

Berdasarkan surat penawaran Saudara tanggal 11 Mei 2024 yang lalu dengan No.

67/GM/V/2024, kami sangat tertarik pada produk ATK yang Saudara tawarkan.

Sehubungan dengan itu, kami bermaksud memesan ATK berupa

No. Jenis Barang Merk Jumlah Barang Harga Satuan Total Harga

1 Ballpoint Uchida 100 buah Rp 15.000 Rp 1.500.000

2 Marker Staedler 100 buah Rp 10.000 Rp 2.000.000

3 Kertas A4 Sinar Dunia 100 RIM Rp 40.000 Rp 4.000.000 4 Kertas F4 Sinar Dunia 100 RIM Rp 40.000 Rp 4.000.000

Jumlah Rp 11.500.000

Kami harapkan barang tersebut sudah dapat kami terima pada akhir Juni 2024.

Bersama surat pesanan ini kami telah kirimkan uang muka sebesar 30% dari pembayaran keseluruhan pesanan dan 70% sisanya akan kami selesaikan setelah barang sampai di tempat kami.

Sambil menunggu kiriman dari Saudara dan atas kerjasama yang menyenangkan kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Baihaqi Santosa, S.Phar Pimpinan

BUANA SEJAHTERA Jl. Raya Surabaya Km. 10. No.152

Surabaya Telp. / Fax. (0351) 8198567

http://www.buanasejahtera.co.idE-mail:[email protected]

Nomor : 145/PP/IV/2024 30 April 2024

Perihal : Penagihan Pembayaran Yth. Pimpinan

PT MEDICAL TAMA

(14)

Sehubungan dengan catatan perhitungan hutang pihutang dengan Saudara, dengan hormat disampaikan bahwa saudara masih mempunyai hutang yang sudah jatuh tempo sebesar Rp.

36.000.000,00 (tiga puluh enam juta rupiah). Untuk itu kiranya Saudara dapat menyelesaikan pembayaran tersebut.

Kami menunggu pelunasan dari Saudara. Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, Pimpinan

Seyabudi, M.Si.

TOKO KENCANA SAKTI Jl. Kapten Tendean No.52

Bandung

Telp. / Fax. (0275) http://www.ramasakti.co.id E-mail:[email protected]

Nomor : 54/Rf/ III/2024 18 Maret 2024

Perihal : Permintaan Referensi

Kepada Bpk. Santosa Cahyadi,S.Phar Direktur Utama PT MEDICAL TAMS Jl. Babakan Ciparay No. 282

Bandung.

Dengan hormat,

(15)

Dengan ini kami sampaikan bahwa kami bermaksud melakukan pengembangan usaha dan mengajukan kredit sejumlah Rp. 150.000.000,00 (seratus lima puluh juta rupiah) kepada Bank BNI, yang beralamat di Jl. Dipenegoro, Bandung. Demi terkabulnya permohonan hutang tersebut ,kami mohon kiranya Bapak dapat memberikan rekomendasi kepada Bpk.

Laksono Wibowo, MM. selaku Direktur Bank BNI Bandung terkait kredibilitas toko kami selama bekerjasama dengan PT Medical Tama.

Atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Jatmiko, M.Si

ADVANCECONTAINER LINES (Pte) Ltd 140 Cecil Stret #12-00

PIL BUILDING

SINGAPORE 069540 May 9^th, 2024

Santosa Cahyadi,S.Phar PT MEDION

Jl. Babakan Ciparay No. 282 Bandung- Indonesia

Celebration Anniversary

(16)

Dear Mr. Baihaqi,

We are planning to celebrate our company anniversary and we would like to invite all of agents araound the world.

The anniversary will be held on ;

Day : Saturday

Date : April 27^th, 201923 Place : International Hotel, Singpore

If you are interested to attend, we are waiting for your conffirmation lately on April 24

th, 2023.

Thank You for your attention.

Your’s sincerely, Michigawa Naraito Director

(17)