WAY TO ENTERPRISE
Lesson 5
Phương pháp khai thác yêu cầu
Agenda
Copyright © VTI Academy All Rights Reserved
I. Cách đặt câu hỏi
II. Các phương thức khai thác yêu cầu
III. So sánh Sketch, Wireframe, Mockup, Prototype
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Các loại câu hỏi
• Câu hỏi đóng
• Câu hỏi mở
• Câu hỏi tìm hiểu
• Câu hỏi định hướng
• Câu hỏi giả định
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi đóng
Là dạng câu hỏi chỉ cho người trả lời có một số lựa chọn nhất định như có hoặc không, đúng hoặc sai.
Mục đích: Dùng câu hỏi đóng khi bạn cần xác định quan điểm của đối phương về một sự việc.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi đóng
Ưu điểm:
• Có được câu trả lời ngắn gọn tiết kiệm thời gian
• Giúp trả lời đúng vào trọng tâm câu hỏi
• Làm rõ thông tin
Nhược điểm:
• Không khuyến khích người trả lời cung cấp nhiều thông tin
• Thông tin nhận được chỉ gói gọn trong câu hỏi
• Người hỏi sẽ mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm nhiều nguồn thông tin để có được các phương án xử lý tối ưu để KH lựa chọn
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi đóng
Sử dụng:
• Khi khách hàng nêu yêu cầu mà mình chưa nắm rõ một số chỗ thì có thể dùng câu hỏi này để confirm lại
• Khi khách hàng đang băn khoăn về vấn đề gì đó ta có thể gợi ý bằng câu hỏi “...có được không?”
• Gợi ý ý kiến của riêng mình bằng cách “Có thể .... Được không?”
Ví dụ:
• Câu hỏi đóng để xác nhận thông tin “Anh muốn phát triển hệ thống trên cả Web và App phải không?
• Câu hỏi đóng để Hỏi ý kiến “Chức năng nay anh muốn làm trên Web hay App hay cả 2?”
• Câu hỏi đóng để Gợi ý “Khi làm App hybrid có thể dùng ngôn ngữ Flutter hoặc Xmarin, anh thích phát triển bằng ngôn ngữ nào?”
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi mở
Là dạng câu hỏi không có tính định hướng, thường bắt đầu bằng những câu: Như thế nào, bằng cách nào, tại sao…
Mục đích: Nên sử dụng loại câu hỏi này khi tranh luận, phỏng vấn hoặc khi bạn đang cần giải pháp sáng tạo cho một vấn đề nào đó.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi mở
Ưu điểm:
• Khuyến khích trao đổi
• Thu thập thông tin được nhiều hơn
• Tạo nhiều cơ hội cho họ thể hiện cảm xúc
Nhược điểm:
• Người được hỏi có thể trả lời không như mình mong muốn, lạc đề, hoặc lan man
• Đôi khi những câu hỏi mở sẽ khó trả lời hơn, hoặc người bị hỏi sẽ ngại chia sẻ.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi mở
Sử dụng:
• Khi muốn khách hàng trình bày về quan điểm của họ về một tính năng nào đó
• Khi muốn thông tin chi tiết về một task mới sắp làm
• Khi muốn hỏi đồng nghiệp về ý tưởng cho một vấn đề nào đó.
Ví dụ:
• Câu hỏi mở để Hỏi về mục đích “Mục đích anh muốn phát triển chức năng này là gì?”
• Câu hỏi mở để Hỏi về ý kiến “Anh thấy layout màn hình này thế nào?”
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi tìm hiểu
Là dạng câu hỏi về một vấn đề cụ thể, thường bắt đầu bằng ai, cái gì, ở đâu, lúc nào, bao lâu…
Mục đích: Câu hỏi này thường được dùng theo sau câu hỏi mở để đào sâu hơn một vấn đề đã định.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi tìm hiểu
Sử dụng:
• Tìm hiểu về yêu cầu của khách hàng đối với dự án
• Hỏi anh chị về những phần của dự án
• Tìm hiểu về sở thích của đồng nghiệp
Ví dụ:
• Câu hỏi tìm hiểu để Hỏi về dự án “Tại sao phần App các anh muốn phát triển Hybird?”
• Câu hỏi tìm hiểu để Hỏi về đối tượng sử dụng hệ thống “Các anh muốn phát triển hệ thống này cho đối tượng nào?”
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi tìm hiểu
Là dạng câu chuyển ngược trách nhiệm trả lời lại cho người hỏi.
Mục đích: Các câu hỏi này thường được dùng nhiều trong huấn luyện, đào tạo và giao việc.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi tìm hiểu
Sử dụng:
• Gợi ý cho khách hàng về cách thực hiện một chức năng nào đó
• Xin ý kiến anh/chị về cách thực hiện viết
Ví dụ:
• Câu hỏi định hướng để Gợi ý khách hàng “Phát triển app hybrid thì sẽ tốn ít chi phí phát triển vì phát triển chung được cho cả Android lẫn iOS, còn Native thì phát triển riêng cho từng nền tảng.
Nếu hệ thống của anh phát triển chức năng trên các nền tảng là giống nhau thì có thể xem xét Hybrid vì tiết kiệm chi phí, thời gian phát triển, maintain cũng nhanh hơn. Anh thấy thế nào?”
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi giả định
Giả định những tình huống chưa xảy ra, nhằm thu thập thêm thông tin hoặc thử thách, thăm dò quan điểm của người được hỏi.
Mục đích: giúp thăm dò các khả năng và kiểm chứng các giả thuyết, giúp phát huy trí tưởng tượng
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.I Câu hỏi giả định
Sử dụng:
• Giả định những tình huống để tìm hiểu thêm thông tin
• Giả định tình huống để thử khả năng xử lý của người được hỏi
Ví dụ:
• Giả định chức năng “Nếu người dùng nhập sai pass quá 3 lần thì sao?”
• Giả định yêu cầu “Nếu khách hàng yêu cầu cuối tuần demo thì phải xử lý những việc gì để có thể đáp ứng tiến độ?”
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.II Nguyên tắc khi đặt câu hỏi
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.III Các vấn đề thường gặp
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
I.IV Lưu ý khi đặt câu hỏi với khách hàng
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II Phương pháp khai thác yêu cầu
• Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường của hệ thống
• Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống
• Nêu ra được các điểm hạn chế, bất cập của hệ thống cần phải thay đổi
• Đưa ra được những vấn đề của hệ thống cần phải được nghiên cứu thay đổ
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.I Phỏng vấn 1-1
Đối tượng phỏng vấn
• Cá nhân
• Bộ phận/tổ
Phương thức phỏng vấn:
• Tự do: hỏi đâu trả lời đó
• Có hướng dẫn: hướng người được phỏng vấn theo mục tiêu chính Trước khi phỏng vấn
• Chuẩn bị danh sách các chủ đề chính muốn hỏi.
• Danh sách những cá nhân, bộ phận sẽ phỏng vấn
• Liên hệ trực tiếp với người sẽ được phỏng vấn (hoặc thông qua thư ký của người đó) để lên lịch làm việc
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.I Phỏng vấn 1-1
Trong khi phỏng vấn
• Tự giới thiệu về mình và nhiệm vụ của mình, mục tiêu của dự án
• Kiểm chứng lại đối tượng phỏng vấn
• Thái độ: tạo sự tin tưởng, tạo không khí thoải mái, thân thiện
• Chăm chú lắng nghe, ghi nhận, không nên cho nhận xét.
• Biết cách hướng dẫn, điều hành cuộc phỏng vấn để tránh lan man => Làm chủ cuộc phỏng vấn.
• Những câu hỏi thường dùng trong lúc phỏng vấn: Cái gì? Bao giờ? Cách nào có?...
• Dùng ngôn ngữ nghiệp vụ, tránh dùng ngôn ngữ tin học
• Thông tin thu nhận phải định lượng rõ ràng, tránh những thông tin định tính, chung chung, không rõ ràng, mơ hồ.
• Nên có câu hỏi về đánh giá (lời khuyên) đối với qui trình nghiệp vụ.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.I Phỏng vấn 1-1
Kết thúc phỏng vấn
• Tóm tắt những điểm chính => nhằm có sự xác nhận chính xác.
• Kiểm tra, hệ thống hóa nội dung thu thập.
• Lập biên bản phỏng vấn.
• Chuẩn bị cho một sự hợp tác tiếp theo, để lại một lối thoát mở cho cả hai bên.
• Không nên tạo một cuộc đối thoại quá dài hoặc chuẩn bị quá nhiều câu hỏi để hỏi.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.II Phỏng vấn nhóm
• Nhiều phân tích viên (ptv)
• Nhiều đối tượng phỏng vấn
• Mỗi ptv đặt câu hỏi và ghi nhận lại ý kiến về lĩnh vực mình
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.II Phỏng vấn nhóm
Lợi điểm:
Giảm thiểu thời gian phỏng vấn
Cho phép các đối tượng phỏng vấn nghe được ý kiến chủ đạo của lãnh đạo trên những ý kiến bất đồng liên quan đến một vấn đề đặt ra
Nhược điểm
Khó để tổ chức một buổi phỏng vấn nhóm vì khó để tìm được một thời gian và vị trí thích hợp cho tất cả mọi người
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.III Nghiên cứu tài liệu
Các thông tin mang lại từ nghiên cứu tài liệu
• Các vấn đề tồn tại trong hệ thống (thiếu thông tin, các bước dư thừa)
• Các cơ hội để tiếp cận nhu cầu mới (ví dụ: phân tích được doanh thu, thói quen khách hàng,…)
• Phương hướng tổ chức có thể tác động đến các yêu cầu của HTTT
• Lý do tồn tại của hệ thống hiện hành
• Tìm ra tên và vị trí của những cá nhân có liên quan đến hệ thống. Giúp cho việc giao tiếp liên lạc đúng mục tiêu hơn
• Dữ liệu cấu trúc, quy tắc xử lý dữ liệu
• Tìm hiểu về thiết kế hệ thống cũ.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.III Nghiên cứu tài liệu
Hạn chế:
• Các tài liệu tiềm ẩn nguồn thông tin không đúng, trùng lắp
• Thiếu tài liệu
• Tài liệu hết hạn
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.IV Quan sát hiện trường
• Quan sát trực tiếp tại nơi làm việc, hiện trường xem xét quy trình làm việc thực tế của tổ chức
• Theo dõi việc luân chuyển thông tin trong tổ chức.
• Tham gia trực tiếp vào một bước hay cả quy trình nghiệp vụ => ghi nhận, nắm bắt những thông tin cần thiết.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.V Sử dụng prototype
Ưu điểm:
• Gắn bó chặt chẽ với người dùng trong giai đoạn phân tích thiết kế
• Giúp nắm được yêu cầu một cách cụ thể hơn là những yêu cầu trừu tượng bằng miệng hay trên giấy
Trong thiết kế UI/UX, prototype của một giao diện được dùng để thực hiện các thử nghiệm với người dùng trước khi chúng ta chuyển bản thiết kế thành code, tạo ra sản phẩm được sử dụng chính thức.
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
II.VI Survey
Lấy thêm thông tin từ khách hàng bằng cách gửi Survey
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
III So sánh Sketch, Wireframe, Mockup, Prototype
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
III So sánh Sketch, Wireframe, Mockup, Prototyle
Sketch:
• Là quá trình phác thảo nhanh ý tưởng lên giấy hoặc bảng. Lúc này đang brainstorm ý tưởng nên vẽ tay sẽ nhanh nhất.
• Thường ở giai đoạn này chúng ta mới có ý tưởng chung chung cho các tính năng thôi, nên vẽ ra ngay cho khỏi quên. Với những ý tưởng mới, sketch bằng tay là cách hiệu quả nhất để các thành viên trong team thảo luận, đóng góp ý kiến, cái nào chưa được là dùng tay gạch ngay luôn.
Wireframe:
Có thể coi là khung xương của web/app. Nó là một giao diện đơn giản, tuy nhiên nó mô tả được cơ bản luồng ứng dụng của bạn “Click vào một button thì điều gì xảy ra, các screens liên quan với nhau thế nào?”
Copyright © VTI Academy All Right Reserved
III So sánh Sketch, Wireframe, Mockup, Prototyle
Mockup:
Mô tả được cơ bản luồng ứng như wireframe nhưng tuy nhiên bắt đầu thêm các yếu tố design vào như màu, font, hình ảnh, logo, vv… Tuy nhiên dữ liệu hiển thị vẫn là dữ liệu mock.
Prototype:
Prototype là một mockup nhưng có thêm phần UX. Có nghĩa là ta có thể click vào một button, có thể chuyển screens, có thể show dữ liệu giả, vv.
Copyright © VTI Academy All Rights Reserved
