Manajemen Pengendalian dalam Proyek Konstruksi

MANAJEMEN PROYEK

PENGENDALIAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI

Pertemuan ke-29, Semester VI Oleh : Muji Rifai

DEFINSI PENGENDALIAN

• Menuntun (dalam arti memantau), mengkaji dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Lalu hasil-hasil

pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan

dengan rencana (dibuat tolok ukur anggaran, standar

mutu, waktu penyelesaian pekerjaan).

PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian : proses/cara untuk mengarahkan, monitoring, mengawasi, memeriksa, mengukur, membandingkan,

mengevaluasi dan melakukan perbaikan terhadap suatu pelaksanaan proyek konstruksi.

Tujuan Pengendalian : Agar pelaksanaan dan sasaran proyek sesuai atau lebih baik dari perencanaan yang telah ditetapkan

Obyek Pengendalian : • BMW (biaya, waktu dan mutu) Material, Tenaga, Alat.

DASAR PENGENDALIAN:

• Tiap-tiap pekerjaan yang dilaksanakan harus benar-benar diinspeksi dan dicek oleh konsultan pengawas dilapangan, apakah sudah sesuai dengan spesifikasi atau belum.

• Dengan pengendalian yang baik thd pelaksanaan kegiatan yg ada, maka keterlambatan jadwal yg mengakibatkan pembengkakan biaya proyek dapat dihindari.

• Untuk mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yg tidak pasti dan mengatasi kendala terbatasnya waktu dlm mengendalikan seluruh unsur pekerjaan proyek, diperlukan konsep pengendalian yg efektif (Management By Exeption) yaitu dengan membandingkan antara perencanaan dgn parameter proyek yg dpt diukur setiap saat.

LINGKUP PENGENDALIAN PROYEK

Secara garis besar obyek pengendalian ada 3 hal : 1. Penilaian mutu/kualitas konstruksi

2. Penilaian biaya 3. Penilaian waktu

Penilaian/pengendalian thd mutu dilakukan secara tersendiri oleh

pengawas teknis melalui gambar-gambar rencana, spesifikasi teknis dan hasil uji/lab.

Penilaian/ pengendalian jadwal dan biaya proyek mencakup pemantauan kemajuan pekerjaan (progress fisik beserta analisis biayanya).

PROSES PENGENDALIAN

Proses pengendalian berjalan sepanjang proyek guna mewujudkan pelaksanaan yg baik dalam setiap tahap. Pemantauan harus dilakukan selama

pelaksanaan proyek, untuk mengetahui

prestasi/kemajuan yg telah dicapai. Hasil pemantauan berguna untuk pengambilan tindakan yg tepat

terhadap masalah yang timbul selama pelaksanaan.

Begitu pelaksanaan dimulai, fungsi manajemen di

dominasi oleh kegiatan pengendalian.

PENGELOLAAN BIAYA, WAKTU & MUTU ( COST, TIME SCHEDULE & QUALITY

MANAGEMENT )

• Merupakan salah satu sasaran utama dari suatu proyek.

• Keterlambatan akan menimbulkan kerugian,

misalnya : Biaya, Kehilangan Kesempatan, dan lainnya.

• Pengelolahan waktu (Time Management) mempunyai tujuan utama agar proyek dapat selesai tepat atau

lebih cepat dari waktu yang direncanakan dengan

memperhatikan BIAYA, MUTU, dan LINGKUP PROYEK

PENGELOLAAN BIAYA (COST MANAGEMENT)

Perencanaan Sumber Daya

Perkiraan Biaya

Budgeting

Output

• Keperluan Sumber Daya per kegiatan

Output

• Estimasi Biaya (RAB, RAP)

• Data Pendukung

Output

• Tindakan Koreksi

• Revisi angka Anggaran Pengendalian

Biaya

Output

• Budget perkegiatan

• Renc. Penarikan Termijn

Teknik & Metode Bersangkutan (Data History, Data Bank, Katalog, Parametris,

Cost & Schedule Control)

PENGELOLAAN WAKTU DAN JADWAL (TIME & SCHEDULE MANAGEMENT)

Identifikasi

Kegiatan Output

• Daftar kegiatan Penyusunan

Urutan Kegiatan

Output

• Daftar kegiatan

• Jaringan Kerja

Perkiraan Kurun Waktu

Output

• Jaringan kerja dgn kurun waktu

Penyusunan Jadwal

Output

• Jadwal Induk

Pengendalian Waktu dan Jadwal

Output

• Tindakan Koreksi

• Jadwal Revisi

Teknik & Metode Bersangkutan antara lain :

Bagan Balok (kurva S), CPM, PDM, PERT, Data Bank, Historical Record,

Resource Leveling

(Pemerataan Alokasi Sumber Daya), dll

PENGELOLAAN MUTU (QUALITY MANAGEMENT)

Meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, kriteria, dan spesifikasi yang ditentukan.

Program Pengelolaan Mutu

Quality Assurance

Quality Control

Output

• Policy, Organisasi, Rencana Kerja

Output

• Document QA / QC

Output

• Hasil Test, Hasil Inspeksi, Acceptance, Re-work

Teknik & Metode Bersangkutan antar lain :

Destruction Test, Performance Test, Control Chart, Sampling

PROYEK DIANGGAP SUKSES JIKA :

– Produk/mutu yang dihasilkan diterima oleh pelanggan dengan memuaskan

– Produk yang dihasilkan tepat waktu

– Produk yang dihasilkan sesuai dengan

anggaran (RAB/RAP) yang dibuat

ASPEK BIAYA

YANG DIKENDALIKAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI

1. PENGENDALIAN BIAYA BAHAN 2. PENGENDALIAN BIAYA UPAH

3. PENGENDALIAN BIAYA SUB KONTRAKTOR *( jika ada) 4. PENGENDALIAN BIAYA PERALATAN

5. PENGENDALIAN WAKTU

PENGENDALIAN BIAYA BAHAN

(1. PENGENDALIAN VOLUME)

Sebagai tolok ukur dan pedoman pengendalian adalah : a)Rencana kebutuhan bahan

b)Bon penerimaan barang c)Bon pengeluaran barang d)Kartu stok

e)Pemasukan dan pengeluaran bahan dicatat dlm kartu stok

f)Setiap bulan dibuat Evaluasi bahan ( laporan evaluasi bahan ) g)Dari data laporan tsb, dpt diketahui jenis bahan dan besarnya

penyimpangan

h)Manajer Proyek harus segera mengambil Tindakan mengatasi kenaikan biaya yg terjadi

BAGAIMANA MENCEGAH KERUGIAN

 Barang-barang yang mudah dicuri harus ditempatkan dalam gudang tertutup dan dikunci

 Pasir dan kerikil diberi penyekat, sehingga tidak tercampur

 Barang-barang yg mudah rusak terkena air/ panas (PC, triplek, kayu dll) disimpam dlm gudang tertutup diberi atap pelindung

 Sistem pengeluaran hrs tertib dan ketat, hrs ada persetujuan dari petugas yg diberi wewenang

 Pengeluaran secukupnya untuk kebutuhan hari itu saja, untuk mengurangi risiko atau hilang.

 Mencari penawaran dari beberapa pemasok/ supplier agar terjadi persaingan harga.

 Pembelian dgn cara kontan/ tunai atau memperpendek jangka waktu pembayaran. Hal ini dpt ditempuh kalau kondisi keuangan memungkinkan.

 Menggunakan pemasok yg sudah sering dipakai/sudah

langganan, shg mendapatkan pelayanan harga yg lebih murah.

 Kepandaian dlm negosiasi/ tawar menawar untuk memperoleh pot harga/ discount yg lebih besar.

PENGENDALIAN BIAYA BAHAN

(2. MENEKAN HARGA)

 Mengurangi barang.bahan yg terbuang karena kesalahan perencanaan pemotongan

 Pekerjaan dilaksanakan dgn hati-hati, agar tdk terjadi kesalahan/ kerusakan shg banyak perbaikan-perbaikan

 Memanfaatkan bahan-bahan sisa, potongan potongan

 Pengawasan terhadap mandor, tukang, pekerja hrs betul – betul ketat, agar tdk terjadi kesalahan dlm pelaksanaan

 Pekerjaan dilaksanakan dgn metode/ cara yg benar dan tepat( alat, tenaga dll)

PENGENDALIAN BIAYA BAHAN

(3. PENGHEMATAN DALAM PEMAKAIAN)

PENGENDALIAN BIAYA UPAH

Dalam setiap kegiatan proyek, pengendalian upah mengkaji

kegiatan yg sangat penting dan menentukan keberhasilan suatu proyek

Macam – macam pembayaran upah:

1. Upah harian langsung : Dibayar langsung kpd tukang/pekerja untuk mengerjakan pekerjaan yg belum diborongkan.

2. Upah harian mandor : Dibayarkan melalui mandor, untuk

pekerjaan yg diserahkan mandor, tetapi belum masuk dalam SPK Borongan

3. Upah Borongan : Dibayarkan kpd mador berdasarkan volume pekerjaan yg sudah diborongkan dlm SPK

BAGAIMANA CARA PENGENDALIAN UPAH

1. Menghitung vol pekerjaan sesuai dgn lingkup pekerjaan dalam kontrak

2. Mencocokan dgn volume yg tertera dlm RAP

3. Melakukan negosiasi (tawar menawar) dgn mandor sampai mencapai harga yg paling rendah/ efisien

4. Membuat SPK yg semaksimal mungkin mencapai volume 80 – 90 % total volume pekerjaan.

5. Biaya dlm SPK dihitung/ dirinci dgn jelas, dan sudah termasuk pekerjaan pendudung misal pembesian, alat kerja, langsir

bahan dll

6. Dihindari kerja lembur, karena upah lembur lebih tinggi sedangkan hasil kerjanya lebih kecil.

PENGENDALIAN BIAYA SUB- KONTRAKTOR

1. Membuat sub kontraktor yg bersifat Lump Sum, Fixed Price, artinya biaya yg disubkontrakan, sudah fixed/ tetap

2. Pelaksanaan pekerjaan tdk boleh terlambat dpt mengakibatkan kenaikan biaya.

3. Cara pembayaran kepada sub kontraktor, disesuikan dgn cara pembayaran dari pemilik proyek, disebut dgn back to Back payment

4. Apabila ada pekerjaan tambah, hrs dgn memo tertulis atau SPK baru yg sudah jelas lingkup pekerjaan dan biayanya

5. Nilai subkontrak tdk melampaui RAP

FAKTOR YG DIPERHATIKAN

DALAM PEMILIHAN SUB-KON

 Kemampuan keuangan  modal kerja

 Kemampuan teknis  tenaga pelaksana, peralatan

 Pengalaman kerja  SPK yg telah dikerjakan

 Kinerja  ketepatan waktu pelaksanaan

PENGENDALIAN BIAYA PERALATAN

1. Mengusahakan pengoperasian alat secara optimal, artinya memperkecil idle time ( waktu kosong, tdk beroperasi )

2. Kebutuhan alat ringan/berat sebaiknya dipenuhi secara outsourching artinya menyewa dari pihak luar, untuk

mengurangi biaya perawatan, penyimpanannya, investadi dll 3. Menggunakan/ mempekerjakan tenaga operator yg sudah

trampil dan sesuai dgn keahliannya, shg produktifitasnya dpt lebih tinggi

4. Menggunakan peralatan yg cocok dgn jenis pekerjaan, volume, medan kerja, cuara dll.

PENGENDALIAN WAKTU (JADWAL)

1. Pengendalian waktu pelaksanaan proyek, umumnya

dilakukan dgn menggunakan alat bantu, yaitu Bar Chart, Kurva S, sbg indikator terlambat/ tidaknya proyek tersebut 2. Evaluasi kemajuan fisik dilalukan secara periodik :

- Kemajuan pisik mingguan - Kemajuan pisik bulanan

3. Keterlambatan yg terjadi, kmd dibahas dlm rapat-rapat proyek, baik mingguan/ bulanan.

4. Apabila keterlambatan cukup besar, rapat pembahasannya diperluas dgn mengundang pengawas, komsultan.

APA YANG MENYEBABKAN TERJADINYA

KETERLAMBATAN

1. Karena gangguan cuaca/ hujan

2. Karena bencana alam: longsor, banjir, jalan terputus,dll 3. Perubahan gambar

4. Keterlambatan pendatangan bahan/ alat

5. Peralatan sering rusak, penggantian/ perbaikannya tidak dpt diselesaian dgn cepat

6. Pembayaran kepada suplier/pemasok dan sub Kontraktor tidak/ kurang lancar.

7. Koordinasi yang kurang baik, intern maupun extern ( sub Kontraktor, mandor, tukang, dll )

BAGAIMANA MENGATASI KETERLAMBATAN

1. Menambah tenaga kerja atau menambah jam kerja/ lembur 2. Untuk bahan yg sulit dicari di pasaran, hrs dipesan jauh

sebelumnya, apalagi barang yg hrs diimpor

3. Mendatangkan tenaga kerja/tukang yg memiliki ketrampilan khusus yg sesuai dgn jenis pekerjaannya.

4. Mengatur rencana kerja dgn memperhatikan keadaan cuaca atau kondisi alam daerah sekitarnya

5. Diupayakan agar pendatangan bahan tdk terlambat.

Pendatangan direncanakan dgn baik, disesuaikan pemakaiannya

6. Meningkatkan koordinasi antar subkontraktor atau pengaturan/ pekerja tdk tumpang tindih

KOORDINASI DALAM PROYEK

A. Kick Off meeting B. Tool Box meeting C. Rapat harian

D. Rapat mingguan

E. Rapat bulanan

A. Kick Off Meeting

Penjelasan menyeluruh dari manajer proyek tentang :

• Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP )

• Target Waktu Pelaksanaan

• Target Mutu yg hrs dicapai

• Koordinasi dgn Sub-kontraktor, mandor, dll yg terkait

• Keuangan , peralatan dll

• Pembagian tugas pekerjaan

• Menyusun Standar Operation Procedure (SOP)

• Menyusun program jangka pendek

B. Tool Box Meeting 1. Peserta Rapat

Site Manajer, Kepala pelaksana, Para pelaksana, Administrasi,

Logistik, Peralatan, Sub Kontraktor 2. Membahas

a. Metode kerja tg akan diterapkan b. Personil/ unit kerja yg terkait

c. Lay out penempatan bahan dan alat

d. Mencari tenaga ( mandor, tukang dll)

C. Rapat Harian 1. Peserta Rapat

 Kepala pelaksana, para pelaksana , mandor.

 Dipimpin oleh Site Manajer 2. Agenda Rapat

 Melakukan evaluasi apakah target hari itu tercapai

 Membicarakan hambatan/ kesulitan yg terjadi pada hari itu

 Menetapkan target/ rencana untuk esok hari

3. Waktu : Diadakan pd siang/ sore, dimana para pekerja

sdh mengerjakan target dg lancar

D. Rapat Mingguan 1. Peserta Rapat :

a. Site Manajer, staf teknik, staf administrasi, staf logistik, peralatan

b. Dipinpin oleh Manajer Proyek atau site Manajer

c. Bila perlu dapat mengundang pengawas lapangan 2. Membahas :

a. Pencapaian prestasi fisik minggu lalu b. Langkah percepatan kalau terlambat

c. Membuat rencana kerja minggu yg akan datang

E. Rapat Bulanan

Peserta rapat terdiri dari unsur proyek, Kontraktor dan pengawas

 Manajer Proyek, site manajer, kepala pelaksana, staf teknik, staf administrasi

 Konsultan pengawas

 Kalau ada masalah yang lebih komplek : wakil pimpro,

wakil pemilik

F. Rapat Khusus membahas masalah-masalah yg sangat penting a.l:

 Evaluasi biaya: penyimpangan dari RAP

 Kinerja Proyek: untung/ rugi

 Penerapan rencana mutu

 Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3 )

 Program minggu/ bulan depan

 Keuangan ( penerimaan termyn, pembayaran utang, pajak dll)

 Personalia

PENGENDALIAN MUTU

Jaminan dan Pengendalian Mutu

 Cakupan jaminan dan Pengendalian mutu

 Mutu bahan yg dipasok

 Proses Sesuai dengan standar

 Hasil rujukan dan persyaratan

 Meminimalisir kegagalan

 Obyek :

 Bahan

Proses Pelaksanaan

Pengujian

Hasil Akhir

OBYEK PENGENDALIAN MUTU

Bahan, Misal Beton Proses Pelaksanaan

Air - Campuran beton

Agregat Kasar - Pencampuran

Agregat halus - Pengecoran

Semen - Pemadatan - Perawatan

Pengujian Hasil Akhir

Air - Contoh uji

Agregat Kasar - Pengerjaan Akhir

Agregat halus - Perbaikan

Semen

SIFAT BAHAN BETON

Beton adalah suatu canpuran yang terdiri dari : air, semen, Agregat kasar, agregat halus, dan bila diperlukan bahan tambah dengan komposisi perbandingan tertentu

Agregat

Halus Kasar Bahan

Pengisi

Bahan Pengaku Semen sbg

Bahan pengikat

Air Media pencampur

Bahan Tambahan

Bahan pengubah

Pasta/

Perekat

Beton bersifat plastis pada awalnya dan kemudian berubah menjadi keras

MUTU ?

TAHAP PENGENDALIAN MUTU BETON

Sebelum Pelaksanaan

Pada saat

Pelaksanaan Setelah

Pelaksanaan Seleksi

Material Rancangan

Campuran (mix design)

Peralatan - Jumlah - kondisi

Penakaran sesuai mix design ( berat, volume)

Pencampuran ( homogenitas, kapasitas mixer)

Transportasi ( cara, alat, Travel time) Penempatan sesuai

Jenis konstruksi Pemadatan ( alat, cara, waktu)

finishing

Parawatan ( curing ) Cara, Waktu

PENGENDALIAN MUTU DALAM PELAKSANAAN

 Acuan

 Pengecoran

 Pemadatan

 Sambungan konstruksi

 Pembongkaran acuan

 Perawatan (curing )

 Permukaan(pengerjaan Akhir biasa)

 Permukaan (pengerjaan Akhir Khusus)

 Identifikasi kerusakan dan perbaikan

 Pengujian (laboratorium dan lapangan )

TERIMA KASIH

SEMOGA BERMANFAAT