Manajemen proyek adalah proses pencapaian tujuan proyek (dari segi jadwal, anggaran dan kinerja) melalui serangkaian kegiatan yang dimulai dan diakhiri pada waktu tertentu dan menghasilkan hasil (deliverables) yang dapat diukur dan memenuhi persyaratan. Secara kolektif, manajemen proyek adalah suatu pendekatan/metode untuk mengelola suatu proyek secara efektif dan efisien. Menurut Ervianto, manajemen proyek mencakup keseluruhan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan koordinasi suatu proyek dari awal (ide) hingga akhir.
Siklus hidup manajemen proyek adalah proses yang diikuti setiap manajer selama masa proyek.
Fase Inisiasi (initiation)
Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengelola ruang lingkup, jadwal dan biaya proyek untuk mendukung harapan pemilik agar berhasil menyelesaikan proyek. Pemilik proyek atau sponsor haruslah direktur perusahaan atau pemimpin departemen tingkat tinggi yang merupakan pemangku kepentingan terbesar dalam proyek atau yang akan menerima manfaat terbesar dari keberhasilan penyelesaian proyek. Setelah teridentifikasi, risiko-risiko utama proyek harus dimasukkan dalam piagam proyek tingkat tinggi yang diselesaikan pada tahap ini.
Pencegahan risiko dengan mengubah rencana proyek untuk menghilangkan risiko atau kondisi atau untuk melindungi tujuan proyek dari dampak risiko tersebut. Tim proyek harus memperkirakan waktu dan biaya pada tingkat terendah dari WBS tingkat tinggi berdasarkan proyek serupa yang telah diselesaikan, jika tersedia, ditambah pembelajaran yang diperoleh. Tujuan dari piagam proyek adalah untuk memberikan definisi yang jelas dan konsisten mengenai visi/misi, ruang lingkup dan tujuan proyek.
Piagam proyek berisi visi/misi, identifikasi pemilik, maksud, tujuan, asumsi, kendala, waktu/pencapaian, biaya/anggaran, persyaratan kualitas dan risiko utama proyek. Manajer proyek bersama dengan pemilik proyek meninjau piagam proyek, WBS dan penilaian risiko tingkat tinggi. Pemilik proyek akan memberikan izin kepada manajer proyek untuk melanjutkan ke tahap perencanaan untuk menyelesaikan piagam proyek.
Fase Perencanaan (planning)
Tujuan utama dari pertemuan rincian rencana adalah untuk memperkenalkan proyek dan meminta tim proyek untuk melanjutkan pekerjaan penyelesaian piagam proyek, yang telah dimulai sejak tahap penilaian kelayakan dan inisiasi. Matriks tanggung jawab adalah matriks yang berisi uraian rinci mengenai kiriman (deliverables) dari WBS dengan masing-masing kode akun kiriman dan pemilik proyek atau orang yang bertanggung jawab mengelola kiriman tersebut. Matriks ini digunakan selama fase eksekusi dan kontrol proyek untuk mendeteksi, melacak, dan menetapkan status pada setiap kiriman.
Selama inisiasi proyek, penting untuk membangun jaringan komunikasi berdasarkan harapan pemilik proyek untuk mencapai keberhasilan proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk memantau biaya proyek terhadap kemajuan proyek dan mengidentifikasi komponen biaya proyek. Oleh karena itu, manajer proyek harus menyelesaikan perencanaan pengadaan, perencanaan perekrutan, administrasi kontrak, dan penutupan kontrak.
Pertemuan harus dilakukan antara manajer proyek dan pemilik proyek untuk meninjau dan menyetujui rencana manajemen komunikasi. Setelah usulan awal dan perubahan ruang lingkup proyek disetujui oleh pemilik proyek, maka piagam proyek selesai dan ditandatangani oleh pemilik proyek. Manajer proyek akan bertemu dengan pemilik proyek untuk meninjau piagam proyek yang telah selesai dan rencana proyek yang dikembangkan selama tahap perencanaan.
Fase Pelaksanan (execution)
Untuk tetap terlibat dalam semua tahapan proyek, manajer proyek akan menetapkan strategi peninjauan proyek secara berkala dan rencana komunikasi untuk memastikan bahwa kemajuan proyek terkini, akurat dan konsisten. Rapat status proyek harus diadakan oleh manajer proyek untuk meninjau perbedaan jadwal dan anggaran, fokus pada pencapaian jangka pendek, mengatasi masalah apa pun dan menetapkan tindak lanjut, dan mendapatkan dukungan untuk perubahan ruang lingkup atau strategi yang diperlukan. Proposal perubahan akan mengirimkan formulir permintaan perubahan cakupan dan permintaan tersebut dicatat dalam log permintaan perubahan cakupan.
Anggota tim proyek dan pakar materi pelajaran (UKM) akan memberikan laporan kepada manajer proyek mengenai kepatuhan atau ketidakpatuhan. Seiring berjalannya proyek, manajer proyek akan menyiapkan laporan mengenai masalah kualitas dan kepatuhan. Pertemuan-pertemuan ini adalah salah satu cara paling informatif bagi manajemen puncak perusahaan untuk menilai kemajuan dan status program/proyek perusahaan secara keseluruhan.
Manajer proyek harus mengatur pertemuan rutin dengan pemilik proyek untuk meninjau jadwal proyek, melacak dokumen dan laporan secara rinci. Ketika proyek hampir selesai, masalah akan mulai muncul dan manajer proyek mungkin menyampaikan kabar buruk tentang waktu, biaya, atau kualitas. Jika ekspektasi sponsor proyek dikelola dengan baik sepanjang siklus hidup proyek, maka akan lebih mudah untuk menutup proyek.
Fase Pengendalian (controlling)
Fase Penutupan (closing)
Termasuk dalam proses ini adalah: menutup seluruh kontrak pengadaan, mencocokkan faktur pemasok dengan pembayaran, melakukan tinjauan kinerja untuk anggota tim proyek, dan mendapatkan tanda tangan pemilik/sponsor proyek untuk mengonfirmasi penyelesaian proyek. Pertemuan pasca implementasi dan/atau dokumentasi studi kasus penting untuk menangkap pembelajaran guna membantu memandu proyek di masa depan dari jebakan proyek yang bermasalah. Data pelanggan serta kesan anggota tim proyek dapat menjadi sumber berharga untuk memahami dan meningkatkan proses manajemen proyek.
Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengembangkan pembelajaran untuk proyek dengan bantuan tim dan pemilik proyek. Rangkuman lengkap dari seluruh kegiatan penutup harus digunakan untuk mengembangkan rangkuman pembelajaran yang komprehensif. Setelah manajer proyek menyelesaikan penutupan administratif proyek dan mengembangkan pembelajaran dari proyek, semua informasi tentang proyek harus dikirim ke repositori untuk digunakan lebih lanjut jika diperlukan.
Informasi ini akan digunakan dalam proyek mendatang untuk membantu manajer proyek dan anggota tim lainnya dengan menghilangkan masalah yang dihadapi sebelumnya. Perayaan ini bertujuan untuk menumbuhkan budaya berorientasi tim yang pada akhirnya membawa kesuksesan dalam proyek-proyek masa depan. Manajer proyek dapat mempertimbangkan untuk memberi penghargaan kepada anggota tim proyek yang unggul dalam: menghemat waktu atau uang, meningkatkan kualitas, kepemimpinan, pengetahuan teknis, atau komunikasi yang efektif.
Kriteria keberhasilan suatu proyek
Kinerja Teknis: Dalam proses konstruksi, kejelasan instruksi sangat penting untuk mencapai keberhasilan. Begitu pula dengan ruang lingkup dan spesifikasi proyek harus jelas dan dapat dipahami oleh semua pihak. Fungsionalitas: Kriteria ini terkait dengan harapan peserta proyek dan dapat diukur melalui tingkat konfirmasi seluruh spesifikasi kinerja. Produktivitas: Produktivitas dapat diterima secara universal sebagai salah satu kriteria keberhasilan proyek, serta menjadi indikator efektivitas biaya proyek. Produktivitas mengacu pada jumlah sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek. Kepuasan: Kepuasan digambarkan sebagai tingkat kebahagiaan pemangku kepentingan yang terkena dampak proyek, misalnya klien, arsitek, kontraktor, subkontraktor, surveyor, insinyur, pengguna akhir, dan pihak ketiga. Kelestarian lingkungan: Dampak proyek konstruksi terhadap lingkungan biasanya negatif. Misalnya saja adanya limbah konstruksi, yang diukur dari selisih antara jumlah total material yang dikirim ke lokasi proyek dan jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Faktanya, kebisingan digunakan sebagai kriteria untuk mengevaluasi keberhasilan proyek. Di bawah ini adalah faktor-faktor yang menentukan keberhasilan proyek:. Tujuan dan sasaran yang jelas. Proses manajemen proyek yang terdefinisi dengan baik. Seperangkat alat manajemen proyek yang terbukti berfungsi. Pemahaman yang jelas tentang peran manajemen proyek. Contoh kriteria keberhasilan proyek pada perusahaan konstruksi adalah: Memenuhi kebutuhan semua peserta proyek;. Mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Implementasi/penerapan manajemen proyek pada PT MAYORA INDAH TBKPT. Perusahaan) didirikan pada tahun 1977 dengan pabrik pertama PT. Perseroan) didirikan pada tahun 1977 dengan pabrik pertama berlokasi di Tangerang dengan target pasar di wilayah Jakarta dan sekitarnya. Setelah mampu melayani pasar Indonesia, Perseroan melakukan Penawaran Umum Perdana dan menjadi perusahaan publik pada tahun 1990 dengan target pasar; Konsumen ASEAN. Meningkatnya perkembangan industri biskuit di pasaran menunjukkan bahwa biskuit merupakan makanan ringan yang mempunyai potensi yang sangat besar di pasaran.
Setelah berhasil mempertahankan dan memperluas pangsa pasar pada tahun 2014, pada tahun 2015 PT Mayora Indah Tbk lebih fokus pada peningkatan laba. Salah satu kriteria pertama PT Mayora Indah Tbk adalah keuntungan yang didukung oleh kenaikan harga jual yang diterapkan sebagai penyeimbang terhadap besarnya kenaikan biaya produksi yang harus ditanggung Perseroan dalam setahun terakhir, strategi yang kami terapkan pada tahun 2015 berhasil meningkatkan Laba Operasional Perseroan dari Rp. Tim pemasaran ekspor Perseroan juga terus berupaya untuk mencapai dan memperluas tujuan ekspor produk Perseroan, sekaligus memperbanyak jenis produk yang dijual, sehingga pada tahun 2015 nilai penjualan ekspor akan mencapai pencapaian masing-masing sebesar Rp.
Tercapainya sasaran laba yang melampaui target laba ini disebabkan oleh kembalinya stabilitas harga bahan baku yang diperlukan untuk produksi Perseroan dan kenaikan harga jual produk yang direalisasikan pada tahun-tahun sebelumnya. tahun, yang disesuaikan dari konsumen. Berikut kami sajikan rangkuman pencapaian kinerja operasional dan keuangan di tahun 2015 yang merupakan saatnya membawa Perseroan ke jenjang yang lebih tinggi. Kinerja operasional yang positif pada tahun 2015, seperti yang telah kami soroti, telah memungkinkan perusahaan untuk mencatatkan pendapatan sebesar Rp.
Hambatan dan tantangan pada PT. Mayora Indah Tbk Kendala-kendala yang dihadapi perusahaan
Ketidakstabilan nilai tukar mata uang asing terhadap Rupiah dapat memberikan dampak yang tidak menentu terhadap biaya produksi dan penentuan harga jual produk perseroan. Namun ketidakstabilan nilai tukar mata uang asing khususnya USD terhadap mata uang Rupiah dapat mempengaruhi harga bahan baku produksi yang diimpor atau bahan baku produksi yang dibeli di pasar dalam negeri namun sesuai dengan harga pasar internasional. Oleh karena itu, jika terjadi perubahan nilai tukar mata uang asing secara signifikan, hal ini dapat mempengaruhi biaya Perseroan.
Munculnya pesaing-pesaing baru dapat mengakibatkan pangsa pasar Perseroan menurun dan dapat mempengaruhi kinerja Perseroan. Sebagai perusahaan yang telah menjual produknya ke seluruh benua, kondisi politik, ekonomi, dan peraturan yang berlaku di suatu negara dapat mempengaruhi kinerja perusahaan tersebut. Dalam melaksanakan suatu proyek maka diperlukan adanya manajemen proyek, hal ini penting bagi suatu kegiatan proyek, yaitu karena dengan manajemen proyek suatu kegiatan proyek dapat mencapai tujuan proyek dari segi jadwal, anggaran dan kinerja, melalui suatu proses atau rangkaian kegiatan yang akan memberikan hasil yang dapat diukur dan memenuhi persyaratan.
Manajemen proyek mempunyai pengaruh yang besar terhadap perkembangan dan keberlangsungan proyek, sehingga diperlukan manajemen proyek yang baik mulai dari awal, pertengahan hingga akhir pengerjaan proyek. Ada beberapa faktor yang menentukan keberhasilan proyek, yaitu tujuan dan sasaran yang jelas, proses manajemen proyek yang jelas, seperangkat alat manajemen proyek yang terbukti berhasil, dan pemahaman yang jelas tentang peran manajemen proyek. Ada siklus hidup proyek yang digunakan untuk berhasil melaksanakan dan mengelola proyek.
