Manajemen Proyek Sistem Informasi (IT/IS Project Management)

(1)

Manajemen Proyek Sistem

Informasi

Onah Siti Fatonah, S.Kom

(IT/IS Project Management)

Referensi

• Pinto, J.K., 2010. Project Management:

Achieving Competitive Advantage, 2nd

Edition, Pearson.

• Schwalbe, K., 2007, Information

Technology Project Management, 5th

Edition

• Materi Perkuliahan Information Technology

Project Management. Dr. Ir. Herman S.,

MBA.

WHY

INFORMATION TECHNOLOGY

PROJECT MANAGEMENT?

PROJECT MANAGEMENT

STATISTICS

• Worldwide IT spending totaled more than $2.1

trillion in 2007.

• Total compensation for average senior project

manager $99,183 per year in U.S. (Survey

2005).

• The number of people earning their Project

Management Profesional certification more than

285,000 in 2008 compare with 225,000 in 2006.

(2)

IT PROJECT

HAVE A TERRIBLE TRACK

RECORD

RECENT RESEARCH

• 65% of hardware and/or software development

project fail

(A Study of more than 300 large company conducted by Peat Marwick consultant).

• More than half IT project become runaways

(A study by META group).

• Up to 75% of software project are canceled

(Applied Data Research).

• Only 2.5% of global business achieve 100% project

success and over 50% of global business project fail

(Price Water House Survey, 2004).

Another Survey

• A 1995 Standish Group Study (CHAOS)

found that only 16.2% of IT Projects were

succesfull in meeting scope, time, and

cost goals

• Over 31% of IT project were canceled

before completion, costing over $81

billion in the U.S. alone

IT PROJECT

• The need for IT projects keeps increasing

– In 2000, there were 300,000 new IT projects

– In 2001, over 500,000 new IT projects were

started

– In 2004, IT spending in the US increased an

estimated 4.4% over 2003 (Forrester

Research)

– In 2005, another 5.7% growth is estimated

(Forrester Research)

(3)

IT PROJECT

Improvements by 2001 (compared to 1995)

1995 2001

Time overruns 222% 163% Cost overruns 189% 145% Fungsi dan fitur-fitur

yang diperlukan

61% 67%

Proyek IT yang berhasil (AS)

28.000 78.000 Presentase Proyek IT

yang berhasil (AS)

16% 28%

IT PROJECT

"The reasons for the increase in successful projects vary. First, the average cost of a project has been more than cut in half. Better tools have been created to monitor and control progress and better skilled project managers with better management processes are being used. The fact that there are processes is significant in itself.“*

The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001)

WHAT IS A PROJECT?

• Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitas-aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi (RK. Wysocki, R. Beck, dan David BC)

• Proyek diartikan sebagai deretan urutan aktifitas yang diselesaikan tepat waktu, sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (Jeffery LW)

(4)

• A project is “a temporary endeavor

undertaken to create a unique

product, service, or result” (PMBOK®

Guide, Third Edition, 2004, p. 5)

ELEMEN PROYEK

• Kompleks, satu kali proses

• Dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan sumber

daya

• Dikembangkan untuk menyelesaikan tujuan

yang jelas atau serangkaian tujuan

• Fokus berdasarkan keinginan pelanggan

(customer)

KARAKTERISTIK PROYEK

• Merupakan usaha ad hoc dengan siklus yang jelas

• membangun blok-blok dalam desain dan eksekusi strategi organisasi.

• Project are responsible for the newest and most improved products, services, and organizational processes

• bertanggung jawab untuk produk dan jasa terbaru dan paling baik, dan proses organisasi

• memberikan filosofi dan strategi untuk manajemen perubahan

KARAKTERISTIK MANAJEMEN PROYEK

(Lanjutan)

• Manajemen proyek melintasi batas-batas

fungsional dan organisasi.

• Fungsi manajemen tradisional dari planning,

organizing, motivation, directing, dan

controlling berlaku untuk manajemen proyek

• Hasil utama dari proyek adalah kepuasan

custumer dengan kendala teknis dan biaya

yang minim tetapi on-schedule

(5)

Perbedaan Antara Proses &

Manajemen Proyek

Process Project

Repeat process or product New Process or Product Several Objectives One objective

Ongoing One shot – limited life People are homogeneous More heterogeneous Greater certainty of performance,

cost, schedule

Greater uncertainty of performance, cost, schedule

Part of line organization Outside of line organization Bastion of establieshed practice Violates established practice Supports status quo Upsets status quo

Contoh Proyek IT

• Teknisi Labkom menggantikan semua komputer untuk laboratorium komputer Politeknik Piksi Ganesha • Piksi Tech Center menambahkan software aplikasi

untuk Kuliah Online, Perwalian Online, Pendaftaran Online, dll.

• Teknisi Labkom mengupgrade infrastruktur teknologi untuk menyediakan akses wifi pada beberapa area kampus

• DIKTI menggantikan sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) menjadi Pangkalan Data System.

Ukuran Proyek

• Kriteria Ukuran Proyek - G.J. Ritz :

Size ($ Million) Manhours (Thousand)

Small (1 - 10) 24 - 240 Medium (11 - 75) 240 – 1.200 Big (80 - 200) 1.200 – 3.000 Super (250 - 600) 3.000 – 6.000 Mega (1.000 – 3.000) 10.000 – 24.000

(6)

PROJECT LIFE CYCLE & THEIR EFFECTS

PENENTU KEBERHASILAN

PROYEK

• The Quadruple Constraint

Faktor Penentu Kesuksesan Proyek

IT

• Kualitas Sistem

• Kualitas Informasi

• Penggunaan

• Kepuasan Pengguna

• Dampak terhadap Individu

• Dampak terhadap Organisasi

Understanding Success Criteria

Iron Triangle Information System Benefits (Organization) Benefits (Stakeholder) Cost Quality Time Maintainability Reliability (andal) Validity Information Technology Use Improved efficiency Improved effectiveness Increase profits Strategic goals Organization Learning Reduced waste Satisfied users Social & environmental impact Personal Development Profesional learning Economic impact

(7)

Hal-hal yang membantu proyek

sukses

1. Dukungan EksekutifDukungan Eksekutif 2.

2. Keterlibatan penggunaKeterlibatan pengguna 3.

3. Manajer Proyek yang berpengalamanManajer Proyek yang berpengalaman 4.

4. Tujuan bisnis jelasTujuan bisnis jelas 5.

5. Memperkecil ruang lingkupMemperkecil ruang lingkup 6. Standard software infrastructure 6. Standard software infrastructure 7. Persyaratan dasar perusahaan 8. Formal methodology

9. Perkiraan reliabel

10. Kriteria lain, seperti perencanaan yang tepat, staf yang kompeten, dan kepemilikan

*The Standish Group, “Extreme CHAOS,” (2001).

WHAT IS PROJECT

MANAGEMENT?

• Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan

• Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk aktivitas proyek guna memenuhi atau melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu sendiri

• Project management is “the

application of knowledge, skills, tools

and techniques to project activities to

meet project requirements” (PMBOK®

Guide, Third Edition, 2004, p. 8)

(8)

PROJECT MANAGER

• Project managers strive to meet the

triple constraint by balancing project

scope, time, and cost goals

TANGGUNG JAWAB MANAJER PROYEK

• Memilih tim

• Mengembangkan tujuan proyek dan rencana

untuk eksekusi

• Melakukan kegiatan manajemen risiko

• Membuat estimasi biaya dan penganggaran

• Penjadwalan

• Mengelola sumber daya

KERANGKA KERJA MANAJEMEN

PROYEK

Keterampilan yang disarankan

untuk Manajer Proyek

– Nyaman dengan adanya perubahan

– Memahami organisasi tempat mereka bekerja – Mampu memimpin tim untuk mencapai tujuan

(9)

Keterampilan & Kompetensi Penting

untuk Manajer Proyek

1. People skills 2. Leadership 3. Listening

4. Integrity, ethical behavior, consistent 5. Strong at building trust

6. Verbal communication 7. Strong at building teams

8. Conflict resolution, conflict management 9. Critical thinking, problem solving 10. Understands, balances priorities

Pentingnya Leadership Skills

• Manajer proyek yang efektif memberikan kepemimpinan dengan contoh

• Seorang pemimpin berfokus pada tujuan jangka panjang dan gambaran besar tujuan sementara menginspirasi orang untuk mencapai tujuan tersebut • Seorang manajer berurusan dengan rincian

pertemuan dari hari ke hari dalam mencapai tujuan tertentu

• Manajer proyek sering mengambil peran baik sebagai pemimpin ataupun manajer

Top IT Skills

SKILL PERCENTAGE OF

RESPONDENTS

Project / program management 60% Business process management 55% Business analysis 53% Aplication development 52% Database management 49%