MANAJEMEN PROYEK
SISTEM INFORMASI
Riski Annisa, M.Kom
ii | P a g e
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga modul praktek matakuliah Manjemen Proyek Sistem Informasi ini dapat terselesaikan dengan baik. Selanjutnya modul ini disusun untuk memberikan gambaran bagi mahasiswa yang mempelajari Manjemen Proyek Sistem Informasi karena modul ini disertai teori pengembangan proyek sehingga lebih memudahkan dalam memahami materi.
Tak lupa penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dengan tenaga dan pikirannya, terima kasih juga kepada rekan–rekan instruktur, dosen dan semuanya yang tidak bisa disebutkan satu persatu, yang selalu mendukung penulis sehingga modul ini sehingga dapat selesai sesuai yang kita inginkan semua.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan modul ini. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan guna perbaikan dan pengembangan modul ini ke depan.
Akhir kata penulis berharap semoga modul matakuliah Manjemen Proyek Sistem Informasi ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya dan dapat dijadikan referensi untuk mahasiswa umum yang ingin mempelajari materi tersebut.
iii | P a g e
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
BAB 1 Manajemen Proyek Sistem Informasi ... 1
BAB 2 Project Management Knowledge Area ... 8
BAB 3 Group Process Project Management ... 15
BAB 4 Document & Communication Management ... 26
BAB 5 Quality & Cost Management ... 32
BAB 6 Human Resources & Stakeholder Management ... 43
BAB 7 Procurement & Risk Management ... 53
BAB 8 Project Life Circle & Software Development Life Circle ... 56
BAB 9 Network Diagram ... 61
BAB 10 Scope Management & Microsoft Project ... 72
BAB 11 Project Management Plan ... 75
DAFTAR PUSTAKA ... 80
1 | P a g e
BAB 1
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Deskripsi
Menjelaskan Pengertian Proyek dan Menggunakan Teori Manajemen Proyek Sistem Informasi Tujuan Pembelajaran
Setelah melakukan bagian ini mahasiswa mampu:
1. Menjelaskan Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi 2. Menjelaskan Ciri-Ciri Proyek
3. Menjelaskan Perbedaan Proyek vs Operasional 4. Menjelaskan Manajemen Proyek, Tujuan dan Manfaat 5. Menjelaskan Metodologi dan Tools
6. Menjelaskan Asosiasi dan Profesi 7. Menjelaskan Faktor Keberhasilan Proyek
1.1. Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi
Pada dasarnya Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah kegiatan mengorganisasi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi. Tujuan dari Manajemen Proyek Sistem Informasi itu sendiri adalah agar proyek dapat berhasil berjalan dengan lancar. Manajemen Proyek Sistem Informasi juga dapat menjadi kerangka kerja yang membantu Project Manager dalam menjalankan, memantau dan mengendalikan proyek.
Manajemen proyek sistem informasi (MPSI) merupakan kerangka kerja utama sebagai alat ukur tingkat keberhasilan dari sebuah proyek. MPSI juga memberikan informasi yang diperlukan dalam memantau dan mengendalikan proyek. Sebuah sistem informasi manajemen proyek dapat menjadi kerangka kerja untuk memandu dari kemajuan sebuah proyek dan membantu untuk meningkatkan tingkat keberhasilannya.
Dalam MPSI terdapat berbagai informasi yang lebih akurat dan relevan untuk tim manajemen dengan estimasi kerangka waktu yang juga sangat diperlukan. Informasi seperti ini akan sangat membantu dalam mempercepat proses pengambilan keputusan dan tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek sudah berjalan sesuai dengan perencanaan.
Manajer proyek akan menggunakan teknik dan alat untuk mengumpulkan, menggabungkan dan mendistribusikan informasi melalui sarana elektronik dan juga manual. Manajemen
2 | P a g e
proyek sistem informasi akan digunakan oleh tim manajemen atas dan bawah untuk saling berkomunikasi satu sama lain.
Penerapan Utama Manajemen Proyek Sistem Informasi 1. Basis Data Resiko Proyek.
Setiap resiko perlu adanya data tentang perkiraan probabilitas, preventif/tindakan korektif data aktual kejadian dan efektivitas tindakan. Data tentang resiko yang berbeda-beda pada proyek yang sudah selesai secara tersistematis akan segera dikumpulkan dan disimpan ke dalam database. Sehingga pada saat terdapat proyek- proyek baru, maka tim manajemen akan bisa mendapatkan keuntungan dengan data yang sudah dikumpulkan. Penerapan seperti ini akan bekerja dengan sangat baik terhadap proyek-proyek yang telah menemukan adanya kemungkinan resiko yang sama.
2. Basis Data Paket Pekerjaan Proyek.
Dalam pekerjaan biasanya berisi tentang deskripsi dan spesifikasi, hasil estimasi usaha, sesuai perubahan klaim usaha yang sebenarnya. Sama halnya dengan database resiko, database paket pekerjaan juga menyimpan data aktual proyek yang sudah selesai dikerjakan.
3. Basis Data Perubahan dan Klaim Proyek.
Penerapan ketiga dari MPSI adalah database yang berisi tentang segala perubahan permintaan dan perintah perubahan serta klaim yang tidak secara langsung sesuai dengan pekerjaan masing-masing, namun terdapat hubungannya dengan hasil proyek.
Klaim dapat berupa kegiatan, masalah, atau penyimpangan, catatan, hasil analisis, solusi yang telah diusulkan, solusi yang sebenarnya, dan tempat (khusus dalam kasus klaim).
1.2. Ciri-Ciri Proyek
Menurut Soeharto (1995), Proyek mempunyai ciripokok sebagai berikut:
1. Bertujuan untuk menghasilkan lingkup (Scope)tertentu berupa produk akhir atau hasil kerjaakhir.
3 | P a g e
2. Dalam proses mewujudkan lingkup yangdimaksud, maka harus ditentukan jumlahbiaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber dayayang dibutuhkan.
3. Bersifat sementara, artinya adanya batasanwaktu yang telah ditentukan terkait denganpenyelesaian tugas. Jadi, dari titik awal danakhir waktunya sudah ditentukan dengan jelas.
4. Non rutin, artinya tidak berulang-ulang. Jenisdan intensitas kegiatannya berubah sepanjangproyek itu berlangsung.
Sedangkan menurut Dannyanti (2010), ciri-ciri proyekantara lain:
1. Memiliki tujuan tertentu berupa hasil kerjaakhir.
2. Sifatnya sementara karena siklus proyek relatifpendek.
3. Dalam proses pelaksanaannya, proyek dibatasioleh jadwal, anggaran biaya, dan mutu hasilakhir.
4. Merupakan kegiatan nonrutin, tidak berulang-ulang.
5. Keperluan sumber daya berubah, baik macammaupun volumenya
1.3. Perbedaan Proyek vs Operasional
Pengertian Manajemen operasional adalah suatu bentuk dari pengelolahan yang menyeluruh dan optimal pada suatu masalah tenaga kerja, barang, mesin, peralatan, bahan baku atau produk apapun yang dapat dijadikan barang atau jasa yang tentunya dapat di perjual belikan. Yang dimana terdapat manajer operasional yang tanggung jawab terhadap penghasilan produk atau jasa, mengambil keputusan yang berhubungan dengan fungsi operasi dan sistem transformasi, serta menimbangkan pengambilan keputusan dari fungsi operasi.
Pengertian Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,[1] dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang
4 | P a g e
bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi- Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat
permanen atau mungkin semi permanen untuk
menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
Berdasarkan paparan diatas secara sederhana terkait kegiatan operasional, kegiatan operasional memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Berulang dan rutin
2. Intentitas kegiatan relatif lama, sehingga dalam rencana strategis organisasi memiliki jangka waktu dan capaian indikator
3. Breakdown jadwal anggaran masih berupa garis besar sehingga tidak terlalu tajam 4. Macam kegiatan sudah terkunci dan terbatas dengan sumber daya yang relatif konstan
dan terukur
5. Repetitif dan bersifat pengulangan.
Sedangkan untuk proyek, menilik pengertian manajemen proyek tersebut diatas dapat kita temukan ciri-ciri sebagai berikut :
1. Kegiatannya dinamis dan non-rutin
2. Intensitas kegiatan sifatnya relatif singkat, dan penjadwalan kegiatan didalamnya memiliki potensi perubahan jadwal serta terbagi dalam beberapa unit kerja yang memiliki kompartemen penugasan
3. Breakdown jadwal anggaran dan pelaksanaan pekerjaan sudah detil, terukur, dan memiliki batasan waktu penugasan.
4. Terdapat kolaborasi latar belakang keahlian yang berbeda-beda dari para pihak terkait.
5. Kebutuhan akan sumber daya cenderung bervariasi dan membutuhkan mitigasi risiko secara berkala
5 | P a g e
1.4. Manajemen Proyek, Tujuan dan Manfaat
MPSI memungkinkan bagi tim proyek untuk menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya dan untuk melihat apakah mereka dapat menemukan alasan mengapa hal ini bisa sampai terjadi. Tim manajemen proyek juga harus bisa melacak status dari setiap bagian dari proyek dan untuk menilai pekerjaan mana saja yang sudah selesai dan mana saja pekerjaan yang masih harus dikerjakan. Pada saat informasi ini sudah tersedia, maka tim proyek akan dapat mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk melihat bahwa setiap bagian dari proyek memang akan memberikan kontribusi bagi keberhasilan proyek.
Selain itu juga MPSI sangat membantu para pemimpin proyek dalam menilai dampak pada proyek dari risiko masa depan yang akan disebabkan oleh waktu dan biaya yang berlebihan, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas proyek sama sekali tidak buruk. Hal ini akan sangat membantu bagi tim untuk memahami bagian-bagian dari proyek mana saja yang membutuhkan revisi pedoman dan bagaimana cara mereka untuk melaksanakannya.
1.5. Metodologi dan Tools
Ada beberapa pendekatan yang dipakai dalam me-manage atau mengelola aktivitas-aktivitas proyek, diantaranya adalah
1. The traditional approach 2. Rational Unified Process
3. Temporary organization sequencing concepts 4. Critical Chain
5. Extreme Project Management 6. Event chain methodology 7. Process-based management
Ada beberapa tools dalam kegiatan proyek : 1. PERT charts
2. Gantt charts
3. Event Chain Diagram 4. Run charts
6 | P a g e
5. Project Cycle Optimisation
Tools yang paling banyak digunakan adalah: PERT charts dan Gantt charts. Sedangkan software yang sering digunakan di Indonesia adalah :
Microsoft Project, karena kedua tools manajemen (PERTS chart dan Gantt chart) proyek ini sudah terdapat didalamnya
1.6. Asosiasi dan Profesi
Dikalangan lingkungan international, terdapat asosiasi manajemen proyek, diantaranya adalah
1. The Project Manajemen Institute (PMI)
2. The American Academy of Project Management (AAPM) 3. The Agile Project Leadership Network (APLN)
4. The Association for Project Management (UK) (APM) 5. The Australian Institue of Project Management (AIPM) 6. The International Project Management Association (IPMA)
1.7. Faktor Keberhasilan Proyek
Karena yang dikelola bukanlah hal yang bersifat statis dan berupa sistem, maka terdapat beberapa faktor yang dapat menentukan manajemen proyek sistem informasi ini berhasil atau tidaknya. Diantaranya adalah:
1. Dukungan dari Manajemen Tingkat Atas.
Karena bekerja dengan system bertingkat, yaitu koordinasi dari atas dan bawah, maka sangat penting tentang apa yang bisa dilakukan dan harus didukung penuh oleh atasan. Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak untuk keberhasilan dari manajemen proyek. Dukungan yang dimaksud pun tidak hanya sekali, melainkan harus teratur dan sistematis. Artinya adalah terdapat timbal balik maupun tanggapan dari pihak manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan oleh manajemen bawah.
Misalnya, mengadakan pertemuan tim untuk membahas tentang manajemen proyek sistem informasi yang sedang dikerjakan.
7 | P a g e
2. Quality Control.
Tim manajemen sistem informasi harus mengatur dan menerapkan kriteria kualitas yang lebih ketat, secara berkala oleh manajer proyek yang berpengalaman, dari apa yang harus masuk ke dalamnya dan apa saja yang tidak cocok. Dalam kasus sistem pencarian teks lengkap, menghitung jumlah download oleh pengguna yang berbeda per entri bisa saja menjadi sebuah indikator yang terbaik dari relevansi. Kriteria numerik lainnya untuk fungsi pencarian bisa menjadi volume dari setiap entri (dalam hal proyek yang sesuai, paket pekerjaan, nilai risiko, klaim, dan lain-lain).
3. Pembaharuan Rutin dan Sering.
Informasi yang sudah tersimpan harus selalu ter up to date dan jelas yang akan semakin meningkatkan daya tarik dari keseluruhan sistem.
4. Cukup Mudah Untuk Digunakan.
Seluruh sistem harus mudah digunakan, dalam hal men-download dan mengirimkan informasi. Selain itu akses kepada sistem juga harus semudah mungkin. Sehingga segala informasi yang telah ada dapat dimanfaatkan dengan sangat baik.
5. Penghargaan untuk Setiap Kontribusi.
Imbalan atau insentif bagi setiap kontribusi untuk manajemen proyek sistem informasi adalah sebagai salah satu cara lain dalam meningkatkan nilai lebih dari kualitas sebuah proyek.
8 | P a g e
BAB 2
Project Management Knowledge
Deskripsi
Menjabarkan dan Mengidentifikasi Project Management Knowledge Areas Tujuan Pembelajaran
Setelah melakukan bagian ini mahasiswa mampu:
1. Menjelaskan Project Management Knowledge Area 2. Menjelaskan Gambaran Kelompok Proses
3. Menjelaskan Sepuluh Bidang Pengetahuan Proyek
2.1. Project Management Knowledge Area
Pengetahuan manajemen proyek (project management knowledge area) sering pula disebut dengan elemen manajemen proyek (the element of project management) adalah cakupan bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek, Tentunya bidang pengetahuan yang berkaitan dengan manajemen.
PMI menciptakan seperangkat terminologi standar dan pedoman untuk manajemen proyek, yang dikenal sebagai bidang pengetahuan manajemen proyek. Ini adalah standar yang berkembang yang diperbarui secara berkala di PMBOK-nya.
Bidang pengetahuan (knowldege area) manajemen proyek bertepatan dengan kelompok proses (process group), yang merupakan inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pemantauan dan pengendalian, dan penutupan proyek. Ini adalah fase kronologis yang dilalui setiap proyek.
Kita dapat menganggap kelompok proses sebagai horizontal, sedangkan bidang pengetahuan vertikal. Bidang pengetahuan adalah materi pokok teknis inti, yang diperlukan untuk manajemen proyek yang efektif.
2.2. Gambaran Kelompok Proses
9 | P a g e
Kelompok Proses Inisiasi
Kelompok Proses
Perencanaan
Kelompok Proses Pelaksanaan
Kelompok Proses Pemantauan dan Kontrol
Kelompok Proses Penutupan
Manajemen Integrasi Proyek
1.
Mengemban gkan Piagam Proyek
2.
Mengembangkan Perencanaan Manajemen Proyek
3.
Mengarahka n &
Mengelola Pekerjaan Proyek 4. Mengelola Pengetahuan Proyek
5. Memantau dan
Mengontrol Pekerjaan Proyek 6.
Melakukan Integrasi Perubahan Kontrol
7.
Penutupan Proyek atau Fase Proyek
Manajemen Ruang Lingkup Proyek
1. Perencanaan Manajemen Ruang Lingkup 2.
Mengumpulkan Persyaratan 3.
Mendefinisikan Ruang Lingkup 4. Membuat WBS
5.
Memvalidasi Ruang Lingkup 6.
Mengkontrol Ruang Lingkup
Manajemen Penjadwala n Proyek
1. Perencanaan Manajemen Penjadwalan 2.
Mendefinisikan Aktivitas 3. Mengurutkan Aktivitas
4. Mengestimasi
6.
Mengkontrol Penjadwalan
10 | P a g e
Durasi Aktivitas 5. Menyusun Jadwal
Manajemen Biaya Proyek
1. Perencanaan Manajemen Biaya
2. Mengestimasi Biaya
3. Menentukan Anggaran
4.
Mengkontrol Biaya
Manajemen Kualitas Proyek
1. Perencanaan Manajemen Kualitas
2. Mengelola Kualitas
3.
Mengkontrol Kualitas
Manajemen Sumber Daya Proyek
1. Perencanaan Manajemen Sumber Daya 2. Mengestimasi Aktivitas
Sumber Daya
3.
Mendapatkan Sumber Daya 4.
Mengemban gkan Tim 5. Mengelola Tim
6. Mengelola Sumber Daya
Manajemen Komunikasi Proyek
1. Perencanan Manajemen Komunikasi
2. Mengelola Manajemen Komunikasi
3. Memantau Manajemen Komunikasi
Manajemen Risiko Proyek
1. Perencanaan Manajemen Risiko
2. Identifikasi Risiko
3. Melakukan Analisis Risiko Kualitatif
6.
Mengimplem entasikan Respons Risiko
7.
Pemantauan Respons Risiko
11 | P a g e
4. Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif 5. Perencanaan Respons Risiko Manajemen
Pengadaan Proyek
1. Perencanaan Manajemen Pengadaan
2.
Melakukan Pengadaan
3.Mengontrol Pengadaan
Manajemen Pemangku Kepentinga n Proyek
1.
Mengidentifi kasi
Pemangku Kepentingan
2. Perencanaan Pendekatan Pemangku Kepentingan
3. Mengelola Pendekatan Pemangku Kepentingan
4. Memantau Pendekatan Pemangku Kepentingan
12 | P a g e
2.3. Sepuluh Bidang Pengetahuan Proyek
Bidang pengetahuan adalah kopetensi utama yang harus dikembangkan seorang manajer proyek
1. Empat bidang pengetahuan ini mengarah kepada proyek spesifik (lingkup, waktu, biaya dan mutu)
2. Empat bidang pengetahuan yang merupakan alat pencapaian tujuan proyek (SDM, komunikasi, resiko, dan manajemen pengadaan)
3. Satu bidang pengetahuan (manajemen integrasi proyek) mempengaruhi oleh semua bidang pengetahuan lainnya
4. project integration management mempengaruhi dan dipengaruhi oleh 9 area pengetahuan lainnya.
Selain dalam Kelompok Proses, proses-proses dalam manajemen proyek juga dikategorikan ke dalam area pengetahuan (Knowledge). Area Pengetahuan adalah pembagian area dari manajemen proyek yang ditentukan oleh persyaratan pengetahuannya dan dijelaskan dalam proses-proses komponen, praktik, input, output, alat, dan teknik. Sepuluh area pengetahuan yang diidentifikasi dalam PMBOK digunakan di sebagian besar proyek. Sepuluh area pengetahuan tersebut adalah:
1. Manajemen Integrasi Proyek
Manajemen integrasi proye yaitu meliputi proses-proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi, menentukan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai proses dan aktivitas yang ada dalam Kelompok Proses Manajemen Proyek.
2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Manajemen ruang lingkup proyek yaitu meliputi proses-proyek yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek sudah mencakup semua pekerjaan yang diperlukan dan hanya pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
13 | P a g e
3. Manajemen Jadwal Proyek
Manajemen jadwal proyek yaitu meliputi proses-proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek agar tepat waktu.
4. Manajemen Biaya Proyek
Manajemen biaya proyek yaitu meliputi proses-proses merencanakan, memperkirakan, penganggaran, pembiayaan, pendanaan, pengelolaan, dan pengendalian biaya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam anggaran yang disetujui.
5. Manajemen Kualitas Proyek
Manajemen kualitas proyek yaitu meliputi proses-proses untuk memasukkan kebijakan mutu perusahaan terkait perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian persyaratan kualitas proyek dan produk, agar sesuai harapan para pemangku kepentingan.
6. Manajemen Sumber Daya Proyek
Manajemen sumber daya proyek yaitu meliputi proses-proses untuk mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya yang dibutuhkan untuk keberhasilan penyelesaian proyek.
7. Manajemen Komunikasi Proyek
Manajemen komunikasi proyek yaitu meliputi proses-proses yang diperlukan untuk memastikan ketepatan waktu dan kesesuaian perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan, pengambilan, manajemen, kontrol, pemantauan, dan disposisi akhir dari seluruh informasi proyek.
8. Manajemen Risiko Proyek
Manajemen risiko proyek yaitu meliputi proses-proses melakukan perencanaan manajemen risiko, identifikasi, analisis, perencanaan respons, pelaksanaan respons, dan pemantauan risiko pada suatu proyek.
14 | P a g e
9. Manajemen Pengadaan Proyek
Manajemen pengadaan proyek yaitu meliputi proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, layanan, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek.
10. Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek
Manajemen pemangku kepentingan proyek yaitu meliputi proses-proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang, grup, atau organisasi-organisasi yang dapat berdampak atau terdampak oleh proyek, menganalisis harapan dan dampak mereka terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk melibatkan mereka secara efektif dalam keputusan dan eksekusi proyek. Kebutuhan proyek tertentu mungkin memerlukan tambahan satu atau lebih area pengetahuan, misalnya proyek konstruksi mungkin memerlukan manajemen keuangan atau manajemen keselamatan dan kesehatan.
15 | P a g e
BAB 3
Group Process Project Management
Deskripsi
Menjelaskan Process Group dan Menghafal Process Management Tujuan Pembelajaran
Setelah melakukan bagian ini mahasiswa mampu:
1. Menjelaskan Project Boundaries 2. Menjelaskan Inisiasi Proyek
3. Menjelaskan Perencanaan Proyek dan Pelaksanaan Proyek 4. Menjelaskan Pemantauan & Pengendalian Proyek
5. Menjelaskan Penutupan Proyek
3.1. Project Boundaries
Proyek memang suatu hal yang sangat luas cakupannya. Selama memenuhi tiga karakteristik di atas, maka suatu pekerjaan dapat dikatakan sebagai proyek. Contoh proyek diantaranya adalah migrasi server, pembuatan aplikasi, pemindahan kantor cabang, implementasi sistem payroll yg baru, dll. Pekerjaan-pekerjaan harian dan rutin tidak termasuk dalam kategori “proyek”.
Dalam pelaksanaan suatu proyek biasanya ada batasan-batasan (project constraint).
Apakah yang dimaksud dengan batasan? Batasan adalah faktor yang memberikan limitasi terhadap : apa yang dilakukan dan bagaimana melakukan suatu proyek. Contoh batasan dalam sebuah proyek adalah :
1. Target waktu 2. Dana yang terbatas
3. Produk harus dibuat di luar negeri/luar kota
Setiap proyek dipimpin oleh seorang pimpinan proyek (project manager). Seorang pimpinan proyek bertanggung jawab terhadap :
1. Mengatur jalannya proyek
2. Penghubung antara pembuat strategi/kebijakan dengan tim pelaksana proyek 3. Mengarahkan tim untuk mencapai kesuksesan
16 | P a g e
3.2. Inisiasi Proyek
Inisiasi proyek (project initiation) adalah tahap awal (pertama kalinya)suatu proyek dimulai. Dalam artian memberikan gambaran global suatu proyekdalam bentuk defenisi proyek yang berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek,waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.
Tujuan dari project initiation dinataranya adalah:
1. Menentukan tujuan proyek secara rinci
2. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical successfactor) untuk pelaksanaan proyek.
3. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber dayaproyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyeksebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek (projectmanagement plan).
4. Menentukan kriteria keberhasilan proyek
Mekanisme Project Initiation : Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan (assigment) kepadamanajer proyek (project manager) dan tim proyek (project team).
17 | P a g e
Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat defenisiproyek (project defenition) dan disetujui oleh pemilik proyek.
Defenisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagaiacuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek(project management plan).
3.3. Perencanaan Proyek dan Pelaksanaan Proyek 3.3.1. Perencanaan Proyek
Perencanaan adalah suatu tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat di implementasikan.
Tujuan perencanaan adalah melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan biaya, mutu, dan waktu ditambah dengan terjaminnya faktor keselamatan.
Tujuan Perencanaan Proyek
1. Sebagai pedoman pelaksanaan, pengawasan dan penutupan proyek
2. Mendokumentasi asumsi-asumsi yang dijadikan dasar dalam perencanaan 3. Mendokumentasi keputusan penting dan pertimbangannya
4. Memfasilitasi komunikasi diantara stakeholder
5. Mendefinisikan pemeriksaan (review) manajemen dalam hal: isi, cakupan, waktu 6. Sebagai dasar (baseline) untuk menilai kinerja dalam kegiatan pengawasan proyek
Elemen Rencana Proyek :
1. Lingkup Proyek, alternatif & feasibility 2. Membagi proyek dalam rincian kegiatan 3. Jadwal kegiatan
4. Rencana komunikasi
5. Menentukan standar & prosedur proyek 6. Identifikasi & perkiraan resiko
7. Membuat budget 8. Rencana Proyek Dasar
18 | P a g e
Langkah Perencanaan Proyek :
1. Menentukan sasaran & lingkup proyek 2. Menentukan lifecycle
3. Membuat struktur organisasi/tim proyek 4. Memilih tim proyek
5. Menentukan resiko-resiko
6. Membuat Work Breakdown Structure (WBS) 7. Identifikasi tugas/aktivitas dan ketergantungannya 8. Estimasi
9. Menentukan sumber-sumber daya 10.Membuat jadwal kegiatan
3.3.1. Pelaksanaan Proyek
Proyek adalah rangkaian kegiatan untuk menghasilkan sesuatu atau serangkaian kegiatan yang mencakup seluruh aspek yang menyangkut kepentingan, untuk mencapai tujuan yang pengelolaannya tidak terlepas dari unsur-unsur manajemen.
Aturan-aturan yang membatasi pelaksanaan proyek adalah : 1. SPK/SPMK
2. Kontrak dan dokumen kontrak
3. (Surat perjanjian antara Pimpro/pimbagpro dan kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan) 4. RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat)
5. Gambar kerja :
a. Shop drawing b. As built drawing
Tahap-tahap pelaksanaan proyek ada 3 macam yaitu A. Tahap pra pelaksanaan proyek
Tahap pra pelaksanaan proyek ini meliputi :
1. Membuat persiapan/program secara detail untuk menunjang kelancaran pelaksanaan
19 | P a g e 2. Acuannya
• Dokumen kontrak
• RAB dan RAP
• Dokumen-dokumen lain 3. Kontraktor
• Memberikan jaminan bank dan uang muka
• Mempelajari isi kontrak
Dalam hal ini kontrak dibagi menjadi dua macam yaitu :
• Kontrak lumpsumKontrak lumsum adalah kontrak yang dilaksanakan sesuai dengan gambar dan RKS dalam dokumen lelang yang nilainya pasti dan mengikat, kuantitas dari masing-masing pekerjaan relatif pasti, gambar- gambar rencana dan spesifikasi lengkap terperinci.
• Kontrak unit priceKontrak unit price adalah kontrak pengadaan barang / jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yg pasti & tetap untuk setiap satuan pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara. Pembayaran kepada penyedia jasa / kontraktor pelaksanaan berdasarkan hasil pengukuran bersama terhadap volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan.
4. Merupakan masa mobilisasi (1-5 bulan)
• Masa ini strategis, kelancaran pada masa ini menentukan kelancaran pekerjaan selanjutnya
• Sering dilaksanakan review design 5. Persiapan administratif yang dilakukan
• Surat menyurat (dengan pejabat setempat, pimpro/bagpro maupun konsultan)
• Membuat surat tugas (internal)
• Membuat laporan intern dan ekstern 6. Persiapan teknis yang dilakukan
• Struktur organisasi proyek
• Time schedule atau master schedule
20 | P a g e
• Metode kerja/metode pelaksanaan
• Kantor lapangan (base camp, gudang, direksi keet)
• Bangunan utilitas (PLN, Telkom, PDAM)
• Survey letak quarry
• Membuat shop drawing
• Pengukuran
• Membuat fasilitas penunjang (Access road, jembatan darurat, pagar pengaman)
B. Tahap pelaksanaan
Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan proyek konstruksi secara umum. Dalam tahap pelaksanaan ada tiga target yang harus dicapai, yaitu :
• Taget prestasi
• Target waktu
• Target biaya
Dalam tahap ini memungkinkan sekali untuk terjadiya perubahan metode kerja dan reshedulling. Dalam pelaksanaan pada tahap ini harus selalu dilakuan hal berikut ini :
• Pengendalian biaya/keuangan (pengendalian bahan, alat, pekerja)
• Pengendalian waktu (rencana kerja realistis, memperhatikan pekerjaan- pekerjaan kritis, evaluasi kurva S)
• Pengendalian mutu (memperhatikan spesifikasi teknis) C. Tahap akhir pelaksanaan
Ini adalah tahap saat proyek sudah selesia dilaksanakan PHO dan FHO. Pada tahap ini diusahakan proyek tidak terlambat, karena apabila terlambat akan terkena denda sebesar 1%
dari nilai kontak sampai setinggi-tingginya 10% dari nilai kontrak. Tenggang waktu antara PHO dan FHO adalah masa pemeliharaan. Semua cacat pada bangunan yang terjadi pada masa pemeliharaan menjadi tanggung jawab penuh dari kontraktor untuk memperbaikinya.
3.4. Pemantauan & Pengendalian Proyek
21 | P a g e
Monitoring/Pemantauan adalah kegiatan mengamati/meninjau kembali kembali mempelajari mempelajari secara terus menerus menerus atau berkala berkala dan kegiatan mengawasi, yang dilakukan oleh pengelola proyek di setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan, untuk memastikan bahwa p g en gadaan dan p gg en unaan in put, jadwal kerja, hasil yg ditargetkan dan tindakan lainnya yang diperlukan berjalan sesuai rencana
Monitoring berfokus pada
1. Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
2. Penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada 3. Perbaikan/koreksi masalah
4. Pemberian imbalan pencapaian tujuan
Sumber data pada umumnya merupakan dokumen internal seperti: laporan bulanan / triwulanan, catatan kerja dan perjalanan perjalanan, catatan catatan pelatihan pelatihan, notulen notulen rapat dan sebagainya.
Tujuan Monitoring
1. mengkaji apakah kegiatan ‐kegiatan yang dilaksanakan tel ha h sesuai dengan rencana 2. mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi
3. melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.
4. mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,
5. menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.
Manfaat Monitoring
Bagi pihak Penanggung Jawab Program :
1. Salah satu fungsi manajemen manajemen yaitu pengendalian pengendalian atau supervisi supervisi.
22 | P a g e
2. Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja 3. Untuk meyakinkan pihak‐pihak yang berkepentingan
4. Membantu Membantu penentuan penentuan langkah langkah‐langkah langkah yang berkaitan berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya.
5. Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.
Bagi pihak Pengelola Proyek, yaitu :
1. Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat
2. Mengetahui kekurangan‐kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.
3. Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek
Tipe Dan Jenis Monitoring Monitoring
1. Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek.
2. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian bantuan dsb.
3. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup mencakup hasil dari proses yang terutama terutama berkaitan berkaitan dengan kuantitas (jumlah)
Frame Work & Tanggung Jawab
1. Melakukan kontrol terhadap proyek dan memastikan bahwa target tercapai tergantung pada monitoring secara reguler, mengetahui mengetahui apa yg terjadi terjadi, dan menghitung menghitung pencapaian pencapaian kerja berdasarkan target 2. Jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dan kondisi aktual maka dibutuhkan
perencanaan ulang untuk membawa proyek kembali ke target atau target harus direvisi
23 | P a g e
3. Pada pelaksanaannya, manajer harus menghindari 4 hal yakni : delay pada tanggal target, ketidakseusaian kualitas, fungsionalitas yg tidak mencukupi, biaya jika melebihi target
4. Tanggung jawab keseluruhan keseluruhan untuk memastikan memastikan tercapainya tercapainya target proyek adalah tergantung pada peran dari Project Steering Commitee atau Project Board.
5. Tanggung jawab sehari-hari ada pada projtect manajer dan untuk lingkup yg lebih kecil ada pada Team Leader
6. Pelaporan bisa berbentuk tertulis, lisan atau informal
7. Team Leader yg efektif atau project manager akan berinteraksi dengan anggota tim dan berdiskusi mengenai permasalahan-permasalahan yang ada, dan pelaporan secara informal terhadap perkembangan proyek harus dikombinasikan dengan pelaporan secara formal sesuai prosedur
8. Assesment progress dibuat berdasarkan informasi yang dikumpulkan pada interval waktu yang reguler atau waktu yang spesifik.
9. Checkpoint untuk mengontrol proyek dilakukan secara reguler atau sesuai even yg spesifik
Mengumpulkan Data
Manajer harus mem-breakdown aktivitas yang panjang ke dalam tugas-tugas yang dapat dikontrol pada durasi waktu satu atau dua minggu. Hal yang penting adalah mendapatkan informasi tentan g aktivitas y g an g telah diselesaikan dan berapa banyak pekerjaan yang belum diselesaikan. Jika ada produk yang berseri berseri, penyelesaian penyelesaian secara parsial dari aktivitas lebih mudah di perkirakan.
Memvisualkan Progress
Jika mengkoleksi mengkoleksi data tentang tentang progress progress proyek, manajer membutuhkan cara untuk mempresentasikan data dan implikasinya. Ada beberapa metode untuk mempresentasikan data, yaitu Gantt Chart, Slip Chart, Ball Chart, Timeline
24 | P a g e
3.5. Penutupan Proyek
Penutupan proyek merupakan proses akhir dalam rangkaian kegiatan pelaksanaan proyek.
Hal ini memerlukan kemampuan dalam mengelola proses pengakhiran proyek seperti menginventarisir aset proyek, menyiapkan dan menyelesaikan dokumentasi dan administrasi proyek dengan pihak pemberi kerja/dana, tenaga ahli dan pihak-pihak terkait lainnya.
Pada tahap ini harus diyakinkan bahwa deliverable proyek telah terpenuhi. semua pekerjaan yang belum terselesaikan harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan.
setelah semua selesai dalam bentuk dokumen laporan resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran tim proyek.
Secara rinci, hal-hal yang harus dilakukan terkait dengan penutupan proyek antara lain : 1. Ketentuan administrasi peraturan terkait pengakhiran proyek sesuai dengan isi kontrak 2. Tata cara penyusunan surat demobilisasi tenaga ahli, surat keterangan dari proyek
untuk perusahaan
3. Tata cara dan mekanisme inventarisir aset proyek, administrasi dan pelaporan proyek 4. Pembuatan Berita Acara penyerahan aset dan laporan-laporan proyek sesuai ketentuan
kontrak
5. Pendokumentasian dan penyimpanan dokumen-dokumen penting terkait kesiapan dalam tindak lanjut paska proyek
Untuk mengakhiri proyek dengan sukses, pikirkan bertindak dengan cara-cara berikut:
Selesaikan pekerjaan proyek. Sudah menjadi tugas Anda untuk memastikan hasil akhir proyek Anda (produk, pelayanan, kebijakan, atau proses baru) digunakan sebagaimana telah dirancang, dan memenuhi sasaran bisnis. Karena hasil akhir proyek akan terus digunakan setelah proyek selesai, Anda perlu memastikan seseorang-Anda sendiri atau seseorang di
25 | P a g e
area fungsional-telah mengemban tanggung jawab untuk membuat tindak lanjut pada semua pokok persoalan yang belum terpecahkan atau masalah baru yang mungkin muncul.
Permudah transisi anggota tim. Anda harus lebih banyak tampil dibanding saat-saat lain sejak proyek dimulai. Anda perlu menjadi sangat terorganisasi, menyimpan daftar “apa yang harus dilakukan” terbaru, dan mengingatkan anggota tim tentang tanggung jawab mereka dalam membantu menyelesaikan semua itu. Pastikan anggota tim merasakan hasil akhir proyek, bahwa mereka tidak sekadar pergi dan bertanya-tanya apa hasil akhirnya.
Koordinasikan hubungan pelanggan. Proyek Anda memiliki satu pelanggan atau banyak pelanggan-orang-orang yang akan menggunakan atau mendapat manfaat dari proyek itu.
Dengan bersikap resmi ketika menyerahkan hasil proyek pada pelanggan adalah cara yang baik untuk menjaga hubungan yang kuat dengan pelanggan dan mengakui apa yang berhasil dicapai oleh tim.
26 | P a g e
BAB 4
Document & Communication Management
Deskripsi
Menjabarkan Project Communication Management dan Menggunakan Document Project Tujuan Pembelajaran
Setelah melakukan bagian ini mahasiswa mampu:
1. Menjelaskan Mengelola Komunikasi Proyek
2. Menjelaskan ITTOs Project Communication Management 3. Menjelaskan Dokumen Proyek
4. Menjelaskan Project Charter
5. Menjelaskan Komponen Project Charter (Sederhana)
4.1. Mengelola Komunikasi Proyek
Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik.
Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.
Manajemen Komunikasi Proyek adalah sebuah bidang yang wajib dimiliki manajer proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Adapun Proses proses dalam manajemen komunikasi proyek yang meliputi :
1. Merencanakan Komunikasi ( Plan Communication Management ) 2. Mendistribusikan Informasi ( Manage Communication )
3. Mengontrol Komunikasi / ( Control Communications )
27 | P a g e
Merencanakan Komunikasi merupakan proses menentukan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan menentukan sebuah pendekatan komunikasi. Tentu setiap proyek harus memasukkan sebuah model rencana manajemen komunikasi yang merupakan sebuah dokumen untuk menuntun komunikasi proyel.
Selain itu merencanakan komunikasi dapat dengan membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek dan juga membantu dalam perencanaan komunikasi. Adapuni isi dari rencana manajemen komunikasi :
1. Persyaratan komunikasi Stakeholder.
2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk bentuk, isi, dan rinciannya.
3. Orang-orang yang akan menerima informasi dan yang akan memberikan informasi tersebut.
4. Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.
5. Frekuensi komunikasi.
6. Prosedur eskalasi/peningkatan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan.
7. Prosedur revisi untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi.
8. Daftar istilah yang berkaitan dengan manajemen komunikasi.
Dalam manajamen Komunikasi proyek tentu manajar proyek harus menguasai komunikasi dua arah yang efektif dan akurat. Komunikasi yang efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu.
Jadi Komunikasi yang efekti akan membantu mengantisipasi masalah – masalah, membuat keputusan yang tepat, mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain dan mengembangkan hubungan – hubungan.
Adapun Faktor – faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efekti yaitu : 1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
28 | P a g e
4.2. ITTOs Project Communication Management
4.3. Dokumen Proyek
Dokumen proyek adalah naskah yang tertulis dalam satu lembar atau lebih, dimana isinya memuat sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek konstruksi. Era modern saat ini, dokumen proyek telah banyak menggunakan alat elektronik. Sehingga sudah dalam bentuk file digital. Berbeda dengan era 90-an, yang memakai alat cetak manual. Dokumen proyek memiliki keunikan sendiri, karena melibatkan banyak orang, perusahaan swasta serta beberapa instansi. Muatan surat juga ada yang bersifat rahasia, private, semi private dan umum.
Jadi, bila ada anda bertanya tentang kategori surat-surat yang ada dalam proyek.
Jawabnya, bisa bersifat pribadi pribadi, perusahaan, juga perniagaan. Silahkan bandingkan dengan praktik & prinsip ekonomi. Guna membuka wawasan anda tentang esensi ekonomi pada proyek konstruksi.
29 | P a g e
4.4. Project Charter
Menurut buku “Project Management Institute”, adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor atau project initiator yang secara formal mempunyai kewenangan atas suatu project, dan memberikan kewenangan kepada project manager untuk menggunakan resource pada aktivitas-aktivitas project
Project charter mencakup elemen-elemen persiapan dari skup project (mencakup yang termasuk dan tidak termasuk termasuk di dalam project). Project charter juga membantu untuk mengkontrol perubahan terhadap skup selama project berlangsung. Project Charter adalah suatu landasan serta definisi formal bagi sebuah proyek. Project charter berisi elemen- elemen yang unik yang hanya berlaku dalam sebuah proyek.
Project charter ini berguna untuk:
1. Pendefinisian awal proyek secara jelas;
2. Mengenali atribut-atribut suatu proyek;
3. Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja);
4. Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya;
5. Pondasi yang menopang jalannya proyek (batasan awal dari visi dan misi proyek).
Sebuah proyek charter akan menumbuhkan:
a. Sense of responsibility/tanggung jawab (manajer) b. Sense of teamwork/kerja sama (tim kerja)
c. Sense of ownership/kepemilikan (sponsor)
Setelah project charter terbentuk, akan dilanjutkan dengan feasibility plan dan riset terhadap proyek. Melalui riset ini akan diestimasikan apakah sebuah proyek dapat dijalanankan sesuai pendanaan dan waktu yang ditetapkan.
30 | P a g e
4.5. Komponen Project Charter (Sederhana)
1. Pernyataan masalah (Problem Statement) : Masalah ditangkap dalam bentuk pengukuran 2. Kasus bisnis (Business Case) : Alasan bisnis untuk menjalankan proyek
3. Pernyataan Sasaran / Goal Statement : Target pengukuran proses 4. Garis waktu (Timeline) : Kapan setiap fase proyek akan selesai 5. Cakupan (Scope) : Apa yang ada dan apa yang keluar dari proyek
6. Anggota tim (Team Members) : Orang-orang yang akan berpartisipasi dalam proyek ini
Meskipun dibuat untuk berbagai macam proyek yang mungkin saja perbedaannya sangat lebar, idealnya sebuah project charter berisi minimal sebagai berikut:
1. Otorisasi proyek. Sebuah pernyataan singkat harus ada untuk mengidentifikasi proyek disahkan oleh siapa.
2. Penunjukan manajer proyek. Nama manajer proyek, termasuk deskripsi tanggung jawabnya harus dicantumkan dengan jelas.
3. Stakeholder utama. Semua stakeholder kunci yang disebutkan di proposal proyek, serta pihak-pihak yang bakal mempengaruhi jalannya proyek, harus ditulis dengan jelas. Fungsi dan peranan mereka juga harus dijabarkan untuk menghindari tumpang tindih. Tulis semua stakeholder, peranan mereka, serta bagaimana mereka berkontribusi terhadap proyek.
4. Tujuan. Demi kesuksesan proyek, tujuan harus dinyatakan secara jelas dan disetujui.
Tujuan ini harus sama dengan tujuan yang dicantumkan dalam proposal proyek.
Setidaknya, tujuan harus memenuhi karakteristik: Spesifik, Terukur, Bisa dicapai (realistis), Relevan dengan strategi organisasi, Ada batasan waktu
5. Prioritas. Daftar prioritas (waktu, biaya, cakupan, dll) harus dicantumkan dan diurutkan sesuai tingkat penting tidaknya. Prioritas ini sebisa mungkin jangan berubah hingga proyek selesai.
31 | P a g e
6. Pernyataan cakupan. Pernyataan cakupan menggambarkan aktivitas utama dari proyek sehingga dapat diketahui jika ternyata ada aktivitas tambahan yang dilakukan.
Kadang, perlu juga dicantumkan apa yang tidak dicakup, sebagai penegasan.
7. Kebutuhan produk. Bagian pemasaran dan pelanggan akan membantu mendefinisikan kebutuhan produk (produknya bisa apa dan bagaimana caranya).
Pada proses perencanaan selanjutnya, kebutuhan produk ini akan digodok lebih lanjut. Perlu diingat, kebanyakan pelanggan tidak tahu apa yang mereka inginkan sampai mereka tahu apa yang bisa kita berikan.
8. Asumsi proyek. Semua asumsi terkait dengan proyek harus digambarkan dengan gamblang. Termasuk ketersediaan sumber daya, informasi, pendanaan, dan keahlian anggota tim.
9. Batasan-batasan proyek. Segala bentuk batasan yang ada pada proyek harus diceritakan. Termasuk keterbatasan dana, waktu, peraturan, atau standar kualitas yang harus dipenuhi.
10. Risiko proyek. Hambatan dan risiko (ancaman) yang mungkin merintangi pencapaian tujuan proyek harus dipertimbangkan. Setiap risiko harus dianalisis, dihitung, dan diprioritaskan sebisa mungkin dengan informasi yang ada.
11. Daftar Deliverable atau produk. Daftar produk yang bisa digunakan oleh pelanggan atau yang diserahkan ke bagian produksi harus dicantumkan, baik berupa produk antara atau produk jadi.
12. Estimasi biaya. Perkiraan biaya yang disetujui dalam proposal proyek harus disertakan dalam project charter.
13. Estimasi jadwal. Perkiraan jadwal pada proposal proyek juga disebutkan di dokumen ini. Kapan deadline-nya, mengapa harus selesai tanggal sekian, dan sebagainya.
14. Kontrol perubahan terintegrasi. Project charter harus mendefinisikan bagaimana bila ada perubahan pada project charter, atau rencana manajemen proyek yang disetujui akan dikelola.
15. Kriteria keberhasilan. Penting untuk menentukan kriteria sukses sebuah proyek.
Tidak semua proyek yang selesai on time, sesuai anggara, atau sesuai cakupan serta merta dinyatakan sukses. Harus ada kriteria keberhasilan sebuah proyek.
32 | P a g e
BAB 5
Quality & Cost Management
Deskripsi
Mengukur konsep Project Quality Management dan Menghitung Cost Management Tujuan Pembelajaran
Setelah melakukan bagian ini mahasiswa mampu:
1. Menjelaskan Triangle Proyek 2. Menjelaskan Tripple Contraints
3. Menjelaskan Project Cost Management
4. Menjelaskan Tahapan Biaya Management Proyek 5. Menjelaskan Cost Estimation Tools & Techniques
6. Menjelaskan Cost Control, Earned Value Management, dan Analisa Cost Benefit
5.1. Triangle Proyek
Segitiga Manajemen Proyek atau Project Management Triangle adalah suatu model Manajemen Proyek yang digunakan oleh para Manajer Proyek untuk menganalisis dan memahami kesulitan yang mungkin akan terjadi pada saat penerapan dan pelaksanaan proyek. Boleh dikatakan bahwa hampir semua proyek bakal akan mengalami kendala- kendala dalam pelaksanaannya, baik itu kendala yang berskala besar maupun yang kecil.
Namun kendala-kendala tersebut tidak boleh dijadikan penghambat dalam menyukseskan pelaksanaan proyek. Semua kendala harus diatasi dan dicari cara untuk menyelesaikannya.
Pada umumnya, terdapat Tiga Kendala Utama yang saling berketergantungan dalam suatu proyek yaitu Waktu, Biaya dan Lingkup. Ketiga Kendala Utama atau Constraint tersebut juga dikenal dengan Segitiga Manajemen Proyek. Keseimbangan ketiganya sangat menentukan kualitas proyek yang dilaksanakan.
1. Waktu (Time)
Waktu merupakan salah satu faktor terpenting dalam menangani suatu proyek. Setiap proyek memiliki batas waktu dalam penyelesaiannya, ada yang memerlukan waktu panjang, ada juga memerlukan waktu pendek. Waktu penyelesaian tugas dalam suatu proyek sangat tergantung
33 | P a g e
pada jumlah orang dan pengalaman serta keterampilan orang-orang tersebut dalam mengerjakan tugas-tugasnya.
Kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek akan berakibat buruk terhadap organisasi, misalnya terjadi teguran dari pelanggan, denda akibat keterlambatan, mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap organisasi dan biaya-biaya lainnya. Salah satu penyebab ataupun alasan terjadinya kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek dalam suatu organisasi adalah kurangnya sumber daya yang dimilikinya.
Menurut Buku “Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, proses penanganan waktu dalam manajemen proyek terdiri dari :
a. Plan Schedule Management (Manajemen Perencanaan Jadwal) b. Define Activities (Pendefinisian Kegiatan)
c. Sequence Activities (Urutan Kegiatan)
d. Estimate Activity Resources (Estimasi Sumber daya Kegiatan)
e. Estimate Activity Durations (Estimasi Durasi atau Jangka Waktu Kegiatan) f. Develop Schedule (Pengembangan Jadwal)
g. Control Schedule (Pengendalian Jadwal)
2. Biaya (Cost)
Setiap proyek memerlukan Biaya dalam pelaksanaannya. Biaya-biaya tersebut diantaranya seperti biaya tenaga kerja, biaya peralatan dan biaya-biaya sumber daya lainnya. Oleh karena itu, penganggaran (Budgeting) atau perkiraan biaya merupakan suatu hal yang sangat penting untuk memastikan proyek yang dijalankan tersebut dibawah biaya tertentu.
Kadang-kadang Manager Proyek harus mengalokasikan sumber daya tambahan untuk mencapai batas waktu yang ditentukan sehingga memerlukan biaya tambahan dan juga kemungkinan munculnya biaya penalti akibat keterlambatan dalam penyelesaian proyek.
Beberapa proses dalam penanganan Biaya dalam Manajemen Proyek diantaranya seperti :
34 | P a g e
a. Cost Estimating, Estimasi Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
b. Cost Budgeting, Penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan lainnya sehingga membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
c. Cost Control (Pengendalian Biaya). Faktor-faktor yang mengakibatkan fluktuasinya biaya dapat dikendalikan dengan beberapa alat manajemen biaya.
3. Lingkup (Scope)
Lingkup atau Scope yang dimaksud disini adalah hasil akhir yang ingin dicapai oleh pelaksanaan proyek itu sendiri. Hasil akhir tersebut harus didefinisikan secara spesfik dan dikomunikasi ke semua anggota tim yang melaksanakan tugas-tugas dalam proyek. Pada umumnya, komponen utama dalam lingkup adalah kualitas produk akhir. Seorang Manajer Proyek harus mengetahui cara untuk mengelola lingkup atau scope suatu proyek termasuk perubahannya yang akan berdampak pada waktu dan biaya.
Enam Tahapan Manajemen Proyek, setiap Proyek akan mengalami enam tahapan seperti dibawah ini :
1. Project Definition (Pendefinisian Proyek), yaitu mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut berhasil dengan kualitas yang diinginkan.
2. Project Initiation (Inisialisasi Proyek), yaitu perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.
3. Project Planning (Perencanaan Proyek), yaitu menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan. Pada Project Planning ini, akan terlihat dengan jelas pentingnya Segitiga Manajemen Proyek yaitu Waktu, Biaya dan Ruang Lingkup suatu Proyek.
4. Project Execution (Pelaksanaan Proyek), yaitu melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.
35 | P a g e
5. Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek), yaitu pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.
6. Project Closure (Penutupan Proyek), yaitu menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.
5.2. Tripple Contraints
1. Triple Constraints adalah teori dalam sebuah manajemen proyek yang terdiri dari 3 aspek utama yang saling berkaitan satu sama lain. Ketiga aspek tersebut; time, scope
& cost. Triple Constraints perlu dikelola agar proses pengembangan proyek dapat terkontrol dengan baik dan berjalan sesuai rencana.
2. Jika sebelumnya Anda pernah menjadi bagian dalam manajemen proyek, mungkin Anda sudah pernah mengelola 3 aspek utama dalam teori Triple Constraints yaitu time, scope, dan cost/budget. Teori ini sebenarnya sudah cukup lama digunakan yaitu sekitar tahun 1950-an, dan sampai saat ini masih menjadi salah satu teori terpenting dalam manajemen proyek.
3. Dengan memahami masing-masing aspek serta bagaimana ketiga aspek tersebut saling berkaitan, Anda akan memiliki gambaran mengenai cara manajemen proyek dengan baik dan benar. Berikut kami informasikan penjelasan mengenai teori Triple Constraints dalam manajemen proyek untuk Anda.
Triple Constraints adalah teori yang mengacu pada 3 batasan utama dalam manajemen proyek yaitu scope (ruang lingkup), schedule/time (jangka waktu), dan cost/budget (biaya).
Teori Triple Constraints ini juga dikenal dengan beberapa istilah lain seperti Project Management Triangle, Iron Triangle, Project Triangle, atau Triple Constraint Triangle.
Secara garis besar teori ini menjelaskan kepada kita bahwa kualitas setiap proyek yang sedang dikembangkan, atau sudah dikembangkan sebelumnya dibatasi oleh 3 aspek utama
36 | P a g e
dalam Triple Constraints tersebut. Dengan kata lain, keberhasilan atau kegagalan proyek bergantung pada scope, time, dan cost/budget yang ditentukan oleh stakeholders serta manajer proyek.
Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa ketiga aspek tersebut saling berkaitan. Jadi, ketika ada satu aspek yang berubah, maka kedua aspek yang lain juga membutuhkan penyesuaian kembali. Sebagai contoh, klien ingin menambahkan lebih banyak fitur baru ke ruang lingkup proyek. Maka, Anda harus memperhitungkan kembali waktu dan uang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Jika Anda adalah seorang manajer proyek, maka Anda harus bisa mengelola ketiga batasan tersebut dan menemukan kombinasi terbaik untuk proses pengembangan proyek yang sedang Anda kelola.
Dengan menggunakan teori Triple Constraints dalam manajemen proyek, Anda dan tim akan lebih mudah dalam beradaptasi ketika menghadapi perubahan serta terus menyelesaikan proyek dengan tepat waktu. Dengan kata lain, teori ini dapat membantu Anda untuk menghadapi kendala yang muncul tanpa mempengaruhi kinerja tim yang dapat membahayakan proyek.
1. Time
Salah satu aspek yang perlu diperhatikan oleh manajer proyek adalah time atau batasan waktu. Manajer proyek harus bisa memperkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek secara keseluruhan. Penentuan batasan waktu ini, pada umumnya akan dilakukan pada fase inisiasi dan perencanaan proyek untuk untuk mengembangkan jadwal yang berisi durasi dari semua kegiatan proyek.
Dalam menetapkan batasan waktu, mereka dapat berdiskusi atau berkonsultasi dengan anggota tim yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek tersebut untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan. Mereka juga dapat menggunakan bantuan beberapa
37 | P a g e
tools seperti dengan bagan PERT ( Program Evaluation and Review Technique), bagan Gantt, atau Critical Path Method.
Dengan batasan waktu ini, maka ketika proyek dimulai, Anda dan tim Anda sudah memiliki batasan waktu yang harus Anda kerjakan.
2. Scope
Aspek selanjutnya dalam Triple Constraints adalah scope atau ruang lingkup. Aspek ini mengacu pada semua tugas, aktivitas, atau pekerjaan yang perlu dilakukan dalam proses pengembangan proyek.
Biasanya, penentuan batasan ruang lingkup atau scope ini akan diidentifikasikan menggunakan Work Breakdown Structure (WBS) pada tahap perencanaan. Jika ruang lingkup tidak didefinisikan dengan benar, maka ruang lingkup dapat meluas selama tahap pelaksanaan karena aktivitas yang tidak direncanakan dengan baik. Dalam proyek manajemen, hal tersebut dikenal dengan istilah scope creep dan dapat menyebabkan proyek menjadi gagal.
Itulah pentingnya menentukan dan mendokumentasikan apa yang menjadi tujuan serta persyaratan proyek sebelum pekerjaan dimulai. Melalui dokumen tersebut, setiap pihak yang terlibat dalam proyek akan mengetahui tugas-tugas apa yang perlu diselesaikan. Semua pihak yang terlibat di dalam proyek juga dapat memahami definisi “selesai” dengan baik. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa proyek dapat terhindar dari scope creep yang dapat merusak pelaksanaan proyek Anda.
Perlu juga Anda ingat bahwa ruang lingkup proyek harus sesuai dengan apa yang sudah disepakati sebelumnya. Namun jika klien meminta adanya perubahan atau tambahan pada ruang lingkup proyek, maka manajer proyek harus segera menyesuaikan kembali kedua aspek yang lain yaitu aspek waktu dan biaya. Dengan terus memantau perubahan yang terjadi, manajer proyek dapat mendiskusikan trade-off lebih awal dan membuat penyesuaian yang diperlukan sebelum proyek Anda menjadi keluar jalur.
38 | P a g e
3. Cost atau budget
Aspek selanjutnya yang perlu diperhatikan dalam manajemen proyek adalah cost/budget atau biaya proyek. Aspek ini mengacu pada anggaran yang perlu dikeluarkan oleh klien agar pengembangan proyek dapat diselesaikan. Jadi, untuk menentukan batasan cost/budget, Anda dapat memperkirakan biaya yang berhubungan dengan setiap tugas kemudian Anda membuat anggaran yang akan menutupi biaya tersebut.
Pada umumnya, anggaran tersebut dapat mencakup berbagai biaya yang dibutuhkan selama proses pengembangan proses seperti biaya untuk tenaga kerja, perangkat keras, perangkat lunak, dan biaya lainnya. Selain itu, anggaran proyek juga dapat termasuk biaya revenue dan profit yang diharapkan.
Dalam menentukan batasan biaya tersebut, manajer proyek akan menjadi pihak yang bertanggung jawab untuk memperkirakan, menganggarkan, serta mengendalikan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. Untuk memperkirakannya, manajer proyek dapat menggunakan project management tools agar perhitungan biaya dapat dilakukan dengan mudah namun tetap akurat. Ketika proyek sudah mulai berjalan, aspek cost atau budget akan tetap dipantau untuk menghindari pengerjaan proyek yang melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.
5.3. Project Cost Management
Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.
Dimulai dengan memperkirakan, alat vital di Project Cost Manajement, data historis aktual digunakan untuk merencanakan secara akurat semua aspek proyek. Karena proyek akan terus berlanjut, kontrol pekerjaan menggunakan data dari estimasi dengan informasi yang
39 | P a g e
dilaporkan dari lapangan untuk mengukur biaya dan produksi dalam proyek. Dari inisiasi proyek sampai selesai, proyek manajemen biaya memiliki tujuan untuk menyederhanakan dan murahnya pengalaman proyek.
Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb
Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.
Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek.
40 | P a g e
5.4. Tahapan Biaya Management Proyek
Manajemen biaya berkaitan dengan proses menemukan proyek yang tepat dan melaksanakan proyek dengan cara yang benar. Ini mencakup kegiatan seperti perencanaan, estimasi, penganggaran, pembiayaan, pendanaan, pengelolaan, pengendalian, dan pembandingan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam waktu dan anggaran yang disetujui serta kinerja proyek dapat ditingkatkan pada waktunya. Tujuan utama dari manajemen biaya adalah Anggaran Proyek. Setelah ruang lingkup proyek jelas dan kegiatan proyek ditentukan, setiap proyek dapat diserahkan dan setiap kegiatan proyek akan memiliki biaya terkait.
Sumber daya proyek akan melakukan kegiatan, dan tentu mereka memiliki beberapa biaya- biaya seperti pembelian bahan, peralatan, gaji dll. Pada kesempatan kali ini, kami tim GroEdu (Lembaga Konsultan Software Accounting yang sudah dipercaya diberbagai kota besar diantaranya Surabaya, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogjakarta, Denpasar, Palembang, Banjarmasin, Palangkaraya, Balikpapan, Makassar, dan kota besar lainnya) akan menuliskan 4 proses dalam manajemen biaya. Berikut adalah berbagai prosesnya.
Bagian dari tahap awal proyek, perencanaan sumber daya menggunakan struktur rincian kerja, seperti representasi hierarkis dari semua hasil proyek dan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Manajer biasanya menentukan sumber daya yang diperlukan untuk setiap komponen struktur rincian kerja dan kemudian menambahkannya untuk membuat perkiraan total biaya sumber daya pada semua hasil proyek.
Perkiraan biaya adalah proses prediktif yang digunakan untuk mengukur, menghitung biaya, dan menentukan harga sumber daya yang dibutuhkan oleh ruang lingkup pilihan investasi, aktivitas, atau proyek. Ini melibatkan penerapan teknik yang mengubah informasi teknis dan program terprogram tentang aset atau proyek menjadi informasi keuangan dan sumber daya.
Output dari estimasi digunakan akan sebagai input untuk perencanaan bisnis, analisis biaya, dan keputusan atau untuk biaya proyek dan proses kontrol jadwal. Proses estimasi biaya umumnya diterapkan selama setiap fase aset atau siklus hidup proyek karena aset atau ruang lingkup proyek didefinisikan, dimodifikasi, dan disempurnakan. Ketika tingkat definisi ruang
41 | P a g e
lingkup meningkat, metode estimasi yang digunakan menjadi lebih definitif dan menghasilkan estimasi dengan distribusi biaya probabilistik yang semakin sempit.
Setelah anda membuat perkiraan yang memuaskan, anda dapat menyelesaikan dan menyetujui anggaran proyek. Manajer biaya biasanya mengeluarkan jumlah yang dianggarkan secara bertahap sesuai dengan tingkat kemajuan proyek. Alokasi ini termasuk kontinjensi dan cadangan.
Pengendalian biaya adalah praktik mengukur kinerja biaya proyek sesuai dengan baseline biaya dan jadwal yang memberikan poin perbandingan selama siklus hidup proyek.
Persyaratan khusus untuk pengendalian biaya yang efektif ditetapkan dalam rencana manajemen proyek. Orang yang bertanggung jawab atas manajemen biaya menyelidiki alasan untuk variasi biaya. Pengendalian biaya juga mencakup tanggung jawab terkait lainnya, seperti memastikan bahwa anggaran proyek yang diperbarui mencerminkan perubahan pada ruang lingkup proyek.
5.5. Cost Estimation Tools & Techniques Cost Estimation Tools & Techniques
1. Analogous Estimates ( Top Down Estimates)
Mengestimasi biaya proyek berdasarkan biaya aktual dari proyek sebelumnya yang dianggap “mirip” dengan proyek yang akan dikerjakan
2. Bottom Up Estimates
Estimasi berdasarkan setiap paket kerja terkecil dan menjumlahkan seluruhnya hingga diperoleh biaya total dari sebuah proyek
3. Parametric Modeling
Estimasi biaya proyek dilakukan dengan memanfaatkan karakteristik proyek sebagai parameter dalam model matematika.
42 | P a g e
5.6. Cost Control, Earned Value Management, dan Analisa Cost Benefit
Project cost control termasuk memantau penggunaan biaya, dan memastikan hanya perubahan proyek yang sesuai yang dimasukkan dalam suatu cost baseline yang telah ditinjau kembali dan menginformasikan stakeholder mengenai perubahan proyek yang disahkan yang akan mempengaruhi biaya. Cost baseline, performace report, perubahan yang diinginkan, dan pembiayaan kebutuhan proyek merupakan input untuk proses cost control.
Earned value management adalah sebuah sistem yang diterapkan untuk mengevaluasi kinerja keseluruhan project management. Sistem ini dianggap sebagai strategi yang paling efektif untuk mengevaluasi kualitas proyek karena memberikan konsep penilaian yang cukup lengkap. Selain itu, EVM adalah sebuah metode yang cocok digunakan untuk semua jenis proyek.
Cost Benefit Analysis (CBA) digunakan untuk proses identifikasi, pengukuran dan perbandingan sosial manfaat dan biaya proyek atau program investasi dalam mengevaluasi penggunaan sumber daya ekonomi yang langka agar dapat digunakan secara efisien.
