Quality & Cost Management
3. Cost atau budget
Aspek selanjutnya yang perlu diperhatikan dalam manajemen proyek adalah cost/budget atau biaya proyek. Aspek ini mengacu pada anggaran yang perlu dikeluarkan oleh klien agar pengembangan proyek dapat diselesaikan. Jadi, untuk menentukan batasan cost/budget, Anda dapat memperkirakan biaya yang berhubungan dengan setiap tugas kemudian Anda membuat anggaran yang akan menutupi biaya tersebut.
Pada umumnya, anggaran tersebut dapat mencakup berbagai biaya yang dibutuhkan selama proses pengembangan proses seperti biaya untuk tenaga kerja, perangkat keras, perangkat lunak, dan biaya lainnya. Selain itu, anggaran proyek juga dapat termasuk biaya revenue dan profit yang diharapkan.
Dalam menentukan batasan biaya tersebut, manajer proyek akan menjadi pihak yang bertanggung jawab untuk memperkirakan, menganggarkan, serta mengendalikan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. Untuk memperkirakannya, manajer proyek dapat menggunakan project management tools agar perhitungan biaya dapat dilakukan dengan mudah namun tetap akurat. Ketika proyek sudah mulai berjalan, aspek cost atau budget akan tetap dipantau untuk menghindari pengerjaan proyek yang melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.
5.3. Project Cost Management
Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.
Dimulai dengan memperkirakan, alat vital di Project Cost Manajement, data historis aktual digunakan untuk merencanakan secara akurat semua aspek proyek. Karena proyek akan terus berlanjut, kontrol pekerjaan menggunakan data dari estimasi dengan informasi yang
39 | P a g e
dilaporkan dari lapangan untuk mengukur biaya dan produksi dalam proyek. Dari inisiasi proyek sampai selesai, proyek manajemen biaya memiliki tujuan untuk menyederhanakan dan murahnya pengalaman proyek.
Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb
Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.
Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek.
40 | P a g e
5.4. Tahapan Biaya Management Proyek
Manajemen biaya berkaitan dengan proses menemukan proyek yang tepat dan melaksanakan proyek dengan cara yang benar. Ini mencakup kegiatan seperti perencanaan, estimasi, penganggaran, pembiayaan, pendanaan, pengelolaan, pengendalian, dan pembandingan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam waktu dan anggaran yang disetujui serta kinerja proyek dapat ditingkatkan pada waktunya. Tujuan utama dari manajemen biaya adalah Anggaran Proyek. Setelah ruang lingkup proyek jelas dan kegiatan proyek ditentukan, setiap proyek dapat diserahkan dan setiap kegiatan proyek akan memiliki biaya terkait.
Sumber daya proyek akan melakukan kegiatan, dan tentu mereka memiliki beberapa biaya-biaya seperti pembelian bahan, peralatan, gaji dll. Pada kesempatan kali ini, kami tim GroEdu (Lembaga Konsultan Software Accounting yang sudah dipercaya diberbagai kota besar diantaranya Surabaya, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogjakarta, Denpasar, Palembang, Banjarmasin, Palangkaraya, Balikpapan, Makassar, dan kota besar lainnya) akan menuliskan 4 proses dalam manajemen biaya. Berikut adalah berbagai prosesnya.
Bagian dari tahap awal proyek, perencanaan sumber daya menggunakan struktur rincian kerja, seperti representasi hierarkis dari semua hasil proyek dan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Manajer biasanya menentukan sumber daya yang diperlukan untuk setiap komponen struktur rincian kerja dan kemudian menambahkannya untuk membuat perkiraan total biaya sumber daya pada semua hasil proyek.
Perkiraan biaya adalah proses prediktif yang digunakan untuk mengukur, menghitung biaya, dan menentukan harga sumber daya yang dibutuhkan oleh ruang lingkup pilihan investasi, aktivitas, atau proyek. Ini melibatkan penerapan teknik yang mengubah informasi teknis dan program terprogram tentang aset atau proyek menjadi informasi keuangan dan sumber daya.
Output dari estimasi digunakan akan sebagai input untuk perencanaan bisnis, analisis biaya, dan keputusan atau untuk biaya proyek dan proses kontrol jadwal. Proses estimasi biaya umumnya diterapkan selama setiap fase aset atau siklus hidup proyek karena aset atau ruang lingkup proyek didefinisikan, dimodifikasi, dan disempurnakan. Ketika tingkat definisi ruang
41 | P a g e
lingkup meningkat, metode estimasi yang digunakan menjadi lebih definitif dan menghasilkan estimasi dengan distribusi biaya probabilistik yang semakin sempit.
Setelah anda membuat perkiraan yang memuaskan, anda dapat menyelesaikan dan menyetujui anggaran proyek. Manajer biaya biasanya mengeluarkan jumlah yang dianggarkan secara bertahap sesuai dengan tingkat kemajuan proyek. Alokasi ini termasuk kontinjensi dan cadangan.
Pengendalian biaya adalah praktik mengukur kinerja biaya proyek sesuai dengan baseline biaya dan jadwal yang memberikan poin perbandingan selama siklus hidup proyek.
Persyaratan khusus untuk pengendalian biaya yang efektif ditetapkan dalam rencana manajemen proyek. Orang yang bertanggung jawab atas manajemen biaya menyelidiki alasan untuk variasi biaya. Pengendalian biaya juga mencakup tanggung jawab terkait lainnya, seperti memastikan bahwa anggaran proyek yang diperbarui mencerminkan perubahan pada ruang lingkup proyek.
5.5. Cost Estimation Tools & Techniques Cost Estimation Tools & Techniques
1. Analogous Estimates ( Top Down Estimates)
Mengestimasi biaya proyek berdasarkan biaya aktual dari proyek sebelumnya yang dianggap “mirip” dengan proyek yang akan dikerjakan
2. Bottom Up Estimates
Estimasi berdasarkan setiap paket kerja terkecil dan menjumlahkan seluruhnya hingga diperoleh biaya total dari sebuah proyek
3. Parametric Modeling
Estimasi biaya proyek dilakukan dengan memanfaatkan karakteristik proyek sebagai parameter dalam model matematika.
42 | P a g e
5.6. Cost Control, Earned Value Management, dan Analisa Cost Benefit
Project cost control termasuk memantau penggunaan biaya, dan memastikan hanya perubahan proyek yang sesuai yang dimasukkan dalam suatu cost baseline yang telah ditinjau kembali dan menginformasikan stakeholder mengenai perubahan proyek yang disahkan yang akan mempengaruhi biaya. Cost baseline, performace report, perubahan yang diinginkan, dan pembiayaan kebutuhan proyek merupakan input untuk proses cost control.
Earned value management adalah sebuah sistem yang diterapkan untuk mengevaluasi kinerja keseluruhan project management. Sistem ini dianggap sebagai strategi yang paling efektif untuk mengevaluasi kualitas proyek karena memberikan konsep penilaian yang cukup lengkap. Selain itu, EVM adalah sebuah metode yang cocok digunakan untuk semua jenis proyek.
Cost Benefit Analysis (CBA) digunakan untuk proses identifikasi, pengukuran dan perbandingan sosial manfaat dan biaya proyek atau program investasi dalam mengevaluasi penggunaan sumber daya ekonomi yang langka agar dapat digunakan secara efisien.
43 | P a g e