Deskripsi
Mengatur Human Resource dan Mampu Menentukan Stakeholder Management Tujuan Pembelajaran
Setelah melakukan bagian ini mahasiswa mampu:
1. Menjelaskan Relasi Antara Human Resource – Stakeholder 2. Menjelaskan Mengelola Human Resource
3. Menjelaskan Mengelola Pemangku Kepentingan 4. Menjelaskan Sertifikasi Project Manager
5. Menjelaskan Project Management Office (PMO) 6. Menjelaskan Organisasi Proyek
6.1. Relasi Antara Human Resource – Stakeholder
Project HRM adalah suatu proses yang diprlukan untuk membuat Sumber Daya Manusia bekerja secara efektif dalam proyek. Project HRM ini penting agar organisasi dapat proaktif dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Sedangkan Project Stakeholder Management merupakan proses untuk mengidentifikasi individu, kelompok, atau organisasi yang dapat memengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, untuk menganalisa harapan stakeholder dan pengaruhnya terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen untuk keterlibatan efektif stakeholder pada keputusan proyek dan eksekusi proyek.
Sifat dan jumlah stakeholder proyek akan sering berubah sejalan dengan pengembangan proyek yang bergeraj dari fase ke fase dalam siklus hidup proyek. Sehingga dari pihak project HRM harus menetapkan teknik yang efektif, karena fase satu dengan fase yang lain akan memiliki teknik yang berbeda. Teknik yang diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan proyek.Stakeholder memerlukan project HRM untuk melakukan perjanjian perundingan bersama (berupa perjanjian kontrak dengan serikat pekerja atau kelompok kerja lainnya)
44 | P a g e
Hubungan antara kedua project management tersebut adalah bahwa Project HRM diperlukan untuk menganalisis keinginan stakeholder dan menjaga hubungan dengan stakeholder. Sedangkan stakeholder memerlukan project HRM untuk memantau dan mengetahui perkembangan proyek, sehingga keduanya saling berhubungan. Tim dan stakeholder proyek harus memiliki pemahaman yang sama sehingga pencapaian tujuan proyek dapat maksimal. Tim project HRM harus mengkoordinasikan sumber daya manusia yang ada agar bekerja dengan baik dan memenuhi harapan para stakeholder.
6.2. Mengelola Human Resource
Basic Human Resource Management atau Basic HR Management dirancang sebagai best practice untuk memberikan bekal dan keterampilan praktis pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan. Mulai dari HR Planning, Recruitment, Training &
Development, Performance Management, Compensation & Benefit, hingga Industrial Relation.
Dengan Basic HR Management, staf HR akan memahami fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam mengelola SDM yang ada dengan efektif. Sehingga harapannya dengan cara ini dapat menciptakan SDM atau karyawan yang unggul dan ujungnya membuat perusahaan kompetitif.
HR atau Human Resource menggambarkan mereka yang bekerja dalam sebuah perusahaan atau organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan karyawan.
Istilah HR muncul pertama kali pada tahun 1960-an ketika hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan terbentuk. Human Resources Edu memberikan pengertian lain tentang HR.
HR merupakan sebuah payung besar dalam pengelolaan dan pengembangan karyawan dalam sebuah perusahaan atau bahasa kunonya manajemen personalia.
HR ini punya tugas utama yaitu mengawasi hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan.
1. Ada beberapa fokus utama yang mereka harus kerjakan, yaitu:
2. Perekrutan dan penempatan staf,
3. Menghitung gaji, tunjangan, dan kesejahteraan bagi karyawan, 4. Memberikan pelatihan dan pembelajaran,
45 | P a g e
5. Memastikan keselamatan kerja karyawan,
6. Menciptakan hubungan yang harmonis antara karyawan dan perusahaan, 7. Pengembangan dan pelatihan karyawan.
Karena banyaknya bidang manajemen karyawan, HR dituntut harus memiliki keahlian khusus. Misalnya:
1. Spesialis pengembangan pelatihan karyawan,
2. HR Manager,
3. Spesialis administrasi,
4. Kemampuan umum,
5. Bidang ketenagakerjaan,
6. Spesialis kompensasi dan analisis pekerjaan,
7. Pelatihan dan pengembangan karyawan,
8. Rekrutmen,
9. Konsultan karyawan,
10. Analis personalia.
Tujuan dari adanya manajemen HR atau human resource management adalah membuat pekerjaan yang berurusan dengan pengelolaan karyawan jadi lebih mudah. Mereka harus tahu bagaimana mengemban tanggung jawab dalam mengelola karyawan atau prinsip Basic HR Management. Misalnya memberikan program pengembangan atau pelatihan, memastikan kesejahteraan, hingga menjamin keselamatan kerja bagi para karyawan.
Mereka juga bertanggung jawab dalam menilai karyawan, apakah sudah sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan atau tidak. Terlepas dari itu, hal yang paling penting adalah menjaga hubungan baik antara karyawan dengan perusahaan misalnya menghindari konflik dengan mematuhi hukum ketenagakerjaan. Untuk itu jangan heran kalau HR diberi label sebagai malaikat pelindung di dalam perusahaan.
“HR perlu tahu tentang bagaimana melakukan efektivitas biaya, memiliki keunggulan kompetitif, kredibilitas, komunikatif, kreatifitas, kompetensi, dan komitmen,” tulis Alan Price, penulis buku Human Resource Management in a Business Context.
46 | P a g e
6.3. Mengelola Pemangku Kepentingan
Dalam manajemen proyek, mengelola pemangku kepentingan proyek merupakan kemampuan yang wajib dimiliki manajer proyek. Pemangku kepentingan proyek merupakan pihak yang dapat memengaruhi, dipengaruhi, atau merasa dirinya dipengaruhi oleh keputusan, kegiatan, atau hasil dari suatu proyek.
Mengelola pemangku kepentingan proyek merupakan tindakan untuk mengorganisasi, memonitor, dan menjaga hubungan dengan pemangku kepentingan demi mewujudkan proyek yang sesuai dengan rencana. Pemangku kepentingan dapat berupa individu, kelompok, atau organisasi. Keberhasilan manajer proyek dalam mengelola pemangku kepentingan menjadi penentu kelancaran perjalanan proyek.
Mengelola pemangku kepentingan proyek memiliki empat tahapan besar. Pertama, dimulai dari identifikasi pemangku kepentingan. Berikutnya adalah merencanakan keterlibatan pemangku kepentingan. Selanjutnya, memaksimalkan keterlibatan pemangku kepentingan bagi kelancaran proyek. Tahap akhir adalah melihat tingkat pengaruh dari keterlibatan pemangku kepentingan terhadap kelancaran proyek.
Identifikasi pemangku kepentingan merupakan proses memilah dan memilih pemangku kepentingan proyek. Dapat dikatakan proyek selalu dikelilingi oleh pemangku kepentingan yang beragam, luas serta dinamis. Identifikasi pemangku kepentingan dapat dilakukan dengan berdasarkan pada data dari proyek sejenis di masa lalu, informasi dari orang yang lebih berpengalaman, ataupun keputusan berdasarkan pertemuan anggota tim proyek.
Hasil dari tahap ini adalah peta pemangku kepentingan. Peta tersebut digunakan untuk melihat tingkat kepentingan dan pengaruh dari tiap pihak yang terdampak proyek.
Manajer proyek perlu fokus dan memberikan perhatian khusus pada pemangku kepentingan dengan tingkat kepentingan dan pengaruh yang tinggi. Pemangku kepentingan ini menjadi krusial bagi kelancaran proyek. Sebaliknya manajer proyek tidak perlu menghabiskan tenaga pada pemangku kepentingan dengan tingkat kepentingan dan pengaruh yang rendah.
Tahap selanjutnya adalah, merencanakan keterlibatan pemangku kepentingan.
Penting bagi manajer proyek untuk mengembangkan strategi yang tepat demi
47 | P a g e
mengoptimalkan keterlibatan pemangku kepentingan selama proyek berjalan. Strategi dikembangkan berdasarkan keinginan, kepentingan, dan potensi dampak yang ditimbulkan pemangku kepentingan pada kelancaran proyek. Tahapan ini dapat memberikan kejelasan keikutsertaan stakeholder dalam rencana proyek untuk meminimalkan dampak negatif yang mungkin timbul dan memaksimalkan pencapaian sasaran proyek.
Mengelola keterlibatan pemangku kepentingan merupakan tindakan manajer proyek selanjutnya. Seorang manajer proyek perlu berkomunikasi dengan pemangku kepentingan demi memahami keinginan/harapan serta kekhawatiran yang mereka miliki. Untuk kemudian meminta komitmen dan mendorong keterlibatan mereka sepanjang perjalanan proyek.
Hal ini dapat meminimalkan pertentangan dari pemangku kepentingan sehingga proyek dapat berjalan sesuai rencana. Keinginan pemangku kepentingan untuk terlibat dapat meningkat ketika mereka mendapat kejelasan tujuan, manfaat, dan risiko dari proyek yang akan dijalankan.
Tahap terakhir dari mengelola pemangku kepentingan adalah memonitor keterlibatan mereka. Sasaran tahap ini adalah meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengaruh keterlibatan pemangku kepentingan terhadap hasil dari proyek.
Apabila diperlukan seorang manajer proyek dapat memperbarui strategi serta rencana keterlibatan pemangku kepentingan. Keterlibatan pemangku kepentingan harus dikelola sepanjang perjalanan proyek dan manajer proyek perlu menginformasikan kemajuan/kinerja proyek. Di akhir proyek, manajer proyek akan bertanggung jawab penuh atas kinerja dan hasil proyeknya.
Dari sudut pandang manajemen proyek, dapat dikatakan bahwa menarik dan melibatkan pemangku kepentingan adalah suatu keharusan bagi seorang pemimpin. Seorang pemimpin perlu memilah pemangku kepentingan utama, melibatkannya dan secara bersama menciptakan kondisi kepemimpinan yang kondusif.
Meskipun ada keterlibatan pemangku kepentingan, namun diakhir masa kepemimpinannya pemimpin tetap yang akan bertanggung jawab penuh. Oleh karena itu dengan keterbatasan biaya dan waktu yang dimiliki, pemimpin harus dapat mengelola pemangku kepentingan mulai dari awal sampai akhir perjalanan kepemimpinannya.
48 | P a g e
Kemampuan mengelola pemangku kepentingan proyek menjadi penentu pemimpin dalam mencapai keberhasilan di era kepemimpinannya.
6.4. Sertifikasi Project Manager
Salah satu sertifikasi project management yang paling populer adalah Project Management Professional (PMP). Sertifikasi tersebut dikeluarkan oleh Project Management Institute (PMI), lembaga sertifikasi terbesar dan tertua di bidang project manager. Dilansir dari laman resmi PMI Indonesia, sertifikasi tersebut juga dikembangkan oleh project manager profesional dan telah diakreditasi sesuai standar International Organization for Standardization (ISO). Menariknya, sertifikasi PMP berlaku secara global di hampir semua industri. Jadi, kamu tidak memerlukan sertifikasi baru jika berpindah industri.
Selain itu, seorang project manager yang memiliki sertifikat PMP dikatakan bisa memperoleh gaji 25% lebih tinggi daripada mereka yang tidak memiliki sertifikat tersebut pada posisi yang sama. Ada berbagai jenis sertifikasi project management yang bisa kamu pilih. Namun, hanya ada delapan sertifikasi yang ditawarkan langsung oleh Project Management Institute (PMI), seperti ditulis dalam situs resminya. Delapan sertifikasi yang dimaksud yaitu:
1. Project Management Professional (PMP)
2. Certified Associate in Project Management (CAPM) 3. PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA) 4. Program Management Professional (PgMP)
5. PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP) 6. Portfolio Management Professional (PfMP) 7. PMI Risk Management Professional (PMI-RMP) 8. PMI Scheduling Professional (PMI-SP)
Dari delapan sertifikasi tersebut, setidaknya ada dua sertifikasi manajemen proyek yang populer digunakan secara global, yaitu sebagai berikut.
1. Project Management Professional (PMP)
49 | P a g e
Project Management Professional (PMP) adalah sertifikasi manajemen proyek yang paling populer dan dihormati di seluruh dunia. Sertifikasi ini paling banyak dicari dibanding sertifikasi lainnya, baik oleh perusahaan maupun project manager. Gelar “PMP” di belakang namamu akan menunjukkan bahwa kamu punya pengetahuan dan dasar project management yang kuat. Dengan begitu, perusahaan bisa lebih percaya dan mengakui keahlianmu. Menurut data PMI Today, terdapat setidaknya 932.720 pemilik sertifikat PMP di seluruh dunia hingga Juni 2019. Namun, jumlah pemegang sertifikasi ini di Indonesia masih sangat sedikit.
Sertifikasi PMP cocok dimiliki oleh project manager yang punya pengalaman tinggi dalam manajemen proyek dan berkeinginan memegang proyek berskala besar. Jika sudah memiliki sertifikat PMP, kamu harus mengumpulkan 60 Professional Development Unit (PDU) per tiga tahun untuk mempertahankan sertifikasi ini.
2. Certified Associate in Project Management (CAPM)
Sertifikasi project management terpopuler kedua adalah Certified Associate in Project Management (CAPM). Dikutip dari PMI Today, ada 39.120 pemilik sertifikat CAPM di seluruh dunia hingga Juni 2019. Sertifikat ini terbilang lebih mudah daripada PMP karena memang dirancang untuk project manager pemula. CAPM menunjukkan pemahamanmu tentang pengetahuan dasar, terminologi, dan proses project management yang efektif.
Berbeda dengan PMP, pemilik sertifikat CAPM tidak perlu mengumpulkan PDU. Kamu hanya perlu melakukan sertifikasi ulang setiap 5 tahun. Ada beberapa jenis sertifikasi yang bisa dipilih. Namun, salah satu sertifikasi yang paling populer adalah Project Management Professional (PMP).
6.5. Project Management Office (PMO)
Project management office atau PMO adalah sebuah divisi atau departemen dalam organisasi yang menentukan dan menjaga standar manajemen proyek dalam organisasi tersebut. Lebih jelasnya, pengertian PMO menurut PMBOK Guide adalah sebuah struktur dalam manajemen yang melakukan standarisasi proses yang terkait dengan proyek dan melakukan koordinasi dalam penggunaan sumber daya, metodologi, tools, dan teknik.
50 | P a g e
Tanggung jawab PMO dapat bervariasi, mulai dari fungsi penyediaan bantuan atas manajemen proyek hingga keterlibatan langsung dalam manajemen proyek, baik satu proyek saja atau lebih.
Tipe struktur project management office : Dalam sebuah organisasi, ada berbagai macam tipe struktur PMO yang masing-masing berbeda pada tingkat pengawasan dan kewajibannya terhadap proyek.
1. Supportive
PMO pendukung akan berperan sebagai penyedia fungsi konsultatif terhadap proyek, seperti dalam penyediaan templates, best practice, pelatihan, akses terhadap informasi dan lesson learned dari proyek-proyek lain. Project management office tipe ini bertindak sebagai tempat penyimpanan informasi dengan tingkat pengawasan yang lemah terhadap proyek.
2. Controlling
PMO pengendali memberikan dukungan dan memberi syarat pemenuhan melalui berbagai arti. Pemenuhan dapat mencakup adopsi metodologi dan framework manajemen proyek, penggunaan spesifik template, format, dan alat atau kesesuaian dengan tata laksana. Tipe ini memiliki tingkat pengendalian yang moderate.
3. Directive
PMO pengarah merupakan tipe PMO tertinggi dalam hal pengontrolan proyek. Tipe ini memungkinkan proyek untuk diatur secara langsung. PMO directive juga dapat menunjuk project manager yang kompeten dalam menyelesaikan suatu proyek. PM yang terpilih tersebut nantinya juga harus melaporkan kembali mengenai proyek ke directive PMO. Hal ini memungkinkan terjadinya konsistensi praktik dalam semua proyek. Ketiga tipe PMO di atas memang dirancang untuk mendukung kinerja project manager dalam proyek-proyek yang dilakukan di suatu organisasi.
51 | P a g e
Suatu perusahaan tidak perlu menjalankan ketiga tipe tersebut di dalam PMO secara bersamaan. Biasanya perusahaan memulai penerapan PMO tipe supportive di awal.
Manfaat dari adanya project management office, saat dalam sebuah proyek perusahaan memiliki PMO, ada manfaat yang diperoleh, yaitu:
1. Membantu Board of Director menentukan prioritas dari sejumlah pilihan investasi dengan mempertimbangkan biaya, manfaat, risiko, dan waktu.
2. Top-down portfolio budgeting untuk meningkatkan keyakinan mengenai kemana dana seharusnya diinvestasikan untuk mencapai tujuan perusahaan, meningkatkan kemampuan bereaksi terhadap perubahan pasar dan memperbaiki posisi dalam persaingan.
3. Membantu manajemen dalam mengelola anggaran untuk memudahkan perusahaan menyusun anggaran dan perubahan. Khususnya perubahan skala prioritas investasi.
4. Mekanisme persetujuan investasi yang jelas dan transparan, serta memperjelas kepemilikan setiap investasi.
5. Kapasitas perencanaan adalah untuk pengalokasian sumber daya yang lebih efisien dan terencana dengan baik serta meningkatkan ‘rating sukses’. Selain itu juga memastikan bahwa investasi sesuai dengan kemampuan perusahaan.
6. Sentralisasi data seluruh proyek adalah untuk meningkatkan pemahaman yang sama terhadap seluruh aspek proyek dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat.
6.6. Organisasi Proyek
Suatu perusahaan tidak terlepas dari suatu kegiatan pengorganisasian dalam melaksanakan proyek. Proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, menggerakkan sumber daya yang dimilikinya, serta lingkungan yang melingkupinya.
52 | P a g e
Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah:
a. Departementalisasi
Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi.
b. Pembagian kerja
Pembagian kerja merupakan pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.
Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, bagan organisasi formal, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat-tingkat hirarki manajemen, saluran komunikasi, penggunaan komite, dan rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan.
53 | P a g e