Deskripsi
Menjabarkan Project Communication Management dan Menggunakan Document Project Tujuan Pembelajaran
Setelah melakukan bagian ini mahasiswa mampu:
1. Menjelaskan Mengelola Komunikasi Proyek
2. Menjelaskan ITTOs Project Communication Management 3. Menjelaskan Dokumen Proyek
4. Menjelaskan Project Charter
5. Menjelaskan Komponen Project Charter (Sederhana)
4.1. Mengelola Komunikasi Proyek
Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik.
Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.
Manajemen Komunikasi Proyek adalah sebuah bidang yang wajib dimiliki manajer proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Adapun Proses proses dalam manajemen komunikasi proyek yang meliputi :
1. Merencanakan Komunikasi ( Plan Communication Management ) 2. Mendistribusikan Informasi ( Manage Communication )
3. Mengontrol Komunikasi / ( Control Communications )
27 | P a g e
Merencanakan Komunikasi merupakan proses menentukan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan menentukan sebuah pendekatan komunikasi. Tentu setiap proyek harus memasukkan sebuah model rencana manajemen komunikasi yang merupakan sebuah dokumen untuk menuntun komunikasi proyel.
Selain itu merencanakan komunikasi dapat dengan membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek dan juga membantu dalam perencanaan komunikasi. Adapuni isi dari rencana manajemen komunikasi :
1. Persyaratan komunikasi Stakeholder.
2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk bentuk, isi, dan rinciannya.
3. Orang-orang yang akan menerima informasi dan yang akan memberikan informasi tersebut.
4. Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.
5. Frekuensi komunikasi.
6. Prosedur eskalasi/peningkatan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan.
7. Prosedur revisi untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi.
8. Daftar istilah yang berkaitan dengan manajemen komunikasi.
Dalam manajamen Komunikasi proyek tentu manajar proyek harus menguasai komunikasi dua arah yang efektif dan akurat. Komunikasi yang efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu.
Jadi Komunikasi yang efekti akan membantu mengantisipasi masalah – masalah, membuat keputusan yang tepat, mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain dan mengembangkan hubungan – hubungan.
Adapun Faktor – faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efekti yaitu : 1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
28 | P a g e
4.2. ITTOs Project Communication Management
4.3. Dokumen Proyek
Dokumen proyek adalah naskah yang tertulis dalam satu lembar atau lebih, dimana isinya memuat sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek konstruksi. Era modern saat ini, dokumen proyek telah banyak menggunakan alat elektronik. Sehingga sudah dalam bentuk file digital. Berbeda dengan era 90-an, yang memakai alat cetak manual. Dokumen proyek memiliki keunikan sendiri, karena melibatkan banyak orang, perusahaan swasta serta beberapa instansi. Muatan surat juga ada yang bersifat rahasia, private, semi private dan umum.
Jadi, bila ada anda bertanya tentang kategori surat-surat yang ada dalam proyek.
Jawabnya, bisa bersifat pribadi pribadi, perusahaan, juga perniagaan. Silahkan bandingkan dengan praktik & prinsip ekonomi. Guna membuka wawasan anda tentang esensi ekonomi pada proyek konstruksi.
29 | P a g e
4.4. Project Charter
Menurut buku “Project Management Institute”, adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor atau project initiator yang secara formal mempunyai kewenangan atas suatu project, dan memberikan kewenangan kepada project manager untuk menggunakan resource pada aktivitas-aktivitas project
Project charter mencakup elemen-elemen persiapan dari skup project (mencakup yang termasuk dan tidak termasuk termasuk di dalam project). Project charter juga membantu untuk mengkontrol perubahan terhadap skup selama project berlangsung. Project Charter adalah suatu landasan serta definisi formal bagi sebuah proyek. Project charter berisi elemen-elemen yang unik yang hanya berlaku dalam sebuah proyek.
Project charter ini berguna untuk:
1. Pendefinisian awal proyek secara jelas;
2. Mengenali atribut-atribut suatu proyek;
3. Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja);
4. Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya;
5. Pondasi yang menopang jalannya proyek (batasan awal dari visi dan misi proyek).
Sebuah proyek charter akan menumbuhkan:
a. Sense of responsibility/tanggung jawab (manajer) b. Sense of teamwork/kerja sama (tim kerja)
c. Sense of ownership/kepemilikan (sponsor)
Setelah project charter terbentuk, akan dilanjutkan dengan feasibility plan dan riset terhadap proyek. Melalui riset ini akan diestimasikan apakah sebuah proyek dapat dijalanankan sesuai pendanaan dan waktu yang ditetapkan.
30 | P a g e
4.5. Komponen Project Charter (Sederhana)
1. Pernyataan masalah (Problem Statement) : Masalah ditangkap dalam bentuk pengukuran 2. Kasus bisnis (Business Case) : Alasan bisnis untuk menjalankan proyek
3. Pernyataan Sasaran / Goal Statement : Target pengukuran proses 4. Garis waktu (Timeline) : Kapan setiap fase proyek akan selesai 5. Cakupan (Scope) : Apa yang ada dan apa yang keluar dari proyek
6. Anggota tim (Team Members) : Orang-orang yang akan berpartisipasi dalam proyek ini
Meskipun dibuat untuk berbagai macam proyek yang mungkin saja perbedaannya sangat lebar, idealnya sebuah project charter berisi minimal sebagai berikut:
1. Otorisasi proyek. Sebuah pernyataan singkat harus ada untuk mengidentifikasi proyek disahkan oleh siapa.
2. Penunjukan manajer proyek. Nama manajer proyek, termasuk deskripsi tanggung jawabnya harus dicantumkan dengan jelas.
3. Stakeholder utama. Semua stakeholder kunci yang disebutkan di proposal proyek, serta pihak-pihak yang bakal mempengaruhi jalannya proyek, harus ditulis dengan jelas. Fungsi dan peranan mereka juga harus dijabarkan untuk menghindari tumpang tindih. Tulis semua stakeholder, peranan mereka, serta bagaimana mereka berkontribusi terhadap proyek.
4. Tujuan. Demi kesuksesan proyek, tujuan harus dinyatakan secara jelas dan disetujui.
Tujuan ini harus sama dengan tujuan yang dicantumkan dalam proposal proyek.
Setidaknya, tujuan harus memenuhi karakteristik: Spesifik, Terukur, Bisa dicapai (realistis), Relevan dengan strategi organisasi, Ada batasan waktu
5. Prioritas. Daftar prioritas (waktu, biaya, cakupan, dll) harus dicantumkan dan diurutkan sesuai tingkat penting tidaknya. Prioritas ini sebisa mungkin jangan berubah hingga proyek selesai.
31 | P a g e
6. Pernyataan cakupan. Pernyataan cakupan menggambarkan aktivitas utama dari proyek sehingga dapat diketahui jika ternyata ada aktivitas tambahan yang dilakukan.
Kadang, perlu juga dicantumkan apa yang tidak dicakup, sebagai penegasan.
7. Kebutuhan produk. Bagian pemasaran dan pelanggan akan membantu mendefinisikan kebutuhan produk (produknya bisa apa dan bagaimana caranya).
Pada proses perencanaan selanjutnya, kebutuhan produk ini akan digodok lebih lanjut. Perlu diingat, kebanyakan pelanggan tidak tahu apa yang mereka inginkan sampai mereka tahu apa yang bisa kita berikan.
8. Asumsi proyek. Semua asumsi terkait dengan proyek harus digambarkan dengan gamblang. Termasuk ketersediaan sumber daya, informasi, pendanaan, dan keahlian anggota tim.
9. Batasan-batasan proyek. Segala bentuk batasan yang ada pada proyek harus diceritakan. Termasuk keterbatasan dana, waktu, peraturan, atau standar kualitas yang harus dipenuhi.
10. Risiko proyek. Hambatan dan risiko (ancaman) yang mungkin merintangi pencapaian tujuan proyek harus dipertimbangkan. Setiap risiko harus dianalisis, dihitung, dan diprioritaskan sebisa mungkin dengan informasi yang ada.
11. Daftar Deliverable atau produk. Daftar produk yang bisa digunakan oleh pelanggan atau yang diserahkan ke bagian produksi harus dicantumkan, baik berupa produk antara atau produk jadi.
12. Estimasi biaya. Perkiraan biaya yang disetujui dalam proposal proyek harus disertakan dalam project charter.
13. Estimasi jadwal. Perkiraan jadwal pada proposal proyek juga disebutkan di dokumen ini. Kapan deadline-nya, mengapa harus selesai tanggal sekian, dan sebagainya.
14. Kontrol perubahan terintegrasi. Project charter harus mendefinisikan bagaimana bila ada perubahan pada project charter, atau rencana manajemen proyek yang disetujui akan dikelola.
15. Kriteria keberhasilan. Penting untuk menentukan kriteria sukses sebuah proyek.
Tidak semua proyek yang selesai on time, sesuai anggara, atau sesuai cakupan serta merta dinyatakan sukses. Harus ada kriteria keberhasilan sebuah proyek.
32 | P a g e