MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI docx

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Konsep Dasar Manajemen Proyek

Pengertian Manajemen Proyek

 Menurut Koontz dan Cyril O’donnel Manajemen adalah usaha untuk mencapai/menggapai tujuan tertentu melalui kegiatan/usaha orang lain.

 Menurut R.Terry Manajemen adalah suatu proses unik dan khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, serta penggerakan dan pengendalian yang dilakukan guna menentukan arah serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui pemanfaatan SDM serta sumber daya lain.

 Adapun kata proyek menurut ahli Husen (2009:4), proyek adalah gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia material, peralatan, dan modal/ biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.

 Menurut Larson (2006:3), Proyek adalah usaha yang kompleks, tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

 Sehingga manajemen proyek adalah sebagai proses kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas sumber daya organisasi. Sebuah sistem informasi manajemen proyek (PMIS) dapat menjadi kerangka kerja untuk memandu kemajuan proyek dan membantu untuk meningkatkan tingkat keberhasilannya.

Definisi dan Pengertian Manajemen Proyek

Definisi Manajemen Proyek

 Menurut PMBOK, Manajemen Proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat dan teknik untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebutuhan proyek

 Menurut Budi santoso (2003;3), Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.

 menurut Ervianto (2005:21), Manajemen Proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.

dapat diprediksi, ada kepastian tentang antisipasi hasil, lebih sedikit organisasi yang dilibatkan.

Karakteristik Proyek

Sebuah proyek bukanlah sebuah aktivitas rutin atau aktivitas sehari-hari yang dilakukan oleh organisasi, melainkan aktivitas tidak rutin dengan rentang waktu tertentu yang dapat memberikan dampak pada kelangsungan hidup bisnis organisasi yang bersangkutan dalam jangka panjang. Pada umumnya, sebuah proyek memiliki karakteristik sebagai berikut :

 Waktu (Timeline) : Proyek memiliki timeline atau garis waktu yang pasti dengan titik awal dan titik akhir yang terukur.

 Sumber Daya (Resource) : Sebuah proyek memiliki sumber daya modal dan tenaga kerja yang terbatas.

 Alat (Tools) : Menggunakan alat-alat (tools) dan teknik khusus digunakan untuk manajamen proyek, contohnya Gantt Chart.

 Tim (Team) : Manajemen Proyek memerlukan tim yang beragam dari berbagai departemen dan fungsi.

Segitiga Manajemen Proyek dan Tahapan Manajemen Proyek

besar maupun yang kecil. Namun kendala-kendala tersebut tidak boleh dijadikan penghambat dalam menyukseskan pelaksanaan proyek. Semua kendala harus diatasi dan dicari cara untuk menyelesaikannya. Pada umumnya, terdapat Tiga Kendala Utama yang saling berketergantungan dalam suatu proyek yaitu Waktu, Biaya dan Lingkup. Ketiga Kendala Utama atau Constraint tersebut juga dikenal dengan Segitiga Manajemen Proyek. Keseimbangan ketiganya sangat menentukan kualitas proyek yang dilaksanakan.

Waktu (Time)

Waktu merupakan salah satu faktor terpenting dalam menangani suatu proyek. Setiap proyek memiliki batas waktu dalam penyelesaiannya, ada yang memerlukan waktu panjang, ada juga memerlukan waktu pendek. Waktu penyelesaian tugas dalam suatu proyek sangat tergantung pada jumlah orang dan pengalaman serta keterampilan orang-orang tersebut dalam mengerjakan tugas-tugasnya.

Kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek akan berakibat buruk terhadap organisasi, misalnya terjadi teguran dari pelanggan, denda akibat keterlambatan, mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap organisasi dan biaya-biaya lainnya. Salah satu penyebab ataupun alasan terjadinya kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek dalam suatu organisasi adalah kurangnya sumber daya yang dimilikinya.

Menurut Buku “Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, proses penanganan waktu dalam manajemen proyek terdiri dari :

1. Plan Schedule Management (Manajemen Perencanaan Jadwal)

2. Define Activities (Pendefinisian Kegiatan)

3. Sequence Activities (Urutan Kegiatan)

4. Estimate Activity Resources (Estimasi Sumber daya Kegiatan)

5. Estimate Activity Durations (Estimasi Durasi atau Jangka Waktu Kegiatan)

Kadang-kadang Manager Proyek harus mengalokasikan sumber daya tambahan untuk mencapai batas waktu yang ditentukan sehingga memerlukan biaya tambahan dan juga kemungkinan munculnya biaya penalti akibat keterlambatan dalam penyelesaian proyek.

Beberapa proses dalam penanganan Biaya dalam Manajemen Proyek diantaranya seperti :

1. Cost Estimating, Estimasi Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

2. Cost Budgeting, Penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan lainnya sehingga membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.

3. Cost Control (Pengendalian Biaya). Faktor-faktor yang mengakibatkan fluktuasinya biaya dapat dikendalikan dengan beberapa alat manajemen biaya.

Lingkup (Scope)

Lingkup atau Scope yang dimaksud disini adalah hasil akhir yang ingin dicapai oleh pelaksanaan proyek itu sendiri. Hasil akhir tersebut harus didefinisikan secara spesfik dan dikomunikasi ke semua anggota tim yang melaksanakan tugas-tugas dalam proyek. Pada umumnya, komponen utama dalam lingkup adalah kualitas produk akhir. Seorang Manajer Proyek harus mengetahui cara untuk mengelola lingkup atau scope suatu proyek termasuk perubahannya yang akan berdampak pada waktu dan biaya.

Enam Tahapan Manajemen Proyek

Setiap Proyek akan mengalami enam tahapan seperti dibawah ini :

1. Project Definition (Pendefinisian Proyek), yaitu mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut berhasil dengan kualitas yang diinginkan.

2. Project Initiation (Inisialisasi Proyek), yaitu perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.

4. Project Execution (Pelaksanaan Proyek), yaitu melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.

5. Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek), yaitu pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.

6. Project Closure (Penutupan Proyek), yaitu menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.

Manfaat Manajemen Proyek

Penerapan manajemen pada proyek bermanfaat untuk :

1. Efisiensi, baik dari sisi biaya, sumber daya maupun waktu 2. Meningkatkan kualitas

3. Meningkatkan produktifitas

Fungsi Manajemen Proyek

Berikut ini beberapa ulasan singkat mengenai fungsi manajemen proyek yaitu:

 Pelingkupan “Scooping” yang menjelaskan mengenai batas-batas dari sebuah proyek.

 Perencanaan ” Planning” menidentifikasi tugas apa saja yang dibutuhkan dalam menyelesaikan sebuah proyek.

 Perkiraan “Estimating” setiap tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian sebuah proyek harus diperkirakan.

 Penjadwalan ” Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawab atas penjadwalan seluruh kegiatan suatu proyek.

 Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa seluruh anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran serta tanggung jawab masing-masing dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.

 Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini mungkin saja merupakan fungsi tersulit dan juga terpenting bagi seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya ataukah tidak.

 Penutupan “Closing” manajer proyek hendaknya selalu menilai keberhasilan atau kegagalan pada kesimpulan dari sebuah proyek yang dijalani.

Tujuan Manajemen Proyek

Proyek ialah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tertentu tujuan bisnis. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada atau upgrade atau penggantian teknologi informasi perusahaan “TI” infrastruktur. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan kendala. Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan dan menganalisis hasil. Sebagai di daerah lain bisnis, manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas dan risiko.

Ruang Lingkup Proyek

Adapun ruang lingkup proyek yang diantaranya yaitu:

 Menentukan waktu dimulai proyek.

 Membuat perencanaan lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.

 Penjabaran dari ruang lingkup proyek.

 Pengecekan proyek dan mengendalikan atas perubahan yang mungkin terjadi ketika proyek tersebut dimulai.

Contoh Manajemen Proyek

Adapun contoh manajemen proyek yang diantaranya yaitu:

 Proyek konstruksi yaitu menghasilkan pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, jalan tol dan lain sebagainya.

 Proyek industri manufaktur yaitu suatu bentuk kegiatan yang diawali dengan merancang sampai terciptanya sebuah produk baru.

Pentingnya Manajemen Proyek

Ada beberapa alasan yang menguatkan pentingnya manajemen proyek yakni :

1. Kompetisi Global

2. Faktor Pada Pelanggan

3. Kompresi Daur Hidup Proyek

Manajemen Proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan bisnis yag menuntut kemampuan akutansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan dan perbaikan yang berkelanjutan.

TIGA GARIS BESAR MANAJEMEN PROYEK

Secara umum pada proses manajemen ada tiga bagian yang selalu ada tidak terkecuali manajemen proyek, yaitu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek :

1. Perencanaan

Sebuah proyek harus memiliki proyek perencanaan yang harus bener-bener matang. Mulai dari administrasi hingga program teknis agar setiap step pengerjaan proyek dapat diimplementasikan dengan baik.

2. Penjadwalan

Kita harus merincikan informasi tentang waktu pelaksanaan proyek dan perkiraan kemajuan proyek . bagian ini meliputi progres dari waktu ke waktu, durasi pekerjaan , dan sumber daya baik tenaga kerja, peralatan, biaya dan material.

3. Pengendalian Proyek

Mencegah dan meminimalisir penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlansungnya proyek.

Proses Dasar Manajemen Proyek

1. Initiating

Tahap permulaan ketika sponsor memberikan mandat kerja kepada PM.

2. Planning

Tahap perencanaan yang berisi Project Scope dan pendefinisian aktivitas untuk menyelesaikan suatu proyek.

3. Execution

Tahap pelaksanaan proyek dimana pengendalian jadwal, anggaran, dan pengawasan mutu menjadi tugas utama yang harus dilakukan oleh manajer proyek.

4. Monitoring & Controlling

Tahap pengendalian sejak tahap perencanaan hingga proses eksekusi selesai dilaksanakan.

5. Closing

Tahap untuk mengakhiri sebuah proyek dimana Project Manager secara resmi mendokumentasikan seluruh arsip proyek dan catatan hasil pembelajaran proyek (lessons learned).

Initiation

Sebuah proyek dikatakan memasuki tahap ini jika sudah mendapatkan beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja), Agreement, Statement of Work (SOW), Purchase Order atau bentuk kesepakatan lainnya. Proses dari tahap ini menghasilkan dua dokumen penting, yaitu

1. Project Charter, berisi kebutuhan proyek, seperti:  Project Manager

 Latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu proyek (Background)

 Target yang ingin dicapai (Goal)

 Penjelasan mengenai solusi atau produk yang akan diimplementasikan (Product Description)

 Tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun dari Customer (Responsibility)

 Anggaran dan durasi (Project Budget and Duration).

2. Stakeholder, Penyusunan daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Data mengenai stakeholder ini sangat penting untuk mendapatkan masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai stakeholder antara lain: identitas diri, posisi di dalam organisasi, tingkat kekuasaan (power), tingkat kepentingan (interest), ekspektasi, strategi penanganan. Klasifikasi stakeholder akan memengaruhi strategi penanganan mereka.

 Power Rendah, Interest Rendah: cukup melakukan pemantauan (monitoring). Co: pegawai baru.

 Power Tinggi, Interest Rendah: pembuatan laporan secara berkala. Co: pengambil kebijakan.

 Power Rendah, Interest Tinggi: informasi perkembangan proyek secara rutin. Co: anggota proyek.

 Power Tinggi, Interest Tinggi: penanganan secara intensif baik hubungan formal maupun informal. Co: project owner

Walaupun Project Charter dibuat dalam fase ini, terdapat hal-hal lain yang masuk ke dalam batasan proyek (Project Boundaries) seperti Business Case Assessment, persetujuan Stakeholder dan pembiayaan proyek. Batasan proyek ini didefinisikan sebagai suatu titik waktu dimana proyek atau fase proyek dikatakan sudah selesai dengan lengkap. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk manangani ekspektasi stakeholder dan memberikan gambaran kepada mereka mengenai scope dan objetive suatu proyek.

Project Boundaries

Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau Project Management Plan. Proses utama terkait kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah:

 Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta membuat uraian pekerjaan.

 Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi sumber daya, estimasi durasi, dan finalisasi jadwal proyek.

 Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.

 Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang disepakati (quality control).

 Perencanaan sumber daya manusia.

 Perencanaan komunikasi antara stakeholder.  Perencanaan manajemen risiko.

Execution

Tugas pengelola proyek dalam tahap ini adalah memfasilitasi dan mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama mengawal tim agar tidak behind schedule maupun over budget. Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara perencanaan dan pelaksanaan, maka disarankan untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya, waktu, mutu dan risiko, sebelum perubahan diterapkan dalam bentuk baseline (patokan) baru.

Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan. Seorang Manajer Proyek cukup mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi tim agar proyek dapat berjalan dengan baik dan lancar. Beberapa tugas Manajer Proyek dalam tahap ini antara lain:

 Mengevaluasi jalannya proses pelaksanaan kegiatan.  Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim.

 Melaksanakan proses pembelian dan pengadaan barang dan jasa.  Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder.

 Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder.

Monitoring and Control

memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup pekerjaan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa kinerja proyek diukur dan dianalisis secara berkala. Beberapa poin penting proses Monitoring dan Controlling:

 Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan perbaikan atau pencegahan untuk mengantisipasi kemungkinan masalah.

 Pemantauan kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana manajemen proyek

 Mempengaruhi faktor-faktor yang bisa menggagalkan kontrol terhadap perubahan, jadi hanya perubahan yang disetujui yang dapat diimplementasikan.

Beberapa proses kunci dalam tahap ini adalah:

 Pelaporan dan pemantauan rutin. Konsep penting dalam melaporkan progress pekerjaan disebut dengan Earned Value Management (EVM).

 Prosentasi penyelesaian pekerjaan perlu selalu dilaporkan dan dibandingkan dengan target pencapaian.

 Nilai Earned Value (EV) tersebut kemudian dibandingkan dengan Actual Cost (AC) untuk melihat apakah pada suatu masa pelaporan kemajuan proyek, biaya aktualnya melebihi, sesuai, atau lebih rendah dari nilai progres yang dilaporkan. Apabila terdapat selisih (over budget) atau hasil yang negatif dari perhitungan EV-AC, maka diperlukan langkah-langkah perbaikan (corrective actions). Sehingga selisih tidak semakin besar dan bahkan dapat dikembalikan ke posisi yang lebih baik.

 Dari sisi penjadwalan. EV dapat dibandingkan dengan Planned Value (PV). Apabila hasil perhitungan EV-PV bernilai negatif, maka dapat dikatakan progress pekerjaan telah mengalami keterlambatan. Dan sebaliknya, apabila hasilnya positif maka progress pekerjaan lebih cepat dari jadwal.

 Deliverable yang diserahkan oleh tim proyek memerlukan verifikasi bersama dengan klien. Apabila terdapat hal yang belum disepakati klien atau pengguna maka pekerjaan akan kembali masuk dalam proses eksekusi.

Closing

Berikut beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:

 Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan.  Mengadakan evaluasi akhir proyek (lessons learned).

 Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.  Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.

 Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak, terutama pihak pemasok (supplier/ vendor), outsourcing dan sebagainya.

Teknik dan Metode Manajemen Proyek

Berikut ini adalah beberapa metode manajemen proyek

PERT Charts adalah suatu bagan yang menampilkan setiap tugas atau kegiatan dalam bentuk kotak. Untuk lama waktu dari setiap kegiatan akan bergantung pada panjang dari kotak-kotak yang mewakili setiap kegiatan.

MetodePERT

Merupakan sebuah program yang menggambarkan suatu kegiatan menggunakan jaring simpul dan arah panah yang kemudian dievaluasi untuk kemudian menentukan kegiatan terpenting dari keseluruhan sebuah proyek.

Gantt Charts adalah suatu bagan yang menampilkan setiap tugas atau kegiatan dalam bentuk kotak. Untuk lama waktu dari setiap kegiatan akan bergantung pada panjang dari kotak-kotak yang mewakili setiap kegiatan.

MetodeGantt

Merupakan alat bantu visual yang sangat berguna dalam pembebanan dan penjadwalan. Secara umum penjadwalan bertujuan untuk meminimalkan waktu proses, waktu tunggu langganan, dan tingkat persediaan serta penggunaan yang efisien dari fasilitas, tenaga kerja dan peralatan. Event Chain Diagram adalah visualisasi dari hubungan antara event dan tasks [tugas] dan menunjukkan bagaimana event saling berhubungan satu sama lain.

Itulah metode-metode yang paling banyak digunakan PERT Charts dan Gantt Charts.

Manajemen proyek terfokus pada 4P, yaitu : 1.People

Elemen terpenting dalam keberhasilan suatu proyek 2.Product

Perangkat lunak yang dihasilkan 3.Process

Sekelompok aktivitas kerangka kerja dalam merekayasa perangkat lunak 4.Project