BAHASAN PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI LAHIRNYA PROYEK SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI. Hendri Sopryadi,M.T.I 9/28/2011

(1)

PENGELOLAAN

PROYEK

SISTEM

INFORMASI

Hendri Sopryadi,M.T.I

LAHIRNYA PROYEK

PERTEMUAN - 2 Hendri Sopryadi,M.T.I

BAHASAN

• Sistem Informasi dalam organisasi

• Proyek sebagai sarana strategi organisasi

• Lahirnya proyek internal

• Proyek internal

• Proyek eksternal

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

(2)

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN)

PERUSAHAAN (M.Porter)

LOGISTIK KELUAR OUT-BOUND LOGISTICS PEMASAR-AN DPEMASAR-AN PENJUAL-AN LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGIS-TICS) INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN MANAJEMEN SDM PENGEMBANGAN TEKNOLOGI

PEMBELIAN SUMBER DAYA

OPERASI LAYANAN PELANG-GAN KEUNG-GULAN BERSA-ING P P P P R E R E O N O N S D S D E U E U S K S K U U N N G G P U P U R T R T O A O A S M S M E A E A S S Hendri Sopryadi,M.T.I

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA

LOGISTIK KELUAR OUTBOUND LOGISTICS SIS: ON-LINE P.O.S. AND ORDER PROCESS-ING PEMASAR-AN DPEMASAR-AN PENJUAL-AN SIS: INTERAC-TIVE TARGETED MAR-KETING LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGISTICS) SIS: AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING

KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF

MANAJEMEN SDM

SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI

SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER

PEMBELIAN SUMBER DAYA SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK

OPERASI SIS: COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM LAYANAN PELANGGAN SIS: CRM KEUNG-GULAN BERSAING P P P P R E R E O N O N S D S D E U E U S K S K U U N N G G P U P U R T R T O A O A S M S M E A E A S S Hendri Sopryadi,M.T.I

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI

Strategi TI-SImendukung strategi organisasi PROYEK STRATEGI ORGANISASI STRATEGI STRATEGI TI TI--SISI PORTOFOLIO PORTOFOLIO TI TI--SISI STRATEGI FUNGSI LAIN PORTOFOLIO

VISI – MISI - KEBIJAKAN TUJUAN PROGRAM PROGRAM TI TI--SISI PROYEK PROYEK TI TI--SISI

PROGRAM _Program:_{Sekumpulan proyek}

yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan

Portfolio:Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai

LAHIRNYA PROYEK INTERNAL

Pemicu 1

: Proyek sudah ada dalam

rencana

pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada

saat pelaksanaannya

Pemicu 2

: Pada salah satu unit kerja ada

kebutuhan

dukungan TI-SI yang sifatnya

mendesak

(3)

Proyek yang sudah direncanakan

Urutan kegiatan:

• Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek:

–

Biaya

–

Operasional

–

Waktu

–

Legal

• Persetujuan pelaksanaan

• Penunjukan Manajer Proyek

Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak

Urutan kegiatan:

1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI

2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit

3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan:

- Biaya - Operasional - Waktu - Legal

4. Persetujuan pelaksanaan

5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas)

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL

DALAM ORGANISASI

ORGANISASI FUNGSIONAL

Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional

DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK Hendri Sopryadi,M.T.I

(4)

ORGANISASI PROYEK

Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK Hendri Sopryadi,M.T.I

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH

DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK Hendri Sopryadi,M.T.I

PENGORGANISASIAN SECARA

MATRIKS SEIMBANG

DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL KOORDI-NASI PROYEK STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF MANAJER PROY MANAJER FUNGSIONAL Hendri Sopryadi,M.T.I

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT

DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK-PROYEK STAF STAF STAF MAN. PROYEK STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK A MAN. PROYEK MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK B MANAJER FUNGSIONAL Hendri Sopryadi,M.T.I

(5)

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK

Karak-teristik proyek T i p e o r g a n i s a s i Fungsio-nal Matriks lemah Matriks seimbang Matriks kuat Proyek

Otoritas Tak ada

s.d rendah Terbatas Rendah s.d sedang Sedang s.d tinggi Tinggi s.d penuh % Personil organisasi yg full time di proyek - 0 – 25 % 15% – 60% 50 % – 95 % 85 % --100 % Peran manajer proyek Tdk penuh Waktu Tdk penuh Waktu Penuh waktu Penuh waktu Penuh waktu Sebutan manajer proyek Koord. / Pimpinan proyek Koord. / Pimpinan proyek Manajer proyek Manajer proyek/ program Manajer proyek/ program Staf admi-nistrasi Tdk penuh waktu Tdk penuh waktu Tdk penuh waktu Penuh waktu Penuh waktu Hendri Sopryadi,M.T.I

PROPOSAL

UNTUK PROYEK INTERNAL

• Usulan

formal

pembangunan S.I untuk

memenuhi kebutuhan unit kerja dalam

menjalankan fungsinya mendukung tercapainya

tujuan organisasi

• Proposal mendefinisikan:

oApa yang akan dilakukan

oKebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi oBagaimana hasil proyek akan mendukung strategi

• Memuat

business case

awal

• Format sebaiknya

baku

, menggunakan

template

Contoh Template Proposal Internal

1. Nama Proyek: 2. Tanggal pengajuan:

3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak: 4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan) 5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi) 6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan

strategi dan sasaran organisasi

7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek) 8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome_proyek)

Contoh Muatan BUSINESS CASE

1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian,

Unit pengusul, Manajer proyek)

2. Nomor revisi dokumen:

3. Manfaat dan Biaya:

4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan

operasi per tahun dg asumsi perhitungannya)

Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK; Jasa konsultansi; dll,

Penggunaan SDM, dalam jam

(6)

Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj)

5. Sumber Pendanaan

6. Resiko

Faktor resiko

Strategi mitigasi

7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek

(justification)

8. Catatan Tambahan

Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya Hendri Sopryadi,M.T.I

PROYEK PEMERINTAH

Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan:

Keppres No. 80 tahun 2003

tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah

dan perubahan-perubahannya.

PROYEK PEMERINTAH (lanj)

Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003

1.Keppres No. 61 tahun 2004

2.Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2) 3.PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3) 4.PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4) 5.PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5) 6.PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6) 7.PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7)

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT

UNTUK PEKERJAAN TI/SI

Pengumuman penawaran pekerjaan di media

Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen

Prakualifikasi Menyiapkan dokumen

pelelangan dan dasar penilaian: KAK, RKS, HPS

Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan

(aanwijzing) Seleksi Prakualifikasi,

menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal

Menyusun dan menyerahkan •Proposal administrasi •Proposal Teknis •Proposal Biaya Menyelenggarakan aanwijzing

Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang

(7)

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN

• KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of

Reference)

• RKS: Rencana Kerja dan Syarat

• HPS: Harga Perkiraan Sendiri

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

TERMS OF REFERENCE (TOR)

KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal 1. Latar Belakang

2. Maksud dan Tujuan 3. Sasaran

4. Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen 5. Sumber pendanaan

6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih, pengetahuan

7. Jangka waktu pelaksanaan 8. Tenaga ahli

9. Keluaran 10.Laporan

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)

1. Umum

2. Addendum Dokumen Seleksi

3. Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran

4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

• Disiapkan instansi pemerintah pemberi

pekerjaan

• Merupakan dasar penilaian layak tidaknya

biaya yang diusulkan konsultan

• Menggunakan patokan biaya (misalnya yang

diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks

daerah.

(8)

MUATAN

USULAN TEKNIS

A. PENDAHULUAN

B. PENGALAMAN PERUSAHAAN C. PEMAHAMAN KAK

D. TANGGAPAN TERHADAP KAK E. APRESIASI INOVASI F. PENDEKATAN DAN METODOLOGI G. RENCANA KERJA H. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN

I. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN L. LAPORAN M. STAF PENDUKUNG N. FASILITAS PENDUKUNG O. PENUTUP LAMPIRAN : 1. DOKUMEN PENDUKUNG 2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP &

KELENGKAPANNYA 3. LAIN-LAIN