Metodologi
Manajemen Proyek
1.
Inisisiasi proyek (project initiation)
2.
Perencanaan proyek (project planning)
3.Pelaksanaan proyek (project execution)
4.Pengontrolan proyek (project controlling)
5.Penutupan proyek (project closure)
Inisisiasi proyek
(project initiation)
Surat Tugas
Definisi Project Initiation
Inisiasi proyek (project initiation) adalah
tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek
dimulai. Dalam artian memberikan
gambaran global suatu proyek dalam
bentuk defenisi proyek yang berisi ruang
lingkup proyek, tujuan proyek, waktu
pengerjaan proyek, biaya proyek dan
informasi umum lainnya.
Tujuan project initiation
◦Menentukan tujuan proyek secara rinci
◦Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk pelaksanaan proyek.
◦Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek,
serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek (project management plan)
Mekanisme Project Initiation
◦Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan (assigment) kepada manajer proyek (project manager) dan tim proyek (project team).
◦Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat defenisi proyek (project defenition) dan
disetujui oleh pemilik proyek.
◦Defenisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan
Perencanaan proyek
(project planning)
1. Struktur rincian pekerjaan
(WBS)
2. Penugasan tim proyek 3. Jadwal proyek
4. Rencana anggaran belanja 5. Perencanaan komunikasi
(meeting dan reporting)
6. Perencanaan perubahan 7. Perencanaan manajemen
Definisi project planning
Perencanaan proyek secara umum berisi: tujuan &
ruang lingkup proyek (scope manajemen), waktu
pengerjaan atau jadwal proyek (time management),
rencana anggaran biaya proyek (cost management),
kualitas proyek (quality management),
sumber daya proyek (resource management),
manajemen risiko (risk management), perencanaan
komunikasi (communication management),
pengadaan (procurement management), serta
integrasi (integration management).
Tujuan Project Planning
Mendefenisikan ruang lingkup proyek.
Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek.
Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan
proyek.
Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.
Mengidentifikasi risiko-risiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya. (project risk
management)
Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek (communication management).
Mekanisme Project Planning
◦
Manajer proyek bersama-sama dengan tim proyek
mempelajari kembali defenisi proyek.
◦
Membuat perencanaan manajemen proyek
(project management plan) berdasarkan defenisi
proyek yang telah dibuat.
Pelaksanaan proyek
(project execution)
Pedoman hasil kerja
(work result guideline)
Note :
Definisi Project Execution
Project execution adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan.
Tujuan Project Execution
Merealisasikan perencanaan proyek dan tertuang dalam
perencanaan manajemen proyek (project management plan). Mengoordinasikan kinerja tim proyek dan juga
mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil.
Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.
Mekanisme Project Execution
Manajer proyek dan tim proyek membentuk kerjasama tim selama proyek berlangsung, atau sering disebut dengan pembentukan team building.
Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan semua tugas yang sudah tertuang di dalam project management plan.
Membuat laporan pelaksanaan proyek.
Pengontrolan proyek
(project controlling)
Dilakukan kontrol untuk setiap Task yang sudah dibuat.
Yang perlu disiapkan :
1. Project Management Plan
2. Catatan Pertemuan/Rapat (Minutes
of Meeting/MoM)
3. Formulir Permintaan Perubahan 4. Daftar Permintaan Perubahan 5. Laporan Kemajuan Proyek 6. Tabel Penelurusan Aktifitas
Definisi Project Controlling
Project controlling adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan
seperti pada project management plan yang telah dibuat.
Juga mengecek apakah kegiatan proyek yang
dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sesuai dengan target atau belum. Bila belum action atau tindakan apa yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi.
Tujuan Project Controlling
◦
Memastikan pencapaian tujuan proyek
apakah sesuai dengan target yang telah
ditentukan.
◦
Mengontrol pelaksanaan proyek agar
sesuai dengan estimasi dan rencana awal
◦
Dengan melakukan kontrol diharapkan
adanya masukan apakah
project
Mekanisme
project controlling
◦
Kontrol terhadap waktu, cakupan dan
mutu.
◦
Kontrol terhadap biaya
◦
Membuat laporan tentang kemajuan
proyek
Penutupan proyek
(project closure)
1. Laporan Pelaksanaan Proyek 2. Laporan Penyelesaian Proyek 3. Berita Acara Laporan
Penyelesaian Proyek
4. Berita Acara Serah Terima
Pengertian
project closure
Project Closure
merupakan akhir dari serangkaian
kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan
proyek (project closure) adalah memberikan
laporan tentang hasil-hasil-hasil apa saja yang
diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas proyek
yang telah dilaksanakan yang dituangkan dalam
bentuk dokumen laporan.
Tujuan
Project Closure
◦
Secara
formal mengakhiri proyek dengan
semua pihak yang terlibat di dalam suatu
proyek.
Mekanisme Project Closure
Manajer proyek melakukan serah terima hasil
pekerjaan berupa: laporan pelaksanaan
pekerjaan, laporan penyelesaian pekerjaan, BA
penyelesaian pekerjaan, BA serah terima
pekerjaan.
Initiating Processes
Planning Processes
Controlling Proceesses
Executing Processes
TASK
Lembar kerja yang berisi rincian pekerjaan. Jenis pekerjaan disebut TASK.
DURTION
Jangka waktu menyelesaikan pekerjaan Mins : menit
Hrs : jam Days : hari Wks : minggu Monts : bulan
START
Menyatakan tanggal awal mulai pekerjaan
FINISH
Tanggal akhir/ diakhirinya sebuah pekerjaan/proyek
PREDECESSOR
Hubungan keterkaitan antar pekerjaan
COST
Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, meliputi sumber daya personil maupun non personil.
GANT CHART
Grafik yang ditampilkan dalam bentuk batang horizontal yang merepresentasikan pekerjaan/task beserta durasi pekerjaan tersebut.
PERT
Adalah network diagram (dinamakan logic diagram). Grafik yang ditampilkan dalam bentuk kotak(node) yang merepresentasikan nama pekerjaan, start dan finish pekerjaan serta hubungan antar task.
BASELINE
Bentuk perencanaan(scope, time, cost) yang disetujui dan
ditetapkan dalam suatu proyek. Digunakan sebagai acuan dan perbandingan antara rencana kerja yang dipunyai dengan
kenyataan dilapangan.
TRACKING
Bentuk penelusuran atau peninjauan hasil kerja yang dilakukan di lapangan dengan rencana awal sebuah proyek. Sehingga bisa membandingkan rencana dasar dengan keadaan dilapangan.
MILESTONE
Bentuk penanda pekerjaan yang telah selesai. Digambarkan dengan nilai durasi 0.
MEMBUAT WBS (14)
MEMBUAT JADWAL PROYEK (15 & 17)
OPTIMASI PROYEK (18)
SUMBER DAYA DAN BIAYA (16)
TARGET DAN KEMAJUAN PROYEK -
TRACKING(19)
MEMBUAT LAPORAN (20)
