1
2 A. TIME MANAGEMENT : RAHASIA MENGELOLA WAKTU SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN
Siswoyo, D. (2007). Ilmu Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press
Adebisi, J. F. (2013). Time management practices and its effect on business performance. Canadian Social Science, 9(1). Canadian Research & Development Center of Sciences and Cultures, Montreal, Canada
Fischer, C. (2001). Read this paper later: Procrastination with time-consistent preferences. Journal of Economic Behavior and Organization, 46(3), 249–269.
1. PENDAHULUAN
Menurut Siswoyo (2007) mahasiswa dapat didefinisikan sebagai individu yang sedang menuntut ilmu ditingkat perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta atau lembaga lain yang setingkat dengan perguruan tinggi. Mahasiswa dinilai memiliki tingkat intelektualitas yang tinggi, kecerdasan dalam berpikir dan kerencanaan dalam bertindak.
Berpikir kritis dan bertindak dengan cepat dan tepat merupakan sifat yang cenderung melekat pada diri setiap mahasiswa, yang merupakan prinsip yang saling melengkapi.
Salah satu indikator yang harus dimiliki oleh mahasiswa adalah kemampuan mengatur waktunya sebaik mungkin agar mahasiswa dapat bertindak dengan cepat.
Berdasarkan TNA yang telah dilakukan oleh kelompok III pada mahasiswa fakultas psikologi ditemukan adanya beberapa masalah yang tidak dapat di kontrol sebagai berikut : 1. kesusahan pada mahasiswa Fakultas Psikologi untuk membagi dan mengatur waktu mereka secara efektif dan efisien. 2. kurangnya kemampuan untuk membagi waktu antara kuliah dan kegiatan lainnya. 3. Banyaknya hal-hal yang tertunda karena pembagian waktu yang tidak efektif. Kurangnya kemampuan pada mahasiswa untuk mengatur waktunya secara efektif dan efisien menjadi puncak permasalahan utama bagi setiap mahasiswa.
Maka kelompok III akan membuat pelatihan dengan tema “TIME MANAGEMENT”:
3 Rahasia Mengelola Waktu Secara Efektif Dan Efesien” yang di laksanakan pada tanggal 03 Juni 2023, di Ruang teater fakultas psikologi UIN Ar-Raniry.
Kemampuan mengatur waktu atau time management dapat menentukan sukses atau tidaknya kita. Waktu adalah sumber daya yang harus ada dan tak tergantikan, waktu adalah aset yang paling berharga. Sekali waktu hilang, maka tidak akan dapat dikembalikan.
Semua yang kita kerjakan memerlukan waktu. Semakin baik kita menggunakan waktu kita, maka akan semakin banyak yang kita capai, dan semakin baik hasil yang kita peroleh.
Time management penting untuk kesehatan dan efektivitas seseorang. Time management menentukan derajat perasaan bahwa kita memegang kendali atas waktu dan hidup kita, yang merupakan kunci penting dalam tingkat kedamaian yang kita rasakan, harmoni dan kesehatan mental kita. Perasaan bahwa kita tidak dapat memegang kendali atas waktu kita, adalah sumber besar bagi stress, cemas dan depresi. Semakin baik kita dalam mengatur dan mengontrol hal-hal penting dalam hidup kita, semakin baik kita dapat meresapi setiap momen, merasakan energi yang lebih besar, dan akan semakin banyak hal yang mampu kita kerjakan.
Menurut Kusashi (dalam Adebisi, 2013), menunda pengambilan suatu keputusan atau bersikap reaktif terhadap suatu problem dapat mengakibatkan biaya mahal yang harus ditanggung oleh bisnis. Maka diperlukan sekali untuk memastikan bahwa pimpinan tidak melakukan kesalahan, dengan menunda pemanfaatan waktu yang sangat berharga bagi perusahaan. Time management yang baik akan sangat membantu perusahaan lebih produktif, lebih kreatif, menghemat banyak uang, dan menghindari bekerja pada saat-saat yang sudah kritis, dan secara meyakinkan dapat meningkatkan kesempatan meraih keberhasilan dalam bisnis. Masalah time management merupakan hal umum bagi banyak orang. Banyak orang mengakui dan merasakan tentang perlunya, tetapi dalam kenyataannya mereka tidak memerhatikan dan menerapkannya. Tentang mengapa time
4 management menjadi masalah bagi manusia, baru sekarang ini mendapat perhatian para peneliti. Khususnya, para ekonom dan dan psikolog telah mengembangkan argumen teoretis tentang mengapa time management berat bagi banyak orang. Salah satunya karena kurangnya keterampilan dan keberanian dalam mengembangkan dan menerapkan time management dalam kehidupan (Fischer, 2001).
2. TUJUAN PELATIHAN
Tujuan dibuatnya pelatihan time management adalah membantu mahasiswa untuk dapat mengatur dan membagi waktunya secara efektif dan efisien. Beberapa tujuan utama dari pelatihan time management ini adalah :
1. Untuk mengatur, merencanakan, menjadwalkan pekerjaan, tugas maupun kegiatan yang diharapkan.
2. Memberikan hasil yang maksimal, efektif dan efisien jika pelaksaannya sungguh- sungguh
3. Harus dijalankan dengan disiplin yang tinggi 4. Tiap individu memiliki komitmen yang tinggi
5. Tiap individu harus mematuhi dan menjalankan time management yang telah ditetukan
3. MANFAAT PELATIHAN
Manfaat yang didapatkan dengan mengikuti pelatihan time management : rahasia mengelola waktu secara efektif dan adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan individu dalam mencapai produktivitas dan efisiensi yang lebih besar
2. Memiliki reputasi professional yang lebih baik
3. Terhindar dari tekanan atau stress akan berkurang
5 4. Membantu meningkatkan peluang dalam mencapai kesuksesan
5. Memiliki keseimbangan dalam kehidupan pribadi dan kesempatan karir yang lebih baik
6 B. RUNDOWN PELATIHAN ( TIME MANAGEMENT : RAHASIA MENGELOLA WAKTU SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN)
SESI KEGIATAN TUJUAN WAKTU MEDIA PELAKSANA
I Pembukaan 1. membangun hubungan antara trainer dan peserta 2. peserta
mengetahui tujuan pelatihan
30 menit 1. laptop 2. proyektor 3. microfon 4. alat tulis (buku dan pulpen) 5. laser pointer
Fasilitator dan trainer
II Pre-test 1. mengukur pengetahuan awal mahasiswa
sebelum mengikuti pelatihan
10 menit 1. alat tulis(
buku dan pulpen)
Fasilitator
III Penyampaian materi dan
praktik tentang time management
1. peserta
mengetahui tentang
“ Time
Management”
2. peserta dapat memahami cara mengatur waktu secara efisien dan efektif
3. peserta mengetahui dampak yang terjadi ketika “time management” tidak berjalan dengan baik.
60 menit 1. laptop 2. proyektor 3. microfon 4. alat tulis (buku dan pulpen) 5. laser pointer
Trainer
IV Post-test 1. mengukur pengetahuan mahasiswa seteleh mengikuti
pelatihan
10 menit 1. alat tulis(
buku dan pulpen)
Fasilitator
V Ice breaking 1, untuk melatih ketepatan waktu peserta
2. untuk melatih bagaimana peserta dapat mengatur waktunya
20 menit 1. kotak 2. karton
Ice breaker
VI Penutup 1. memberikan
kesan dan pesan 25 menit 1. microfon
2. Kertas Trainer dan fasilitator
7 selama pelatihan
2. Peserta dapat mempertanyakan hal yang belum jelas
3. Pulpen
C. PROSEDUR PELATIHAN (TIME MANAGEMENT : RAHASIA MENGELOLA WAKTU SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN)
SESI I : PEMBUKAAN 1. Tujuan
1) peserta dapat membangun hubungan antara trainer dan fasilitator 2) peserta memahami tujuan pelatihan
3) peserta mengetahui hal-hal yang harus diperhatikan selama pelatihan
2. Alokasi waktu 30 menit
3. Materi
1) curiculum vitae(cv) trainer 2) pengertian time management
4. Metode 1). Ceramah
5. Media 1) laptop 2) proyektor 3) microfon
4) alat tulis (buku dan pulpen) 5) laser pointer
8 6. Prosedur
N0 Uraian Prosedur Waktu Pelaksana
1. Peserta mendaftarkan diri pada meja registrasi
15 Menit Fasilitator 2. Fasilitator mengenalkan trainer
kepada peserta dan membaca cv trainer
5 Menit Fasilitator
3. Trainer menyapa peserta dan membagi sedikit cerita pengalamannya tentang kegagalan yang dialaminya karena tidak bisa mengatur waktu dengan baik
7 Menit Trainer
4 Trainer menjelaskan sedikit apa itu “ time management”
3 Menit Trainer
SESI II : PRE-TEST 1. Tujuan
1. Peserta dapat mengasah memori tentang time management
2. peserta dapat mengetahui poin-poin penting mengenai time management
2. Alokasi waktu 10 Menit
3. Materi
1) pengertian time management menurut ahli
2) hal-hal yang harus dihindari untuk dapat mengatur waktu dengan baik 3) cara mengatur waktu secara efektif dan efisien
4) tips membagi waktu yang efektif dan efisien menurut trainer
4. Metode
1) self Evaluation
5. Media
1) alat tulis (buku dan pulpen)
9 6. Prosedur
No Uraian Prosedur waktu Pelaksana
1. Fasilitator membagikan kertas
pre-test kepada peserta 3 Menit Fasilitator 2. Peserta mengisi kertas yang telah
dibagikan oleh fasilitator 5 Menit Peserta
3. Peserta membagikan kembali kertas yang telah diisi kepada fasilitator
2 Menit Fasilitator
SESI III : PENYAMPAIAN MATERI DAN PRAKTIK TENTANG TIME MANAGEMENT
1. Tujuan
1) peserta mengetahui tentang “ Time Management”
2) peserta dapat memahami cara mengatur waktu secara efisien dan efektif
3) peserta mengetahui dampak yang terjadi ketika “time management” tidak berjalan dengan baik.
4) Peserta mengetahui Aspek-Aspek dalam time management
5) Peserta dapat mengatur secara langsung pembagian waktu dengan baik.
2. Alokasi waktu 60 Menit
3. Materi
1) pengertian time management 2) aspek time management
3) Faktor – faktor time management 4) Efek – efek time management
4. Metode 1) Ceramah
2) Coaching atau Mentoring 3) Diskusi grup
10 5. Media
1) laptop 2) proyektor 3) microfon
4) alat tulis (buku dan pulpen) 5) laser pointer
6. Prosedur
No Uraian Prosedur Waktu Pelaksana
1. Trainer menyampaikan materi kepada peserta pelatihan
45 menit Trainer
2. Peserta bertanya dan diskusi ke trainer terkait materi pelatihan
10 menit Peserta
3. Trainer menjawab segala pertanyaan peserta mengaitkan dengan materi
5 menit Trainer
MATERI SESI III a. Pengertian time management
Time management adalah tentang perencanaan hari/waktu supaya bisa melakukan penggunaan paling baik atas waktu yang dimiliki. Konsep atau istilah mengenai time management berawal dari revolusi industri, yaitu ketika mulai ada perhatian tentang pengelolaan waktu secara efektif dan efisien untuk bisa mengontrol waktu yang dimiliki seseorang. Sejak Drucker (1966) mempopulerkannya, konsep time management ini telah secara luas diterima sebagai hal yang menyumbang pada efektivitas karyawan (Adebisi, 2013).
Time management adalah tindakan atau proses perencanaan dan pelaksanaan pantauan sadar atas sejumlah waktu yang digunakan untuk aktivitas khusus, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas (Singh & Jain, 2013).
Atau seperti dikatakan Humes (dalam Adebisi, 2013), time management secara
11 singkat dapat diartikan sebagai suatu seni mengatur, mengorganisasi, menjadwalkan, serta menganggarkan waktu seseorang untuk menghasilkan kerja lebih efektif dan produktif. Waktu adalah sumber daya berharga, tidak dapat diganti dan tidak dapat diubah. Maka dari itu, sangat perlu untuk menggunakan waku dengan bijaksana. Time management mencakup tindakan menata, menjadwal, mengorganisasi, dan mengalokasikan setiap waktu seseorang yang digunakan untuk menyelesaikan tugas- tugas hariannya.
König (2007) mendefinisikan management sebagai proses organisasi, yang meliputi perencanaan strategis, penataan, penetapan tujuan, pengelolaan sumber daya, pengembangan manusia dan aset keuangan yang dibutuhkan untuk meraih tujuan dan mengukur hasilnya. Sedangkan time management merupakan seni menata urusan bisnis dan pribadi seefektif dan seefisien mungkin, membuat semuanya terlaksana dengan baik, secepat mungkin, dan dengan penggunaan sumber daya (waktu, energi, uang dan manusia) sesedikit mungkin. Tujuan utama di balik semua usaha itu adalah untuk menghemat waktu lama yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas atau pekerjaan.
Dengan kata lain, itu adalah suatu seni menata, mengorganisasi, menjadwal, dan menganggarkan waktu yang tersedia untuk tujuan menghasilkan kerja lebih efektif dan produktif. Time management yang baik akan sangat membantu pribadi lebih produktif, lebih kreatif, menghemat banyak uang, dan menghindari bekerja pada saat-saat yang sudah kritis, dan secara meyakinkan dapat meningkatkan kesempatan meraih keberhasilan dalam kehidupan.
b. Aspek time management
Menurut Atkinson (dalam Luthfiana, 2010) aspek-aspek dalam manajemen waktu mencakup adanya usaha untuk:
12 1. Menetapkan tujuan
Bagian utama dari pengelolaan waktu adalah menetapkan tujuan dari hal-hal yang ingin dicapai atau yang akan dikerjakan.
2. Menyusun prioritas
Sebelum mengerjakan sesuatu, perlu disusun terlebih dahulu urutan prioritas yang akan dilakukan. Hal tersebut dikarenakan waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibuat berdasarkan peringkat, yaitu dari prioritas yang tertinggi sampai dengan prioritas yang terendah.Urutan prioritas dibuat dengan mempertimbangkan hal-hal mana yang dirasakan penting, mendesak, dan seharusnya dikerjakan terlebih dahulu sehingga target dapat tercapai sesuai dengan keinginan dalam batas waktu yang ditentukan.
3. Menyusun jadwal
Jadwal adalah daftar kegiatan yang akan dilakukan beserta urutan waktu dalam suatu periode tertentu. Kegiatan dalam menyusun jadwal tersebut terdiri dari dua jenis, yaitu kegiatan yang bersifat rutin dan kegiatan yangbersifat sementara.
4. Bersikap asertif
Bersikap asertif dapat didefinisikan sebagai ekspresi yang bertanggung jawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadap orang tertentu pada waktu yang tepat.
5. Menghindari penundaan
Penundaan dalam melaksanakan tugas dapat menyebabkan ketidak berhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, kemudian merusak jadwal kegiatan yang telah disusun dan mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
13 6. Meminimumkan waktu yang terbuang
Pemborosan waktu mencakup segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memberikan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya karena sering membuat individu menunda melakukan kegiatan yang penting, sumbersumber pemborosan waktu antara lain; menonton televisi, menelepon, perjalanan pulang pergi, melamun, menunggu, dan melayani tamu tak diundang, mengerjakan sesuatu yang seharusnya dikerjakan orang lain.
Dari beberapa aspek-aspek manajemen waktu di atas, maka dapat disimpulkan bahwa, aspek-aspek manajemen waktu yaitu menetapkan tujuan yang akan dicapai, menyusun skala prioritas, menyusun jadwal kegiatan atau daftar kegiatan yang akan dilakukan, bersikap asertif, menghindari sifat menunda-nunda, dan meminimumkan waktu yang terbuang sia-sia atau memanfaatan waktu dengan sebaik-baiknya.
c. Faktor – faktor time management
Hoffer (dalam Widyanarita, 2016) menjelaskan bahwa faktor-faktor yang dapat mempengaruhi manajemen waktu yaitu:
a. Pengaturan diri
Pengaturan diri merupakan hal yang penting dalam kehidupan seseorang. Semakin baik pengaturan diri seseorang maka akan mampu mengatur waktunya dengan baik pula.
b. Motivasi Seseorang
yang memiliki motivasi dalam diri yang tinggi, akan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik pula.
c. Pencapaian tujuan
14 Seseorang yang berusaha mencapai tujuan dengan sungguh-sunggujh maka dapat mengatur waktunya dengan baik.
d. Efek – efek time management
Orr & Tracy (dalam Luthfiana, 2010) mengatakan bahwa efek-efek dari manajemen waktu terbagi menjadi 10 macam yaitu:
a. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.
b. Dapat meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.
c. Dapat meningkatkan penghasilan (gaji) pada tiap individu.
d. Dapat meningkatnya kepuasan kerja pada individu.
e. Dapat mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan.
f. Dapat mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.
g. Menurunnya tingkat stress pada individu.
h. Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperolehnya prestasi kerja yang baik.
Berdasarkan dari efek-efek manajemen watu diatas, dapat disimpulkan bahwa manjemen waktu yaitu dapat meningkatkan kepuasan kerja pada individu, mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan, mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu, dan mampu menurunkan tingkat stress pada individu.
SESI IV : POST TEST 1. Tujuan
1) Peserta dapat melatih pengetahuan yang dimiliki setelah mengikuti pelatihan 2) Peserta dapat mengukur kemampuannnya tentang mengatur waktu
15 2. Alokasi waktu
10 menit
3. Materi
1) pengertian time management menurut ahli
2) hal-hal yang harus dihindari untuk dapat mengatur waktu dengan baik 3) cara mengatur waktu secara efektif dan efisien
4) tips membagi waktu yang efektif dan efisien menurut trainer
4. Metode 1) self evaluation
5. Media
1) alat tulis( buku dan pulpen)
6. Prosedur
No Uraian Prosedur Waktu Pelaksana
1 Fasilitator membagikan kertas post test kepada peserta
3 menit Fasilitator 2 Peserta mengisi kertas post test
yang telah dibagikan fasilitator 5 menit Peserta 3 Peserta mengembalikan kertas yang
diisi kepada fasilitator 2 menit Fasilitator
SESI V : ICE BRAKING 1. Tujuan
1) peserta dapat melatih ketepatan waktu
2.) peserta dapat melatih untuk mengatur waktu secara efisien
2. Alokasi waktu 30 menit
16 3. Materi
1) peserta mencari jawaban yang ditanyakan oleh fasilitator pada sebuah kotak yang sudah berisi beberapa jawaban ( dipotong potong dan ditulis didalam karton )
4. Metode 1) Role-playing 2. Diskusi Grup
5. Media 1. Kotak 2. Karton 3. Stopwatch
6. Prosedur
No Uraian Prosedur Waktu Pelaksana
1. Fasilitator menjelaskan permainan yang akan dimainkan tentang “ time management “
5 menit Fasilitator
2. Fasilitator memberikan pertanyaan untuk sesi I
2 menit Fasilitator
3. Peserta mencari jawaban pada
kotak yang telah disediakan 5 menit Peserta 4 Fasilitator memberikan
pertanyaan sesi II 2 menit Fasilitator
5 Peserta mencari jawaban pada kotak yang telah disediakan
5 menit Peserta
6 Fasilitator memberikan jawaban yang benar kepada peserta
1 menit Fasilitator
SESI VI : PENUTUP
1. Tujuan
1) Peserta mengklarifikasi kembali pertanyaan yang ingin ditanyakan 2) peserta dapat memberikan kesan dan pesan kepada trainer
17 2. Alokasi waktu
25 Menit
3. Materi
1) Jawaban-jawaban dari trainer
4. Metode 1) Ceramah 2) Diskusi grup
5. Media 1) Microfon 2) Kertas 3) Pulpen
6. Prosedur
No Uraian Prosedur Waktu Pelaksana
1 Peserta memberi pertanyaan
kepada trainer pada sesi I 3 Menit Peserta 2 Trainer menjawab pertanyaan
peserta
5 Menit Trainer 3 Peserta memberi pertanyaan
lagi kepada trainer pada sesi II
3 Menit Peserta
4 Trainer menjawab pertanyaan peserta pada sesi II
5 menit Trainer
5 Fasilitator membagikan kertas kepada peserta untuk menulis kesan dan pesan
2 menit Fasilitator
6 Peserta menulis Kesan dan pesan kepada trainer selama pelatihan
2 menit Peserta
7 Peserta mengembalikan kertas kepada fasilitator
1 menit Peserta dan Fasilitator 8 Fasilitator menutup acara
pelatihan
4 menit Fasilitator
18
PENUTUP
Untuk menutup modul ini, kami ingin memberikan sebuah kata-kata mutiara dari Imam Syafi’I yang berbunyi:
كعطق هعطقت مل نا فيسلاك تقولا
Artinya:
“Waktu itu seperti pedang, jika engkau tidak menggunakannya dengan baik, ia
akan memotongmu”
19
Reference:
Adebisi, J. F (2013). Time management practices and its effect on business performance.
Canadian Social Science, 9 (1). Canadian Research & Development Center of Sciences and Cultures, Montreal, Canada.
Asri Laksmi Riani. 2013. Manajemen Sumber daya Manusia Masa Kini. Graha Ilmu.
Yogjakarta.
Fisher, G.G. 2001. Work/Personal Life Balance: A Construct Development Study. ProQuest Dissertations and Theses.
König, et al . (2007). Time management problems and discounted utility. The journal of Psychology. 141(3), 321-334.
Luthfiana, V. (2010).“Kontribusi manajemen waktu terhadap produktivitas kerja wartawan”.
Skripsi Paikologi. Universitas Gunadarma. Jawa Barat.
http://www.gunadarma.ac.id/library/articles/graduate/psychology/2010/Art ikel_10505240 .pdf (akses 2 Desember)
Siswoyo. Dkk. (2007). Ilmu Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press.
Widyanarita, L. C. (2016). “Hubungan Antara Motivasi Berprestasi Dengan Manajemen Waktu PadaMahasiswa Yang Bekerja Part-Time Sebagai Garda Depan PT Aseli
20 Dagadu Djokdja”. Skripsi. Fakultas Psikologi. Universitas Sanata Dharma. Yogyakarta
https://repository.usd.ac.id/6491/1/109114132. pdf (Akses 23 November 2016)
