Penulisan laporan PKL ini dilaksanakan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh penilaian Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada program studi sarjana ilmu komputer Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia. Parjito, S.Kom., M.Cs., selaku dosen penguji yang menyempatkan diri menguji laporan PKL ini. Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan (BKIPM) Lampung yang banyak memberikan bantuan dan bimbingan dalam melaksanakan praktek kerja lapangan serta membantu dalam memperoleh data-data yang dibutuhkan penulis;
Akhir kata penulis berharap kepada Allah SWT membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan berharap semoga laporan ini dapat membawa manfaat bagi PKL. Selama praktek kerja lapangan yang dilakukan di Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan (BKIPM) Pusat Lampung, penulis menemui permasalahan. Aplikasi ini diterima dengan baik dan diterapkan di perusahaan, sehingga memudahkan dan menyelesaikan permasalahan yang timbul pada pelaksanaan kerja sebelumnya. Dengan dibuatnya aplikasi ini, penulis berhasil menyajikan penerapan ilmu praktis dan teori yang diperoleh selama proses perkuliahan. .
Kata Kunci: Universitas Teknokrat Indonesia, PKL, Pusat Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan (BKIPM) Lampung.
Latar Belakang
Tujuan PKL
Kegunaan Praktik kerja Lapangan (PKL)
Tempat Praktik Kerja Lapangan
Jadwal Waktu Pelaksanaan PKL
Sejarah Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan (BKIPM) Lampung
Mengingat semakin besar dan kompleksnya tanggung jawab dan peran Karantina Ikan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, maka Stasiun Karantina Ikan Kelas I Panjang Lampung tidak lagi berada di bawah Sekretariat Jenderal Kementerian Kelautan dan Perikanan pada akhir tahun 2010. , namun menjadi salah satu Unit Pelaksana Teknis Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan. Berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 54/PERMEN-KP/2017 tentang organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan, Kelas KIPM Stasiun I Lampung ditingkatkan menjadi Eselon III menjadi tempat karantina ikan, pusat kendali mutu dan keamanan produk perikanan Lampung.
Kegiatan Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan (BKIPM) Lampung
Makna Logo
- Arti Bentuk
- Arti Warna
- Arti Huruf
- Arti keseluruhan Logo
Makna bentuk pita pada logo Balai KIPM Lampung adalah berbentuk ikan dengan 3 (tiga) tingkatan warna yang mempunyai arti kerjasama, saling melengkapi, berdampingan dan kesatuan BKIPM. Bentuk pita artinya pada ujung pita berwarna jingga mencerminkan keamanan dan mutu yang diberikan BKIPM. Arti dari jenis huruf sans serif adalah menggunakan huruf kecil yang mencerminkan bahwa BKIPM sebagai lembaga pemerintah tetap fleksibel mengikuti perkembangan zaman, sedangkan arti dari jenis huruf sans serif modern lebih menekankan pada pelayanan yang ramah, profesional dan efisien.
Visi dan Misi
Visi
Misi
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Umum Balai Besar Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, Dan Keamanan Hasil Perikanan
Struktur Organisasi Umum Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, Dan Keamanan Hasil Perikanan
Struktur Organisasi dan Nama Pegawai Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, Dan Keamanan Hasil Perikanan Lampung
Kepala Bagian Tata Usaha : Kepala Bagian Tata Usaha BKIPM Lampung. Kepala Seksi : Kepala Bagian Tata Usaha BKIPM Lampung. Kepala Seksi Wasdalin : Kepala Bagian Pengawasan, Pengendalian dan Seksi.
Tugas dan Fungsi Jabatan
Kepala Balai KIPM Lampung
Kepala Subbag Tata Usaha
Kepala Seksi Pelayanan
Kepala Seksi Wasdalin
Analis BMN
Analis Keuangan
Analis Perencanaan
Analis SDM Aparatur
Analis Tata Usaha
Bendahara
Pengelola BMN
Pengelola Kepegawaian
Pengelola Surat
Penyusun Laporan Keuangan
Verikator Keuangan
PELAKSANAAN PKL: EKA SHINTYA PRATIWI, NPM 16312334 .1 Bidang Kerja .1 Bidang Kerja
Pelaksanaan Kerja
Tata cara pembuatan surat tugas masuk adalah sebagai berikut: Untuk surat dari perusahaan yang diterima arsip, terlebih dahulu dibuat lembar disposisi, berdasarkan surat yang diterima dibuatlah lembar disposisi. Setelah mendapat persetujuan pengelola, lembar disposisi dan surat masuk dikembalikan kepada petugas arsip untuk dijadikan tanggapan (exit letter) bagi perusahaan. Seperti tata letak surat masuk yang diterima dari Pusat Standardisasi dan Kepatuhan Sistem pada Gambar 3.2.
Apabila surat diterima, yang sudah dibuat lembar keputusannya dan disetujui untuk ditanggapi, maka dibuatlah surat tanggapan. Alurnya, bagian korespondensi terlebih dahulu memulai dengan membuat draft surat. Setelah rancangan surat dibuat, selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diteruskan kepada kepala balai KIPM, apabila ada perbaikan terhadap surat tersebut. Surat itu kemudian dikirim ke sekretaris. Surat dicetak sebanyak 2 lembar dan diberi nomor surat berdasarkan persyaratan surat. Satu lembar diberi stempel untuk pengarsipan dan satu lembar lagi untuk dikirim. Kemudian surat cetakan tersebut diteruskan kepada Kepala Suku Dinas TU, untuk mengetahui apakah ada surat keluar setelah Kepala Suku Dinas TU memberikan inisialnya. Surat tersebut selanjutnya diteruskan kepada sekretaris untuk diserahkan suratnya kepada kepala pusat KIPM untuk ditandatangani.
Setelah itu dikembalikan ke Bagian Kearsipan untuk mendapatkan cap tanda tangan Kepala KIPM Pusat Lampung. Surat tugas resmi dibuat oleh bagian korespondensi berdasarkan undangan (menghadiri undangan atas perintah pimpinan), dan jadwal kegiatan bulanan disesuaikan dengan jadwal kegiatan bulanan yang diberikan oleh Ketua Departemen Manajemen Pelayanan dan Wasdalin. Surat perjalanan dinas ini dibuat bersamaan dengan surat tugas kegiatan dinas yang disertai dengan DIPA (Daftar Masukan Pagu Anggaran) yang diterbitkan kepada pegawai yang ditugaskan setiap bulannya. Surat perjalanan dinas menjelaskan tujuan perjalanan dinas dan waktu perjalanan dinas.
Surat tugas disertai DIPA (Daftar Pagu Anggaran) dilampirkan pada SPPD dan diberikan kepada pegawai yang ditugaskan serta mendapat jadwal kegiatan setiap bulannya. Setelah perjalanan dinas selesai, pegawai yang disediakan membuat laporan perjalanan dinas dan menyerahkan Surat Tugas dan SPPD kepada bendahara untuk menerima biaya perjalanan. Apabila surat tugas yang telah diisi tidak disertai DIPA (Daftar Masukan Pagu Anggaran), maka yang dibuat hanya surat tugas dan bukan SPPD.
Setelah dibuat surat keluar, surat masuk, atau surat tugas, hendaknya diarsipkan berdasarkan tanggal dan nomor surat. Di Balai KIPM Lampung pengarsipan makalah masih menggunakan sistem manual (Akuntan) dan aplikasi Microsoft Excel.
Pembukuan surat keluar
Kendala Yang Dihadapi
Cara Mengatasi Kendala
- Pelaksanaan Kerja
- Cara mengatasi kendala
Cuti karyawan diambil ketika karyawan telah meminta cuti dari departemen HR. Berikut langkah-langkah pembuatan surat cuti tahunan bagi pegawai Balai Karantina Ikan Pengendalian Mutu Bandar Lampung. Penulis membuat surat cuti tahunan yang mana format pembuatan surat cuti tahunan sudah ada, sehingga penulis hanya mengedit data sesuai formulir permohonan cuti tahunan karyawan yang melamar.
Bila benar, diparaf dan diteruskan ke kepala bagian administrasi-kepegawaian BKIPM Bandar Lampung. Bila benar diparaf lalu dilanjutkan ke Kepala Balai Karantina Pengendalian Mutu Ikan Bandar Lampung untuk dimintakan tanda tangan sebagai bukti pemberian izin. Merupakan surat yang ditulis oleh pegawai pemerintah untuk mengundang orang-orang di dalam atau di luar wilayah kerja untuk menghadiri acara tertentu seperti rapat dan undangan lainnya. d. Membuat struktur administrasi pegawai.
Penulis menulis surat edaran untuk disampaikan kepada seluruh pegawai kantor Campang, pegawai Pelabuhan Bakauheni Wilker dan pegawai Bandara Radin Inten II Branti Wilker mengenai upacara bendera peringatan hari lahir Pancasila. Pemantauan dan pengawasan terhadap pelaksanaan CKIB. a) Metode Karantina Ikan yang Baik (CKIB) merupakan metode yang memuat standar operasional prosedur (SOP). Menghadiri bimbingan teknis kesehatan ikan. a) Penulis mendampingi salah satu petugas karantina untuk menghadiri acara bimbingan teknis (BIMTEK).
Saat melakukan kegiatan di bagian kepegawaian kantor BKIPM Bandar Lampung, penulis memperkirakan mengalami kendala dalam mencetak dokumen informasi kepegawaian, karena di bagian administrasi hanya terdapat 2 printer dan terletak di meja supervisor. dari departemen administrasi. Oleh karena itu pencetakan dokumen memerlukan waktu yang cukup lama karena penulis harus menyalin data dokumen ke dalam flashdisk kemudian mencetaknya menggunakan komputer yang ada di meja manajer kantor untuk mencetak dokumen tersebut. Dimana sharing printer ini akan memudahkan dalam mencetak dokumen karena pencetakan dokumen dapat dilakukan di setiap komputer di setiap meja bagian Administrasi dengan menggunakan printer bersama.
Cara berbagi printer yang pertama adalah dengan mengaktifkan fitur berbagi file dan printer di Windows. Buka panel kontrol, pilih Jaringan dan Internet. Kemudian centang pada list Share this printer lalu masukkan nama printer yang akan di share “OK” (Pratama, 2013).
PELAKSANAAN PKL: MUHAMMAD REYNALDO, NPM 16312303 .1 Bidang Kerja .1 Bidang Kerja
- Pelaksaan Kerja
- Kedala Yang Dihadapi
- Solusi
Maka dari itu anda diharuskan untuk melakukan pemecahan masalah pada hardware yaitu dengan cara membongkar hardware PC dan laptop yang mengalami masalah, kemudian melakukan pengecekan pada komponen-komponen yang diduga menjadi sumber masalahnya. Lalu ada file yang tiba-tiba rusak, oleh karena itu perlu diinstal software antivirus. Perangkat lunak antivirus yang digunakan di kantor BKIPM Lampung adalah AVG Free Antivirus. Oleh karena itu, dibuatlah suatu sistem yang menangani pengolahan data persuratan mulai dari pencatatan dan pengarsipan surat masuk dan keluar, serta pelaporan surat masuk dan keluar pada desktop.
Ketika aplikasi dibuka maka akan muncul form login, dimana user harus memasukkan username dan password yang didaftarkan oleh admin pada database SQL Server, seperti terlihat pada Gambar 3.19. Setelah berhasil login maka akan muncul form menu utama, pada form menu utama terdapat beberapa menu yaitu Menu, Arsip dan Laporan. Lalu ada menu Arsip, terdapat dua sub menu yaitu Impor Surat Keluar, dimana jika di klik maka akan muncul form Data Surat Masuk, sub menu Impor Surat Keluar, dimana jika di klik maka akan muncul form Data Surat Keluar .
Kemudian pada menu Laporan terdapat submenu Laporan Surat Masuk dan Laporan Surat Keluar yang menampilkan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar. Pengguna harus mengisi seluruh informasi tentang surat sesuai formulir, kemudian pengguna harus memiliki file softcopy surat berupa gambar scan surat tersebut. Dalam formulir ini, pengguna juga dapat mencari dan meninjau informasi surat yang diterima yang telah dimasukkan dan jika pengguna ingin mencetak ulang salinan elektronik file korespondensi, pengguna hanya perlu menekan tombol cetak. Bentuk datanya dapat dilihat pada Gambar 3.21 dan Gambar 3.22.
Pada formulir laporan surat masuk, pengguna dapat memfilter data ringkasan surat masuk yang telah dimasukkan berdasarkan nomor surat, kode klasifikasi, pengirim, tanggal pembuatan, tanggal masuk, disposisi, dan isi disposisi. Pengguna dapat melihat dan mencetak ringkasan surat keluar, dan pengguna juga dapat memfilter ringkasan berdasarkan nomor surat, kode klasifikasi, penerima, tanggal pembuatan, dan tanggal kedaluwarsa. Kendala yang ditemui saat melakukan praktik kerja lapangan di Balai Besar Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Hasil Perikanan (BKIPM) Lampung adalah terdapat beberapa komputer yang bereaksi sangat lambat saat dioperasikan.
Di kantor BKIPM Lampung masih banyak ditemukan komputer yang spesifikasi komputernya tidak sesuai dengan penggunaan komputer. Sehingga anda akan lebih sering mengalami masalah slow respon, blue screen dan lain sebagainya pada komputer yang spesifikasinya tidak sesuai dengan peruntukannya.
Simpulan
Saran
3). Pada saat penerapan sistem, akan lebih baik jika ditambahkan beberapa perangkat komputer agar operasional pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat 4).
