PANDUAN PENGISIAN E-FORMASI
TAHUN 2017
Panduan e-FORMASI
Aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara Online. Sejak tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi. Batas akhir penyusunan formasi adalah setiap akhir bulan maret pada tahun itu, jika tidak maka kebutuhan formasi CPNS unutk tahun itu tidak diberikan.
Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang mempunyai tugas mengisi :
1. Struktur Organisasi - Nama Jabatan - Nip
- Kelas Jabatan
2. Analisis Jabatan d a n Analisis Beban Kerja (ABK).tiap-tiap Jabatan dengan Jabatan Struktural (Eselon), Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT).
3. Template Bezzeting.
- ABK
- Jumlah ASN yang ada
- Jumlah ASN yang akan pensiun (2017 s.d 2021) - Usulan Formasi.
Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.
1. Buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi alamat http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.
Tampilan Awal e-Formasi
Klik Sumatera kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini :
2. Masukkan ID Pengguna dan Sandi admin lokal yang telah diberikan oleh BKPSDM. Lalu klik masuk aplikasi.
3. Maka akan muncul menu seperti gambar bawah ini :
Menu Utama Aplikasi
Di menu utama silahkan isi data admin lokalnya apabila belum diisi
4. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi.
Dalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di bagian atas, yaitu Template Struktur dan Download Dokumen.
Menu Template Struktur
5. Didalam menu Tempalte Struktur terdapat beberapa pilihan yaitu Struktur Organisasi, Analisa Jabatan, Template Bezzeting, Rincian Usulan Formasi Daftar Pindah Struktur dan Cetak.
6. Pilih menu Struktur Organisasi, maka akan muncul tampilan seperti dibawah. Jika ingin melihat bawahan (membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon pada jabatan yang ingin dilihat bawahannya).
7. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus nama-nama jabatan yang ada di dalamnya.
8. Untuk menambah nama jabatan baru adalah sebagai berikut : a. Pilih Pimpinan yang akan ditambah bawahannya
b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up c. Pilih Tambah Bawahan Baru.
d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan dibuat.
e. Pengisian jabatan f u n gs i o n a l u m u m / p e l a k s a n a harus sesuai dengan Daftar Jabatan P e l a k s a n a yang ada pada Permenpan 25 tahun 2016 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi.
f. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan jabatan Bendahara.
g. Untuk Kelas Jabatan tidak usah diisi karena belum ada evaluasi jabatan.
h. Untuk pengisian Nip jika di jabatan tersebut sudah ada pegawai yang mendudukinya maka Nip harus diisi. Jika tidak ada pegawainya Nip tidak usah diisi. Untuk Jabatan Struktural hanya bisa diisi Nip satu kali sedangkan untuk jabatan JFU / JFT bisa diisi Nip lebih dari satu.
i. Untuk Analisa Jabatan apabila kita sudah membuat analisa jabatannya bisa langusng kita pilih ketik nama analisa jabatan yang dibuat di menu analisa jabatan. Tetapi apabila analisa jabatannya belum dibuat maka kosongkan saja dahulu nanti baru dibuat di menu analisa jabatan.
g. Setelah itu klik simpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi untuk merefresh data.
9. Untuk mengubah jabatan yang sudah ada adalah sebagai berikut : a. Pilih jabatan yang akan dirubah.
b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up c. Pilih Edit.
d. Akan muncul form pengisian jabatan yang akan diisi, isilah jabatan sesuai yang akan diubah.
e. Langkahnya sama dengan cara menambah jabatan baru.
10. Setelah Sturktur Organisasinya selesai dibuat/diperbaiki maka langkah selanjutnya adalah membuat analisa jabatan
Tampilan Menu Analisa Jabatan
11. Langkah membuat anjab baru pilih tambah Analisa Jabatan kemudian klik
tampilan seperti diatas
12. Buat nama anjabnya dan untuk nama anjab JFU / JFT berikan tanda dinama anjabnya agar memudahkan kita dalam mencari anjab tersebut. Kemudian klik buat.
13. Kemudian klik kolom pencarian dipojok atas ketik nama anjab yang kita buat tadi kemudian tekan enter. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah.
14. Lalu klik ubah
Maka akan muncul menu seperti diatas. Kemudian isikan data anjabnya ke setiap kolom lau kemudian simpan.
15. Setelah selesai membuat anjabnya maka kembali lagi ke menu Struktur Organisasi kemudian kita masukan analisa jabatan seluruh nama jabatan.
Setelah selesai langkah berikutnya adalah pengisian Template Bezzeting
16. Klik Menu Template Bezzeting
Tampilan Menu Template Bezzeting
Pada tampilan Template Bezzeting ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol > pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK pada baris data tersebut, seperti ini
Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi, sehingga data akan berubah seperti ini:
Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil Struktural/JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:
Bezzeting Kepala Sub Bagian Umum & Kepegawaian
ABK 1
PNS 1
PPPK 0
CPNS 0
RIIL 1
BUP 2017 0 Kekurangan 2017 0
BUP 2018 0 Kekurangan 2018 0
BUP 2019 1 Kekurangan 2019 1
BUP 2020 0 Kekurangan 2020 1
BUP 2021 0 Kekurangan 2021 1
Usul Formasi PNS 0 Usul Formasi PPPK 0
Total ASN 0
Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :
Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.
Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan data sebagai berikut :
JFU Penata Laporan Keuangan
ABK 1
PNS 0
PPPK 0
CPNS 0
RIIL 0
BUP 2017 0 Kekurangan 2017 1
BUP 2018 0 Kekurangan 2018 1
BUP 2019 0 Kekurangan 2019 1
BUP 2020 0 Kekurangan 2020 1
BUP 2021 0 Kekurangan 2021 1
Usul Formasi PNS 1 Usul Formasi PPPK 0
Total ASN 1
Sehingga data yang terentry adalah seperti ini isi kolom ABK dan Kolom Usul Formasi:
Seluruh nama jabatan untuk diisi seluruhnya.
17. Admin Lokal dapat mencetak hasil dari pengisian aplikasi dengan format Excel dan PDF .pilih menu cetak di template struktur. Kemudian pilih format excel atau PDF
Setelah itu akan langsung muncul di tab lain dengan tampilan seperti ini untuk format PDF.
Dan untuk download format excel kita klik tulisan excel kemudian akan otomatis mendownload file excel nya liat tanda panah warna merah
Lalu klik file tersebut maka akan muncul format excelnya.
Demikian tata cara pengunaan aplikasi E Formasi untuk Admin Lokal.
