BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

37

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Pada rancangan sistem usulan ini, penulis melakukan pembangunan sistem informasi penggajian guru yang terkomputerisasi pada SMK Al-Washliyah Jakarta mulai dari proses absensi dan rekapitulasi absen, perhitungan gaji, pembuatan slip gaji serta pembuatan laporan gaji.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Setelah mengamati prosedur sistem berjalan penggajian guru pada SMK Al-Washliyah Jakarta, maka dibawah ini adalah prosedur sistem yang penulis usulkan:

1. Proses Absensi dan Rekapitulasi Absen

Dalam tahap ini, guru menginput absen hadir di file absensi. Lalu, akan secara otomatis data absen guru akan tersimpan. Setelah itu, bendahara akan melakukan rekap absen setiap bulan dengan melihat file absensi dan file guru.

2. Proses Perhitungan Gaji

Pada tahap ini, bendahara melakukan perhitungan gaji dengan melihat file absensi, file jabatan dan file potongan yang kemudian data gaji akan di input di file gaji.

3. Proses Pembuatan Slip Gaji

Setelah proses perhitungan gaji, bendahara akan melihat data gaji yang telah tersimpan di file gaji. Yang kemudian file gaji tersebut akan tersimpan juga

(2)

di file slip gaji. Kemudian, bendahara mencetak slip gaji di file slip gaji dan slip gaji tersebut diberikan kepada guru.

4. Proses Pembuatan Laporan Gaji

Setiap akhir bulan, bendahara melakukan pembuatan laporan penggajian yang ada di file gaji. Lalu, laporan tersebut diberikan ke Kepala Sekolah untuk dilakukan penanda tanganan laporan.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram alir data pada sistem usulan tidak terlepas dari diagram alir data pada sistem berjalan. Diagram alir data pada sistem usulan ini dimaksud untuk menjelaskan dan menggambarkan secara logic serta mempermudah memahami suatu sistem.

1. Diagram Konteks Usulan

Kepala

Sekolah

Guru

Sistem Penggajian SMK Al-Washliyah Jakarta

0.0

Absen

Slip Gaji

Laporan Gaji

Gambar IV.1. Diagram Konteks Usulan

(3)

2. Diagram Nol Usulan Guru Kepala Sekolah Proses Rekapitulasi Absen 1.0 Proses Perhitungan Gaji 2.0 Proses Cetak Slip Gaji 3.0 Proses Pembuatan Laporan Gaji 4.0 D2 File Guru D1 File Absensi D3 File Jabatan D5 File Gaji Data Absen

Laporan Gaji Data Gaji

Data Gaji Data Gaji Data Jabatan Slip Gaji Data Guru Rekap Absen Rekap Absen

D6 File Slip Gaji Slip Gaji

D4 File Potongan

Data Potongan

Gambar IV.2. Diagram Nol Usulan

(4)

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Dalam pembuatan kamus data sistem usulan ini, penulis merancang dokumen masukan dan dokumen keluaran yaitu sebagai berikut:

1. Kamus Data Dokumen Masukan a. Nama Arus Data : Rekap Absen

Alias : -

Tipe Data : Cetakan komputer Arus Data : Proses 1.0 – File Absensi File Absensi – Proses 2.0 Penjelasan : Sebagai bukti kehadiran guru Periode : Setiap akhir bulan

Volume : Satu halaman

Struktur Data : Header + Isi

Header = Logo_Sekolah+Nama_Sekolah+Nama_Jalan+

No_Telp

Isi = Tanggal+Bulan+No+Kode_Absen+Nama+Nip+ Alpa+Sakit+Jumlah_Hadir+Jml_Jam_Mengajar 2. Kamus Data Dokumen Keluaran

a. Nama Arus Data : Slip Gaji

Alias : -

Tipe Data : Cetakan komputer Arus Data : Proses 3.0 - Guru

Penjelasan : Sebagai rincian data gaji guru Periode : Setiap setelah guru menerima gaji

(5)

Volume : Banyaknya data guru Struktur Data : Header + Isi

Header = No_Slip+Nama +Kode_Absen+Tanggal/Bulan/Tahun Isi = Gaji_Pokok+Transport_Kehadiran Tunjangan_Jabatan+Bonus+Total_Gaji+ Potongan+Kasbon+Koperasi+Total_Potongan+ Gaji_Bersih Footer = Paraf+Nama_Guru

b. Nama Dokumen : Laporan Penggajian

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Untuk laporan gaji setiap akhir bulan Periode : Setiap akhir bulan

Volume : Satu halaman

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo_Sekolah+Nama_Sekolah+Nama_Jalan+ No_Telp Isi = Periode+No+Nama+Jabatan+Gaji_Pokok+ Tunjangan_Jabatan+Tunjangan_Kehadiran+ Bonus+Potongan+Gaji_Pokok Footer = Jabatan+Nama_Kepala_Sekolah

(6)

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem berjalan akan di dapat dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam proses-proses penggajian guru. Dokumen-dokumen tersebut meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Rekap Absen

Fungsi : Data absensi para guru

Sumber : Bendahara

Tujuan : Guru

Frekuensi : Setiap bulan

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Bentuk : Lampiran C.1

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran gaji

Sumber : Bendahara

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Bentuk : Lampiran D.1

2. Nama Dokumen : Laporan Gaji

(7)

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas dan komputer

Jumlah : Satu

(8)

4.5.3. Entity Relationship Diagram

1. ERD (Entity Relationship Diagram)

Guru Gaji Data_Absensi Data_Jabatan memiliki menghitung agama nip jns_kelamin nm_guru no_tlp tmpt_lahir alamat kd_jabatan kd_absen nip kd_absen gapok no_slip_gaji status transport_kehadiran bonus pot_kasbon jml_gaji pot_koperasi tunjangan_jabatan jabatan memiliki alpa izin jml_hadir sakit jml_jam_mengajar jml_potongan gaji_bersih tgl_lahir 1 1 ₁ 1 1 1 tunjangan_jabatan kd_jabatan Gambar IV.3.

(9)

2. LRS (Logical Relationship Structure) Guru Data_Absensi Gaji Data_Jabatan nip PK nm_guru tmpt_lahir kd_absen PK nip kd_absen kd_jabatan PK tunjangan_jabatan kd_jabatan agama jns_kelamin no_tlp alamat gapok transport_kehadiran no_slip_gaji PK bonus pot_kasbon pot_koperasi jml_gaji jml_potongan gaji_bersih izin alpa sakit jml_hadir jml_jam_mengajar status tgl_lahir 1 1 1 1 1 1 tunjangan_jabatan jabatan Gambar IV.4.

(10)

4.5.4. Spesifikasi File

Dalam pembuatan program aplikasi ini penulis menggunakan satu buah file database yaitu db_penggajian. Spesifikasi file yang di maksud yaitu:

1. File User

Nama File : User Akronim : user

Fungsi : Untuk mengetahui data user Tipe File : File Master

Organisasi : Index Sequential Akses File : Random

Media : Hard Disk Panjang Record : 40 Byte Kunci Field : user_id

Software : Microsoft Access 2010

Tabel IV.1. Spesifikasi File User

No. Elemen Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. User Id user_id Text 4 Primary Key

2. Username username Text 30

(11)

2. File Guru

Nama File : Guru Akronim : guru

Fungsi : Untuk mengetahui data guru Tipe File : File Master

Media : Hard Disk Panjang Record : 154 Byte Kunci Field : nip

Tabel IV.2. Spesifikasi File Guru

1. NIP nip Text 8 Primary Key

2. Nama Guru nm_guru Text 30

3. Kode Jabatan kd_jabatan Text 5 4. Tempat Lahir tmpt_lahir Text 20 5. Tanggal Lahir tgl_lahir Date/Time -

6. Alamat alamat Text 50

7. Jenis Kelamin jns_kelamin Text 9

8. Agama agama Text 8

9. Status status Text 12

(12)

3. File Jabatan

Nama File : Jabatan Akronim : jabatan

Fungsi : Untuk mengetahui jabatan setiap guru Tipe File : File Master

Media : Hard Disk Panjang Record : 34 Byte Kunci Field : kd_jabatan

Tabel IV.3. Spesifikasi File Jabatan

1. Kode Jabatan kd_jabatan Text 5 Primary Key

2. Jabatan jabatan Text 29

3. Tunjangan Jabatan tunjangan_ jabatan

(13)

4. File Absensi

Nama File : Absensi Akronim : absensi

Fungsi : Untuk mengetahui data absensi guru Tipe File : File Transaksi

Media : Hard Disk Panjang Record : 13 Byte Kunci Field : kd_absen

Tabel IV.4. Spesifikasi File Absensi

1. Kode Absen kd_absen Text 5 Primary Key

2. NIP nip Text 8

3. Alpa alpa Number -

4. Izin izin Number -

5. Sakit sakit Number -

6. Jumlah Hadir jml_hadir Number - 7. Jumlah Jam

Mengajar

jml_jam_ mengajar

(14)

5. File Gaji

Nama File : Gaji Akronim : gaji

Fungsi : Untuk mengetahui data gaji guru Tipe File : File Transaksi

Media : Hard Disk Panjang Record : 7 Byte Kunci Field : no_slip_gaji

Tabel IV.5. Spesifikasi File Gaji

1. No Slip Gaji no_slip_gaji Text 2 Primary Key

2. Kode Absen kd_absen Text 5

3. Gaji Pokok gapok Number -

4. Transport Kehadiran transport_ kehadiran Number - 5. Tunjangan Jabatan tunjangan_ jabatan Number -

6. Bonus bonus Number -

(15)

8. Potongan Kasbon pot_kasbon Number - 9. Potongan Koperasi pot_koperasi Number - 10. Jumlah Potongan jml_potongan Number - 11. Gaji Bersih gaji_bersih Number -

4.5.5. Struktur Kode

1. Nama Kode : user_id Panjang : 4 Karakter Tipe : Text X X X X Format : User Id Contoh : 1 8 9 6

2. Nama Kode : nip

Panjang : 8 Karakter Tipe : Text X X X X X X X X Format : NIP Contoh : 2 2 9 9 6 7 6 6

(16)

3. Nama Kode : kd_jabatan Panjang : 5 Karakter Tipe : Text

X X X X X Format :

Kelompok Nomor Urut Jabatan Jabatan Contoh :

J A B 0 3

4. Nama Kode : kd_absen Panjang : 5 Karakter Tipe : Text

X X X X X Format :

Kelompok Nomor Urut Absen Absen Contoh :

A B S 1 8

5. Nama Kode : no_slip_gaji Panjang : 2 Karakter Tipe : Text

X X Format :

Nomor Slip Gaji

(17)

Contoh :

1 8

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai program yang digunakan dalam sistem usulan. Berdasarkan spesifikasi program ini maka diperlukan suatu alat dokumentasi program yang dikenal dengan metode HIPO (Hierarchy of Input Process Output) yang merupakan bentuk diagram HIPO berdasarkan spesifikasi program yang dibuat sebagai berikut:

Menu Utama 0.0 Master 1.0 0.0 Guru 1.1 1.0 Jabatan 1.2 1.0 Absensi 2.1 2.0 Gaji 2.2 2.0 Transaksi 2.0 0.0 Slip Gaji 3.1 3.0 Laporan 3.0 0.0 Ubah Password 4.1 4.0 Utility 4.0 0.0 Exit 5.0 0.0 Login Logout 5.1 5.0 Exit 5.2 5.0 Laporan Gaji 3.2 3.0 Gambar IV.5. Diagram HIPO

(18)

1. Spesifikasi Program Login Aplikasi Program : Login Akronim Program : login

Fungsi Program : Sebagai kunci atau pengaman program

Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran E.1

Penjelasan Program :

a. Setelah tampil form login isikan user id dan password.

b. Klik tombol login untuk masuk ke menu utama, jika password salah akan menampilkan pesan.

c. Klik tombol exit untuk membatalkan atau keluar dari program. 2. Spesifikasi Program Menu Utama

Aplikasi Program : Menu Utama Akronim Program : menuutama

Fungsi Program : Menampilkan menu pilihan program

Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran E.2

a. Klik menu master yang terdiri dari form guru dan form jabatan. b. Klik menu transaksi yang terdiri dari form absensi dan form gaji. c. Klik menu laporan untuk membuka form laporan gaji.

(19)

d. Klik menu utility terdapat form ubah password untuk mengubah password user.

e. Klik menu exit yang terdiri dari logout dan exit. 3. Spesifikasi Program Data

a. Spesifikasi Program Data Guru Aplikasi Program : Data Guru Akronim Program : guru

Fungsi Program : Untuk menampilkan data guru

Index Program : nip

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lampiran E.3

1) Klik menu master lalu pilih form guru, maka tampilan berupa form data guru akan tampil.

2) Klik tombol tambah untuk memasukkan data baru. 3) Klik tombol simpan untuk menyimpan data.

4) Klik tombol ubah untuk mengubah data yang akan di ubah, lalu klik batal untuk membatalkan, atau hapus untuk menghapus data yang sudah di ubah.

5) Klik tombol cari untuk mencari data guru yang di inginkan. 6) Klik tombol keluar untuk menutup form guru dan kembali ke

menu utama.

b. Spesifikasi Program Data Jabatan Aplikasi Program : Data Jabatan

(20)

Akronim Program : jabatan

Fungsi Program : Untuk menampilkan data jabatan

Index Program : kd_jabatan

1) Klik menu master lalu pilih form jabatan, maka tampilan berupa data jabatan akan tampil.

2) Klik tombol tambah untuk memasukkan data baru. 3) Klik tombol simpan untuk menyimpan data.

5) Klik tombol cari untuk mencari data jabatan yang di inginkan. 6) Klik tombol keluar untuk menutup form jabatan dan kembali ke

menu utama.

4. Spesifikasi Program Transaksi a. Spesifikasi Program Absensi

Aplikasi Program : Absensi Akronim Program : absensi

Fungsi Program : Untuk menampilkan absensi guru

Index Program : kd_absen

(21)

1) Klik menu transaksi kemudian pilih form absensi, maka tampilan berupa data absensi akan tampil.

2) Klik tombol tambah untuk memasukkan data absensi baru. 3) Klik tombol simpan untuk menyimpan data.

5) Klik tombol keluar untuk menutup form absensi dan kembali ke menu utama.

b. Spesifikasi Program Transaksi Gaji Aplikasi Program : Transaksi Gaji Akronim Program : gaji

Fungsi Program : Untuk proses transaksi penggajian

Index Program : no_slip_gaji

1) Klik menu transaksi kemudian pilih form gaji, maka tampilan berupa transaksi penggajian akan tampil.

2) Klik tombol tambah untuk memasukkan data penggajian baru. 3) Klik tombol simpan untuk menyimpan data.

(22)

5) Klik tombol keluar untuk menutup form gaji dan kembali ke menu utama.

5. Spesifikasi Program Laporan a. Spesifikasi Program Slip Gaji

Aplikasi Program : Slip Gaji Akronim Program : slipgaji

Fungsi Program : Untuk mencetak slip gaji

Index Program : -

1) Klik menu laporan kemudian tampil form slip gaji. 2) Klik tombol cetak untuk mencetak slip gaji.

3) Klik tombol keluar untuk keluar dari form slip gaji dan kembali ke menu utama.

b. Spesifikasi Program Laporan Gaji Aplikasi Program : Laporan Gaji Akronim Program : laporangaji

Fungsi Program : Untuk mencetak laporan gaji

Index Program : -

(23)

Bentuk Tampilan : Lampiran E.8 Penjelasan Program :

1) Klik menu laporan kemudian tampil form laporan gaji. 2) Klik tombol cetak untuk mencetak laporan gaji.

3) Klik tombol keluar untuk keluar dari form laporan gaji dan kembali ke menu utama.

6. Spesifikasi Program Utility

a. Spesifikasi Program Ubah Password

Aplikasi Program : Ubah Password Akronim Program : ubahpass

Fungsi Program : Untuk mengubah password user

Index Program : -

1) Klik menu utility kemudian tampil form ubah password. 2) Klik tombol ubah untuk mengubah password.

3) Klik tombol keluar untuk keluar dari form ubah password dan kembali ke menu utama.

(24)

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Dalam bahasan mengenai penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang akan digunakan dalam sistem usulan.

4.6.1. Umum

Dalam suatu sistem komputerisasi tentunya membutuhkan sarana penunjang yaitu perangkat komputer yang ada digunakan dalam proses pengolahan data, dalam spesifikasi sistem komputer yang menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) merupakan komponen yang terlihat secara fisik, yang saling bekerjasama dalam pengolahan data. Perangkat keras yang digunakan meliputi:

1. Monitor

2. CPU (Central Processing Unit)

3. Harddisk sebagai tempat sistem beroperasi dan media penyimpanan

4. Memori minimal 128

5. Keyboard dan Mouse

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak (software) adalah instruksi atau program-program komputer yang dapat digunakan oleh komputer dengan memberikan fungsi serta penampilan yang diinginkan. Dalam hal ini, perangkat lunak yang digunakan penulis adalah:

1. Sistem Operasi Windows 7

(25)

3. Microsoft Access 2010 untuk pembuatan database

4. Crystal Report sebagai editor desain

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi menunjukkan suatu kegiatan dari penerapan sistem yang dibuat dalam sistem usulan yang berbentuk tabel yaitu sebagai berikut:

Tabel IV.6. Jadwal Implementasi

No Nama Kegiatan Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan Data Awal 2 Analisa 3 Pembuatan Sistem 4 Tes Sistem 5 Pembuatan Buku Petunjuk 6 Pelatihan 7 Peralihan Sistem 8 Operasional dan Evaluasi